REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jak wdrażać outsourcing i nie popełnić błędów w zarządzaniu zmianą?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Paweł Zemła
Dyrektor ds. rozwoju Equity Investments S.A. Ekspert w dziedzinie usług profesjonalnych i outsourcingu.
Każde przedsiębiorstwo, które aktywnie działa nieustannie przeobraża się i spotyka z pojęciem zmiany, wymuszanej przez rozwój, kryzys, Klientów, potrzeby rynku, potrzeby udziałowców, pracowników itp.
Każde przedsiębiorstwo, które aktywnie działa nieustannie przeobraża się i spotyka z pojęciem zmiany, wymuszanej przez rozwój, kryzys, Klientów, potrzeby rynku, potrzeby udziałowców, pracowników itp.

REKLAMA

REKLAMA

Outsourcing ze wszystkimi korzyściami jakie niesie dla przedsiębiorstwa dynamicznie rozwija się na Świecie i w Polsce ze względu na ewidentne oszczędności i zwiększenie jakości usług. Outsourcing w dobie profesjonalnych dostawców specjalizowanych usług jest już wyraźnym trendem rynkowym i sposobem nowoczesnego zarządzania przedsiębiorstwem. Wdrażając outsourcing należy pamiętać o kilku zasadach dobrego zarządzania zmianą.

Oczywiste korzyści z wdrożenia outsourcingu takie jak redukcja kosztów, uwolnienie zasobów przedsiębiorstwa (Business Process Outsourcing), czy szerszy dostęp do zagregowanej wiedzy wielu specjalistów (Knowledge Process Outsourcing) często przesłaniają jak złożonym procesem jest jego właściwe wdrożenie, tak aby w pełni wykorzystać jego zalety dla organizacji.

REKLAMA

Wdrożenie outsourcingu w przypadku większych organizacji jest wieloetapowym projektem wymagającym szczegółowego planowania, zarządzania ryzykiem a także uwzględnieniem zagadnień związanych z zarządzaniem zmianą.

W szczególności ma to znaczenie w organizacjach posiadających własne rozbudowane struktury, które w efekcie wdrożenia outsourcingu ulegają restrukturyzacji, znacznym zmianom czy wręcz ograniczeniom.

REKLAMA

Niniejszy artykuł poświęcony jest jednemu z aspektów projektu wdrożenia outsourcingu jakim jest skuteczne zarządzanie zmianą w przedsiębiorstwie i może mieć także odniesienie do innych sytuacji związanych z wdrażaniem istotnych zmian (np. strategicznych) w firmie.

Każde przedsiębiorstwo, które aktywnie działa nieustannie przeobraża się i spotyka z pojęciem zmiany, wymuszanej przez rozwój, kryzys, Klientów, potrzeby rynku, potrzeby udziałowców, pracowników itp.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zmiany, zmiany, zmiany…

REKLAMA

Planując zmiany (np. wdrożenie outsourcingu) w firmie należy pamiętać o kilku prostych zasadach, dzięki którym unikniemy rozczarowań:
• Zmiana kosztuje (jest często długookresową inwestycją ale sam proces generuje koszt i wymaga budżetu);
• Zmiana tymczasowo dezorganizuje pracę (po to by ją w przyszłości zoptymalizować);
• Zmiana jest przewidywalna (jest częścią rozwoju organizacji);
• Zmiana wymaga metod działania (analizy, planu, harmonogramu);
• Zmiana wymaga podjęcia decyzji (zaangażowania szczebla kierowniczego).

Przykładowy proces wdrożenia zmiany
• Diagnoza (analiza przyczyn wdrożenia zmian i celów jakie mamy osiągnąć po wdrożeniu);
• Plan działania (niezbędne zasoby, terminy i czas wdrożenia, nakład pracy, koszty i budżet, kryteria oceny wdrożenia);
• Decyzja (formalizacja w formie umów, zamówień itp.);
• Projekt (plan zadań cząstkowych);
• Weryfikacja (czy projekt prowadzi do zaplanowanych efektów);
• Testy (czy spełnione zostały kryteria);
• Realizacja.

Najczęstsze błędy w procesie zarządzania zmianą

John P. Kotter, profesor Harvard Business School na bazie kilkudziesięcioletnich badań prowadzonych na tysiącach przedsiębiorstw i organizacji, podaje następujące przyczyny niepowodzeń w realizowanych w przedsiębiorstwach procesach wdrażania zmian (także zmian organizacyjnych).

Przyczyny błędów można jednocześnie przełożyć na kanon fundamentalnych zasad jakie powinny przyświecać wdrożeniu każdej zmiany, również tak istotnej zmiany jaką jest wdrożenie outsourcingu w organizacji.

