Weryfikacja kontrahentów i prewindykacja należności

Ważnym elementem jest rzetelność potencjalnego kontrahenta i terminowość w wywiązywaniu się z zobowiązań płatniczych. Nie każda podpisana umowa może przynieść wymierne korzyści. Wręcz przeciwnie, niewypłacalny kontrahent może postawić firmę w niekorzystnej sytuacji i przyczynić się do problemów finansowych. Dlatego warto pamiętać, że są narzędzia pozwalające minimalizować ryzyko handlowe. Istnieją różne sposoby weryfikowania partnerów biznesowych, jednak najłatwiej i bezpiecznie jest skorzystać z profesjonalnej bazy, do której trafiają nierzetelni i niewypłacalni.

Co to jest Biuro Informacji Gospodarczej

Biuro Informacji Gospodarczej (BIG) przyjmuje, przechowuje i udostępnia informacje gospodarcze, tj. informacje o rzetelnym lub nierzetelnym wywiązywaniu się z zobowiązań płatniczych konsumentów i przedsiębiorców. Działa na podstawie ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych z 14 lutego 2003 r. Jego działalność daje przedsiębiorcom możliwość weryfikowania rzetelności płatniczej potencjalnych klientów i kontrahentów oraz odzyskiwania długów w prostszy i łagodniejszy sposób.

Biura Informacji Gospodarczej w Polsce

W Polsce funkcjonują trzy Biura Informacji Gospodarczej:

• InfoMonitor Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą w Warszawie, którego akcjonariuszami są: Biuro Informacji Kredytowej S.A., Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. i Związek Banków Polskich;

• Europejski Rejestr Informacji Finansowej Biuro Informacji Gospodarczej S.A., również z siedzibą w Warszawie, którego właścicielem jest firma Kruk S.A., oraz

• Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą we Wrocławiu, którego właścicielem jest pani Małgorzata Kaczmarski.

Co to jest informacja gospodarcza

Informacja gospodarcza informuje o terminowym lub nieterminowym spłacaniu zobowiązań przez przedsiębiorcę lub konsumenta, a także fakcie posłużenia się podrobionym lub cudzym dokumentem wobec przedsiębiorcy. Gdy informacja dotyczy przeterminowanego zadłużenia, określana jest jako negatywna. Mówimy o niej wówczas, gdy zaległość w przypadku konsumenta wynosi 200 zł, a dotycząca przedsiębiorcy 500 zł, a świadczenie jest wymagalne od minimum 60 dni. Jeśli informuje o rzetelnym wywiązywaniu się z zobowiązań, mamy do czynienia z informacją pozytywną.

W zależności od tego, czy informacja gospodarcza dotyczy przedsiębiorcy czy konsumenta, składają się na nią inne dane. Informacja o przedsiębiorcy musi zawierać:

• nazwę podmiotu, siedzibę i adres, KRS, NIP, Regon, główny przedmiot działalności, imiona i nazwiska osób zarządzających, a także kwotę, walutę i termin zaległości oraz datę wysłania wezwania do zapłaty.

W przypadku konsumenta informacja gospodarcza zawiera:

• imiona i nazwiska, obywatelstwo, adres, nr PESEL, serię i nr dowodu osobistego, jak również datę urodzenia i - podobnie jak przy przedsiębiorcy - kwotę, walutę i termin powstania zaległości oraz datę wysłania wezwania do zapłaty.

 

Kto może przekazywać informacje gospodarcze do BIG-ów

Wspomniana ustawa o udostępnianiu informacji gospodarczych dokładnie określa podmioty, które mogą przekazywać informacje do biur. Jeśli mówimy o przedsiębiorcy, to może to zrobić każdy inny przedsiębiorca, który ma z nim podpisaną umowę. W przypadku konsumentów - informacje mogą przekazywać: banki, firmy ubezpieczeniowe, leasingowe, faktoringowe i forfaitingowe, operatorzy lub podmioty udostępniające usługi telekomunikacyjne, podmioty świadczące usługi dostawy energii elektrycznej, ciepła, gazu, a także wywozu śmieci oraz pośrednicy kredytowi, wydawcy kart płatniczych, wspólnoty i spółdzielnie mieszkaniowe, firmy pożyczkowe i poręczeniowe, operatorzy telewizji kablowej i satelitarnej, jak również firmy świadczące usługi przewozu osób w komunikacji publicznej oraz Wojskowa Agencja Mieszkaniowa.

