REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jak wdrażać outsourcing i nie popełnić błędów w zarządzaniu zmianą?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Paweł Zemła
Dyrektor ds. rozwoju Equity Investments S.A. Ekspert w dziedzinie usług profesjonalnych i outsourcingu.
Każde przedsiębiorstwo, które aktywnie działa nieustannie przeobraża się i spotyka z pojęciem zmiany, wymuszanej przez rozwój, kryzys, Klientów, potrzeby rynku, potrzeby udziałowców, pracowników itp.
Każde przedsiębiorstwo, które aktywnie działa nieustannie przeobraża się i spotyka z pojęciem zmiany, wymuszanej przez rozwój, kryzys, Klientów, potrzeby rynku, potrzeby udziałowców, pracowników itp.

REKLAMA

REKLAMA

Outsourcing ze wszystkimi korzyściami jakie niesie dla przedsiębiorstwa dynamicznie rozwija się na Świecie i w Polsce ze względu na ewidentne oszczędności i zwiększenie jakości usług. Outsourcing w dobie profesjonalnych dostawców specjalizowanych usług jest już wyraźnym trendem rynkowym i sposobem nowoczesnego zarządzania przedsiębiorstwem. Wdrażając outsourcing należy pamiętać o kilku zasadach dobrego zarządzania zmianą.

Oczywiste korzyści z wdrożenia outsourcingu takie jak redukcja kosztów, uwolnienie zasobów przedsiębiorstwa (Business Process Outsourcing), czy szerszy dostęp do zagregowanej wiedzy wielu specjalistów (Knowledge Process Outsourcing) często przesłaniają jak złożonym procesem jest jego właściwe wdrożenie, tak aby w pełni wykorzystać jego zalety dla organizacji.

REKLAMA

Wdrożenie outsourcingu w przypadku większych organizacji jest wieloetapowym projektem wymagającym szczegółowego planowania, zarządzania ryzykiem a także uwzględnieniem zagadnień związanych z zarządzaniem zmianą.

W szczególności ma to znaczenie w organizacjach posiadających własne rozbudowane struktury, które w efekcie wdrożenia outsourcingu ulegają restrukturyzacji, znacznym zmianom czy wręcz ograniczeniom.

REKLAMA

Niniejszy artykuł poświęcony jest jednemu z aspektów projektu wdrożenia outsourcingu jakim jest skuteczne zarządzanie zmianą w przedsiębiorstwie i może mieć także odniesienie do innych sytuacji związanych z wdrażaniem istotnych zmian (np. strategicznych) w firmie.

Każde przedsiębiorstwo, które aktywnie działa nieustannie przeobraża się i spotyka z pojęciem zmiany, wymuszanej przez rozwój, kryzys, Klientów, potrzeby rynku, potrzeby udziałowców, pracowników itp.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zmiany, zmiany, zmiany…

REKLAMA

Planując zmiany (np. wdrożenie outsourcingu) w firmie należy pamiętać o kilku prostych zasadach, dzięki którym unikniemy rozczarowań:
• Zmiana kosztuje (jest często długookresową inwestycją ale sam proces generuje koszt i wymaga budżetu);
• Zmiana tymczasowo dezorganizuje pracę (po to by ją w przyszłości zoptymalizować);
• Zmiana jest przewidywalna (jest częścią rozwoju organizacji);
• Zmiana wymaga metod działania (analizy, planu, harmonogramu);
• Zmiana wymaga podjęcia decyzji (zaangażowania szczebla kierowniczego).

Przykładowy proces wdrożenia zmiany
• Diagnoza (analiza przyczyn wdrożenia zmian i celów jakie mamy osiągnąć po wdrożeniu);
• Plan działania (niezbędne zasoby, terminy i czas wdrożenia, nakład pracy, koszty i budżet, kryteria oceny wdrożenia);
• Decyzja (formalizacja w formie umów, zamówień itp.);
• Projekt (plan zadań cząstkowych);
• Weryfikacja (czy projekt prowadzi do zaplanowanych efektów);
• Testy (czy spełnione zostały kryteria);
• Realizacja.

