REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Reprezentacja spółki w umowie z członkiem zarządu

Subskrybuj nas na Youtube
Maciej Wierzchowiec - Młodszy Prawnik w Dziale Prawa dla Biznesu Kancelarii Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni Sp.p.
Maciej Wierzchowiec - Młodszy Prawnik w Dziale Prawa dla Biznesu Kancelarii Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni Sp.p.
antoniloskot.com

REKLAMA

REKLAMA

Do umów z członkiem zarządu nie znajdują zastosowania ogólne zasady reprezentacji spółek kapitałowych. Oznacza to, że spółka nie zawrze umowy z członkiem zarządu zgodnie z zasadami reprezentacji ujawnionymi w KRS. Spółki nie będzie mógł reprezentować inny członek zarządu, nawet jeżeli byłby uprawniony do samodzielnej reprezentacji spółki.

Obowiązek wprowadzenia odmiennego sposobu reprezentacji ma zabezpieczyć spółkę przed ewentualnymi nadużyciami w związku z zawieraniem umowy przez członka zarządu z samym sobą i potencjalnym konfliktem interesów między spółką a członkiem zarządu. Sankcją za naruszenie tych szczególnych zasad reprezentacji jest bezwzględna nieważność dokonanej czynności prawnej.

REKLAMA

A zatem, kto powinien podpisać się pod twoją umową? Z kim negocjować warunki kontraktu i kogo prosić o urlop? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz poniżej.

Podstawa prawna

REKLAMA

Odmienne zasady reprezentacji w umowach z członkiem zarządu dotyczą zarówno spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 210 k.s.h.), spółki akcyjnej (art. 379 k.s.h.), a od marca 2021 r. również prostej spółki akcyjnej (art. 30067 k.s.h.). Regulacje te są tożsame, dlatego poniższe uwagi będą dotyczyć jednocześnie wszystkich trzech wskazanych rodzajów spółek (z oczywistymi wyjątkami). Osobny fragment zostanie poświęcony różnicom dotyczącym prostej spółki akcyjnej, ze względu dwa alternatywne ustroje tej spółki, tj. monistyczny albo dualistyczny system organów.

W umowie między spółką a członkiem zarządu, jak również w sporze z nim, spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą walnego zgromadzenia (zgromadzenia wspólników, akcjonariuszy). W większości spółek z o.o. nie funkcjonuje organ nadzoru, co ogranicza krąg uprawnionych jedynie do pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników.

Polecamy: Nowe technologie w pracy księgowych

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zakres pojęcia reprezentacji „w umowach” z członkiem zarządu

REKLAMA

Szczególne zasady reprezentacji należy stosować w umowach i sporach z członkiem zarządu. Należy przez to rozumieć wszelkie umowy i spory, nie tylko te związane z pełnieniem funkcji członka zarządu. Przepisy te odnoszą się zarówno do każdej umowy zawieranej z członkiem zarządu, jak i do wszystkich czynności dokonywanych w związku z wykonywaniem danej umowy, w tym do jednostronnych czynności prawnych. Zasady te stosuje się również do reprezentacji biernej spółki, a więc do przyjmowania oświadczeń woli członka zarządu.

W tym miejscu warto zauważyć, że za czynność w wykonywaniu umowy z członkiem zarządu można uznać chociażby udzielenie urlopu. Trzeba zatem upewnić się już na etapie zawierania umowy, czy w spółce funkcjonuje mechanizm usprawniający kontakty członka zarządu i spółki. Pozostawienie tej kwestii bez regulacji może okazać się bardzo uciążliwe. Wówczas, żeby otrzymać zgodę na urlop, otrzymać nowe cele roczne, rozliczyć cele z poprzedniego roku albo otrzymać premię musisz liczyć się z koniecznością odbycia posiedzenia rady nadzorczej albo zgromadzenia.

