REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczenie samochodu służbowego wykorzystywanego do celów prywatnych

Lidia Michalska
Rozliczenie samochodu służbowego wykorzystywanego do celów prywatnych
Rozliczenie samochodu służbowego wykorzystywanego do celów prywatnych
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Korzystanie ze służbowego auta zazwyczaj wynika z charakteru wykonywanej pracy. Często jednak zdarza się, że samochód firmowy używany jest do celów nie tylko służbowych, ale także prywatnych. Taka sytuacja rodzi konsekwencje po stronie zarówno pracownika, jak i pracodawcy.

Pracodawca może zezwolić na wykorzystanie samochodu służbowego, którym dysponuje pracownik, do jego celów prywatnych. Należy wówczas ustalić, na jakich zasadach to udostępnienie nastąpi.

REKLAMA

Samochód służbowy może być udostępniony pracownikom:

1) bezpłatnie lub

2) na podstawie dodatkowej umowy cywilnoprawnej zawartej z pracownikiem o odpłatnym korzystaniu z samochodu.

Korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych jako nieodpłatne świadczenie

Nieodpłatne używanie samochodu służbowego przez pracownika do celów prywatnych stanowi dla niego przychód podlegający opodatkowaniu. Wobec tego należy ustalić jego wartość.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Ustalając wartość przychodu pracownika z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych, należy wziąć pod uwagę markę samochodu, rok produkcji, jego stan techniczny, przebieg i wyposażenie. Wyceny powinno dokonać się na podstawie stawek obowiązujących na rynku, stosowanych przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów.

W praktyce pracodawcy stosują różne metody wyceny, także te, które nie gwarantują akceptacji ze strony organów podatkowych. Najczęściej popełnianym błędem jest stosowanie wyceny opartej na przemnożeniu założonej liczby kilometrów, które ewentualnie przejedzie pracownik, przez stawkę za 1 kilometr przebiegu pojazdu wynikającą z rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Zobacz: Rozliczenie faktury za leasing samochodu

REKLAMA

Organy podatkowe nie akceptują takiego rozwiązania. Potwierdza to jedna z ostatnich interpretacji w tej sprawie wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 stycznia 2010 r. (nr IPPB2/415-666/09-4/MG): „Jednakże w ocenie organu podatkowego, ustalając cenę usługi polegającej na udostępnieniu samochodu służbowego dla celów prywatnych, spółka nie może posłużyć się ustalonym przez siebie limitem kilometrów i stawką wynikającą z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. (...). Powyższe rozporządzenie dotyczy bowiem zwrotu kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Dotyczy zatem wyłącznie sytuacji, gdy pracownik swoim prywatnym samochodem świadczy usługę na rzecz zakładu pracy. (...) dla określenia wartości świadczenia z tytułu udzielenia prawa do korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika będą miały zastosowanie przepisy art. 12 ust. 1 i 3 w powiązaniu z art. 11 ust. 2a i 2b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przy czym: wartość pieniężną nieodpłatnych świadczeń ustala się na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Ustalając zatem wartość udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika, należy wziąć pod uwagę markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie i porównać z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie co spółka, firmy zajmujące się wynajmem takich samochodów, które po analizie powyższych kryteriów odpowiadają samochodowi wykorzystywanemu przez pracownika”.

Do wartości nieodpłatnego świadczenia będzie także wliczany koszt paliwa, który ponosi pracodawca (do wartości nieodpłatnego świadczenia nie będzie jednak wliczany koszt paliwa, do którego pokrywania zobowiązany jest pracownik).

Ustalona w sposób rynkowy kwota nieodpłatnego świadczenia doliczana jest do wynagrodzenia pracownika, od którego naliczany jest podatek dochodowy oraz składki ZUS (ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne).

Opodatkowanie VAT świadczenia nieodpłatnego

A jakie konsekwencje nieodpłatne świadczenie rodzi po stronie spółki? Zasadniczo nieodpłatne świadczenie usług nie podlega VAT. Jeżeli jednak nie jest związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu usług i towarów związanych z tym świadczeniem, to takie świadczenie traktuje się na równi z odpłatnym i podlega opodatkowaniu VAT. Wykorzystanie przez pracownika samochodu służbowego prywatnie jest traktowane jako świadczenie usługi na rzecz pracownika, która nie ma związku z prowadzonym przedsiębiorstwem. Zatem pracodawca musi tę usługę opodatkować stawką podstawową - 22 proc. Podstawą opodatkowania będzie koszt świadczenia tej usługi poniesiony przez podatnika. Koszt ten może, ale nie musi, równać się wycenie świadczenia nieodpłatnego w celu ustalenia przychodu dla pracownika. Dla jego udokumentowania należy wystawić fakturę wewnętrzną VAT. Obliczony VAT należny nie będzie kosztem podatkowym dla firmy.

