Innowacyjny outsourcing a informatyczne systemy zarządzania

Innowacyjny outsourcing to nowy model, po który warto sięgnąć. Szczególnie, gdy stary schemat wciąż jest wykorzystywany przez wiele małych i średnich przedsiębiorstw współpracujących z dostawcami usług rachunkowych i kadrowo-płacowych.

Innowacje w komunikacji outsourcingowej

Era nowoczesnych systemów zarządzania (w tym systemów klasy ERP oraz workflow) inicjuje powstanie nowych potrzeb i wymagań kierowanych przez Klientów do firm świadczących usługi outsourcingowe. Klienci coraz częściej stawiają w stosunku do outsourcera coraz wyższe wymagania związane z:

• integracją systemów ERP Klienta z systemami finansowo-księgowymi outsourcera;
• automatyzacją obiegu dokumentów pomiędzy Klientem a firmą outsourcingową.

Nowoczesna firma outsourcingowa to już nie tylko wysokie kompetencje pracowników ale także nowoczesna infrastruktura IT (serwery, zapasowe centra danych, oprogramowanie branżowe, systemu obiegu pracy i dokumentów, systemu business intelligence).

Polecamy: Jak wdrażać outsourcing i nie popełnić błędów w zarządzaniu zmianą?

Synchronizacja Klient – Firma outsourcingowa

Powszechnym już wśród przedsiębiorstw dysponujących systemami zarządzania wymaganiem wobec firmy outsourcingowej jest integracja systemu zarządzania Klienta z systemem księgowym firmy outsourcingowej. Dzięki synchronizacji danych na bieżąco firma księgowa otrzymuje dokumenty powstające w systemie Klienta (np. w modułach logistycznych i sprzedażowych). Wśród dynamicznie rozwijających się firm wykorzystywane są także inne systemy związane np. z obiegiem pracy i dokumentów, których integracja z podobnymi narzędziami w firmie outsourcingowej umożliwia także bieżący transfer pozostałej dokumentacji (np. umowy, wnioski urlopowe, zwolnienia lekarsie itp.). Taki model poza niezwykle istotnym uszczelnieniem i procesowaniem obiegu dokumentów, umozliwia także na realizację fukncji controllingowych w oparciu o bieżące dane z systemów Klienta i systemów firmy outsourcingowej.

 Synchronizacja Firma outsourcingowa – Klient

Pośród średnich i większych przedsiębiorstw, grup kapitałowych, firm z udziałem kapitału zagranicznego pojawiają się potrzeby związane z dostarczeniem danych do centralnych hurtowni danych wykorzystywanych przez Klienta (np. „Spółkę matkę”) w celu ich dalszej analizy. Taka integracja możliwa jest dzięki właściwemu pod względem ustalenia zasad controllingowych wdrożeniu usługi outsourcingowej i wykorzystaniu nowoczesnych systemów fiansowo-księgowych w firmie outsourcingowej.

 Jeśli Klient nie ma nowoczesnych systemów?

W ofercie niektórych firm outsourcingowych pojawiają się już w Polsce usługi odpowiadające na potrzeby małych i średnich firm, które nie chcą inwestować w zakup, wdrożenie i utrzymanie systemów zarządzania, systemów workflow czy business intelligence.

Firma outsourcingowa dysponująca odpowiednią, nowoczesną infrastrukturą (własne serwery, centrum danych, mechanizmy backupu i zapezpieczenia danych oraz stosowne oprogramowanie) może Klientom udostępniać:

• Systemy zarządzania ERP (sprzedaż, logistyka, gospodarka magazynowa itp.);
• Systemy obiegu pracy i dokumentów;
• Systemy budżetowania;
• Systemy controllingu i analiz zarządczych;
• Systemy elektronicznego archiwum dokumentów.

Dzięki takiemu modelowi korzystania z oprogramowania (Software as a Service) Klienci zyskują dostęp do najważniejszych danych oraz informacji niezależnie od miejsca pobytu i pory dnia.

Korzyści z outsourcingu infrastruktury IT można wymienić między innymi następujące:

• Dostęp do danych 24h/dobę z każdego zakątka świata;
• Bezpieczeństwo danych;
• Brak konieczności inwestycji w sprzęt (serwer+oprogramowanie serwerowe i bazodanowe);
• Brak konieczności inwestowania dużych środków finansowych w zakup programu – zakup rozłożony w czasie;
• Oszczędność  czasu dzięki możliwości pracowania w różnych lokalizacjach;
• Niskie wymagania sprzętowe;
• Brak kosztów związanych z administrowaniem oraz konserwacją serwerów;
• Praca zawsze na najbardziej aktualnej wersji programu (brak kosztów upgrade);
• Miesięczne płatności abonamentowe (stały i przewidywalny do zabudżetowania koszt).

Polecamy: Wdrożenie – proces, przez który można przejść