Najczęstsze błędy w procesie zarządzania zmianą

John P. Kotter, profesor Harvard Business School na bazie kilkudziesięcioletnich badań prowadzonych na tysiącach przedsiębiorstw i organizacji, podaje następujące przyczyny niepowodzeń w realizowanych w przedsiębiorstwach procesach wdrażania zmian (także zmian organizacyjnych).

Przyczyny błędów można jednocześnie przełożyć na kanon fundamentalnych zasad jakie powinny przyświecać wdrożeniu każdej zmiany, również tak istotnej zmiany jaką jest wdrożenie outsourcingu w organizacji.

Najczęstsze błędy wdrażania zmian

• Nieuświadomienie zespołowi konieczności dokonania zmian (nieuchronność zmian);
• Brak silnej koalicji liderów zmiany (grupa wsparcia);
• Brak wystarczająco precyzyjnej wizji zmian, planu i celów (zbyt ogólna wizja);
• Brak wystarczającej komunikacji wizji i planu zmiany (zbyt ogólne komunikaty managementu);
• Nieusunięcie przeszkód utrudniających realizację wizji i planu (zasoby, ludzie, procedury itp.);
• Brak systematycznego planowania i kreowania szybkich sukcesów (podział na składowe);
• Zbyt wczesne świętowanie zwycięstwa (powodujące spadek zainteresowania);
• Brak zakotwiczenia zmian w kulturze organizacyjnej (brak zwyczajów).

8 kroków skutecznej zmiany wg J.Kottera

• Wywołaj poczucie niezwłoczności i nieuchronności zmian.
• Stwórz zespół wdrożeniowy.
• Opracuj wizję i plan zmian, budżet, wybierz właściwy czas na zmianę i jej wdrożenie.
• Przekaż wizję, plan i zdobądź poparcie.
• Zmobilizuj wszystkich pracowników do działania.
• Wyznaczaj krótkookresowe cele i osiągaj małe sukcesy.
• Nie ogłaszaj sukcesu przedwcześnie.
• Stwórz nową kulturę organizacji.

Aby skutecznie wdrażać zmiany warto uwzględnić wszystkie elementy wyodrębnione przez Johna Kottera. Pominięcie któregokolwiek z czynników znacząco wpływa na ryzyko niepowodzenia wdrożenia zmiany.

Ludzie i ich zaangażowanie w zmianę

Zasady te sprawdzają się także w procesie wdrożenia outsourcingu, warto przy tej okazji wspomnieć o czynnikach ryzyka na jakie można napotkać podczas wdrożenia zmiany.

VAT 2011 - wszystkie zmiany w jednym miejscu

Jedną z pułapek jest przeświadczenie, iż proces wdrożenia będzie przebiegał stabilnie i ze stałym zaangażowaniem całego Zespołu. Częstym jednak zjawiskiem jest czasowa zmiana nastrojów w organizacji związana z procesem wdrażania zmiany. Możemy wyróżnić następujące emocje ujawniające się w czasie wdrożenia zmian (zmienne w czasie wraz z realizacją wdrożenia):
• Faza szoku i paraliżu;
• Faza niedowierzania;
• Faza depresji;
• Faza porzucenia przeszłości;
• Faza testowania aktualnej rzeczywistości;
• Faza poszukiwania zrozumienia;
• Faza akceptacji, identyfikacji.

Przezwyciężanie oporu wobec zmian

Najistotniejszym elementem jest dobrze przygotowana argumentacja i zidentyfikowany zespół wdrożeniowy, który angażuje się w PR wewnętrzny związany z zmianą.
Zaangażowanie managementu w informowanie i motywowanie do wdrożenia i realizacji planu zmian jest kluczowym czynnikiem udanego wdrożenia zmiany, równie istotnym i niejednokrotnie wymagającym radykalnych decyzji jest usuwanie przeszkód (czasem związanych także z czynnikiem ludzkim w zespole).

