Jak policzyć koszty HR i payroll pod kątem outsourcingu?

Zlecając na zewnątrz pewne funkcje przedsiębiorstwa, na przykład księgowe czy kadrowo-płacowe, należy przeanalizować całkowity koszt wykonywania zlecanych funkcji we własnym zakresie.

W praktyce firmy często porównują koszt outsourcingu wyłącznie z kosztem zatrudnienia własnych specjalistów zajmujących się daną dziedziną. Tymczasem na koszty własne, poza kosztami wynagrodzeń składają się również koszty ZUS, koszty choroby, koszty urlopów wypoczynkowych, macierzyńskich czy wychowawczych, koszty rekrutacji, szkoleń, materiałów merytorycznych (ustawy, interpretacje), konsultacji i opinii prawnych, a także koszty związane z zakupem i eksploatacją systemu komputerowego oraz specjalistycznego oprogramowania, zakup sprzętu IT, koszty obsługi IT, koszty czynszu zajmowanej powierzchni biurowej i opłaty za media, materiały biurowe (papier, toner itp.), koszt telefonów, alokacja kosztów administracyjnych na dział księgowości czy dział kadr i płac, koszty zarządzania działem księgowości czy działem kadr i płac – czas kadry managerskiej.

Chcąc wykonać analizę finansową, której celem ma być porównanie kosztów zakupu usług outsourcingowych oraz pozostawienia danej działalności wewnątrz organizacji, można wykorzystać różne metodologie analiz, np. elementy właściwe dla metodologii typu ROI (z ang. Return on Investment), polegającej na ogólnym oszacowaniu rentowności inwestycji, czy TCO (z ang. Total Cost of Ownership), opartej na analizie całkowitego kosztu pozyskania, użytkowania, utrzymywania i w końcu pozbycia się aktywów w firmie na przestrzeni określonego czasu, mogą okazać się przydatne.

Zobacz: Jak wdrożyć outsourcing druku w firmie?

Analiza finansowa

Łatwiejszym sposobem oceny kosztów jest wykonanie najprostszej analizy finansowej, która pokaże, czy warto rozważyć decyzję o zakupie usług outsourcingowych. Dla przybliżenia niniejszego problemu posłużmy się przykładem.

Załóżmy, że firma zatrudnia 150 pracowników, a obsługą płacowo-kadrową zajmują się 2 osoby zatrudnione na pełnych etatach. Do prowadzenia płac i kadr wykorzystuje się rodzimy system komputerowy średniej klasy.

Oferta na obsługę płacowo-kadrową, przygotowana przez firmę outsourcingową, przewiduje stawkę za osobę na poziomie 50 złotych oraz dostęp on-line do systemu płacowo-kadrowego outsourcera.

Aby porównać np. miesięczne lub roczne koszty obu rozwiązań, należy wyliczyć ile kosztuje obsługa wewnętrzna, na którą składają się koszty dotyczące zatrudnienia, wyposażenia stanowiska pracy, niezbędnych materiałów i usług, z których korzysta specjalista, a także inne możliwe koszty, takie jak np. nieobecność pracownika spowodowana chorobą. Przykładowy koszt utrzymania 1 specjalisty  ds. płacowo-kadrowych może rocznie wynosić około 80 tysięcy złotych. Szczegółowe zestawienie kosztów prezentuje Tabela Nr 1.

Z drugiej strony należy oszacować koszt zakupu usługi outsourcingowej, biorąc pod uwagę m.in. zarówno koszt jej wdrożenia, administrację danymi kadrowymi i płacowymi czy choćby refakturowanie kosztów przesyłek. Przykładowy roczny koszt

Szczegółowa kalkulacja opłat za usługi outsourcingu płacowo-kadrowego, świadczone przez zewnętrznego dostawcę, obrazuje Tabela Nr 2.