Reprezentacja przez radę nadzorczą

Należy zwrócić szczególną uwagę, że oba omawiane przepisy posługują się sformułowaniem, zgodnie z którym spółkę ma reprezentować rada nadzorcza. Nie może to być zatem jedynie członek rady nadzorczej albo inna osoba działająca na podstawie generalnego upoważnienia do reprezentowania spółki wobec wszystkich członków zarządu. Rada nadzorcza, reprezentując spółkę w umowie z członkiem zarządu, powinna działać kolegialnie, poprzez podejmowanie stosownych uchwał.

Powyższe rozwiązanie jest niezwykle uciążliwe. Dlatego przyjmuje się, że rada nadzorcza podejmując uchwałę o zawarciu konkretnej umowy z danym członkiem zarządu może dodatkowo postanowić, że deleguje jednego z członków rady do zawarcia umowy o treści przyjętej uchwałą. W takiej sytuacji rada nadzorcza nie będzie zobowiązana do reprezentowania spółki w sposób kolegialny.

Co więcej, wraz z upoważnieniem dla jednego członka rady do zawarcia umowy, można przewidzieć, że osoba ta będzie upoważniona również do wykonywania tej umowy w imieniu spółki, czyli np. do udzielania członkowi zarządu urlopu. Trzeba jednak pamiętać, aby uchwała rady nadzorczej określała wszystkie istotne postanowienia umowy z członkiem zarządu, a najlepiej, żeby załącznikiem do uchwały był projekt tej umowy.

W literaturze przedmiotu dopuszcza się delegowanie członka rady nadzorczej do wykonania uchwały rady, tj. zawarcia umowy i wykonywania umowy w imieniu spółki. Nie ma jednak zgody wśród przedstawicieli doktryny czy osoba ta może pochodzić spoza kręgu członków rady nadzorczej. Pogląd aprobujący taką możliwość zyskuje coraz szersze uznanie, ale nie jest bezsporny. Dlatego, najczęściej rada nadzorcza deleguje do takich czynności swojego przewodniczącego.

Trzeba mieć na uwadze, że w spółce akcyjnej, do powołania członków zarządu uprawniona jest rada nadzorcza (chyba że statut stanowi inaczej). Na zasadzie kontynuacji kompetencji, rada jest uprawniona do ustalenia i przyznania członkowi zarządu wynagrodzenia, w tym wynagrodzenia zmiennego uzależnionego od stopnia realizacji celów wyznaczanych członkowi zarządu. Możliwość delegowania osoby do wypłaty wynagrodzenia stałego i zmiennego, wydaje się być bezsporna. Podobnie jak możliwość rozliczania przez tę osobę stopnia realizacji celów, gdyż są to czynności obiektywne. Z ostrożności, należałoby w upoważnieniu dokonać wyliczenia ww. czynności, do których osoba delegowana będzie w szczególności umocowana.

Pewności tej nie można mieć jednak w przypadku samego faktu wyznaczania celów dla członka zarządu. Nie jest to czynność jedynie instrumentalna, czysto techniczna. Od rodzaju i skomplikowania wyznaczonych menadżerowi celów, zazwyczaj zależy jego późniejsza ocena, możliwość udzielenia mu absolutorium i wysokość przyznanej premii. Należy raczej przyjąć, że przy wyznaczaniu celów dla członka zarządu, rada nadzorcza powinna działać kolegialnie. Do samego podpisania karty celów i powierzenia jej członkowi zarządu, podobnie jak w przypadku umowy, można upoważnić jednego członka rady.

Reprezentacja przez pełnomocnika walnego zgromadzenia/zgromadzenia wspólników

Powyższe problemy wynikające z zasady kolegialności przy podejmowaniu decyzji przez radę nadzorczą i ograniczonego zakresu uprawnień osoby upoważnionej do działania przez radę nadzorczą nie dotyczą reprezentacji spółki w umowie z członkiem zarządu przez pełnomocnika ustanowionego uchwałą zgromadzenia.

Zgromadzenie nie reprezentuje spółki w umowie ani sporze z członkiem zarządu. Jego uprawnienia sprowadzają się do udzielenia pełnomocnictwa do reprezentowania spółki w umowie z członkiem zarządu. W przeciwieństwie do osoby delegowanej przez radę nadzorczą, pełnomocnik wyznaczony uchwałą zgromadzenia może podejmować decyzje co do umów z członkiem zarządu.

