Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta

Prowadząc działalność gospodarczą, każdy przedsiębiorca stara się minimalizować ryzyko. Ryzykiem w czasie prowadzenia działalności jest niewątpliwie utrata należności spowodowana niewypłacalnością czy nieuczciwością kontrahenta. Na to ryzyko jest narażony zarówno sprzedawca towarów i usług, w wyniku nieuzyskania zapłaty za dostarczone towary i usługi, jak i inwestor, który poprzez współudział w inwestycji chce uzyskać zwrot zaangażowanego kapitału (może to być potencjalny współudziałowiec, wspólnik).

Jedną z czynności minimalizujących ryzyko utracenia należności jest sprawdzenie wiarygodności swojego kontrahenta. Weryfikacja kontrahentów powinna być procesem ciągłym, nawet jeżeli współpracujemy już z nimi jakiś czas (nie tylko przed pierwszą transakcją). W stale zmieniającej się rzeczywistości gospodarczej sytuacja finansowa kontrahenta może ulec gwałtownej zmianie. Okresowy monitoring kontrahentów pozwoli na zmniejszenie ryzyka utraty należności. Każdy przedsiębiorca powinien określić, jaka wartość transakcji stanowi zagrożenie dla jego działalności i na tej podstawie zdecydować, czy weryfikować kontrahenta, a jeżeli tak, to czy weryfikacja wiarygodności ma być jednorazowa czy okresowa.

Weryfikacja kontrahenta polega na sprawdzeniu:

•  czy dany kontrahent nie próbuje nas oszukać i faktycznie prowadzi działalność oraz jak długo funkcjonuje na rynku,

•  czy jest on rzetelnym płatnikiem zarówno wobec budżetu państwa, jak i wobec innych kontrahentów,

•  w jakiej jest kondycji finansowej.

Weryfikując rzetelność kontrahenta, możemy się posłużyć Krajowym Rejestrem Sądowym (KRS) lub, jeżeli kontrahentem jest osoba fizyczna, Ewidencją Działalności Gospodarczej (EDG). Sprawdzając natomiast jego kondycję finansową oraz to, jakim jest płatnikiem, można wykorzystać informacje:

•  zawarte w KRS - dla podmiotów gospodarczych, oraz w ewidencji działalności - dla osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą,

•  z zaświadczeń wydanych przez ZUS i urząd skarbowy o niezaleganiu w zapłacie podatków,

•  Biura Informacji Gospodarczej (np. Krajowy Rejestr Długów),

•  finansowe pozyskane ze sprawozdań finansowych ogłaszanych w Monitorze Polskim B lub ze sprawozdawczości GUS (sprawozdania F-01),

•  pozyskane z wywiadowni gospodarczych.

Kontrahenta warto sprawdzić wcześniej

Krajowy Rejestr Sądowy to rejestr podmiotów prawnych, a w szczególności spółek jawnych, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, spółdzielni. Składa się on z sześciu działów dostarczających istotnych informacji.

Tabela. Działy KRS i informacje w nich zawarte

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wpisy do KRS podlegają obowiązkowemu ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Krajowy Rejestr Sądowy, jako publiczna informacja, jest ogólnodostępny. Organem prowadzącym KRS jest sąd rejestrowy właściwy dla siedziby podmiotu. Jednostka zainteresowana może uzyskać odpis pełny, wyciąg lub zaświadczenie. Akta rejestrowe są udostępniane do przeglądu. Za wyciąg i odpis należy wnieść stosowne opłaty na konto Ministerstwa Sprawiedliwości, natomiast przegląd akt rejestrowych jest bezpłatny.

Z KRS możemy uzyskać także informację o dłużnikach niewypłacalnych - czy nasz kontrahent nie jest wpisany do rejestru dłużników.

Ewidencja Działalności Gospodarczej (EDG) służy do ewidencji osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Podobnie jak KRS ewidencja ta jest jawna. Prowadzą ją gminy. Dane z EDG pozwalają na sprawdzenie, czy dany kontrahent prowadzi działalność gospodarczą (informacje na temat osób prowadzących działalność gospodarczą na terenie Warszawy można znaleźć na stronie www.um.warszawa.pl, wybierając link „Działalność gospodarcza”).