Pomocne bywają również metody opracowanie zbliżonej do metody SWOT analizy sił wspierających zmianę oraz sił hamujących (jako materiał pozwalający na aktywne zarządzanie ryzykiem w zmianie).

Przykład analizy sił wspierających i hamujących zmianę

Czynniki wspierające zmianę

Czynniki hamujące zmianę

Konieczność poprawy organizacji

Przyzwyczajenie do starego modelu działania

Konieczność zwiększenia rentowności

Utrata pozycji przez niektóre osoby

Koncentracja na podstawowej działalności

Niewystarczająca wiedza niektórych pracowników

Zmniejszenie ryzyka rotacji zasobów w administracji

Konieczność dostosowania się do nowych procedur

Podczas wdrożenia zmian, jaką jest również wdrożenie outsourcingu w przedsiębiorstwie będziemy spotykać się również ze skrajnie różnymi postawami pracowników firmy, świadomość tych postaw pozwoli kadrze zarządzającej pracować nad ich zmianą i prowadzić działania mające na celu jak najlepsza motywację do akceptacji zmian (zrozumienia ich konieczności i korzyści nie tylko dla organizacji ale także i dla pracowników).

Czy nieściągalne należności można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów

Typowe postawy pracownicze w procesie zmian:
• Antagonistyczna (wroga);
• Obojętności i braku zaangażowania („będzie co będzie”, demotywująca);
• Gotowości do pomocy (konieczna do zaangażowania);
• Pełnego zaangażowania w realizację (motywująca).

Podsumowanie

Niniejszy artykuł ma na celu wspomóc procesy zmian w organizacji, m.in. takich jak wdrożenie outsourcingu. Przykłady zarówno małych firm jak i dużych korporacji pokazują, iż tego rodzaju projekty realizowane są z powodzeniem, jednakże im większa świadomość czynników mających wpływ na sukces tego rodzaju projektów tym większe prawdopodobieństwo osiągnięcia wszystkich celów stawianych przed takim przedsięwzięciem.

Znacząca rolę odgrywa tu zarówno wiedza i przygotowanie usługobiorcy jak i firmy outsourcingowej, której zadaniem jest nie tylko profesjonalne świadczenie usług outsourcingowych ale także przeprowadzenie Klienta przez złożony proces wdrożenia takiej zmiany.

Bibliografia:
John P. Kotter, „Jak przeprowadzić transformację firmy" Onepress 2007
John P. Kotter, „Przewodzenie procesowi zmian: przyczyny niepowodzeń" Harvard Business Review.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Własne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Firma w Anglii w 2025 roku – czy to się nadal opłaca?

Rok 2025 to czas ogromnych wyzwań dla przedsiębiorców z Polski. Zmiany legislacyjne, niepewne otoczenie podatkowe, rosnąca liczba kontroli oraz nieprzewidywalność polityczna sprawiają, że coraz więcej firm poszukuje bezpiecznych alternatyw dla prowadzenia działalności. Jednym z najczęściej wybieranych kierunków pozostaje Wielka Brytania. Mimo Brexitu, inflacji i globalnych zmian gospodarczych, firma w Anglii to nadal bardzo atrakcyjna opcja dla polskich przedsiębiorców.

Windykacja należności krok po kroku [3 etapy]

Niezapłacone faktury to codzienność, z jaką muszą się mierzyć w swej działalności przedsiębiorcy. Postępowanie windykacyjne obejmuje szereg działań mających na celu ich odzyskanie. Kluczową rolę odgrywa w nim czas. Sprawne rozpoczęcie czynności windykacyjnych zwiększa szanse na skuteczne odzyskanie należności. Windykację możemy podzielić na trzy etapy: przedsądowy, sądowy i egzekucyjny.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej. 20 maja 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców

20 maja 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców. Chodzi o rozliczenie składki zdrowotnej. Kto musi złożyć dokumenty dotyczące rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne za 2024 r.? Co w przypadku nadpłaty składki zdrowotnej?

