Sprawdzanie kontrahenta

W konsekwencji może doprowadzić nawet do upadłości firmy. Bezpieczeństwo zawieranych transakcji nabiera podstawowego znaczenia, szczególnie w czasie kryzysu nieodłącznie związanego z niewypłacalnością kontrahentów.

W 2009 r. po raz pierwszy od 7 lat liczba upadłości ogłaszanych przez polskie sądy zaczęła rosnąć. Wg raportu Coface Poland w I półroczu tego roku zbankrutowało 309 firm, co oznacza 53-proc. wzrost w stosunku do roku ubiegłego.

Po pierwsze profilaktyka

Ponad 80% wszystkich transakcji handlowych B2B odbywa się w kredycie kupieckim, czyli z odroczonym terminem płatności. Rynek i konkurencja wymuszają na przedsiębiorcach oferowanie coraz korzystniejszych warunków współpracy i wydłużanie czasu zapłaty, a to pociąga za sobą wzrost ryzyka handlowego. Menedżerowie ekspansywnie działających firm stoją zawsze przed dylematem: zwiększać sprzedaż kosztem wzrostu ryzyka czy ograniczać ryzyko kosztem sprzedaży. Konieczna staje się ocena i kontrola tego ryzyka w portfelu kilkudziesięciu czy nawet kilkuset nowych i starych klientów, a następnie skuteczne odzyskiwanie zaległych należności. W obecnych warunkach, kiedy wiele przedsiębiorstw cierpi na spadek liczby zamówień, tym bardziej niezbędne jest minimalizowanie ryzyka takich transakcji, dbanie o terminowy i możliwie jak najpełniejszy spływ należności za usługi, które zostały wykonane.

Zasada, która mówi, że lepiej się zabezpieczać, niż później szukać ratunku, powinna obowiązywać wszystkie przedsiębiorstwa, ponieważ zawarcie kilku nietrafnych transakcji, a czasami nawet jednorazowy błąd w doborze kontrahenta może oznaczać kłopoty finansowe zagrażające bytowi firmy. Dlatego niezależnie od branży i wielkości firmy warto wiedzieć, z kim prowadzi się interesy. Trzeba sprawdzać wiarygodność potencjalnego partnera handlowego, badając jego sytuację prawną, wypłacalność, doświadczenia płatnicze. W szybkim pozyskiwaniu takich danych specjalizują się wywiadownie handlowe.

Dotrzeć do informacji

Wywiadownie pomagają wykryć nie tylko oszustów czy bankrutów, ale także przedsiębiorstwa z problemami finansowymi, o niejasnych powiązaniach, a także mające w zwyczaju celowe opóźnianie płatności.

Pierwsze wywiadownie powstały w XIX wieku. Obecnie firmy standardowo wykorzystują ich usługi, aby czerpać informacje o rzetelności partnerów handlowych. Teoretycznie większość danych dostarczanych przez wywiadownię można uzyskać samodzielnie, ale czas i pieniądze konieczne do ich pozyskania, a następnie opracowania, są zwykle zbyt wysokie. Wywiadownia robi to szybciej i taniej. Wykonując zlecenie sporządzenia raportu handlowego, w profesjonalny sposób zbiera legalnymi metodami dane, które nie stanowią tajemnicy handlowej i są dostępne w oficjalnych źródłach. W większości przypadków wywiadownie nie informują badanej firmy, kto się nią interesuje. Jednak część zleceniodawców nie zamierza ukrywać, że na ich potrzeby wykonywane jest podobne badanie. Przyjmują, że to normalna procedura i informują potencjalnych partnerów lub klientów, że będą poddani analizie.

