REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak policzyć koszty HR i payroll pod kątem outsourcingu?

Barbara Kochańska-Mierzejewska
Łatwiejszym sposobem oceny kosztów jest wykonanie najprostszej analizy finansowej, która pokaże, czy warto rozważyć decyzję o zakupie usług outsourcingowych.
Łatwiejszym sposobem oceny kosztów jest wykonanie najprostszej analizy finansowej, która pokaże, czy warto rozważyć decyzję o zakupie usług outsourcingowych.

REKLAMA

REKLAMA

Potrzeba ograniczenia kosztów funkcjonowania jest wciąż jeszcze najczęściej spotykanym powodem zainteresowania przedsiębiorstw usługami outsourcingowymi, a finansowe korzyści z ich wdrożenia najłatwiej jest wyliczyć.

Zlecając na zewnątrz pewne funkcje przedsiębiorstwa, na przykład księgowe czy kadrowo-płacowe, należy przeanalizować całkowity koszt wykonywania zlecanych funkcji we własnym zakresie.

REKLAMA

REKLAMA

W praktyce firmy często porównują koszt outsourcingu wyłącznie z kosztem zatrudnienia własnych specjalistów zajmujących się daną dziedziną. Tymczasem na koszty własne, poza kosztami wynagrodzeń składają się również koszty ZUS, koszty choroby, koszty urlopów wypoczynkowych, macierzyńskich czy wychowawczych, koszty rekrutacji, szkoleń, materiałów merytorycznych (ustawy, interpretacje), konsultacji i opinii prawnych, a także koszty związane z zakupem i eksploatacją systemu komputerowego oraz specjalistycznego oprogramowania, zakup sprzętu IT, koszty obsługi IT, koszty czynszu zajmowanej powierzchni biurowej i opłaty za media, materiały biurowe (papier, toner itp.), koszt telefonów, alokacja kosztów administracyjnych na dział księgowości czy dział kadr i płac, koszty zarządzania działem księgowości czy działem kadr i płac – czas kadry managerskiej.

Chcąc wykonać analizę finansową, której celem ma być porównanie kosztów zakupu usług outsourcingowych oraz pozostawienia danej działalności wewnątrz organizacji, można wykorzystać różne metodologie analiz, np. elementy właściwe dla metodologii typu ROI (z ang. Return on Investment), polegającej na ogólnym oszacowaniu rentowności inwestycji, czy TCO (z ang. Total Cost of Ownership), opartej na analizie całkowitego kosztu pozyskania, użytkowania, utrzymywania i w końcu pozbycia się aktywów w firmie na przestrzeni określonego czasu, mogą okazać się przydatne.

Zobacz: Jak wdrożyć outsourcing druku w firmie?

Analiza finansowa

Łatwiejszym sposobem oceny kosztów jest wykonanie najprostszej analizy finansowej, która pokaże, czy warto rozważyć decyzję o zakupie usług outsourcingowych. Dla przybliżenia niniejszego problemu posłużmy się przykładem.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Załóżmy, że firma zatrudnia 150 pracowników, a obsługą płacowo-kadrową zajmują się 2 osoby zatrudnione na pełnych etatach. Do prowadzenia płac i kadr wykorzystuje się rodzimy system komputerowy średniej klasy.

Oferta na obsługę płacowo-kadrową, przygotowana przez firmę outsourcingową, przewiduje stawkę za osobę na poziomie 50 złotych oraz dostęp on-line do systemu płacowo-kadrowego outsourcera.

REKLAMA

Aby porównać np. miesięczne lub roczne koszty obu rozwiązań, należy wyliczyć ile kosztuje obsługa wewnętrzna, na którą składają się koszty dotyczące zatrudnienia, wyposażenia stanowiska pracy, niezbędnych materiałów i usług, z których korzysta specjalista, a także inne możliwe koszty, takie jak np. nieobecność pracownika spowodowana chorobą. Przykładowy koszt utrzymania 1 specjalisty  ds. płacowo-kadrowych może rocznie wynosić około 80 tysięcy złotych. Szczegółowe zestawienie kosztów prezentuje Tabela Nr 1.