Klienci nie płacą za komórki i Internet, operatorzy telekomunikacyjni sami popadają w długi

Na koniec marca w rejestrze widniało niemal 300 tys. osób i firm z przeterminowanymi zobowiązaniami wynikającymi z umów telekomunikacyjnych - zapłata za komórki i Internet. Łączna wartość tych zaległości przekroczyła 1,4 mld zł. Największe obciążenia koncentrują się w stolicy – mieszkańcy Warszawy zalegają z płatnościami na blisko 130 mln zł, w czołówce jest też Kraków, Poznań i Łódź.

REKLAMA

Leasing: szykowana jest zmiana przepisów, która dodatkowo ułatwi korzystanie z tej formy finansowania

Branża leasingowa znajduje się obecnie w przededniu zmian legislacyjnych, które jeszcze bardziej ułatwią zawieranie umów. Dziś, by umowa leasingu była ważna, wymagana jest forma pisemna, a więc klient musi złożyć kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpisać dokument fizycznie. To jednak już niebawem może się zmienić.

Spółka cywilna – kto jest odpowiedzialny za zobowiązania, kogo pozwać?

Spółka cywilna jest stosunkowo często spotykaną w praktyce formą prowadzenia działalności gospodarczej. Warto wiedzieć, że taka spółka nie ma osobowości prawnej i tak naprawdę nie jest generalnie żadnym samodzielnym podmiotem prawa. Jedynie niektóre ustawy (np. ustawy podatkowe) nadają spółce cywilnej przymiot podmiotu praw i obowiązków. W jaki sposób można pozwać kontrahenta, który prowadzi działalność w formie spółki cywilnej?

Polskie sklepy internetowe nie wykorzystują możliwości sprzedaży produktów w innych krajach - do zyskania jest wiele

43% sklepów internetowych nie prowadzi sprzedaży zagranicznej, a 40% posiada wyłącznie polską wersję językową. Tracą przez to ogromną możliwość rozwoju, bo w przypadku firm e-handlowych stawiających na globalizację z obrotów poza krajem zyskuje się średnio o 25% wyższe przychody.

Tego zawodu nie zastąpi AI. A które czeka zagłada? Ekspert: Programiści są pierwsi w kolejce

Sztuczna inteligencja na rynku pracy to temat, który budzi coraz większe emocje. W dobie dynamicznego rozwoju technologii jedno jest pewne – wiele profesji czeka poważna transformacja, a niektóre wręcz znikną. Ale są też takie zawody, których AI nie zastąpi – i to raczej nigdy. Jakie branże są najbardziej zagrożone? A gdzie ludzka praca pozostanie niezastąpiona? O tym mówi Jan Oleszczuk - Zygmuntowski z Polskiej Sieci Ekonomii.

REKLAMA

Branża handlowa traci coraz więcej na kradzieżach w sklepach. Jak handlowcy rozwiązują ten problem

Zmorą branży handlowej wciąż są kradzieże sklepowe. Nasiliły się one w okresie wysokiej inflacji, ale teraz nie słabną w oczekiwanym tempie. Kradzieży z powodów ekonomicznych jest mniej, natomiast rozzuchwalili się złodzieje kradnący dla zysku.

Nadchodzi czas pożegnań z papierowymi fakturami. Wszystko co trzeba wiedzieć o e-fakturowaniu i KSeF

Krajowy System eFaktur powstał by ułatwić życie przedsiębiorcom, ale jest też nowym obowiązkiem, którego przestrzeganie narzuca prawo. Firmy, które nie będą przestrzegać jego zasad, muszą liczyć się z dotkliwymi karami, wynoszącymi nawet 100% kwoty podatku z faktury wystawionej poza KSeF.

REKLAMA