Jak działa wywiadownia

Wywiadownia pozyskuje informacje o badanej firmie z dostępnych oficjalnie źródeł. Są nimi przede wszystkim rejestry, sądy, urzędy, giełdy długów, rankingi, statystyki, publikacje w mediach oraz wewnętrzne bazy danych wywiadowni, które rejestrują informacje negatywne o firmach, np. windykacje. Ważnym źródłem danych jest też sama badana firma oraz jej kontrahenci. Zebrane w ten sposób informacje są przetwarzane i analizowane przez specjalistów, którzy oceniają wiarygodność firmy, jej dyscyplinę płatniczą oraz przyznają maksymalny pułap kredytu kupieckiego. Tak przygotowany raport trafia do klienta.

Pomimo wszelkich działań profilaktycznych partner może stać się niewypłacalny lub mieć przejściowe trudności z wypełnianiem swoich zobowiązań w trakcie współpracy. Dlatego wywiadownie zalecają sprawdzanie nie tylko nowych kontrahentów, ale i okresowe badanie sytuacji stałych partnerów handlowych lub objęcie ich ciągłym monitoringiem. Dzięki usłudze monitorowania jednej firmy lub wybranego portfela kontrahentów przedsiębiorca otrzymuje dodatkowo informacje o zachodzących, istotnych, zmianach, w tym np. o pojawieniu się nowych danych finansowych lub o zdarzeniach negatywnych (takich jak wniosek o upadłość).

Weryfikacja kontrahentów i prewindykacja należności

Kiedy korzystać z wywiadowni

1. Przed podjęciem współpracy z nowym kontrahentem:

• jako element wspomagający negocjacje handlowe;

• w celu rozpoznania sytuacji nowego kontrahenta (aktualna sytuacja finansowa, zwyczaje płatnicze, skala i możliwości współpracy, historia, referencje);

• w celu weryfikacji danych organizacyjno-prawnych przed podpisaniem kontraktu;

• przy podejmowaniu decyzji o przyznaniu kredytu kupieckiego.

2. W trakcie trwania współpracy:

• jako element nadzoru nad kontraktami obarczonymi dużym ryzykiem;

• przy zmianie limitu kredytowego lub warunków kontraktu;

• przy rozważaniu decyzji o zwiększeniu zakresu współpracy;

• przed podjęciem decyzji o sposobie działań windykacyjnych.

Kontrahent pod lupą, czyli

Nie ma ograniczeń co do wielkości sprawdzanej firmy czy branży, w której działa. Wywiadownia jest w stanie przygotowywać raporty zarówno o małych, jak i o bardzo dużych firmach. Może też przygotować analizę całej branży. Duże wywiadownie sieciowe bez problemu sprawdzą firmy z całego świata.

Co znajdziemy w standardowym raporcie?

Zawartość merytoryczną raportu stanowią przede wszystkim:

• dane rejestrowe firmy (forma prawna, adresy działalności, kapitał, struktura własności, prawo reprezentacji, kierownictwo, przedmiot działalności, powiązania kierownictwa z innymi firmami);

• informacje o sytuacji finansowej badanej firmy (nt. niewypłacalności, dyscypliny płatniczej, doświadczeń windykacyjnych; dane bilansowe, wskaźniki ekonomiczne wraz z komentarzem);

• inne informacje (zatrudnienie, firmy związane, kierunki importu i eksportu, inwestycje rozpoczęte, itd.);

• oceny oraz rekomendowana wielkość kredytu kupieckiego, np. Coface Poland przyznaje ocenę wg autorskiego systemu @rating score, który pozwala ocenić prawdopodobieństwo niewypłacalności danej firmy w ciągu kolejnych 12 miesięcy.