Informacje o kontrahencie warto zbierać jeszcze przed podpisaniem z nim umowy

Zgodnie z Ordynacją podatkową możemy, za zgodą naszego kontrahenta, uzyskać zaświadczenie z urzędu skarbowego o niezaleganiu w zapłacie podatków. Podobnie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Taki dokument świadczy o tym, że kontrahent jest rzetelnym płatnikiem podatków, a jego sytuacja finansowa pozwala na terminowe regulowanie zobowiązań wobec Skarbu Państwa. Dodatkowo takie zaświadczenie jest przydatne w sytuacji, gdy przedmiotem transakcji z kontrahentem jest zorganizowana część przedsiębiorstwa lub składniki majątku. W przypadku bowiem, gdy zaległości podatkowe są związane z danym majątkiem, nabywca tegoż majątku odpowiada całym swoim majątkiem solidarnie z podatnikiem zbywającym go (dotyczy zaległości podatkowych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą).

Wniosek o wydanie takiego zaświadczenia należy złożyć we właściwym dla kontrahenta organie podatkowym. Wniosek powinien zawierać podstawę, tj. interes prawny wnioskodawcy. Za wydanie zaświadczenia pobierana jest opłata skarbowa. Zwyczajowo jednak zaświadczenia o niezaleganiu pobiera kontrahent i przedstawia nam przed zawarciem transakcji.

Jest wiele źródeł informacji o kontrahentach

Należy pamiętać, żeby przy weryfikacji kontrahenta zwrócić uwagę, aby wszelkie zaświadczenia z urzędów skarbowych, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz odpisy z KRS miały datę jak najbliższą dacie zawarcia transakcji (najbardziej aktualną).

Przy weryfikacji kontrahenta można też skorzystać z Biura Informacji Gospodarczej (BIG). Obecnie funkcjonują trzy BIG-i:

•  Krajowy Rejestr Długów,

•  Europejski Rejestr Informacji Finansowej,

•  Centrum Informacji Gospodarczej.

Biura te gromadzą dane na temat dłużników będących przedsiębiorcami zalegającymi z płatnościami łącznie powyżej 500 zł, wymagalnymi od co najmniej 60 dni oraz gdy upłynął co najmniej miesiąc od wysłania przez wierzyciela listem poleconym na adres dłużnika wezwania do zapłaty wraz z ostrzeżeniem o zamiarze przekazania informacji do BIG.

 

Informacje z BIG uzyskujemy na podstawie zawartej z biurem umowy i po uiszczeniu opłaty. Obecnie najbardziej popularny jest Krajowy Rejestr Długów. Jest to krajowa baza informacji o dłużnikach i solidnych płatnikach.

Z bazy tej możemy pozyskać wiedzę, czy nasz kontrahent unikał płacenia zobowiązań i czy nie pozostawał obojętny na wezwania do zapłaty (przedsądowe, sądowe, egzekucyjne działania i zawezwania do zwrotu należności). Obecnie KRD jest jednym z najpopularniejszych i najbardziej dostępnych narzędzi windykacyjnych czy weryfikacyjnych.

Dzięki informacjom z KRD możemy:

•  minimalizować ryzyko zawarcia transakcji z nierzetelnym płatnikiem,

•  na bieżąco monitorować naszych kontrahentów lub ostrzec innych potencjalnych wierzycieli przed nieuczciwym kontrahentem.

Dodatkowo z KRD możemy uzyskać informacje o poziomie zadłużenia potencjalnego kontrahenta, co z innymi danymi finansowymi pozwoli na określenie jego potencjału.

Centrum Informacji Gospodarczej (CIG) powstało w wyniku porozumienia trzech podmiotów: Związku Banków Polskich, Biura Informacji Kredytowej SA i InfoMonitora Biura Informacji Gospodarczej SA. CIG gromadzi i udostępnia informacje o zadłużeniach. Ponadto biura CIG zajmują się także ułatwianiem dostępu do szeregu najważniejszych usług związanych z dostarczaniem, przetwarzaniem i wykorzystaniem informacji gospodarczych.

Wymiana informacji gospodarczej może służyć m.in.:

•  wspieraniu windykacji należności,

•  sprawdzaniu wiarygodności płatniczej kontrahentów,

•  sprawdzaniu kondycji przedsiębiorstw,

•  sprawdzaniu dokumentów tożsamości.