Pełnomocnik może negocjować umowę z członkiem zarządu i zdecydować o jej ostatecznym kształcie. Trzeba przy tym pamiętać, że zgromadzenie może decydować o zasadach wynagradzania członka zarządu, w tym o maksymalnym i minimalnym wynagrodzeniu oraz składnikach tego wynagrodzenia. Jeżeli zgromadzenie ustali w uchwale takie ramy, pełnomocnik musi stosować się do nich przy ustalaniu treści umowy, ale zachowuje swobodę co do kwestii nieuregulowanych. W interesie pełnomocnika może być przyjęcie w uchwale projektu umowy z członkiem zarządu, którą ma zawrzeć w imieniu spółki.

Jeżeli pełnomocnik został upoważniony do reprezentowania spółki w umowie, a nie tylko przy jej zawieraniu, może również wyznaczyć członkowi zarządu cele do realizacji, ustalać stopień ich realizacji czy udzielić członkowi zarządu urlopu. Jego działania pozostają jednak ograniczone kompetencjami rady nadzorczej, np. w zakresie ustalania wynagrodzenia. Dla uniknięcia wątpliwości, warto w treści pełnomocnictwa (uchwały) wymienić przykładowo czynności, do których w szczególności będzie umocowany pełnomocnik zgromadzenia.

Zagadnieniem nierozwiązanym w doktrynie i orzecznictwie pozostaje rodzaj pełnomocnictwa udzielanego przez zgromadzenie. Istnieje pogląd, zgodnie z którym zgromadzenie może powołać stałego pełnomocnika do reprezentowania spółki we wszystkich umowach i sporach z członkami zarządu. Pogląd ten należy jednak ocenić jako najbardziej wątpliwy, ryzykowny i prowadzący do ograniczenia wpływu zgromadzenia na reprezentowanie spółki. W razie rozbieżności między zdaniem wspólników lub akcjonariuszy co do kształtu umowy z członkiem zarządu a zdaniem pełnomocnika, zgromadzenie musiałoby najpierw odwołać pełnomocnika, powołać nowego i dopiero wpłynąć na kształt tej umowy.

Bardziej należy się skłaniać ku możliwości udzielania przez zgromadzenie pełnomocnictwa do reprezentowania spółki w konkretnej umowie z danym członkiem zarządu. Pozwala to zachować zgromadzeniu pełnię kontroli i całość swoich uprawnień w zakresie kształtowania relacji między spółką a członkiem zarządu (w zakresie wyznaczania odpowiedniego pełnomocnika). Na aprobatę zasługuje również pogląd, zgodnie z którym pełnomocnictwo może upoważniać do zawierania wszelkich umów i prowadzenia wszelkich sporów z danym członkiem zarządu. Zgromadzenie powinno wybrać pełnomocnika, którego darzy zaufaniem oraz, który nie znajduje osobistego interesu w kształcie umowy z członkiem zarządu. Można zatem przyjąć, że taki pełnomocnik będzie działał w interesie spółki w każdej kolejnej umowie z tym samym członkiem zarządu.

Zasady reprezentacji w prostej spółce akcyjnej

W prostej spółce akcyjnej organy spółki mogą funkcjonować w systemie monistycznym albo dualistycznym. W przypadku dualizmu, obowiązkowym organem w spółce będzie jedynie zarząd. Powołanie rady nadzorczej jest wówczas fakultatywne, podobnie jak w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. W systemie monistycznym, w spółce, zamiast zarządu, funkcjonować będzie rada dyrektorów. Członków rady dyrektorów będzie można podzielić na dyrektorów wykonawczych (funkcje zarządcze) i dyrektorów niewykonawczych (funkcje kontrolne).

