REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jak wdrażać outsourcing i nie popełnić błędów w zarządzaniu zmianą?

Paweł Zemła
Dyrektor ds. rozwoju Equity Investments S.A. Ekspert w dziedzinie usług profesjonalnych i outsourcingu.
Każde przedsiębiorstwo, które aktywnie działa nieustannie przeobraża się i spotyka z pojęciem zmiany, wymuszanej przez rozwój, kryzys, Klientów, potrzeby rynku, potrzeby udziałowców, pracowników itp.
Każde przedsiębiorstwo, które aktywnie działa nieustannie przeobraża się i spotyka z pojęciem zmiany, wymuszanej przez rozwój, kryzys, Klientów, potrzeby rynku, potrzeby udziałowców, pracowników itp.

REKLAMA

REKLAMA

Outsourcing ze wszystkimi korzyściami jakie niesie dla przedsiębiorstwa dynamicznie rozwija się na Świecie i w Polsce ze względu na ewidentne oszczędności i zwiększenie jakości usług. Outsourcing w dobie profesjonalnych dostawców specjalizowanych usług jest już wyraźnym trendem rynkowym i sposobem nowoczesnego zarządzania przedsiębiorstwem. Wdrażając outsourcing należy pamiętać o kilku zasadach dobrego zarządzania zmianą.

Oczywiste korzyści z wdrożenia outsourcingu takie jak redukcja kosztów, uwolnienie zasobów przedsiębiorstwa (Business Process Outsourcing), czy szerszy dostęp do zagregowanej wiedzy wielu specjalistów (Knowledge Process Outsourcing) często przesłaniają jak złożonym procesem jest jego właściwe wdrożenie, tak aby w pełni wykorzystać jego zalety dla organizacji.

REKLAMA

Wdrożenie outsourcingu w przypadku większych organizacji jest wieloetapowym projektem wymagającym szczegółowego planowania, zarządzania ryzykiem a także uwzględnieniem zagadnień związanych z zarządzaniem zmianą.

W szczególności ma to znaczenie w organizacjach posiadających własne rozbudowane struktury, które w efekcie wdrożenia outsourcingu ulegają restrukturyzacji, znacznym zmianom czy wręcz ograniczeniom.

REKLAMA

Niniejszy artykuł poświęcony jest jednemu z aspektów projektu wdrożenia outsourcingu jakim jest skuteczne zarządzanie zmianą w przedsiębiorstwie i może mieć także odniesienie do innych sytuacji związanych z wdrażaniem istotnych zmian (np. strategicznych) w firmie.

Każde przedsiębiorstwo, które aktywnie działa nieustannie przeobraża się i spotyka z pojęciem zmiany, wymuszanej przez rozwój, kryzys, Klientów, potrzeby rynku, potrzeby udziałowców, pracowników itp.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zmiany, zmiany, zmiany…

REKLAMA

Planując zmiany (np. wdrożenie outsourcingu) w firmie należy pamiętać o kilku prostych zasadach, dzięki którym unikniemy rozczarowań:
• Zmiana kosztuje (jest często długookresową inwestycją ale sam proces generuje koszt i wymaga budżetu);
• Zmiana tymczasowo dezorganizuje pracę (po to by ją w przyszłości zoptymalizować);
• Zmiana jest przewidywalna (jest częścią rozwoju organizacji);
• Zmiana wymaga metod działania (analizy, planu, harmonogramu);
• Zmiana wymaga podjęcia decyzji (zaangażowania szczebla kierowniczego).

Przykładowy proces wdrożenia zmiany
• Diagnoza (analiza przyczyn wdrożenia zmian i celów jakie mamy osiągnąć po wdrożeniu);
• Plan działania (niezbędne zasoby, terminy i czas wdrożenia, nakład pracy, koszty i budżet, kryteria oceny wdrożenia);
• Decyzja (formalizacja w formie umów, zamówień itp.);
• Projekt (plan zadań cząstkowych);
• Weryfikacja (czy projekt prowadzi do zaplanowanych efektów);
• Testy (czy spełnione zostały kryteria);
• Realizacja.

Najczęstsze błędy w procesie zarządzania zmianą

John P. Kotter, profesor Harvard Business School na bazie kilkudziesięcioletnich badań prowadzonych na tysiącach przedsiębiorstw i organizacji, podaje następujące przyczyny niepowodzeń w realizowanych w przedsiębiorstwach procesach wdrażania zmian (także zmian organizacyjnych).

Przyczyny błędów można jednocześnie przełożyć na kanon fundamentalnych zasad jakie powinny przyświecać wdrożeniu każdej zmiany, również tak istotnej zmiany jaką jest wdrożenie outsourcingu w organizacji.