Polecamy: Korzystanie z samochodów służbowych po zmianach w VAT

Tabela 1. Ustalenie wartości pieniężnej nieodpłatnych świadczeń

Koszty pracodawcy

Kosztem dla firmy nie będą także wydatki poniesione na zakup paliwa w związku z jazdami prywatnymi pracownika. Wydatki te nie przyczyniają się bowiem do osiągnięcia przychodów czy zachowania lub zabezpieczenia źródeł przychodów. Nie zostanie zatem spełniony podstawowy warunek kwalifikacji wydatków do kosztów podatkowych. Pracodawcy muszą także pamiętać, że część wynagrodzenia pracownika ze stosunku pracy, która odpowiada wartości nieodpłatnego świadczenia, nie może zostać przez pracodawcę zaliczona do kosztów uzyskania przychodów: „(...) nieodpłatne świadczenie, jakie uzyskali pracownicy, nie jest kosztem poniesionym przez pracodawcę. Wartość nieodpłatnego świadczenia została bowiem naliczona i dodana do dochodów pracowników, które podlegają opodatkowaniu, ale nie została przez spółkę wypłacona, a zatem i poniesiona. Ponadto świadczenie nieodpłatne, jakim jest używanie samochodów służbowych do celów prywatnych, nie jest ponoszone w celu osiągnięcia przychodu, a służy jedynie osobistym interesom pracowników, jak również nie pozostaje w związku przyczynowym z osiąganym przez podatnika przychodem.

Reasumując, stanowisko podatnika, iż wartość nieodpłatnego świadczenia, jakimi są jazdy prywatne samochodami służbowymi, doliczana do miesięcznego wynagrodzenia brutto pracownika nie stanowi kosztu uzyskania przychodu Spółki, jest prawidłowe. Prawidłowe jest również stanowisko spółki w przedmiocie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości składek ZUS należnych od spółki jako płatnika dotyczące tych świadczeń” (interpretacja Naczelnika Pomorskiego Urzędu Skarbowego w Gdańsku z 16 lutego 2006 r., sygn. akt DP/PD/423-0157/1/05/AP). W podobnym tonie wypowiedział się Naczelnik Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu w interpretacji z 16 lutego 2007 r. (sygn. akt 1473/808/KDO/423/35/06/ES).

Kiedy pracodawca opłaci wczasy pracownika?

Pracownik spółki X wystąpił o udostępnienie mu używanego przez niego samochodu służbowego także do jazd prywatnych. W maju 2010 r. z ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez tego pracownika wynika, że przejechał on tym samochodem 500 km, w tym 100 km przypada na jazdy prywatne. Wydatki na paliwo w wysokości 300 zł poniosła spółka X. Stawka ustalona za 1 kilometr przejazdu wypożyczonym samochodem według cen rynkowych wynosi 2,50 zł. Kwota nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika wyniosła więc: 100 km × 2,50 zł = 250 zł. Od tej kwoty należy obliczyć i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS, a także VAT należny. Spółka X musi również rozliczyć proporcjonalnie kupione paliwo, ponieważ nie wszystkie poniesione wydatki z tego tytułu będą stanowiły koszt uzyskania przychodu.

Tabela 1. Naliczenie zaliczki na podatek i składki ZUS od nieodpłatnego świadczenia wraz z wynagrodzeniem za maj 2010 r.

Tabela 2. Wystawienie faktury wewnętrznej VAT

Spółka obliczyła koszty paliwa, które nie stanowią kosztów podatkowych. Przy założeniu, że za kupione paliwo przejechano 500 km, z których 100 km to jazdy prywatne, wartość kosztów nieuznawanych podatkowo wynosi: 100 : 500 × 100% = 20%; 20% × 300 zł = 60 zł.