W systemie dualistycznym bez rady nadzorczej, w umowie i sporze z członkiem zarządu, spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą akcjonariuszy. W przypadku, gdy powołano radę nadzorczą, spółka może być reprezentowana przez pełnomocnika powołanego uchwałą akcjonariuszy albo przez radę nadzorczą, na zasadach opisanych powyżej.

W systemie monistycznym, w umowie i sporze z dyrektorem, spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą akcjonariuszy. Natomiast umowa spółki może przewidywać, że w razie podziału dyrektorów na wykonawczych i niewykonawczych, w umowie i sporze z dyrektorem wykonawczym, spółkę może reprezentować dyrektor niewykonawczy powołany uchwałą dyrektorów niewykonawczych.

Uchwała akcjonariuszy może określać również wynagrodzenie należne członkowi zarządu. Co do treści samej umowy, wydaje się, że również można odnieść do jej ustalania uwagi poczynione odnośnie spółki z o.o. i akcyjnej, choć oczywiście na wytworzenie się określonej praktyki przyjdzie nam jeszcze poczekać.

Warto pamiętać!

Powyższe informacje można zebrać w kilka rad, o których powinien pamiętać każdy menadżer zostający członkiem zarządu spółki z o.o., spółki akcyjnej albo prostej spółki akcyjnej:

  1. Żaden członek zarządu nie może zawrzeć umowy z innym członkiem zarządu, nawet jeśli został upoważniony do tej czynności przez radę nadzorczą albo został pełnomocnikiem walnego zgromadzenia/zgromadzenia wspólników;
  2. Szczególne zasady reprezentacji dotyczą nie tylko zawarcia umowy, ale także każdej czynności przy wykonywaniu tej umowy (udzielenie urlopu, wyznaczenie celów, rozliczenie premii);
  3. Szczególne zasady reprezentacji dotyczą także każdej umowy z obecnym członkiem zarządu, nie tylko umowy związanej z zatrudnieniem na stanowisku członka zarządu;
  4. Przez reprezentację w umowach z członkiem zarządu rozumie się również jednostronne czynności prawne oraz reprezentację spółki w relacjach z członkiem zarządu otrzymującym wynagrodzenie z tytułu powołania;
  5. Szczególne zasady reprezentacji obejmują zarówno reprezentację czynną (składanie oświadczeń woli), jak i reprezentację bierną (przyjmowanie oświadczeń woli).

Maciej Wierzchowiec - Młodszy Prawnik w Dziale Prawa dla Biznesu Kancelarii Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni Sp.p. Posiada doświadczenie z zakresu prawa spółek kapitałowych, prawa cywilnego. W obszarze jego zainteresowań znajduje się również prawo administracyjne. W KKZ wspiera obsługę korporacyjną spółek niepublicznych i grup kapitałowych. W obszarze jego odpowiedzialności znajduje się również sporządzanie opinii prawnych czy pism procesowych w zakresie zaskarżania uchwał organów spółki.

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA  

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Umowy PPA w 2025 r. – korzyści i ryzyka dla małych i średnich firm w Polsce

Płacisz coraz wyższe rachunki za prąd? Coraz więcej firm w Polsce decyduje się na umowy PPA, czyli długoterminowe kontrakty na energię z OZE, które mogą zagwarantować stałą cenę nawet na 20 lat. To szansa na przewidywalne koszty i lepszy wizerunek, ale też zobowiązanie wymagające spełnienia konkretnych warunków. Sprawdź, czy Twoja firma może na tym skorzystać.

Rezygnują z własnej działalności na rzecz umowy o pracę. Sytuacja jest trudna

Sytuacja jednoosobowych działalności gospodarczych jest trudna. Coraz więcej osób rezygnuje i wybiera umowę o pracę. W 2025 r. wpłynęło blisko 100 tysięcy wniosków o zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej. Jakie są bezpośrednie przyczyny takiego stanu rzeczy?