Najczęstsze błędy wdrażania zmian

• Nieuświadomienie zespołowi konieczności dokonania zmian (nieuchronność zmian);
• Brak silnej koalicji liderów zmiany (grupa wsparcia);
• Brak wystarczająco precyzyjnej wizji zmian, planu i celów (zbyt ogólna wizja);
• Brak wystarczającej komunikacji wizji i planu zmiany (zbyt ogólne komunikaty managementu);
• Nieusunięcie przeszkód utrudniających realizację wizji i planu (zasoby, ludzie, procedury itp.);
• Brak systematycznego planowania i kreowania szybkich sukcesów (podział na składowe);
• Zbyt wczesne świętowanie zwycięstwa (powodujące spadek zainteresowania);
• Brak zakotwiczenia zmian w kulturze organizacyjnej (brak zwyczajów).

8 kroków skutecznej zmiany wg J.Kottera

• Wywołaj poczucie niezwłoczności i nieuchronności zmian.
• Stwórz zespół wdrożeniowy.
• Opracuj wizję i plan zmian, budżet, wybierz właściwy czas na zmianę i jej wdrożenie.
• Przekaż wizję, plan i zdobądź poparcie.
• Zmobilizuj wszystkich pracowników do działania.
• Wyznaczaj krótkookresowe cele i osiągaj małe sukcesy.
• Nie ogłaszaj sukcesu przedwcześnie.
• Stwórz nową kulturę organizacji.

Aby skutecznie wdrażać zmiany warto uwzględnić wszystkie elementy wyodrębnione przez Johna Kottera. Pominięcie któregokolwiek z czynników znacząco wpływa na ryzyko niepowodzenia wdrożenia zmiany.

Ludzie i ich zaangażowanie w zmianę

Zasady te sprawdzają się także w procesie wdrożenia outsourcingu, warto przy tej okazji wspomnieć o czynnikach ryzyka na jakie można napotkać podczas wdrożenia zmiany.

VAT 2011 - wszystkie zmiany w jednym miejscu

Jedną z pułapek jest przeświadczenie, iż proces wdrożenia będzie przebiegał stabilnie i ze stałym zaangażowaniem całego Zespołu. Częstym jednak zjawiskiem jest czasowa zmiana nastrojów w organizacji związana z procesem wdrażania zmiany. Możemy wyróżnić następujące emocje ujawniające się w czasie wdrożenia zmian (zmienne w czasie wraz z realizacją wdrożenia):
• Faza szoku i paraliżu;
• Faza niedowierzania;
• Faza depresji;
• Faza porzucenia przeszłości;
• Faza testowania aktualnej rzeczywistości;
• Faza poszukiwania zrozumienia;
• Faza akceptacji, identyfikacji.

Przezwyciężanie oporu wobec zmian

Najistotniejszym elementem jest dobrze przygotowana argumentacja i zidentyfikowany zespół wdrożeniowy, który angażuje się w PR wewnętrzny związany z zmianą.
Zaangażowanie managementu w informowanie i motywowanie do wdrożenia i realizacji planu zmian jest kluczowym czynnikiem udanego wdrożenia zmiany, równie istotnym i niejednokrotnie wymagającym radykalnych decyzji jest usuwanie przeszkód (czasem związanych także z czynnikiem ludzkim w zespole).

Pomocne bywają również metody opracowanie zbliżonej do metody SWOT analizy sił wspierających zmianę oraz sił hamujących (jako materiał pozwalający na aktywne zarządzanie ryzykiem w zmianie).

Przykład analizy sił wspierających i hamujących zmianę

Czynniki wspierające zmianę

Czynniki hamujące zmianę

Konieczność poprawy organizacji

Przyzwyczajenie do starego modelu działania

Konieczność zwiększenia rentowności

Utrata pozycji przez niektóre osoby

Koncentracja na podstawowej działalności

Niewystarczająca wiedza niektórych pracowników

Zmniejszenie ryzyka rotacji zasobów w administracji

Konieczność dostosowania się do nowych procedur

Podczas wdrożenia zmian, jaką jest również wdrożenie outsourcingu w przedsiębiorstwie będziemy spotykać się również ze skrajnie różnymi postawami pracowników firmy, świadomość tych postaw pozwoli kadrze zarządzającej pracować nad ich zmianą i prowadzić działania mające na celu jak najlepsza motywację do akceptacji zmian (zrozumienia ich konieczności i korzyści nie tylko dla organizacji ale także i dla pracowników).

Czy nieściągalne należności można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów

Typowe postawy pracownicze w procesie zmian:
• Antagonistyczna (wroga);
• Obojętności i braku zaangażowania („będzie co będzie”, demotywująca);
• Gotowości do pomocy (konieczna do zaangażowania);
• Pełnego zaangażowania w realizację (motywująca).