Polisy OC i AC samochodu można zaliczyć w koszty firmy

Ewidencja księgowa

1. Wynagrodzenie brutto - maj 2010 r.:

Wn „Wynagrodzenia” 4250

Ma „Rozrachunki z tytułu wynagrodzenia” 4250

2. Składki na ubezpieczenie społeczne w części pokrytej przez pracownika - maj 2010 r.:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 616,95

Ma „Rozrachunki z ZUS” 616,95

3. Składki na ubezpieczenie zdrowotne - maj 2010 r.:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 349,47

Ma „Rozrachunki z ZUS” 349,47

4. Zaliczka na podatek dochodowy - maj 2010 r.:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 332

Ma „Rozrachunki z US” 332

5. Składki na ubezpieczenie społeczne w części pokrytej przez pracodawcę - maj 2010 r.:

Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 822,60

Ma „Rozrachunki z ZUS” 822,60

6. Wypłata wynagrodzenia - maj 2010 r.:

Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” 2951,58

Ma „Rachunek bankowy” 2951,58

7. VAT należny:

Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 45,08

Ma „VAT należny” 45,08

Ewidencja pozabilansowa

Wn „Koszty NKUP” 45,08

8. Koszty paliwa:

Wn „Zużycie materiałów i energii” 300

Wn „VAT naliczony” 66

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 366

Ewidencja pozabilansowa

Wn „Koszty NKUP” 60

Korzystanie z samochodu służbowego pracownika na podstawie dodatkowej umowy cywilnoprawnej

Prostszym rozwiązaniem dla pracodawcy jest zawarcie dodatkowej umowy cywilnoprawnej regulującej kwestię zasad używania przez pracownika po godzinach pracy samochodu należącego do pracodawcy oraz odpłatności za korzystanie z tej możliwości. Jeżeli pracodawca obciąża pracowników z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych, wówczas pracownik nie otrzymuje od pracodawcy nieodpłatnego świadczenia, gdyż za korzystanie z tego samochodu zapłacił. W takim przypadku nie powstanie przychód po stronie pracownika. Jest to sprzedaż usługi przez firmę, której wycena w zasadzie powinna być zgodna z wartością rynkową. Jednak w umowie cywilnoprawnej pracodawca może w dowolny sposób kształtować warunki sprzedaży:

„W przedstawionym stanie faktycznym mamy do czynienia z usługą polegającą na odpłatnym oddaniu pracownikowi do używania samochodu służbowego do celów prywatnych, tym samym ww. usługa nie jest nieodpłatnym świadczeniem wynikającym ze stosunku pracy. Przy zawieraniu wskazanego porozumienia mamy do czynienia z umową cywilnoprawną, która w dowolny sposób może kształtować warunki sprzedaży, w tym cenę, za jaką wykonywana jest usługa; tutaj usługa udostępnienia samochodu osobowego dla celów osobistych” (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 19 grudnia 2008 r., sygn. akt IBPB2/415-1601/08/ASz).

Dla firmy sprzedaż ta stanowi przychód zarówno bilansowy, jak i podatkowy. Według ustawy o VAT jest to odpłatne świadczenie usług i podlega opodatkowaniu. Pracodawca powinien więc wystawić pracownikowi fakturę VAT. Podstawą opodatkowania będzie kwota usługi wyceniona według wartości rynkowej i zawarta w umowie. Pracownik może wyrazić zgodę na potrącenie zobowiązania z miesięcznego wynagrodzenia w celu uregulowania należności z faktury.

Spółka X wyraziła zgodę na korzystanie przez pracownika AA z samochodu służbowego do celów prywatnych. Zawarła z nim umowę cywilnoprawną o świadczeniu przez spółkę odpłatnie usługi na rzecz pracownika. Określona wartość usługi wynosi 366 złotych brutto miesięcznie (VAT 22 proc.). Spółka wystawia dla pracownika fakturę VAT.

Ewidencja księgowa

1. Wystawiona faktura VAT dla pracownika za użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych za maj 2010 r.:

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 366

Ma „Pozostałe przychody operacyjne” 300

Ma „VAT należny” 66

Zasady korzystania z samochodów służbowych powinny być uregulowane w umowie z pracownikiem lub w regulaminie wewnętrznym firmy. Dojazdy z pracy do domu i odwrotnie także traktowane są jako używanie samochodu służbowego do celów prywatnych.

Kiedy nieodpłatne świadczenie może być zwolnione z ZUS

Nieodpłatne świadczenie może być wyłączone z oskładkowania tylko wówczas, gdy pracownik nieodpłatnie wykorzystuje do celów prywatnych samochód służbowy na podstawie układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu.

Lidia Michalska

księgowa z licencją MF

Podstawa prawna:

• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 z późn.zm.),

• art. 11 ust. 2-2b, art. 12 ust. 1 i 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn.zm.),

• art. 8 ust. 2, art. 29 ust. 3 i 12, art. 106 ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późn.zm.),

• § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 z późn.zm.),

• art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 z późn.zm.),

• art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 z późn.zm.),

• art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.).

