REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak policzyć koszty HR i payroll pod kątem outsourcingu?

Barbara Kochańska-Mierzejewska
Łatwiejszym sposobem oceny kosztów jest wykonanie najprostszej analizy finansowej, która pokaże, czy warto rozważyć decyzję o zakupie usług outsourcingowych.
Łatwiejszym sposobem oceny kosztów jest wykonanie najprostszej analizy finansowej, która pokaże, czy warto rozważyć decyzję o zakupie usług outsourcingowych.

REKLAMA

REKLAMA

Potrzeba ograniczenia kosztów funkcjonowania jest wciąż jeszcze najczęściej spotykanym powodem zainteresowania przedsiębiorstw usługami outsourcingowymi, a finansowe korzyści z ich wdrożenia najłatwiej jest wyliczyć.

Zlecając na zewnątrz pewne funkcje przedsiębiorstwa, na przykład księgowe czy kadrowo-płacowe, należy przeanalizować całkowity koszt wykonywania zlecanych funkcji we własnym zakresie.

REKLAMA

REKLAMA

W praktyce firmy często porównują koszt outsourcingu wyłącznie z kosztem zatrudnienia własnych specjalistów zajmujących się daną dziedziną. Tymczasem na koszty własne, poza kosztami wynagrodzeń składają się również koszty ZUS, koszty choroby, koszty urlopów wypoczynkowych, macierzyńskich czy wychowawczych, koszty rekrutacji, szkoleń, materiałów merytorycznych (ustawy, interpretacje), konsultacji i opinii prawnych, a także koszty związane z zakupem i eksploatacją systemu komputerowego oraz specjalistycznego oprogramowania, zakup sprzętu IT, koszty obsługi IT, koszty czynszu zajmowanej powierzchni biurowej i opłaty za media, materiały biurowe (papier, toner itp.), koszt telefonów, alokacja kosztów administracyjnych na dział księgowości czy dział kadr i płac, koszty zarządzania działem księgowości czy działem kadr i płac – czas kadry managerskiej.

Chcąc wykonać analizę finansową, której celem ma być porównanie kosztów zakupu usług outsourcingowych oraz pozostawienia danej działalności wewnątrz organizacji, można wykorzystać różne metodologie analiz, np. elementy właściwe dla metodologii typu ROI (z ang. Return on Investment), polegającej na ogólnym oszacowaniu rentowności inwestycji, czy TCO (z ang. Total Cost of Ownership), opartej na analizie całkowitego kosztu pozyskania, użytkowania, utrzymywania i w końcu pozbycia się aktywów w firmie na przestrzeni określonego czasu, mogą okazać się przydatne.

Zobacz: Jak wdrożyć outsourcing druku w firmie?

Analiza finansowa

Łatwiejszym sposobem oceny kosztów jest wykonanie najprostszej analizy finansowej, która pokaże, czy warto rozważyć decyzję o zakupie usług outsourcingowych. Dla przybliżenia niniejszego problemu posłużmy się przykładem.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Załóżmy, że firma zatrudnia 150 pracowników, a obsługą płacowo-kadrową zajmują się 2 osoby zatrudnione na pełnych etatach. Do prowadzenia płac i kadr wykorzystuje się rodzimy system komputerowy średniej klasy.

Oferta na obsługę płacowo-kadrową, przygotowana przez firmę outsourcingową, przewiduje stawkę za osobę na poziomie 50 złotych oraz dostęp on-line do systemu płacowo-kadrowego outsourcera.

REKLAMA

Aby porównać np. miesięczne lub roczne koszty obu rozwiązań, należy wyliczyć ile kosztuje obsługa wewnętrzna, na którą składają się koszty dotyczące zatrudnienia, wyposażenia stanowiska pracy, niezbędnych materiałów i usług, z których korzysta specjalista, a także inne możliwe koszty, takie jak np. nieobecność pracownika spowodowana chorobą. Przykładowy koszt utrzymania 1 specjalisty  ds. płacowo-kadrowych może rocznie wynosić około 80 tysięcy złotych. Szczegółowe zestawienie kosztów prezentuje Tabela Nr 1.

Z drugiej strony należy oszacować koszt zakupu usługi outsourcingowej, biorąc pod uwagę m.in. zarówno koszt jej wdrożenia, administrację danymi kadrowymi i płacowymi czy choćby refakturowanie kosztów przesyłek. Przykładowy roczny koszt

Szczegółowa kalkulacja opłat za usługi outsourcingu płacowo-kadrowego, świadczone przez zewnętrznego dostawcę, obrazuje Tabela Nr 2.

Tabela Nr 1 - Kalkulacja kosztu utrzymania wewnętrznego działu płacowo-kadrowego

zakres kosztów

przedmiot kosztów

jedna osoba (m-c)

jedna osoba (rok)

koszty 2 specjalistów (rok)

