REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Działy HR przenoszą się do wirtualnych chmur

Podczas pandemii działy HR migrują do wirtualnych chmur
Podczas pandemii działy HR migrują do wirtualnych chmur
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

O co najmniej dwa lata, a niewykluczone, że i o całą dekadę przyspieszyło tempo transformacji cyfrowej w firmach w okresie pandemii koronawirusa. Co te digitalowe zmiany oznaczają dla biznesu?

HR oszczędzają czas

Zgodnie z raportem sprzed roku ( „Od kadr po HRBP” przeprowadzonego przez Iron Mountain we współpracy z ekspertami Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie. ), kiedy o COVID-19 jeszcze nikt nie słyszał, aż 48 proc. akt pracowniczych w Polsce było gromadzonych wyłącznie w formie papierowej, a 41 proc. w formie częściowo elektronicznej[1]. Na raportowanie (wewnętrzne i zewnętrzne) działy HR poświęcają średnio 50 godzin miesięcznie. Obsługa dokumentacji papierowej wymaga pełnoetatowej pracy od dwóch do pięciu osób. Tymczasem obsługa dokumentacji w formie elektronicznej wymaga tylko jednej osoby w niepełnym wymiarze czasu. Dzięki personalnej e-teczce dział HR zaoszczędza około 30 proc. bezproduktywnego czasu traconego na poszukiwanie oraz uzupełnianie danych pracowników i może reinwestować ten czas w inne, strategiczne zadania służące rozwojowi firmy oraz jej pracowników.

REKLAMA

Polecamy: Nowe technologie w pracy księgowych

Nowe przepisy – nowe obowiązki i możliwości

REKLAMA

Do końca 2018 r. każda firma miała obowiązek przechowywania całej dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej aż przez 50 lat. Dla porównania w Niemczech jest obowiązek przechowywania tego typu druków przez okres dziesięciu lat, w Wielkiej Brytanii – przez sześć lat, a w USA – przez trzy lata. Choć z perspektywy osób zatrudnionych tak długi termin okazywał się często bardzo pożyteczny, to dla pracodawców był on problemowy. Tym bardziej, że z dniem 1 stycznia 2020 r. w życie weszły zaostrzone regulacje dotyczące archiwizacji tego typu dokumentów. Dotyczą one m.in. obowiązku zachowania odpowiedniej temperatury i wilgotności w pomieszczeniach, w których są przechowywane. Za codzienną kontrolę i rejestrację tych parametrów odpowiada pracodawca. Dokumenty muszą być również dobrze zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych. Inna, bardzo istotna i wprowadzona jeszcze w ubiegłym roku zmiana dotyczy z kolei konieczności podziału wszystkich akt osobowych na cztery, a nie, jak to było wcześniej na trzy, części.

 - Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, akta pracownicze mogą być gromadzone w formie elektronicznej – mówi Agnieszka Wolszczak, Dyrektor HR w Europie Środkowej w Iron Mountain Dokumenty pracowników, którzy rozpoczęli pracę po 1 stycznia 2019 r., trzeba przechowywać przez okres 10 lat. Dla zatrudnionych przed tym okresem istnieje co prawda nadal obowiązek 50 lat, ale w przypadku osób wykonujących pracę od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. czas ten można również skrócić do 10 lat. Warunkiem niezbędnym jest jednak złożenie wcześniej specjalnych raportów informacyjnych do ZUS.

Outsourcing jako rozwiązanie

REKLAMA

Mimo że elektroniczna forma prowadzenia akt osobowych pracowników została prawnie dopuszczona już w ubiegłym roku, to do marca bieżącego roku niewiele firm zdecydowało się skorzystać z takiej możliwości. Dla większości pracodawców proces wdrożenia e-teczek wydawał się skomplikowany, żmudny, czasochłonny i wymagający licznych konsultacji prawnych. Podejście to zmieniła dopiero pandemia koronawirusa, która udowodniła, jak ważne i cenne jest to, by działy kadrowe miały bezproblemowy dostęp do dokumentacji pracowniczej z każdego miejsca z dostępem do Internetu. W efekcie liczba wydanych certyfikatów kwalifikowanych umożliwiających zmianę dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej na wersję elektroniczną wzrosła w ciągu ostatniego roku o około 100 tys., czyli o 17 proc. i wynosi obecnie ponad 600 tys.[2].

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Z pomocą firmom w digitalizacji akt kadrowych przyszły zewnętrzne przedsiębiorstwa specjalizujące się w tej dziedzinie. Dzięki odpowiednim procedurom, wieloletniemu doświadczeniu oraz unikalnemu know-how są w stanie wspomóc każdą instytucję w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą. Korzystając z usług takich podmiotów, można zlecić im m.in. digitalizację tradycyjnych dokumentów, audyt zgodności z prawem czy ich archiwizację. Przykładem rozwiązań dostępnych na rynku może być tzw. wirtualna teczka HR, która ułatwia zarówno sam proces zarządzania aktami pracowniczymi, jak i ich późniejszą archiwizacją w momencie ustania stosunku pracy.

- Przechowywanie akt pracowniczych ulega ciągłym zmianom legislacyjnym – mówi Agnieszka Wolszczak, Dyrektor HR w Europie Środkowej w Iron MountainWiele z tych modyfikacji, jak np. Pracownicze Plany Kapitałowe, generuje wzrost liczby dokumentów w firmach. Bardzo ważne jest także to, że po określonym w przepisach koniecznym okresie przechowywania dokumentacji kadrowej, pracodawca ma bezwzględny obowiązek ich zniszczenia w czasie 12 miesięcy i w odpowiedni sposób.