Komu BIG może udostępniać informacje gospodarcze

Biuro Informacji Gospodarczej może udzielić informacji o przedsiębiorcy osobie fizycznej lub innemu przedsiębiorcy, a o konsumencie - każdemu przedsiębiorcy, który posiada od niego upoważnienie. Dodatkowe informacje pochodzące z sektora bankowego dostępne są wyłącznie dla przedsiębiorcy na podstawie upoważnienia konsumenta lub przedsiębiorcy, którego dotyczą.

Jakie są zasady współpracy z BIG-iem

Aby podjąć współpracę z BIG-iem, należy po pierwsze określić warunki tej współpracy, tj. określić, czym jesteśmy zainteresowani. Czy planujemy weryfikować kontrahentów, czy też zamierzamy korzystać z „miękkiej windykacji”. Kolejnym krokiem jest podpisanie umowy. W zależności od ilości informacji gospodarczych, które planujemy pobierać lub przekazywać, można podpisać umowę strategiczną albo abonamentową z biurem. Warto pamiętać o tym, że można mieć podpisane umowy z kilkoma BIG-ami. Na tej podstawie uzyskuje się login i hasło, za pomocą którego w przeglądarce www można korzystać z ewidencji dłużników i pobierać raporty z informacjami gospodarczymi lub przekazywać dane na temat swoich nierzetelnych kontrahentów lub klientów.

Jakie inne korzyści można czerpać ze współpracy z BIG-iem

Biura Informacji Gospodarczej prowadzą także rejestry dokumentów zastrzeżonych. Jest to kolejny sposób na weryfikację danych naszego potencjalnego kontrahenta. Według oficjalnych danych policji w 2006 r. w Polsce było ponad 63 tys. przestępstw z użyciem dokumentów tożsamości, w tym ponad 27 tys. przypadków posługiwania się dokumentem innej osoby i ponad 36 tys. podrobienia dokumentów. Media często donoszą o przypadkach brania kredytów na czyjeś nazwisko czy sprzedaży nie swoich nieruchomości. Z prawnego punktu widzenia tego typu sprawy są często trudne do udowodnienia, a nikt chyba nie chciałby spłacać cudzych długów. Ten problem może dotknąć praktycznie każdego i lepiej być aż nadto przezornym, niż narazić się na poważne problemy. Dlatego istnieje ogromna potrzeba wykorzystywania baz Biur Informacji Gospodarczej, w których można zweryfikować tego typu informacje i uniknąć utraty często dorobku całego życia.

 

W jaki sposób można uniknąć nierzetelnych kontrahentów

Każdy przedsiębiorca, zanim podejmie współpracę i podpisze umowę z nowym partnerem biznesowym lub odbiorcą usług, powinien sprawdzić jego rzetelność w wywiązywaniu się z zobowiązań płatniczych. Umożliwia mu to Biuro Informacji Gospodarczej, które gromadzi informacje gospodarcze na temat rzetelności płatniczej konsumentów i przedsiębiorców. Usługa weryfikowania kontrahentów jest kierowana wyłącznie do przedsiębiorców.

Etapy procesu minimalizowania ryzyka biznesowego:

1. Podpisanie umowy z BIG-iem oraz uzyskanie loginu i hasła do Systemu BIG.

2. W zależności od tego, ilu przedsiębiorców i konsumentów przedsiębiorca planuje weryfikować miesięcznie, BIG daje mu możliwość podpisania umowy abonamentowej albo strategicznej na specjalnych warunkach (w przypadku wymiany dużej ilości informacji gospodarczych poprzez łącze internetowe lub w trybie wymiany bezpośredniej: serwer-serwer).

3. Za pomocą wyszukiwarki internetowej lub rozwiązania serwer-serwer korzystanie z Systemu BIG i generowanie raportów z informacjami gospodarczymi na temat potencjalnych kontrahentów (przedsiębiorców lub konsumentów).

Na czym polega monitorowanie zmian w informacji gospodarczej

Gdy firma, z którą współpracuje przedsiębiorca, traci płynność finansową lub istnieją obawy, że w najbliższym czasie będzie mieć trudności finansowe, można skorzystać z usługi monitorowania kontrahenta. W tym przypadku przedsiębiorca będzie otrzymywał informacje o każdej zmianie w bazie Biura Informacji Gospodarczej, która dotyczy przedsiębiorcy zgłoszonego do monitorowania. Usługa ta pozwala zaprzestać współpracy z kontrahentem, któremu pogorszyła się sytuacja płatnicza, lub ją kontynuować, jeśli jest stabilna. Umożliwia także w bezpieczniejszy sposób nawiązanie współpracy z tym kontrahentem, którego sytuacja płatnicza zmieniła się na pozytywną. Monitoring płatności kooperantów jest ważnym elementem zarządzania ryzykiem.

