Kategorie

Reprezentacja spółki w umowie z członkiem zarządu

Maciej Wierzchowiec - Młodszy Prawnik w Dziale Prawa dla Biznesu Kancelarii Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni Sp.p.
antoniloskot.com
Do umów z członkiem zarządu nie znajdują zastosowania ogólne zasady reprezentacji spółek kapitałowych. Oznacza to, że spółka nie zawrze umowy z członkiem zarządu zgodnie z zasadami reprezentacji ujawnionymi w KRS. Spółki nie będzie mógł reprezentować inny członek zarządu, nawet jeżeli byłby uprawniony do samodzielnej reprezentacji spółki.

Obowiązek wprowadzenia odmiennego sposobu reprezentacji ma zabezpieczyć spółkę przed ewentualnymi nadużyciami w związku z zawieraniem umowy przez członka zarządu z samym sobą i potencjalnym konfliktem interesów między spółką a członkiem zarządu. Sankcją za naruszenie tych szczególnych zasad reprezentacji jest bezwzględna nieważność dokonanej czynności prawnej.

A zatem, kto powinien podpisać się pod twoją umową? Z kim negocjować warunki kontraktu i kogo prosić o urlop? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz poniżej.

Podstawa prawna

Reklama

Odmienne zasady reprezentacji w umowach z członkiem zarządu dotyczą zarówno spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 210 k.s.h.), spółki akcyjnej (art. 379 k.s.h.), a od marca 2021 r. również prostej spółki akcyjnej (art. 30067 k.s.h.). Regulacje te są tożsame, dlatego poniższe uwagi będą dotyczyć jednocześnie wszystkich trzech wskazanych rodzajów spółek (z oczywistymi wyjątkami). Osobny fragment zostanie poświęcony różnicom dotyczącym prostej spółki akcyjnej, ze względu dwa alternatywne ustroje tej spółki, tj. monistyczny albo dualistyczny system organów.

W umowie między spółką a członkiem zarządu, jak również w sporze z nim, spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą walnego zgromadzenia (zgromadzenia wspólników, akcjonariuszy). W większości spółek z o.o. nie funkcjonuje organ nadzoru, co ogranicza krąg uprawnionych jedynie do pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników.

Polecamy: Nowe technologie w pracy księgowych

Zakres pojęcia reprezentacji „w umowach” z członkiem zarządu

Reklama

Szczególne zasady reprezentacji należy stosować w umowach i sporach z członkiem zarządu. Należy przez to rozumieć wszelkie umowy i spory, nie tylko te związane z pełnieniem funkcji członka zarządu. Przepisy te odnoszą się zarówno do każdej umowy zawieranej z członkiem zarządu, jak i do wszystkich czynności dokonywanych w związku z wykonywaniem danej umowy, w tym do jednostronnych czynności prawnych. Zasady te stosuje się również do reprezentacji biernej spółki, a więc do przyjmowania oświadczeń woli członka zarządu.

W tym miejscu warto zauważyć, że za czynność w wykonywaniu umowy z członkiem zarządu można uznać chociażby udzielenie urlopu. Trzeba zatem upewnić się już na etapie zawierania umowy, czy w spółce funkcjonuje mechanizm usprawniający kontakty członka zarządu i spółki. Pozostawienie tej kwestii bez regulacji może okazać się bardzo uciążliwe. Wówczas, żeby otrzymać zgodę na urlop, otrzymać nowe cele roczne, rozliczyć cele z poprzedniego roku albo otrzymać premię musisz liczyć się z koniecznością odbycia posiedzenia rady nadzorczej albo zgromadzenia.

Reprezentacja przez radę nadzorczą

Należy zwrócić szczególną uwagę, że oba omawiane przepisy posługują się sformułowaniem, zgodnie z którym spółkę ma reprezentować rada nadzorcza. Nie może to być zatem jedynie członek rady nadzorczej albo inna osoba działająca na podstawie generalnego upoważnienia do reprezentowania spółki wobec wszystkich członków zarządu. Rada nadzorcza, reprezentując spółkę w umowie z członkiem zarządu, powinna działać kolegialnie, poprzez podejmowanie stosownych uchwał.

Powyższe rozwiązanie jest niezwykle uciążliwe. Dlatego przyjmuje się, że rada nadzorcza podejmując uchwałę o zawarciu konkretnej umowy z danym członkiem zarządu może dodatkowo postanowić, że deleguje jednego z członków rady do zawarcia umowy o treści przyjętej uchwałą. W takiej sytuacji rada nadzorcza nie będzie zobowiązana do reprezentowania spółki w sposób kolegialny.

Co więcej, wraz z upoważnieniem dla jednego członka rady do zawarcia umowy, można przewidzieć, że osoba ta będzie upoważniona również do wykonywania tej umowy w imieniu spółki, czyli np. do udzielania członkowi zarządu urlopu. Trzeba jednak pamiętać, aby uchwała rady nadzorczej określała wszystkie istotne postanowienia umowy z członkiem zarządu, a najlepiej, żeby załącznikiem do uchwały był projekt tej umowy.

W literaturze przedmiotu dopuszcza się delegowanie członka rady nadzorczej do wykonania uchwały rady, tj. zawarcia umowy i wykonywania umowy w imieniu spółki. Nie ma jednak zgody wśród przedstawicieli doktryny czy osoba ta może pochodzić spoza kręgu członków rady nadzorczej. Pogląd aprobujący taką możliwość zyskuje coraz szersze uznanie, ale nie jest bezsporny. Dlatego, najczęściej rada nadzorcza deleguje do takich czynności swojego przewodniczącego.

Trzeba mieć na uwadze, że w spółce akcyjnej, do powołania członków zarządu uprawniona jest rada nadzorcza (chyba że statut stanowi inaczej). Na zasadzie kontynuacji kompetencji, rada jest uprawniona do ustalenia i przyznania członkowi zarządu wynagrodzenia, w tym wynagrodzenia zmiennego uzależnionego od stopnia realizacji celów wyznaczanych członkowi zarządu. Możliwość delegowania osoby do wypłaty wynagrodzenia stałego i zmiennego, wydaje się być bezsporna. Podobnie jak możliwość rozliczania przez tę osobę stopnia realizacji celów, gdyż są to czynności obiektywne. Z ostrożności, należałoby w upoważnieniu dokonać wyliczenia ww. czynności, do których osoba delegowana będzie w szczególności umocowana.

Pewności tej nie można mieć jednak w przypadku samego faktu wyznaczania celów dla członka zarządu. Nie jest to czynność jedynie instrumentalna, czysto techniczna. Od rodzaju i skomplikowania wyznaczonych menadżerowi celów, zazwyczaj zależy jego późniejsza ocena, możliwość udzielenia mu absolutorium i wysokość przyznanej premii. Należy raczej przyjąć, że przy wyznaczaniu celów dla członka zarządu, rada nadzorcza powinna działać kolegialnie. Do samego podpisania karty celów i powierzenia jej członkowi zarządu, podobnie jak w przypadku umowy, można upoważnić jednego członka rady.

Reprezentacja przez pełnomocnika walnego zgromadzenia/zgromadzenia wspólników

Powyższe problemy wynikające z zasady kolegialności przy podejmowaniu decyzji przez radę nadzorczą i ograniczonego zakresu uprawnień osoby upoważnionej do działania przez radę nadzorczą nie dotyczą reprezentacji spółki w umowie z członkiem zarządu przez pełnomocnika ustanowionego uchwałą zgromadzenia.

Zgromadzenie nie reprezentuje spółki w umowie ani sporze z członkiem zarządu. Jego uprawnienia sprowadzają się do udzielenia pełnomocnictwa do reprezentowania spółki w umowie z członkiem zarządu. W przeciwieństwie do osoby delegowanej przez radę nadzorczą, pełnomocnik wyznaczony uchwałą zgromadzenia może podejmować decyzje co do umów z członkiem zarządu.

Pełnomocnik może negocjować umowę z członkiem zarządu i zdecydować o jej ostatecznym kształcie. Trzeba przy tym pamiętać, że zgromadzenie może decydować o zasadach wynagradzania członka zarządu, w tym o maksymalnym i minimalnym wynagrodzeniu oraz składnikach tego wynagrodzenia. Jeżeli zgromadzenie ustali w uchwale takie ramy, pełnomocnik musi stosować się do nich przy ustalaniu treści umowy, ale zachowuje swobodę co do kwestii nieuregulowanych. W interesie pełnomocnika może być przyjęcie w uchwale projektu umowy z członkiem zarządu, którą ma zawrzeć w imieniu spółki.

Jeżeli pełnomocnik został upoważniony do reprezentowania spółki w umowie, a nie tylko przy jej zawieraniu, może również wyznaczyć członkowi zarządu cele do realizacji, ustalać stopień ich realizacji czy udzielić członkowi zarządu urlopu. Jego działania pozostają jednak ograniczone kompetencjami rady nadzorczej, np. w zakresie ustalania wynagrodzenia. Dla uniknięcia wątpliwości, warto w treści pełnomocnictwa (uchwały) wymienić przykładowo czynności, do których w szczególności będzie umocowany pełnomocnik zgromadzenia.

Zagadnieniem nierozwiązanym w doktrynie i orzecznictwie pozostaje rodzaj pełnomocnictwa udzielanego przez zgromadzenie. Istnieje pogląd, zgodnie z którym zgromadzenie może powołać stałego pełnomocnika do reprezentowania spółki we wszystkich umowach i sporach z członkami zarządu. Pogląd ten należy jednak ocenić jako najbardziej wątpliwy, ryzykowny i prowadzący do ograniczenia wpływu zgromadzenia na reprezentowanie spółki. W razie rozbieżności między zdaniem wspólników lub akcjonariuszy co do kształtu umowy z członkiem zarządu a zdaniem pełnomocnika, zgromadzenie musiałoby najpierw odwołać pełnomocnika, powołać nowego i dopiero wpłynąć na kształt tej umowy.

Bardziej należy się skłaniać ku możliwości udzielania przez zgromadzenie pełnomocnictwa do reprezentowania spółki w konkretnej umowie z danym członkiem zarządu. Pozwala to zachować zgromadzeniu pełnię kontroli i całość swoich uprawnień w zakresie kształtowania relacji między spółką a członkiem zarządu (w zakresie wyznaczania odpowiedniego pełnomocnika). Na aprobatę zasługuje również pogląd, zgodnie z którym pełnomocnictwo może upoważniać do zawierania wszelkich umów i prowadzenia wszelkich sporów z danym członkiem zarządu. Zgromadzenie powinno wybrać pełnomocnika, którego darzy zaufaniem oraz, który nie znajduje osobistego interesu w kształcie umowy z członkiem zarządu. Można zatem przyjąć, że taki pełnomocnik będzie działał w interesie spółki w każdej kolejnej umowie z tym samym członkiem zarządu.

Zasady reprezentacji w prostej spółce akcyjnej

W prostej spółce akcyjnej organy spółki mogą funkcjonować w systemie monistycznym albo dualistycznym. W przypadku dualizmu, obowiązkowym organem w spółce będzie jedynie zarząd. Powołanie rady nadzorczej jest wówczas fakultatywne, podobnie jak w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. W systemie monistycznym, w spółce, zamiast zarządu, funkcjonować będzie rada dyrektorów. Członków rady dyrektorów będzie można podzielić na dyrektorów wykonawczych (funkcje zarządcze) i dyrektorów niewykonawczych (funkcje kontrolne).

W systemie dualistycznym bez rady nadzorczej, w umowie i sporze z członkiem zarządu, spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą akcjonariuszy. W przypadku, gdy powołano radę nadzorczą, spółka może być reprezentowana przez pełnomocnika powołanego uchwałą akcjonariuszy albo przez radę nadzorczą, na zasadach opisanych powyżej.

W systemie monistycznym, w umowie i sporze z dyrektorem, spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą akcjonariuszy. Natomiast umowa spółki może przewidywać, że w razie podziału dyrektorów na wykonawczych i niewykonawczych, w umowie i sporze z dyrektorem wykonawczym, spółkę może reprezentować dyrektor niewykonawczy powołany uchwałą dyrektorów niewykonawczych.

Uchwała akcjonariuszy może określać również wynagrodzenie należne członkowi zarządu. Co do treści samej umowy, wydaje się, że również można odnieść do jej ustalania uwagi poczynione odnośnie spółki z o.o. i akcyjnej, choć oczywiście na wytworzenie się określonej praktyki przyjdzie nam jeszcze poczekać.

Warto pamiętać!

Powyższe informacje można zebrać w kilka rad, o których powinien pamiętać każdy menadżer zostający członkiem zarządu spółki z o.o., spółki akcyjnej albo prostej spółki akcyjnej:

  1. Żaden członek zarządu nie może zawrzeć umowy z innym członkiem zarządu, nawet jeśli został upoważniony do tej czynności przez radę nadzorczą albo został pełnomocnikiem walnego zgromadzenia/zgromadzenia wspólników;
  2. Szczególne zasady reprezentacji dotyczą nie tylko zawarcia umowy, ale także każdej czynności przy wykonywaniu tej umowy (udzielenie urlopu, wyznaczenie celów, rozliczenie premii);
  3. Szczególne zasady reprezentacji dotyczą także każdej umowy z obecnym członkiem zarządu, nie tylko umowy związanej z zatrudnieniem na stanowisku członka zarządu;
  4. Przez reprezentację w umowach z członkiem zarządu rozumie się również jednostronne czynności prawne oraz reprezentację spółki w relacjach z członkiem zarządu otrzymującym wynagrodzenie z tytułu powołania;
  5. Szczególne zasady reprezentacji obejmują zarówno reprezentację czynną (składanie oświadczeń woli), jak i reprezentację bierną (przyjmowanie oświadczeń woli).

Maciej Wierzchowiec - Młodszy Prawnik w Dziale Prawa dla Biznesu Kancelarii Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni Sp.p. Posiada doświadczenie z zakresu prawa spółek kapitałowych, prawa cywilnego. W obszarze jego zainteresowań znajduje się również prawo administracyjne. W KKZ wspiera obsługę korporacyjną spółek niepublicznych i grup kapitałowych. W obszarze jego odpowiedzialności znajduje się również sporządzanie opinii prawnych czy pism procesowych w zakresie zaskarżania uchwał organów spółki.

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA  

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    1 sty 2000
    14 cze 2021
    Zakres dat:

    Zdjęcie samochodu z rejestracją nie narusza RODO

    Zdjęcie samochodu z rejestracją spokojnie można publikować. Powód? Numer rejestracyjny pojazdu nie stanowi danych osobowych.

    Cupra Ateca [TEST]: w 4,9 sek. do setki w... rodzinnym SUV-ie

    Cupra Ateca choć ma typowo rodzinne ubranie, oferuje kierowcy aż 300 koni. Czy takie połączenie sprawdza się na drodze?

    Jak sprawdzić numer PKK? Kierowcę czeka wizyta w urzędzie...

    Jak sprawdzić numer PKK? Niestety, ale ustawodawca nie przewidział możliwości sprawdzenia online. To oznacza, że kierowca musi zawitać w urzędzie.

    Co zawiera pakiet dla zagranicznych inwestorów?

    Proponowany pakiet dla zagranicznych inwestorów to m.in.: "jedno okienko", w którym firma będzie mogła ustalić wszystkie podatkowe aspekty inwestycji, czy możliwość odliczania VAT od usług finansowych.

    Rynek nieruchomości biurowych w Europie

    Rynek nieruchomości biurowych. Z powodu pandemii Covid-19 spadło zapotrzebowanie na biura w Europie i inwestycje w nowe nieruchomości. W Londynie ten trend zaczyna się odwracać. We Francji wzrasta zapotrzebowanie na zielone dachy i tarasy. W Szwecji myśli się o "biurach przyszłości". Nadal puste pozostają biura we Włoszech, Hiszpanii i Portugalii.

    Kasa fiskalna 2021 - rejestracja i zwolnienie

    Bez względu na rodzaj kasy przedsiębiorca ma obowiązek dokonania jej fiskalizacji i uzyskać numer ewidencyjny. Jak zarejestrować kasę fiskalną? Kto może to zrobić? Ile to kosztuje?

    Wniosek o dokonanie adnotacji w dowodzie rejestracyjnym

    Wniosek o dokonanie adnotacji w dowodzie rejestracyjnym: jak wygląda, jakie dokumenty do niego dołączyć i ile kosztuje załatwienie sprawy?

    Dlaczego pracownicy wolą model hybrydowy?

    Aż 61 proc. pracowników chce pracować w modelu hybrydowym, pracę wyłącznie z domu chciałoby świadczyć zaledwie 15 proc. Jak ten trend wpływa na rynek nieruchomości biurowych?

    Dlaczego ciągłość IT jest numerem 1 dla firm?

    Zdolność firm do szybkiego odtworzenia środowiska pracy w wyniku awarii lub cyberataku jest dziś wystawiana na bardzo trudną próbę. Bardzo wiele biznes „zawdzięcza” tutaj pandemii i powszechnemu przejściu na pracę zdalną.

    Ile czasu jest ważny numer PKK?

    Ile czasu jest ważny numer PKK? To pytanie, które mogą zadać kandydaci na kierowców. A więc? Postaramy się odpowiedzieć na nie w naszym materiale.

    Backup w firmie - dlaczego jest taki ważny?

    Backup w firmie powinien być obowiązkowy. Przypadkowo usunięty dokument, złośliwe oprogramowanie lub uszkodzenie sprzętu – przyczyn utraty danych może być co najmniej kilka. W każdym przypadku konsekwencje są jednak takie same. Jak można ich uniknąć?

    Wakacje 2021 - jakie są trendy turystyczne?

    Gdzie wyjedziemy na tegoroczne wakacje? Wybierzemy urlop w kraju czy za granicą? Jakie kierunki są popularne? Czy biura podróży mają szansę w tym sezonie na odrobienie strat?

    Dotacja na założenie firmy - zabezpieczenie środków [VIDEO]

    Jedną z najpopularniejszych form wsparcia z urzędu pracy, dostępną dla zarejestrowanych osób bezrobotnych, jest dofinansowanie podjęcia działalności gospodarczej. Jak zabezpieczyć zwrot dofinansowania?

    Bitcon i kryptomilionerzy - gdzie zapłacą swoje podatki?

    Na świecie ujawniają się pierwsi miliarderzy, którzy dorobili się tylko na bitconie, a w Polsce jest coraz więcej krypto-milionerów. Czy odprowadzają podatki do polskiej kasy?

    Fabryczny gaz nie wbity w dowód. Co to oznacza?

    Fabryczny gaz nie wbity w dowód tworzy poważny problem dla kierowcy. Powód? Samochód nie przejdzie przeglądu technicznego!

    Koniec systemu opustów od przyszłego roku - co to oznacza dla przedsiębiorców?

    Zapowiedź końca systemu opustów od początku przyszłego roku ogłoszona w projekcie nowelizacji ustawy - Prawo energetyczne i ustawy o odnawialnych źródłach energii zatrzęsła branżą PV i wywołała burzę wśród osób planujących w najbliższym czasie inwestycję w fotowoltaikę.

    Ponad 6,5 tys. spraw w wydziale dla frankowiczów

    W ostatnich dwóch miesiącach do nowo utworzonego wydziału dla frankowiczów wpłynęło ponad 6,4 tys. pozwów. Z tego prawie 3 tys. przesunięto z innych wydziałów. Z czego wynika wzrost liczby pozwów?

    Wynajem mieszkania - wysokość czynszu w 2021 roku

    Wynajem mieszkania - wysokość czynszu w 2021 roku. Wynajem 50-metrowego mieszkania bez liczników i opłat dodatkowych to wydatek od 800 zł miesięcznie. W drogich zazwyczaj Wrocławiu czy Krakowie można znaleźć oferty oscylujące wokół 1000 zł. Aż 5890 zł to najwyższa stawka w Warszawie. Za tak duże różnice odpowiada m.in. lokalizacja i standard wykończenia.

    Nowy Lexus NX. Wygląda jak stary, ale jest nowy i ma plug-ina

    Nowy Lexus NX został oficjalnie zaprezentowany. Druga odsłona SUV-a segmentu D zdaniem producenta otrzymała aż 95 proc. nowych komponentów.

    Dynamiczny wzrost aktywności deweloperów

    Rynek nowych nieruchomości mieszkaniowych. Obserwujemy dynamiczny wzrost aktywności deweloperów. Znacznie więcej wydanych pozwoleń na budowę i rozpoczętych inwestycji.

    Rzecznik MŚP wnioskuje o rekompensatę za ostatnie miesiące lockdownu

    Jest wniosek rzecznika MŚP o przedłużenie o miesiąc wypłaty rekompensat z tarczy branżowej dla branż, które nie mogły osiągać przychodów w maju, m.in. klubów nocnych i dyskotek.

    Program „Ciepła woda bez piecyka” - do 200 tys. zł dofinansowania

    Program „Ciepła woda bez piecyka”. Do 200 tys. zł dofinansowania mogą otrzymać zarządcy budynków wielorodzinnych, w tym wspólnot mieszkaniowych w Krakowie, którzy przystąpią do programu „Ciepła woda bez piecyka”. Zakłada on zastępowanie piecyków łazienkowych centralną instalacją ciepłej wody.

    Czy pracownik na home office naraża firmę na cyberataki?

    Blisko 80% organizacji doświadczyło cyberataków z powodu zwiększonej liczby pracowników pracujących z domu podczas pandemii. Niestety specjaliści ds. bezpieczeństwa bagatelizują prawdopodobieństwo wystąpienia istotnych incydentów.

    Od czego zależy bezpieczeństwo IT w firmie?

    Bezpieczeństwo IT to podstawa w firmie. Bez odpowiednich regulacji i polityk w tym zakresie, organizacje same narażają się na szereg zagrożeń związanych z bezpieczeństwem wrażliwych danych, ciągłością działania, utratą reputacji a co za tym idzie stratami finansowymi.

    Bieżąca prognoza ekonomiczna - bezrobocie, inflacja, PKB

    Spowolnienie gospodarcze w 2020 roku w Polsce okazało się łagodniejsze niż to na poziomie średniej unijnej. PKB Polski w 2020 roku spadło o zaledwie o 2,8%, podczas gdy PKB strefy euro skurczyło się o 6.6%. Jak wyglądają pozostałe wskaźniki ekonomiczne?