Bezpieczeństwo i dodatkowe korzyści

Cyfryzacja dokumentów kadrowych oznacza dla każdej firmy sporo korzyści. Jest to m.in. zmniejszenie liczby dokumentów, odciążenie działów HR, a także zachowanie całkowitej zgodności akt pracowników z obowiązującymi przepisami, w tym z RODO. Nie można oczywiście zapomnieć o tym, że pracownicze e-teczki muszą być oczywiście również starannie zabezpieczone, by nie dostały się w niepowołane ręce. Z pewnością jest to jednak łatwiejsze i tańsze niż zabezpieczanie dokumentów w tradycyjnej wersji papierowej.

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA  

 

[1] Dane na podstawie badania „Od kadr po HRBP” przeprowadzonego przez Iron Mountain we współpracy z ekspertami Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Budownictwo narzeka na brak kredytów i sięga po faktoring, to za sprawą coraz wyższych nieregulowanych na czas wzajemnych zobowiązań

Wskaźniki koniunktury poprawiają się i coraz więcej firm prognozuje poprawę płynności. Ale szukające finansowego wsparcia przedsiębiorstwa z budownictwa nie zawsze mogą liczyć na przychylność banków w staraniach o kredyt. Stały się za to klientem numer jeden dla firm faktoringowych. Dotyczy to zwłaszcza mikrofirm.

Pieniądze z KPO. Kto zyska, a kto może stracić?

W ramach KPO do Polski trafiło już 7 mld euro. Czy optymizm inwestycyjny sprawi, że w Polsce na każdym kroku będzie plac budowy, a inflacja znów poszybuje w górę? Które firmy mogą rekordowo zyskać? A kto straci?

Finansowanie ze środków UE. Z jakich programów mogą korzystać przedsiębiorcy z MŚP?

Z jakich programów finansowania może skorzystać przedsiębiorca w 2024 roku? Unia Europejska kontynuuje swoje zaangażowanie we wsparcie przedsiębiorców z MŚP. Stawia na różnorodne programy i ułatwienia, które mają na celu stymulowanie innowacyjności, wzrostu gospodarczego oraz konkurencyjności firm w UE.

Od 12 czerwca zapłacisz okiem za zakupy. W których sklepach?

12 czerwca w pięciu salonach Empik w całej Polsce rozpoczyna się pilotażowy program płatności biometrycznych. To innowacyjne rozwiązanie opiera się na fuzji biometrii tęczówki oka i twarzy. Dostawcą tej technologii jest polski fintech PayEye, we współpracy z Planet Pay. Program jest pierwszym tego rodzaju w Europie i działa w ramach programu Mastercard Biometric Checkout.

REKLAMA

Będzie zakaz nowych licencji na transport międzynarodowy, zablokuje zakładanie jednoosobowych firm

Planowany przez Ministerstwo Infrastruktury pomysł zakazu wydawania licencji dla transportu międzynarodowego może okazać się dużym problemem dla polskich przewoźników. To praktycznie zakaz zakładanie nowych jednoosobowych firm. Ponadto blokada zakupu nowych ciężarówek.

Mikrofirmy budowlane mogą się pożegnać z kredytami?

Przeterminowane zaległości firm budowlanych to już ponad półtora miliarda złotych. Większość zadłużonych przedsiębiorców to mikrofirmy. Prognozowana poprawa płynności wcale nie oznacza, że firmy mogą liczyć na kredyty bankowe.

Rewolucja w handlu internetowym. Szczegółowe dane trafią do skarbówki

Szczegółowe informacje o transakcjach internetowych, w tym wynajmu mieszkań, będą przekazywane do Urzędu Skarbowego. Dodatkowo, konta na platformach takich jak Allegro, OLX czy Vinted mogą zostać zablokowane, a wypłaty wstrzymane - informuje "Gazeta Wyborcza".

Połowa konsumentów deklaruje, że wybierze firmę wspierającą odpowiedzialny rozwój zamiast tej, która nie podejmuje takich działań

Inwestowanie ESG (Environmental, Social, Governance), czyli społeczna odpowiedzialność biznesu może być odpowiedzią na pościg za wynikami. Celem działalności firm powinno być dziś nie tylko osiąganie dobrych wyników finansowych, widocznych w raportach kwartalnych, ale także budowanie otoczenia społecznego, ochrona środowiska czy wspieranie ważnych inicjatyw. To istotne dla wielu inwestorów instytucjonalnych, jak również detalicznych, którzy wybierają inwestycje online mające na uwadze środowisko i otoczenie społeczne.

REKLAMA

Co robią małe firmy gdy kontrahent nie płaci. Zaległe płatności sięgnęły już 10 miliardów złotych

Ponad połowa firm wysyła wezwania do zapłaty, 47 proc. negocjuje z dłużnikiem, a co 5. zleca odzyskanie należności kancelarii prawnej – tak najczęściej postępują małe i średnie przedsiębiorstwa, kiedy kontrahent im nie płaci.

Dlaczego duże, międzynarodowe firmy opuszczają Polskę?

Levis Strauss czy Beko - dlaczego duże, międzynarodowe firmy opuszczają Polskę? Przyjrzyjmy się przyczynom i skutkom. Jak należy reagować na tego typu odejścia z polskiego rynku?

REKLAMA