Tabela Nr 1 - Kalkulacja kosztu utrzymania wewnętrznego działu płacowo-kadrowego

zakres kosztów	przedmiot kosztów	jedna osoba (m-c)	jedna osoba (rok)	koszty 2 specjalistów (rok)
zatrudnienie	wynagrodzenie brutto 1 specjalisty	4 000,00	48 000,00	96 000,00
	ZUS pracodawcy	800,00	9 600,00	19 200,00
	szkolenia	500,00	6 000,00	12 000,00
	ZFŚS	55,00	660,00	1 320,00
	badania lekarskie + szkolenia BHP	15,00	180,00	360,00
	PFRON	50,00	600,00	1 200,00
	koszty urlopu 26 dni rocznie	433,00	5 196,00	10 392,00
stanowisko pracy	meble biurowe	42,00	504,00	1 008,00
	komputer 3000 PLN/3 lata	84,00	1 008,00	2 016,00
	aparat telefon. 100 PLN/3 lata	2,70	32,40	64,80
	kalkulator 100 PLN/3 lata	2,70	32,40	64,80
	inne materiały biurowe	4,00	48,00	96,00
materiały i usługi	czynsz	100,00	1 200,00	2 400,00
	koszty telefonów	200,00	2 400,00	4 800,00
	koszty sieci komputerowej	35,00	420,00	840,00
	energia elektryczna	5,00	60,00	120,00
	licencje oprogramowania	150,00	1 800,00	3 600,00
	koszt działu IT	43,00	516,00	1 032,00
	materiały merytoryczne ustawy, interpretacje	50,00	600,00	1 200,00
	konsultacje prawne	100,00	1 200,00	2 400,00
	artykuły spożywcze	24,00	288,00	576,00
	sprzątanie, środku czystości	14,00	168,00	336,00
	przechowywanie dokumentów	13,00	156,00	312,00
	RAZEM	6 722,40	80 668,80	161 337,60

Zobacz: Konsekwencje i zagrożenia taniego outsourcingu

Tabela Nr 2 - Kalkulacja opłat za usługi outsourcingu płacowo-kadrowego

		jednorazowe	miesięcznie	rocznie
koszty wdrożenia jednorazowo	od 0 do 15000 PLN	15 000,00	0,00	0,00
administracja wynagrodzeniami	150 osób x 25,00 PLN	0,00	3 750,00	45 000,00
administracja danymi kadrowymi	150 osób x 25,00 PLN	0,00	3 750,00	45 000,00
refaktura kosztów przesyłek	ok. 200 PLN/ m-c	0,00	200,00	2 400,00
koszty licencji  - dla dostępu on-line do systemu kadrowo-płacowego	od 1500 do 5000 PLN	5 000,00	0,00	0,00
wykonanie RP 7 - opcjonalnie	1 osoba x 55,00 PLN	0,00	0,00	0,00
RAZEM		20 000,00	7 700,00	92 400,00

Powyższe kalkulacje pokazują, że koszt zakupu usług outsourcingowych jest niższy, niż prowadzenie własnego działu. Pamiętać należy, że firma w zaprezentowanym przykładzie zatrudnia 2 specjalistów w dziale płacowo-kadrowym, więc roczny koszt funkcjonowania tego działu wynosić będzie około 160 tysięcy złotych, czyli o około 70 tysięcy więcej niż w przypadku korzystania z usług zewnętrznego dostawcy.

Warto zaznaczyć, że w kalkulacji dotyczącej kosztów utrzymania własnego działu nie uwzględniono kosztów zarządzania oraz potencjalnych ryzyk związanych z odpowiedzialnością wobec ZUS czy urzędu skarbowego, a także innych możliwych kosztów np. związanych z chorobą pracownika.

Jednocześnie, szacując koszty zakupu usług, przyjęto bardzo ogólną i przeciętną ofertę rynkową, a należy pamiętać o tym, ze każdy dostawca może proponować inne warunki, w szczególności jeżeli chodzi o zakres usług, które definiuje jako dodatkowe.

Należy pamiętać, że tego typu kalkulacje nie uwzględniają niematerialnych korzyści, które daje outsourcing. Trudno jest bowiem wprost wycenić profity takie jak: poprawa jakości w firmie, redukcja ryzyka czy wreszcie najważniejszą z nich – możliwość skupienia się na własnym biznesie.

Zobacz serwis: Wybór firmy outsourcingowej