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Wakacje składkowe dla małych przedsiębiorców. Nowa wersja projektu ustawy z rocznym limitem wydatków

    Ministerstwo Rozwoju i Technologii opublikowało nową wersję projektu ustawy o tzw. wakacjach składkowych. Obniżono w nim szacunek kosztu rozwiązania dla finansów publicznych w 10 lat do 20,4 mld zł z niemal 25 mld zł.

    Model pracy w firmie: work-life balance czy work-life integration? Pracować by żyć, czy żyć, by pracować?

    Zacierają się granice między życiem prywatnym i zawodowym. Jednak dla większości pracowników życie osobiste jest ważniejsze niż zawodowe. Pracodawcy powinni wsłuchiwać się w potrzeby i oczekiwania swoich pracowników i w zależności od tego wybierać model pracy w firmie.

    Jak handel wykorzystuje nowe technologie

    Technologia to nieodłączna część funkcjonowania nowoczesnej dystrybucji towarów. Pracownicy sektora sprzedaży nie wyobrażają sobie bez niej pracy. Tak wynika z raportu Slack przygotowanego na bazie ankiety wśród dyrektorów i menadżerów z sektora handlowego. 

    Komisja Europejska wydała wstępną pozytywną ocenę pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy

    Mamy dobrą wiadomość: jest formalna zgoda KE ws. akceptacji pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy, jak też warunku związanego z Kartą Praw Podstawowych UE - poinformowała w czwartek minister funduszy i polityki regionalnej Katarzyna Pełczyńska-Nałęcz.

    REKLAMA

    Ukrainie trzeba pomagać, ale import produktów rolnych do Unii Europejskiej nie może mieć takiej formy jak obecnie

    Po wybuchu wojny doszło do załamania wymiany handlowej Ukrainy. Obecnie głównym kierunkiem ukraińskiej sprzedaży zagranicznej jest Unia Europejska. Otwarcie UE na ukraiński import produktów rolnych nie może mieć takiej formy jak obecnie. Rolnicy polscy i z innych krajów unijnych nie wytrzymają konkurencji.

    Firma źle zarządzająca ryzykiem może pożegnać się z ubezpieczeniem?

    Jedynie 44 proc. firm w Polsce ma sformalizowaną politykę zarządzania ryzykiem. Podejście do zarządzania ryzykiem w biznesie wciąż wymaga jeszcze dużo pracy. Co firmy ubezpieczają najczęściej? 

    Ponad 20 mln zł z tytułu niezapłaconych podatków. Rozbita została zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową

    Zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową została rozbita. Śledczy szacują straty Skarbu Państwa na ponad 20 mln zł.

    Co to jest działalność badawczo-rozwojowa? W teorii i praktyce

    Działalność badawczo-rozwojową definiuje m.in. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. oraz Podręcznik Frascati. Zgodnie z definicją działalność badawczo-rozwojowa to twórcza praca podejmowana w sposób celowy i systematyczny, mająca na celu zwiększenie zasobów wiedzy oraz tworzenie nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy. Działalność B+R zawsze ukierunkowana jest na nowe odkrycia, oparte na oryginalnych koncepcjach lub hipotezach. Nie ma pewności co do ostatecznego wyniku, ale jest ona planowana i budżetowana, a jej celem jest osiągnięcie wyników, które mogłyby być swobodnie przenoszone lub sprzedawane na rynku. Co to oznacza w praktyce? 

    REKLAMA

    Każdy projekt finansowany z UE musi uwzględniać zasady horyzontalne. O jakie zasady chodzi?

    Polityka horyzontalna Unii Europejskiej, która powinna być uwzględniona w każdym projekcie dofinansowanym z Funduszy Europejskich, to równe szanse i niedyskryminacja, równość kobiet i mężczyzn, zrównoważony rozwój oraz zasada „nie czyń poważnych szkód”. Ponadto, beneficjenci są zobligowani do przestrzegania Karty Praw Podstawowych UE oraz spełnienia horyzontalnego warunku podstawowego w zakresie wdrażania postanowień Konwencji o Prawach Osób Niepełnosprawnych.

    Polskie bizneswoman systematycznie przejmują kierowanie firmami z branży hotelarskiej i gastronomicznej

    Już prawie co czwarta firma działająca w branży HoReCa – hotele, restauracje, catering, ma szefową a nie szefa. W firmach mających jednego właściciela ten odsetek jest nawet wyższy i wynosi 48 procent. Biznesy zarządzane przez kobiety z tej branży należą do prowadzonych najlepiej.

    REKLAMA