Najczęstsze błędy wdrażania zmian

• Nieuświadomienie zespołowi konieczności dokonania zmian (nieuchronność zmian);
• Brak silnej koalicji liderów zmiany (grupa wsparcia);
• Brak wystarczająco precyzyjnej wizji zmian, planu i celów (zbyt ogólna wizja);
• Brak wystarczającej komunikacji wizji i planu zmiany (zbyt ogólne komunikaty managementu);
• Nieusunięcie przeszkód utrudniających realizację wizji i planu (zasoby, ludzie, procedury itp.);
• Brak systematycznego planowania i kreowania szybkich sukcesów (podział na składowe);
• Zbyt wczesne świętowanie zwycięstwa (powodujące spadek zainteresowania);
• Brak zakotwiczenia zmian w kulturze organizacyjnej (brak zwyczajów).

8 kroków skutecznej zmiany wg J.Kottera

• Wywołaj poczucie niezwłoczności i nieuchronności zmian.
• Stwórz zespół wdrożeniowy.
• Opracuj wizję i plan zmian, budżet, wybierz właściwy czas na zmianę i jej wdrożenie.
• Przekaż wizję, plan i zdobądź poparcie.
• Zmobilizuj wszystkich pracowników do działania.
• Wyznaczaj krótkookresowe cele i osiągaj małe sukcesy.
• Nie ogłaszaj sukcesu przedwcześnie.
• Stwórz nową kulturę organizacji.

Aby skutecznie wdrażać zmiany warto uwzględnić wszystkie elementy wyodrębnione przez Johna Kottera. Pominięcie któregokolwiek z czynników znacząco wpływa na ryzyko niepowodzenia wdrożenia zmiany.

Ludzie i ich zaangażowanie w zmianę

Zasady te sprawdzają się także w procesie wdrożenia outsourcingu, warto przy tej okazji wspomnieć o czynnikach ryzyka na jakie można napotkać podczas wdrożenia zmiany.

VAT 2011 - wszystkie zmiany w jednym miejscu

Jedną z pułapek jest przeświadczenie, iż proces wdrożenia będzie przebiegał stabilnie i ze stałym zaangażowaniem całego Zespołu. Częstym jednak zjawiskiem jest czasowa zmiana nastrojów w organizacji związana z procesem wdrażania zmiany. Możemy wyróżnić następujące emocje ujawniające się w czasie wdrożenia zmian (zmienne w czasie wraz z realizacją wdrożenia):
• Faza szoku i paraliżu;
• Faza niedowierzania;
• Faza depresji;
• Faza porzucenia przeszłości;
• Faza testowania aktualnej rzeczywistości;
• Faza poszukiwania zrozumienia;
• Faza akceptacji, identyfikacji.

Przezwyciężanie oporu wobec zmian

Najistotniejszym elementem jest dobrze przygotowana argumentacja i zidentyfikowany zespół wdrożeniowy, który angażuje się w PR wewnętrzny związany z zmianą.
Zaangażowanie managementu w informowanie i motywowanie do wdrożenia i realizacji planu zmian jest kluczowym czynnikiem udanego wdrożenia zmiany, równie istotnym i niejednokrotnie wymagającym radykalnych decyzji jest usuwanie przeszkód (czasem związanych także z czynnikiem ludzkim w zespole).

Pomocne bywają również metody opracowanie zbliżonej do metody SWOT analizy sił wspierających zmianę oraz sił hamujących (jako materiał pozwalający na aktywne zarządzanie ryzykiem w zmianie).

Przykład analizy sił wspierających i hamujących zmianę

Czynniki wspierające zmianę

Czynniki hamujące zmianę

Konieczność poprawy organizacji

Przyzwyczajenie do starego modelu działania

Konieczność zwiększenia rentowności

Utrata pozycji przez niektóre osoby

Koncentracja na podstawowej działalności

Niewystarczająca wiedza niektórych pracowników

Zmniejszenie ryzyka rotacji zasobów w administracji

Konieczność dostosowania się do nowych procedur

Podczas wdrożenia zmian, jaką jest również wdrożenie outsourcingu w przedsiębiorstwie będziemy spotykać się również ze skrajnie różnymi postawami pracowników firmy, świadomość tych postaw pozwoli kadrze zarządzającej pracować nad ich zmianą i prowadzić działania mające na celu jak najlepsza motywację do akceptacji zmian (zrozumienia ich konieczności i korzyści nie tylko dla organizacji ale także i dla pracowników).

Czy nieściągalne należności można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów

Typowe postawy pracownicze w procesie zmian:
• Antagonistyczna (wroga);
• Obojętności i braku zaangażowania („będzie co będzie”, demotywująca);
• Gotowości do pomocy (konieczna do zaangażowania);
• Pełnego zaangażowania w realizację (motywująca).