Podsumowanie

Niniejszy artykuł ma na celu wspomóc procesy zmian w organizacji, m.in. takich jak wdrożenie outsourcingu. Przykłady zarówno małych firm jak i dużych korporacji pokazują, iż tego rodzaju projekty realizowane są z powodzeniem, jednakże im większa świadomość czynników mających wpływ na sukces tego rodzaju projektów tym większe prawdopodobieństwo osiągnięcia wszystkich celów stawianych przed takim przedsięwzięciem.

Znacząca rolę odgrywa tu zarówno wiedza i przygotowanie usługobiorcy jak i firmy outsourcingowej, której zadaniem jest nie tylko profesjonalne świadczenie usług outsourcingowych ale także przeprowadzenie Klienta przez złożony proces wdrożenia takiej zmiany.

Bibliografia:
John P. Kotter, „Jak przeprowadzić transformację firmy" Onepress 2007
John P. Kotter, „Przewodzenie procesowi zmian: przyczyny niepowodzeń" Harvard Business Review.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Własne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Relaks nie jest dla słabych. Dlaczego liderom tak trudno jest odpoczywać?

Wyobraź sobie, że siedzisz z kubkiem ulubionej herbaty, czujesz bryzę morską, przymykasz oczy, czując promienie słońca na twarzy i… nie masz wyrzutów sumienia. W twojej głowie nie pędzi pendolino tematów, kamieni milowych i zadań, które czekają w kolejce do pilnej realizacji, telefon służbowy milczy. Brzmi jak science fiction? W świecie liderów odpoczynek to często temat tabu, a relaks – luksus, na który prawdziwy przywódca nie może sobie pozwolić. Uważam, że to już najwyższy czas, abyśmy przestali się oszukiwać i zaczęli zadawać niewygodne pytania dotyczące relaksu – przede wszystkim sobie - powiedziała Dyrektorka zarządzająca, dyrektorka Departamentu Zasobów Ludzkich i Organizacji w KIR Dorota Dublanka.

Polscy wykonawcy działający na rynku niemieckim powinni znać VOB/B

VOB/B nadal jest w Niemczech często stosowanym narzędziem prawnym. Jak w pełni wykorzystać zalety tego sprawdzonego zbioru przepisów, minimalizując jednocześnie ryzyko?

BCC ostrzega: firmy muszą przyspieszyć wdrażanie KSeF. Ustawa już po pierwszym czytaniu w Sejmie

Prace legislacyjne nad ustawą wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzą w końcową fazę. Sejm skierował projekt nowelizacji VAT do komisji finansów publicznych, która pozytywnie go zaopiniowała wraz z poprawkami.

Zakupy w sklepie stacjonarnym a reklamacja. Co może konsument?

Od wielu lat obowiązuje ustawa o prawach konsumenta. W wyniku implementowania do polskiego systemu prawa regulacji unijnej, od 1 stycznia 2023 r. wprowadzono do tej ustawy bardzo ważne, korzystne dla konsumentów rozwiązania.

REKLAMA

Ponad 650 tys. firm skorzystało z wakacji składkowych w pierwszym półroczu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że w pierwszym półroczu 2025 r. z wakacji składkowych skorzystało 657,5 tys. przedsiębiorców. Gdzie można znaleźć informacje o uldze?

Vibe coding - czy AI zredukuje koszty tworzenia oprogramowania, a programiści będą zbędni?

Kiedy pracowałem wczoraj wieczorem nad newsletterem, do szablonu potrzebowałem wołacza imienia – chciałem, żeby mail zaczynał się od “Witaj Marku”, zamiast „Witaj Marek”. W Excelu nie da się tego zrobić w prosty sposób, a na ręczne przerobienie wszystkich rekordów straciłbym długie godziny. Poprosiłem więc ChatGPT o skrypt, który zrobi to za mnie. Po trzech sekundach miałem działający kod, a wołacze przerobiłem w 20 minut. Więcej czasu zapewne zajęłoby spotkanie, na którym zleciłbym komuś to zadanie. Czy coraz więcej takich zadań nie będzie już wymagać udziału człowieka?

Wellbeing, który naprawdę działa. Arłamów Business Challenge 2025 pokazuje, jak budować silne organizacje w czasach kryzysu zaangażowania

Arłamów, 30 czerwca 2025 – „Zaangażowanie pracowników w Polsce wynosi jedynie 8%. Czas przestać mówić o benefitach i zacząć praktykować realny well-doing” – te słowa Jacka Santorskiego, psychologa biznesu i społecznego, wybrzmiały wyjątkowo mocno w trakcie tegorocznej edycji Arłamów Business Challenge.

Nie uczą się i nie pracują. Polscy NEET często są niewidzialni dla systemu

Jak pokazuje najnowszy raport Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, około 10% młodych Polaków nie uczy się ani nie pracuje. Kim są polscy NEET i dlaczego jest to realny problem społeczny?

REKLAMA

Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

REKLAMA