Idea wymiany informacji przyświeca również Europejskiemu Rejestrowi Informacji Finansowej (ERIF). Zakres działań tego Biura Informacji Gospodarczej to:

•  przyjmowanie,

•  przechowywanie,

•  ujawnianie informacji gospodarczych dotyczących przedsiębiorców i konsumentów.

ERIF BIG SA jest platformą wymiany informacji gospodarczych, z której mogą aktywnie korzystać przedsiębiorcy z Polski oraz innych krajów członkowskich Unii Europejskiej.

Jeżeli nasz potencjalny lub obecny kontrahent ma obowiązek sporządzać sprawozdanie finansowe, to jest ono dla nas kolejnym źródłem danych pozwalającym na weryfikację jego kondycji finansowej. Sprawozdanie finansowe możemy pozyskać od kontrahenta lub znaleźć w Monitorze Polskim „B”. Monitor Polski „B” wydawany jest przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów. Można go również zamówić elektronicznie. Koszt pobrania skanu jednego wydania Monitora B wynosi 65 zł netto (79,30 zł z VAT).

Jeżeli nasz kontrahent nie ma obowiązku sporządzania na dany moment (np. z powodu wydłużonego roku obrotowego) sprawozdania finansowego, to możemy poprosić go o sprawozdanie F-01, które jest sporządzane dla Głównego Urzędu Statystycznego.

Dane z KRS, KRD oraz sprawozdanie finansowe pozwoli na kompleksową ocenę wiarygodności kontrahenta oraz ocenę standingu finansowego. Analiza pozyskanych dokumentów pozwoli na minimalizację ryzyka współpracy z danym kontrahentem, szczególnie, gdy ta weryfikacja jest prowadzona w sposób ciągły.

Innym sposobem na ocenę wiarygodności kontrahenta jest skorzystanie z usług tzw. wywiadowni gospodarczych. W tym celu należy zawrzeć stosowną umowę i za umówioną opłatę uzyskać raport na temat weryfikowanej jednostki. Jeśli zdecydujemy się na współpracę z wywiadownią gospodarczą, to w jednym raporcie uzyskamy wszystkie dane: z KRS, KRD, urzędu skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, dane finansowe, oraz ocenę ryzyka kredytowego, tzw. rating, wraz ze wskazaniem, do jakiego poziomu można udzielać kredytu.

Możliwości zbadania wiarygodności kontrahenta jest wiele. Jednostka może to zrobić we własnym zakresie - będzie to rozwiązanie tańsze, ale pracochłonne, lub skorzystać z usług wyspecjalizowanych jednostek.

UWAGA

Aby uzyskać informacje z KRS czy EDG, trzeba znać numer KRS podmiotu i jego REGON.

Czy KRD zawiera wyłącznie dane o dłużnikach

Wbrew pozorom Krajowy Rejestr Długów nie jest przeznaczony tylko i wyłącznie do uzyskiwania informacji o dłużnikach. Zawiera on także dane o solidnych płatnikach. Solidni płatnicy, którzy chcą potwierdzić swoją stabilną pozycję na rynku, mogą uzyskać tzw. raport pozytywny dotyczący faktu wywiązania się z zobowiązań. Dzięki niemu mogą mieć łatwiejszy dostęp do kredytu i większe limity kredytowe oraz atrakcyjniejszą ofertę ze strony producentów i usługodawców.

•  art. 3, art. 6-12, art. 13-19, art. 20-21 ustawy z 14 lutego 2003 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych - Dz.U. Nr 50, poz. 424; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 192, poz. 1378

•  art. 306a-306n ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 57, poz. 466

•  rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 19 grudnia 2006 r. w sprawie ustroju i organizacji Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz szczegółowych zasad udzielania informacji z Rejestru i udostępniania kopii dokumentów z katalogu - Dz.U. Nr 247, poz. 1811; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 228, poz. 1682

•  art. 1-7 ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej - Dz.U. Nr 225, poz. 1635; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 72, poz. 619

•  ustawa z 19 listopada 1999 r. - Prawo działalności gospodarczej - Dz.U. Nr 101, poz. 1178; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 18, poz. 97

•  rozporządzenie Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie zaświadczeń wydawanych przez organy podatkowe - Dz.U. Nr 165, poz. 1374; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 237, poz. 1663

•  art. 1-3, art. 8-11, art. 13, art. 36-47 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 168, poz. 1186; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 53, poz. 434

Anna Mach-Mockałło

biegły rewident