Raport handlowy jest podstawowym produktem wywiadowni handlowych, jednak wywiadownie, wykorzystując swój potencjał, jakim są ogromne zasoby informacyjne o firmach, znajomość rynku oraz doświadczenie profesjonalnych analityków, oferują znacznie szerszy wachlarz usług. Znajdują one zastosowanie w trzech obszarach potrzeb swoich klientów:

• Weryfikacja wiarygodności partnerów handlowych i kontrola ryzyka transakcji

W tym celu - poza standardowym raportem handlowym -przedsiębiorcy mogą zamawiać wersje wzbogacone o wizytację w firmie badanej lub o dane o nieruchomościach. Raport z wizytacji zawiera dodatkowo szczegółowy opis obserwacji pracownika wywiadowni z wizyty w firmie badanej. Informacje takie dotyczą m.in.: otoczenia firmy, jej lokalizacji, oszacowanej powierzchni, zakresu faktycznie prowadzonej działalności, widocznego oznakowania, zaobserwowanej liczby pracowników, środków transportu, urządzeń, towarów oraz innych danych uzgodnionych z zamawiającym. Raport o nieruchomości dostarcza dodatkowych informacji o stanie prawnym nieruchomości, które są w posiadaniu badanej firmy. Takie dane pomagają zabezpieczyć transakcję handlową i windykację należności. W przypadku, gdy klientowi potrzebne są tylko podstawowe informacje, wywiadownia może dostarczyć jedynie dane rejestrowe.

Szczególnie przydatna - zwłaszcza w czasie kryzysu - jest usługa monitoringu kontrahenta, polegająca na bieżącej obserwacji sytuacji badanej firmy. Monitoring działa na zasadzie wczesnego systemu ostrzegania i dzięki temu umożliwia wczesne wychwycenie niepokojących sygnałów o sytuacji odbiorcy i podjęcie adekwatnych decyzji w zakresie warunków udzielania kredytu kupieckiego. Szczególnie przydatną usługą jest monitoring portfela kontrahentów, dzięki któremu przedsiębiorca może na bieżąco monitorować negatywne zdarzenia w całym portfelu swoich klientów lub w wybranej jego części. Bez potrzeby zamawiania raportów o swoich klientach może jedynie śledzić zmiany w grupie nawet kilkudziesięciu odbiorców. Korzystająca z monitoringu firma może bez angażowania własnego czasu, niskim kosztem kontrolować ryzyko handlowe i reagować wcześniej, niż zareaguje rynek. Może zatem podjąć działania, zanim o problemach dłużnika poinformuje prasa lub poszkodowane przedsiębiorstwa z branży. Dodatkową zaletą tego środka prewencji jest także fakt, że jest jednym z alternatywnych rozwiązań dla przedsiębiorstw, które chcą dbać o bezpieczeństwo swoich transakcji handlowych, ale nie mogą sobie pozwolić na droższe rozwiązania ograniczające ryzyko, np. ubezpieczenie należności.

• Analiza rynku i konkurencji oraz wspieranie strategicznych decyzji w przedsiębiorstwach.

Na analizę branżową składają się m.in.: opis aktualnej sytuacji branży na tle gospodarki kraju, dane statystyczne z komentarzem, upadłości i negatywne informacje w branży, kierunki rozwoju branży, analiza SWOT, analiza wskaźnikowa wybranych firm na tle branży z komentarzem.

Jak wybrać wywiadownię

W Polsce działa kilka sieciowych międzynarodowych wywiadowni sieciowych (takich jak Coface, Dun & Bradstreet, Creditreform) oraz kilkanaście podmiotów krajowych. Wywiadownia sieciowa dzięki swoim międzynarodowym powiązaniom może sprawdzić partnera handlowego praktycznie na całym świecie. Wywiadownie krajowe ograniczają się do terytorium Polski.

Warto sprawdzić, jak długo wywiadownia działa na polskim rynku, a tym samym jakie ma doświadczenie i bazę danych o firmach oraz ile osób zatrudnia, co wiąże się z jej możliwościami szybkiego pozyskania informacji z różnych miejsc w kraju. Istotne są także inne usługi z zakresu zarządzania należnościami, które świadczy np. windykacja należności.

Szymon Wiliński

dyrektor ds. rozwoju biznesu informacyjnego Coface Poland