zatrudnienie

wynagrodzenie brutto 1 specjalisty

4 000,00

48 000,00

96 000,00

ZUS pracodawcy

800,00

9 600,00

19 200,00

szkolenia

500,00

6 000,00

12 000,00

ZFŚS

55,00

660,00

1 320,00

badania lekarskie + szkolenia BHP

15,00

180,00

360,00

PFRON

50,00

600,00

1 200,00

koszty urlopu 26 dni rocznie

433,00

5 196,00

10 392,00

stanowisko pracy

meble biurowe

42,00

504,00

1 008,00

komputer 3000 PLN/3 lata

84,00

1 008,00

2 016,00

aparat telefon. 100 PLN/3 lata

2,70

32,40

64,80

kalkulator 100 PLN/3 lata

2,70

32,40

64,80

inne materiały biurowe

4,00

48,00

96,00

materiały i usługi

czynsz

100,00

1 200,00

2 400,00

koszty telefonów

200,00

2 400,00

4 800,00

koszty sieci komputerowej

35,00

420,00

840,00

energia elektryczna

5,00

60,00

120,00

licencje oprogramowania

150,00

1 800,00

3 600,00

koszt działu IT

43,00

516,00

1 032,00

materiały merytoryczne ustawy, interpretacje

50,00

600,00

1 200,00

konsultacje prawne

100,00

1 200,00

2 400,00

artykuły spożywcze

24,00

288,00

576,00

sprzątanie, środku czystości

14,00

168,00

336,00

przechowywanie dokumentów

13,00

156,00

312,00

RAZEM

6 722,40

80 668,80

161 337,60

Zobacz: Konsekwencje i zagrożenia taniego outsourcingu

Tabela Nr 2 - Kalkulacja opłat za usługi outsourcingu płacowo-kadrowego

jednorazowe

miesięcznie

rocznie

koszty wdrożenia jednorazowo

od 0 do 15000 PLN

15 000,00

0,00

0,00

administracja wynagrodzeniami

150 osób x 25,00 PLN

0,00

3 750,00

45 000,00

administracja danymi kadrowymi

150 osób x 25,00 PLN

0,00

3 750,00

45 000,00

refaktura kosztów przesyłek

ok. 200 PLN/ m-c

0,00

200,00

2 400,00

koszty licencji  - dla dostępu on-line do systemu kadrowo-płacowego

od 1500 do 5000 PLN

5 000,00

0,00

0,00

wykonanie RP 7 - opcjonalnie

1 osoba x 55,00 PLN

0,00

0,00

0,00

RAZEM

20 000,00

7 700,00

92 400,00

Powyższe kalkulacje pokazują, że koszt zakupu usług outsourcingowych jest niższy, niż prowadzenie własnego działu. Pamiętać należy, że firma w zaprezentowanym przykładzie zatrudnia 2 specjalistów w dziale płacowo-kadrowym, więc roczny koszt funkcjonowania tego działu wynosić będzie około 160 tysięcy złotych, czyli o około 70 tysięcy więcej niż w przypadku korzystania z usług zewnętrznego dostawcy.

Warto zaznaczyć, że w kalkulacji dotyczącej kosztów utrzymania własnego działu nie uwzględniono kosztów zarządzania oraz potencjalnych ryzyk związanych z odpowiedzialnością wobec ZUS czy urzędu skarbowego, a także innych możliwych kosztów np. związanych z chorobą pracownika.

Jednocześnie, szacując koszty zakupu usług, przyjęto bardzo ogólną i przeciętną ofertę rynkową, a należy pamiętać o tym, ze każdy dostawca może proponować inne warunki, w szczególności jeżeli chodzi o zakres usług, które definiuje jako dodatkowe.

Należy pamiętać, że tego typu kalkulacje nie uwzględniają niematerialnych korzyści, które daje outsourcing. Trudno jest bowiem wprost wycenić profity takie jak: poprawa jakości w firmie, redukcja ryzyka czy wreszcie najważniejszą z nich – możliwość skupienia się na własnym biznesie.

Zobacz serwis: Wybór firmy outsourcingowej

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Koszty zatrudnienia to główne wyzwanie dla firm w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    W pierwszym półroczu 2024 roku wiele firm planuje rozbudowanie swoich zespołów – potwierdzają to niezależne badania ManpowerGroup czy Konfederacji Lewiatan. Jednocześnie pracodawcy mówią wprost - rosnące koszty zatrudnienia to główne wyzwanie w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    Nauka języka obcego poprawi zdolność koncentracji. Ale nie tylko!

    Ostatnia dekada przyniosła obniżenie średniego czasu skupienia u człowieka aż o 28 sekund. Zdolność do koncentracji spada i to wina głównie social mediów. Czy da się to odwrócić? 

    Nowe przepisy: Po świętach rząd zajmie się cenami energii. Będzie bon energetyczny

    Minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska zapowiedziała, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Dodała też, że proces legislacyjny musi zakończyć się w pierwszej połowie maja.

    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    REKLAMA

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    REKLAMA

    Czekoladowa inflacja (chocoflation) przed Wielkanocą? Trzeci rok z rzędu produkcja kakao jest mniejsza niż popyt

    Ceny kakao gwałtownie rosną, ponieważ 2024 r. to trzeci z rzędu rok, gdy podaż nie jest w stanie zaspokoić popytu. Z analiz Allianz Trade wynika, że cenę za to będą płacić konsumenci.

    Kończy się najostrzejsza zima od 50 lat. Prawie 5 mln zwierząt hodowlanych zginęło z głodu w Mongolii

    Dobiegająca końca zima w Mongolii, najostrzejsza od pół wieku, doprowadziła do śmierci niemal 5 mln kóz, owiec i koni, które nie są w stanie dotrzeć do pożywienia. To duży cios w gospodarkę kraju zamieszkanego przez ok. 3,3 mln ludzi, z których ok. 300 tys. utrzymuje się z hodowli zwierząt - podkreśliło Radio Swoboda.

    REKLAMA