Podsumowanie

Niniejszy artykuł ma na celu wspomóc procesy zmian w organizacji, m.in. takich jak wdrożenie outsourcingu. Przykłady zarówno małych firm jak i dużych korporacji pokazują, iż tego rodzaju projekty realizowane są z powodzeniem, jednakże im większa świadomość czynników mających wpływ na sukces tego rodzaju projektów tym większe prawdopodobieństwo osiągnięcia wszystkich celów stawianych przed takim przedsięwzięciem.

Znacząca rolę odgrywa tu zarówno wiedza i przygotowanie usługobiorcy jak i firmy outsourcingowej, której zadaniem jest nie tylko profesjonalne świadczenie usług outsourcingowych ale także przeprowadzenie Klienta przez złożony proces wdrożenia takiej zmiany.

Bibliografia:
John P. Kotter, „Jak przeprowadzić transformację firmy" Onepress 2007
John P. Kotter, „Przewodzenie procesowi zmian: przyczyny niepowodzeń" Harvard Business Review.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Własne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dzień Matki. Jak wygląda rynek pracy kobiet?

W ciągu ostatnich kilku lat sytuacja kobiet na rynku pracy mocno ewoluowała. Pomimo podejmowania przez firmy działań na rzecz równouprawnienia płci panie bywają niejednokrotnie w nieco gorszej sytuacji zawodowej niż panowie. Jak wygląda rynek pracy kobiet? Czy pracodawcy oferują dodatkowe benefity dla rodziców? Co jest dla nich ważne u pracodawcy?

Pablo Escobar jako znak towarowy? Sąd odmawia

Sąd UE odmówił rejestracji oznaczenia słownego „Pablo Escobar” pod unijnym znakiem towarowym. Sąd uznał je za sprzeczne z porządkiem publicznym i dobrymi obyczajami. Za bardzo kojarzy się z handlem narkotykami i zbrodnią.

Ogromne grzywny za niewdrożenie dyrektywy NIS2. Do kiedy trzeba to zrobić?

Dyrektywa Unii Europejskiej w sprawie środków na rzecz wysokiego wspólnego poziomu cyberbezpieczeństwa na terytorium Unii (NIS2) ma duże znaczenie dla poprawy cyberbezpieczeństwa UE. Jej wejście w życie nastąpiło w styczniu 2023 r. - z terminem na dostosowanie niezbędnych do wykonania niniejszej dyrektywy przepisów krajowych do 18 października 2024 r. Kto powinien przygotować się do działania w zgodzie z NIS2-  analizuje Michał Borowiecki, dyrektor Netskope na Polskę i Europę Wschodnią.

Nowa usługa dla indywidualnych przedsiębiorców w aplikacji mObywatel 2.0

W aplikacji mObywatel 2.0 pojawiła się usługa "Firma" skierowana do osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Jak z niej skorzystać?

REKLAMA

Onboarding w hybrydowym modelu pracy

Czym jest onboarding? Jak wygląda w pracy hybrydowej? 

Efekt Marywilskiej i fali pożarów: przedsiębiorcy pytają o ubezpieczenia i podatki pod względem strat

Tragedia tysięcy kupców, którzy prowadzili swoje biznesy często poniżej poziomu ryzyka skłania wielu przedsiębiorców do refleksji nad warunkami w jakich oni sami prowadzą swoją działalność. Efekt Marywilskiej i fali pożarów w ogóle: dwie ważne kwestie, w których doradzają eksperci to rozliczanie strat i inne aspekty podatkowe nieszczęścia oraz skuteczność polis jako zabezpieczenia przed skutkami nieszczęść.

Jak zbudować dobre „candidate experience”

Czym jest candidate experience? Na co wpływa? Jak zmierzyć candidate experience i jak zbudować dobre?

31 maja 2024 r. upływa ważny termin dla rolników-przedsiębiorców

Do 31 maja 2024 r. należy złożyć zaświadczenie/oświadczenie o nieprzekroczeniu rocznej kwoty granicznej należnego podatku dochodowego za 2023 rok od przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

REKLAMA

Twórcy i wykonawcy utworów audiowizualnych dostaną tantiemy za udostępnianie ich dzieł w Internecie. Czy coś się zmieni dla osób korzystających z internetu?

Rada Ministrów 14 maja 2024 r. przyjęła projekt nowelizacji ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Na mocy tych przepisów twórcy i wykonawcy utworów audiowizualnych oraz wykonawcy utworów muzycznych (i słowno-muzycznych) będą mieli prawo do tantiem z tytułu eksploatacji ich dzieł w internecie.

Firma prosi klienta o dane by spersonalizować ofertę, jak reaguje polski konsument

Firmy chcą wiedzieć coraz więcej o swoich klientach po to by łatwiej konkurować z innymi, dostarczając na rynek produkty lepiej dostosowane do oczekiwań i potrzeb nabywców. Konsumenci z kolei są gotowi przekazać więcej danych o sobie, ale nie za darmo – wiedzą już, że takie dane to towar, który ma swoją cenę oczekują więc w zamian dla siebie korzyści. Jakich?

REKLAMA