Umowa Mercosur może osłabić rynek UE. O co chodzi? Jeszcze 40 umów handlowych należy przejrzeć

Umowa z krajami Mercosur (Argentyną, Brazylią, Paragwajem i Urugwajem) dotyczy partnerstwa w obszarze handlu, dialogu politycznego i współpracy sektorowej. Otwiera rynek UE na produkty z tych państw, przede wszystkim mięso i zboża. Rolnicy obawiają się napływu tańszych, słabszej jakości produktów, które zdestabilizują rynek. UE ma jeszcze ponad 40 umów handlowych. Należy je przejrzeć.

1 października 2025 r. w Polsce wchodzi system kaucyjny. Jest pomysł przesunięcia terminu lub odstąpienia od kar

Dnia 1 października 2025 r. w Polsce wchodzi w życie system kaucyjny. Rzecznik MŚP przedstawia szereg obaw i wątpliwości dotyczących funkcjonowania nowych przepisów. Jest pomysł przesunięcia terminu wejścia w życie systemu kaucyjnego albo odstąpienia od nakładania kar na jego początkowym etapie.

REKLAMA

Paragony grozy a wakacje 2025 na półmetku: więcej rezerwacji, dłuższe pobyty i stabilne ceny

Wakacje 2025 na półmetku: więcej rezerwacji, dłuższe pobyty i stabilne ceny. Mimo pojawiających się w mediach “paragonów grozy”, sierpniowy wypoczynek wciąż można zaplanować w korzystnej cenie, zwłaszcza rezerwując nocleg bezpośrednio.

150 tys. zł dofinansowania! Dla kogo i od kiedy można składać wnioski?

Zakładasz własny biznes, ale brakuje Ci środków na start? Nie musisz od razu brać drogiego kredytu. W Polsce jest kilka źródeł finansowania, które mogą pomóc w uruchomieniu działalności – od dotacji i tanich pożyczek, po prywatnych inwestorów i crowdfunding. Wybór zależy m.in. od tego, czy jesteś bezrobotny, mieszkasz na wsi, czy może planujesz innowacyjny startup.

W pół roku otwarto ponad 149 tys. jednoosobowych firm. Do tego wznowiono przeszło 102 tys. [DANE Z CEIDG]

Jak wynika z danych Ministerstwa Rozwoju i Technologii (MRiT), w pierwszej połowie 2025 roku do rejestru CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) wpłynęło 149,1 tys. wniosków dotyczących założenia jednoosobowej działalności gospodarczej. To o 1% mniej niż w analogicznym okresie ubiegłego roku, kiedy takich przypadków było 150,7 tys. Co to oznacza?

Jak liderzy finansowi mogą budować odporność biznesową w czasach niepewności?

Niepewność stała się trwałym elementem globalnego krajobrazu biznesowego. Od napięć geopolitycznych, przez zmienność inflacyjną, po skokowy rozwój technologii – dziś pytaniem nie jest już, czy pojawią się ryzyka, ale kiedy i jak bardzo wpłyną one na organizację. W takim świecie dyrektor finansowy (CFO) musi pełnić rolę strategicznego radaru – nie tylko reagować, ale przewidywać i przekształcać ryzyko w przewagę konkurencyjną. Przedstawiamy pięć praktyk budujących odporność biznesową.

REKLAMA

Strategia Cyberbezpieczeństwa na lata 2025-2029: uwagi Rzecznika MŚP

Rzecznik MŚP ma uwagi do rządowej Strategii Cyberbezpieczeństwa na lata 2025-2029. Zwraca uwagę na zasadę proporcjonalności, obligatoryjne oszacowanie kosztów dla gospodarki narodowej, ocenę wpływu na mikro, małych i średnich przedsiębiorców, a także obowiązek szerokich konsultacji.

Działalność nierejestrowana 2025 - limit. Do jakiej kwoty można prowadzić działalność bez rejestracji? Jak obliczyć przychód w działalności nierejestrowanej?

Działalność nierejestrowana to sposób na legalne dorabianie bez obowiązku zakładania firmy. W 2025 roku możesz sprzedawać swoje produkty lub usługi bez wpisu do CEIDG, o ile spełniasz określone warunki. Ile wynosi limit przychodów i co jeszcze trzeba wiedzieć?

REKLAMA