Jakie dane spółka z o.o. powinna ujawnić w pismach i umowach?

Ujawnienie danych spółki

Przepisy nie zawierają wymogu wskazania kapitału zakładowego w umowach o pracę i zlecenia, podpisanych przez spółkę. Istnieją jednak prawne podstawy do tego, by w umowach i świadectwie pracy zamieszczać numer KRS. Szczegóły - w uzasadnieniu.

Polecamy: Nowe technologie w pracy księgowych

Zakres informacji, jakie spółka z o.o. ma obowiązek ujawniać w pismach, regulują przepisy Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.). To właśnie te przepisy nakazują ujawnianie takich danych jak wysokość kapitału zakładowego. Obowiązek ujawniania danych spółki regulowany jest także w przepisach ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (ustawa o KRS). Należy jednak podkreślić, że przepisy k.s.h. i ustawy o KRS różnią się co do zakresu danych i okoliczności powstania obowiązku ich ujawniania.

Obowiązek ujawniania danych spółki a k.s.h.

Pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać m.in.:

• firmę spółki, jej siedzibę i adres,

• oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru,

• numer identyfikacji podatkowej (NIP),

• wysokość kapitału zakładowego (art. 206 § 1 k.s.h.).

Informacje wymagane przez k.s.h. spółka z o.o. jest zobowiązana podawać zawsze i we wszelkiego rodzaju korespondencji, nawet jeśli jest ona kierowana do stałych kontrahentów spółki. Nieujawnianie tych danych w pismach i zamówieniach handlowych naraża przedsiębiorcę na grzywnę do 5000 zł (art. 595 k.s.h.).

Umowy

Przywołany przepis k.s.h. dotyczy czynności dokonywanych przez spółkę z o.o. jednostronnie, a nie czynności dwustronnych. Umowa nie jest ani pismem spółki, ani zamówieniem handlowym, ani tym bardziej informacją zamieszczaną na stronie internetowej odwołującej się spółki. W umowach o pracę i umowach zlecenia nie muszą być zatem przestrzegane wymogi określone w art. 206 § 1 k.s.h.

Kup książkę: Kodeks spółek handlowych z komentarzem do zmian

Świadectwo pracy

Treść świadectwa pracy regulowana jest przez rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. W załączonym do rozporządzenia wzorze zaznaczone jest, że pracodawca (w przypadku Czytelnika - spółka z o.o.) powinien wpisać swoją nazwę, adres siedziby oraz numer REGON-EKD. Nie ma natomiast konieczności ujawniania np. wysokości kapitału zakładowego w świadectwie pracy.

Obowiązek ujawniania danych spółki a przepisy ustawy o KRS

Każdy podmiot wpisany do KRS (a zatem także spółka z o.o.) ma obowiązek umieszczać w oświadczeniach pisemnych, skierowanych - w zakresie swojej działalności - do oznaczonych osób i organów, następujące dane: numer KRS i oznaczenie sądu rejestrowego przechowującego akta tego podmiotu, firmę lub nazwę, oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności, siedzibę i adres, numer NIP (art. 34 ust. 1 ustawy o KRS).

Należy podkreślić, że przepis stanowiący o minimalnych wymogach, jakie powinny zawierać oświadczenia pisemne (a więc także oświadczenia woli składane w ramach czynności dwustronnych) kierowane przez podmiot wpisany do rejestru, nie zawiera wymogu wskazania kapitału zakładowego.

Wymogów określonych w art. 34 ust. 1 ustawy o KRS nie muszą przestrzegać spółki, składając oświadczenia woli w stosunku do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych (art. 34 ust. 5 ustawy o KRS).

Za niedopełnienie obowiązku właściwego oznaczania oświadczeń pisemnych składanych w imieniu spółki osobom za to odpowiedzialnym grozi kara grzywny nie wyższa niż 5000 zł, którą może nałożyć sąd rejestrowy (art. 34 ust. 3 i 4 ustawy o KRS).

Jeżeli inne przepisy nakładają na spółkę dalej idące powinności (jak np. przywołany art. 206 k.s.h.), to przedsiębiorca również musi ich dochowywać. Jednak w takiej sytuacji za niewłaściwe oznaczenie pisma sąd rejestrowy powinien wymierzyć jedną grzywnę. Niedopuszczalne byłoby bowiem podwójne karanie za to samo przewinienie.

Na zakończenie warto dodać, że ani przepisy k.s.h., ani przepisy ustawy o KRS nie wskazują formy, w jakiej dane te mają być umieszczone w piśmie spółki. Tym samym dopuszczalna jest każda forma zamieszczenia tych danych. W praktyce najczęściej stosowane są tzw. druki (papier) firmowe. Inne rozwiązanie to stosowanie na pismach pieczątki firmowej, zawierającej dane spółki z o.o. Umieszczanie w pismach wszystkich danych spółki określonych w przytoczonych przepisach k.s.h. i ustawy o KRS jest wskazane ze względów ostrożnościowych. Tego rodzaju rozwiązanie pozwoli na zawieranie umów i wysyłanie pism bez obawy narażenia się na zarzut niedochowania obowiązku ujawnienia danych spółki. Warto jednak dodać, że niepodanie numeru KRS, np. w umowie o pracę, nie ma znaczenia dla oceny ważności tej umowy. Do ważności umów o pracę wystarczy, by zawierały one przynajmniej określenie stron umowy oraz rodzaj pracy, jaką ma wykonywać pracownik. Z kolei w przypadku świadectwa pracy koniecznym elementem jest m.in. nr REGON-EKD. Bez tej informacji świadectwo pracy może być uznane za nieprawidłowo wystawione.

Podstawa prawna:

• art. 206 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych - Dz.U. Nr 94, poz. 1037; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 104, poz. 860

• art. 34 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 168, poz. 1186; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 96, poz. 620

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania - Dz.U. Nr 60, poz. 282; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 230, poz. 2289

 

Sławomir Biliński, konsultant podatkowy

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA