REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Działy HR przenoszą się do wirtualnych chmur

Subskrybuj nas na Youtube
Podczas pandemii działy HR migrują do wirtualnych chmur
Podczas pandemii działy HR migrują do wirtualnych chmur
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

O co najmniej dwa lata, a niewykluczone, że i o całą dekadę przyspieszyło tempo transformacji cyfrowej w firmach w okresie pandemii koronawirusa. Co te digitalowe zmiany oznaczają dla biznesu?

HR oszczędzają czas

Zgodnie z raportem sprzed roku ( „Od kadr po HRBP” przeprowadzonego przez Iron Mountain we współpracy z ekspertami Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie. ), kiedy o COVID-19 jeszcze nikt nie słyszał, aż 48 proc. akt pracowniczych w Polsce było gromadzonych wyłącznie w formie papierowej, a 41 proc. w formie częściowo elektronicznej[1]. Na raportowanie (wewnętrzne i zewnętrzne) działy HR poświęcają średnio 50 godzin miesięcznie. Obsługa dokumentacji papierowej wymaga pełnoetatowej pracy od dwóch do pięciu osób. Tymczasem obsługa dokumentacji w formie elektronicznej wymaga tylko jednej osoby w niepełnym wymiarze czasu. Dzięki personalnej e-teczce dział HR zaoszczędza około 30 proc. bezproduktywnego czasu traconego na poszukiwanie oraz uzupełnianie danych pracowników i może reinwestować ten czas w inne, strategiczne zadania służące rozwojowi firmy oraz jej pracowników.

REKLAMA

Polecamy: Nowe technologie w pracy księgowych

Nowe przepisy – nowe obowiązki i możliwości

REKLAMA

Do końca 2018 r. każda firma miała obowiązek przechowywania całej dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej aż przez 50 lat. Dla porównania w Niemczech jest obowiązek przechowywania tego typu druków przez okres dziesięciu lat, w Wielkiej Brytanii – przez sześć lat, a w USA – przez trzy lata. Choć z perspektywy osób zatrudnionych tak długi termin okazywał się często bardzo pożyteczny, to dla pracodawców był on problemowy. Tym bardziej, że z dniem 1 stycznia 2020 r. w życie weszły zaostrzone regulacje dotyczące archiwizacji tego typu dokumentów. Dotyczą one m.in. obowiązku zachowania odpowiedniej temperatury i wilgotności w pomieszczeniach, w których są przechowywane. Za codzienną kontrolę i rejestrację tych parametrów odpowiada pracodawca. Dokumenty muszą być również dobrze zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych. Inna, bardzo istotna i wprowadzona jeszcze w ubiegłym roku zmiana dotyczy z kolei konieczności podziału wszystkich akt osobowych na cztery, a nie, jak to było wcześniej na trzy, części.

 - Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, akta pracownicze mogą być gromadzone w formie elektronicznej – mówi Agnieszka Wolszczak, Dyrektor HR w Europie Środkowej w Iron Mountain Dokumenty pracowników, którzy rozpoczęli pracę po 1 stycznia 2019 r., trzeba przechowywać przez okres 10 lat. Dla zatrudnionych przed tym okresem istnieje co prawda nadal obowiązek 50 lat, ale w przypadku osób wykonujących pracę od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. czas ten można również skrócić do 10 lat. Warunkiem niezbędnym jest jednak złożenie wcześniej specjalnych raportów informacyjnych do ZUS.

Outsourcing jako rozwiązanie

REKLAMA

Mimo że elektroniczna forma prowadzenia akt osobowych pracowników została prawnie dopuszczona już w ubiegłym roku, to do marca bieżącego roku niewiele firm zdecydowało się skorzystać z takiej możliwości. Dla większości pracodawców proces wdrożenia e-teczek wydawał się skomplikowany, żmudny, czasochłonny i wymagający licznych konsultacji prawnych. Podejście to zmieniła dopiero pandemia koronawirusa, która udowodniła, jak ważne i cenne jest to, by działy kadrowe miały bezproblemowy dostęp do dokumentacji pracowniczej z każdego miejsca z dostępem do Internetu. W efekcie liczba wydanych certyfikatów kwalifikowanych umożliwiających zmianę dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej na wersję elektroniczną wzrosła w ciągu ostatniego roku o około 100 tys., czyli o 17 proc. i wynosi obecnie ponad 600 tys.[2].

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Z pomocą firmom w digitalizacji akt kadrowych przyszły zewnętrzne przedsiębiorstwa specjalizujące się w tej dziedzinie. Dzięki odpowiednim procedurom, wieloletniemu doświadczeniu oraz unikalnemu know-how są w stanie wspomóc każdą instytucję w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą. Korzystając z usług takich podmiotów, można zlecić im m.in. digitalizację tradycyjnych dokumentów, audyt zgodności z prawem czy ich archiwizację. Przykładem rozwiązań dostępnych na rynku może być tzw. wirtualna teczka HR, która ułatwia zarówno sam proces zarządzania aktami pracowniczymi, jak i ich późniejszą archiwizacją w momencie ustania stosunku pracy.

- Przechowywanie akt pracowniczych ulega ciągłym zmianom legislacyjnym – mówi Agnieszka Wolszczak, Dyrektor HR w Europie Środkowej w Iron MountainWiele z tych modyfikacji, jak np. Pracownicze Plany Kapitałowe, generuje wzrost liczby dokumentów w firmach. Bardzo ważne jest także to, że po określonym w przepisach koniecznym okresie przechowywania dokumentacji kadrowej, pracodawca ma bezwzględny obowiązek ich zniszczenia w czasie 12 miesięcy i w odpowiedni sposób.

Bezpieczeństwo i dodatkowe korzyści

Cyfryzacja dokumentów kadrowych oznacza dla każdej firmy sporo korzyści. Jest to m.in. zmniejszenie liczby dokumentów, odciążenie działów HR, a także zachowanie całkowitej zgodności akt pracowników z obowiązującymi przepisami, w tym z RODO. Nie można oczywiście zapomnieć o tym, że pracownicze e-teczki muszą być oczywiście również starannie zabezpieczone, by nie dostały się w niepowołane ręce. Z pewnością jest to jednak łatwiejsze i tańsze niż zabezpieczanie dokumentów w tradycyjnej wersji papierowej.

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA  

 

[1] Dane na podstawie badania „Od kadr po HRBP” przeprowadzonego przez Iron Mountain we współpracy z ekspertami Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Mała firma, duże ryzyko. Dlaczego system ochrony to dziś inwestycja, nie koszt [WYWIAD]

Choć wielu właścicieli małych firm wciąż traktuje ochronę jako zbędny wydatek, rosnąca liczba incydentów – zarówno fizycznych, jak i cyfrowych – pokazuje, że to podejście bywa kosztowne. Dziś zagrożeniem może być nie tylko włamanie, ale też wyciek danych czy przestój operacyjny. W rozmowie z Adamem Śliwińskim, wiceprezesem Seris Konsalnet Security, sprawdzamy, jak MŚP mogą skutecznie zadbać o swoje bezpieczeństwo – bez milionowych budżetów, za to z myśleniem przyszłościowym.

Polskie firmy chcą eksportować do USA, co z cłami

Polska gospodarka łapie drugi oddech czy walczy o utrzymanie na powierzchni? Jaka będzie przyszłość eksportu do USA? Eksperci podsumowali pierwszy kwartał 2025. Analizie poddany został nie tylko eksport polskich firm, ale i ogólny bilans handlu zagranicznego.

Teraz płatności odroczone także przy zakupach dla firmy

Polskie firmy uzyskują dostęp do płatności odroczonych oraz ratalnych w standardzie zbliżonym do tego oferowanego konsumentom. To duże ułatwienie, z którego skorzystają w pierwszej kolejności małe i średnie firmy.

Termin składania wniosków o dopłaty bezpośrednie 2025

Jaki jest termin składania wniosków do ARIMR o dopłaty bezpośrednie w 2025 roku? Czy można złożyć dokumenty po terminie? Co z załącznikami?

REKLAMA

Co każdy prezes (CEO) powinien dziś wiedzieć o technologii?

Każda szkoła zarządzania mówi: deleguj odpowiedzialność. Niezależnie czy mówimy o MŚP czy dużej organizacji, zarządzanie technologią powinno więc być oddane w ręce tych, którzy się na niej znają. Z drugiej strony – jeśli mamy wyprzedzić konkurencję, trzeba inwestować i lewarować biznes przez technologię. Żeby robić to efektywnie, kadra zarządzająca musi rozumieć przynajmniej część świata IT. Problem w tym, że świat technologii jest tak przeładowany informacjami, że często nawet eksperci od IT się w nim gubią. Co warto rozumieć? Jak głęboko wchodzić w poszczególne zagadnienia? Jak rozmawiać z zespołem, który zasypuje wieloma szczegółami? Oto krótki, praktyczny przewodnik.

Działania marketingowe jako kompatybilny element Public Relations

Współczesna komunikacja biznesowa coraz częściej wymaga synergicznego podejścia do działań promocyjnych i wizerunkowych. Marketing i Public Relations (PR), choć wywodzą się z różnych tradycji i pełnią odmienne funkcje, dziś coraz częściej przenikają się i wspólnie pracują na sukces marki. W dobie mediów społecznościowych, globalizacji i błyskawicznego obiegu informacji działania marketingowe stają się kompatybilnym, a nierzadko wręcz niezbędnym elementem strategii PR.

Branża wydawnicza. Czy na wydawaniu i sprzedaży książek da się wciąż zarobić

Tylko czterech na dziesięciu Polaków przeczytało w ubiegłym roku przynajmniej jedną książkę. Choć wynik ten jest nieco niższy niż rok wcześniej, wciąż należy do najlepszych w ostatniej dekadzie. Co to oznacza dla branży wydawniczej, czy na wydawaniu i sprzedaży książek daje się wciąż zarobić?

Pijemy mniej piwa, przez co browary nie płacą na czas swoim dostawcom

Na kondycję branży piwowarskiej, poza spadającym w wyniku zmian kulturowych popytem, najmocniej wpływają dziś rosnące koszty operacyjne oraz zmiany w podatku akcyzowym. Polacy piją mniej piwa, browary mają coraz większe kłopoty.

REKLAMA

Świadczenia pozapłacowe są dziś standardem w sektorze MŚP

Blisko połowa firm z sektora MŚP przy wyborze benefitów kieruje się przede wszystkim ceną, a niemal tyle samo uwzględnia potrzeby i oczekiwania pracowników – wynika z badania Instytutu Keralla Research dla VanityStyle. Jakie inne czynniki wpływają na decyzje pracodawców w tym zakresie?

Hotele mocno podniosły ceny usług, ale i tak muszą ciąć koszty i redukować długi. Czy pomoże im lepszy niż zwykle sezon turystyczny

Hotele i inne firmy świadczące usługi noclegowe wchodzą w sezon majówkowy 2025 z wysoką niepewnością i rosnącym obciążeniem finansowym. Choć dane dotyczące aktywności turystycznej Polaków pozwalały dotąd patrzeć na przyszłość z umiarkowanym optymizmem, rzeczywistość finansowa branży rysuje się znacznie mniej korzystnie.

REKLAMA