Co w przypadku, gdy przedsiębiorca lub konsument jest rzetelny

Tak już przeważnie jest, że szybciej rozchodzą się złe wiadomości, i dotyczy to właściwie wszystkich sfer życia. Podobnie jest z informacją na temat dłużników. Media chętniej napiszą o czyjejś nierzetelności lub nieuczciwości niż o solidnym wywiązywaniu się z zobowiązań. Dlatego warto pomóc sobie samemu i budować własny, pozytywny wizerunek za pomocą sprawdzonych narzędzi. Oprócz informacji negatywnych biura posiadają także bazę tych przedsiębiorców i konsumentów, którzy terminowo wywiązują się z zobowiązań. Umieszczenie informacji pozytywnej jest dość skomplikowane, jednak warto przejść tę drogę i uwiarygodnić się w oczach kontrahenta, z którym planujemy kontakty handlowe. Informacja taka może przyczynić się również do uzyskania lepszych warunków przy braniu kredytu w banku. Przekazanie informacji może odbyć się tylko na wyraźne żądanie podmiotu, którego ona dotyczy, a umieszczający ją musi mieć podpisaną umowę z biurem. Umieszczanie informacji pozytywnych może stanowić jeden z elementów budowania pozytywnego wizerunku firmy w oczach instytucji, na których dobrej opinii nam zależy.

W celu zweryfikowania informacji na swój temat każdy przedsiębiorca i konsument ma możliwość pobrania raportu o sobie. Raz na pół roku raport taki każdemu przysługuje bezpłatnie. Tak jak warto wiedzieć, jakie informacje na nasz temat posiada biuro, tak również użyteczna może być informacja, jakie podmioty czerpały z biura informacje na nasz temat. W takim przypadku należy skorzystać z rejestru zapytań, w którym znajdziemy informacje, kto i kiedy pytał o nas.

 

Prewindykacja należności

Czym jest „miękka windykacja”

„Miękka windykacja”, zwana też prewindykacją, to łagodny sposób na odzyskiwanie długów i mobilizowanie płatników do regularnego i terminowego wywiązywania się z zobowiązań. Metoda ta sprawdza się w różnych sytuacjach, szczególnie gdy przyczyną powstania zaległości są: brak dyscypliny płatniczej, brak efektywnych metod egzekwowania zadłużenia oraz poczucie bezkarności konsumentów i przedsiębiorców. Ze względu na to, że BIG-i gromadzą informacje gospodarcze, każdy przedsiębiorca ma możliwość przekazania danych (informacji negatywnych) na temat swojego dłużnika - innego przedsiębiorcy do Centralnej Ewidencji Dłużników.

Sytuacja wygląda inaczej w przypadku konsumentów, gdyż ustawa o udostępnianiu informacji gospodarczej szczegółowo określa podmioty, które mogą przekazywać informacje gospodarcze na ich temat. Prawo przekazywania informacji o zadłużeniu konsumentów mają: banki, zakłady ubezpieczeń, SKOK-i, firmy leasingowe i faktoringowe, operatorzy telekomunikacyjni, dostawcy mediów, a także firmy pożyczkowe, wydawcy kart płatniczych, spółdzielnie i wspólnoty mieszkaniowe, firmy świadczące usługi przewozu w komunikacji publicznej oraz operatorzy telewizji satelitarnej i kablowej.

Zatory płatnicze tworzą się praktycznie w każdej działalności, w której sposób rozliczania należności odbywa się na podstawie kredytu kupieckiego z odroczonym terminem płatności. Powstają one zarówno wśród konsumentów, którzy zakupują towary i usługi, jak i pomiędzy przedsiębiorcami. Uświadomienie dłużnikowi, że nieuregulowanie płatności może przysporzyć mu problemów, uniemożliwić transakcje z innymi kontrahentami lub utrudnić negocjowanie kredytu w banku, jest dobrą metodą na zmobilizowanie go do spłaty zadłużenia. „Miękka windykacja” pozwala uprościć procedury odzyskiwania należności i uniknąć drogi sądowej. Wpływa na poprawę sytuacji finansowej firmy oraz zwiększa jej płynność finansową.

Jakie konsekwencje ma wpisanie do Centralnej Ewidencji Dłużników

Biura Informacji Gospodarczej współpracują z bankami, instytucjami finansowymi, funduszami pożyczkowymi i poręczeniowymi, firmami leasingowymi i pożyczkowymi oraz z operatorami telefonii komórkowej i stacjonarnej. Podmioty te sprawdzają w biurach rzetelność płatniczą i terminowość w wywiązywaniu się z zobowiązań swoich potencjalnych klientów. Z tego powodu znalezienie się na liście dłużników może utrudnić lub uniemożliwić uzyskanie kredytu w banku lub pożyczki, zakup telefonu, pralki lub telewizora na raty. Fakt ten może również skutkować odmówieniem sprzedaży innych towarów lub usług albo otrzymaniem ich na mniej korzystnych warunkach.

 

Jak przebiega odzyskiwanie należności poprzez „miękką windykację”

Biura dysponują odpowiednimi narzędziami, które pomogą w przeprowadzeniu całego procesu. Są to: formularz wezwania do zapłaty z ostrzeżeniem o wpisie do Biura Informacji Gospodarczej, pieczątka do wykorzystywania na własnych dokumentach finansowych z informacją o zamiarze umieszczenia dłużnika w ewidencji oraz powiadomienie o umieszczeniu informacji gospodarczej na jego temat w Biurze Informacji Gospodarczej. Wezwania do zapłaty wysyła przedsiębiorca, natomiast powiadomienie jest dokumentem, które do dłużnika wysyła biuro listem poleconym lub zwykłym na adres do korespondencji wskazany przez dłużnika lub na adres zameldowania. Aby można było przekazać informacje o zadłużeniu, musi ono spełniać określone kryteria. W przypadku konsumenta musi być to kwota minimum 200 zł, a w przypadku przedsiębiorcy 500 zł. Wymagalność takiego zobowiązania powinna wynosić minimum 60 dni.

Etapy procesu „miękkiej windykacji”:

1. Podpisanie umowy z BIG-iem oraz uzyskanie loginu i hasła do Systemu BIG.

2. Przejście szkolenia z obsługi Systemu BIG i zasad przekazywania informacji gospodarczych.

3. Wysłanie do dłużnika listem poleconym wezwania do zapłaty z informacją o zamiarze umieszczenia informacji gospodarczej na jego temat w Centralnej Ewidencji Dłużników BIG, w przypadku nieuiszczenia przeterminowanej wobec wierzyciela należności.

4. Po upływie 60 dni od daty wymagalności należności i 30 dni od daty wysłania wezwania do zapłaty, opatrzonego informacją o możliwości przekazania danych dłużnika do BIG, można przekazać negatywną informację gospodarczą do BIG-u.

5. Po zalogowaniu do Systemu BIG na podstawie uzyskanego loginu i hasła można wpisywać dłużników do Centralnej Ewidencji Dłużników.

6. Poinformowanie dłużnika o wpisaniu go do Centralnej Ewidencji Dłużników powiadomieniem listownym wysyłanym przez BIG.

Jaka jest skuteczność tego rodzaju działań

Skuteczność „miękkiej windykacji” wynosi nawet do 70%. Już sam fakt poinformowania dłużników o zamiarze umieszczenia jego danych w Biurze Informacji Gospodarczej sprawia, że 45% z nich spłaca swoje zobowiązania. Kolejne 25-30% reguluje je po umieszczeniu negatywnych informacji na temat dłużnika w Centralnej Ewidencji Dłużników BIG. Jeśli dług zostanie spłacony do zera, przedsiębiorca ma obowiązek usunięcia dłużnika z ewidencji. W ciągu 14 dni musi poinformować BIG o tym fakcie lub usunąć negatywne informacje samodzielnie. BIG-i aktualizują swoje dane co 14 dni, dlatego nie ma obawy, że ktoś zostanie tam wpisany na zawsze. Niepoinformowanie biura o dokonanej spłacie zadłużenia przez dłużnika grozi karą do 30 tys. zł.

Czy dłużnik może sprawdzić swoje dane w BIG

Dłużnik ma prawo wglądu do informacji gospodarczych na swój temat. Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego oraz wniosku może uzyskać w biurze raport o sobie i raport z rejestru zapytań. Wgląd do tych informacji zgodnie z ustawą o udostępnianiu informacji gospodarczych raz na pół roku każdemu przysługuje bezpłatnie. Jeśli dłużnik ma zastrzeżenia lub wątpliwości co do danych na jego temat, gdy informacje, które znajdują się w ewidencji, są niekompletne, nieaktualne lub nieprawdziwe, może złożyć reklamację. Powinien ją skierować na adres wierzyciela, który przekazał dane na jego temat do biura.

opr. Lidia Roman

InfoMonitor Biuro Informacji Gospodarczej S.A.