Z drugiej strony należy oszacować koszt zakupu usługi outsourcingowej, biorąc pod uwagę m.in. zarówno koszt jej wdrożenia, administrację danymi kadrowymi i płacowymi czy choćby refakturowanie kosztów przesyłek. Przykładowy roczny koszt

Szczegółowa kalkulacja opłat za usługi outsourcingu płacowo-kadrowego, świadczone przez zewnętrznego dostawcę, obrazuje Tabela Nr 2.

Tabela Nr 1 - Kalkulacja kosztu utrzymania wewnętrznego działu płacowo-kadrowego

zakres kosztów

przedmiot kosztów

jedna osoba (m-c)

jedna osoba (rok)

koszty 2 specjalistów (rok)

zatrudnienie

wynagrodzenie brutto 1 specjalisty

4 000,00

48 000,00

96 000,00

ZUS pracodawcy

800,00

9 600,00

19 200,00

szkolenia

500,00

6 000,00

12 000,00

ZFŚS

55,00

660,00

1 320,00

badania lekarskie + szkolenia BHP

15,00

180,00

360,00

PFRON

50,00

600,00

1 200,00

koszty urlopu 26 dni rocznie

433,00

5 196,00

10 392,00

stanowisko pracy

meble biurowe

42,00

504,00

1 008,00

komputer 3000 PLN/3 lata

84,00

1 008,00

2 016,00

aparat telefon. 100 PLN/3 lata

2,70

32,40

64,80

kalkulator 100 PLN/3 lata

2,70

32,40

64,80

inne materiały biurowe

4,00

48,00

96,00

materiały i usługi

czynsz

100,00

1 200,00

2 400,00

koszty telefonów

200,00

2 400,00

4 800,00

koszty sieci komputerowej

35,00

420,00

840,00

energia elektryczna

5,00

60,00

120,00

licencje oprogramowania

150,00

1 800,00

3 600,00

koszt działu IT

43,00

516,00

1 032,00

materiały merytoryczne ustawy, interpretacje

50,00

600,00

1 200,00

konsultacje prawne

100,00

1 200,00

2 400,00

artykuły spożywcze

24,00

288,00

576,00

sprzątanie, środku czystości

14,00

168,00

336,00

przechowywanie dokumentów

13,00

156,00

312,00

RAZEM

6 722,40

80 668,80

161 337,60

Zobacz: Konsekwencje i zagrożenia taniego outsourcingu

Tabela Nr 2 - Kalkulacja opłat za usługi outsourcingu płacowo-kadrowego

jednorazowe

miesięcznie

rocznie

koszty wdrożenia jednorazowo

od 0 do 15000 PLN

15 000,00

0,00

0,00

administracja wynagrodzeniami

150 osób x 25,00 PLN

0,00

3 750,00

45 000,00

administracja danymi kadrowymi

150 osób x 25,00 PLN

0,00

3 750,00

45 000,00

refaktura kosztów przesyłek

ok. 200 PLN/ m-c

0,00

200,00

2 400,00

koszty licencji  - dla dostępu on-line do systemu kadrowo-płacowego

od 1500 do 5000 PLN

5 000,00

0,00

0,00

wykonanie RP 7 - opcjonalnie

1 osoba x 55,00 PLN

0,00

0,00

0,00

RAZEM

20 000,00

7 700,00

92 400,00

Powyższe kalkulacje pokazują, że koszt zakupu usług outsourcingowych jest niższy, niż prowadzenie własnego działu. Pamiętać należy, że firma w zaprezentowanym przykładzie zatrudnia 2 specjalistów w dziale płacowo-kadrowym, więc roczny koszt funkcjonowania tego działu wynosić będzie około 160 tysięcy złotych, czyli o około 70 tysięcy więcej niż w przypadku korzystania z usług zewnętrznego dostawcy.

Warto zaznaczyć, że w kalkulacji dotyczącej kosztów utrzymania własnego działu nie uwzględniono kosztów zarządzania oraz potencjalnych ryzyk związanych z odpowiedzialnością wobec ZUS czy urzędu skarbowego, a także innych możliwych kosztów np. związanych z chorobą pracownika.

Jednocześnie, szacując koszty zakupu usług, przyjęto bardzo ogólną i przeciętną ofertę rynkową, a należy pamiętać o tym, ze każdy dostawca może proponować inne warunki, w szczególności jeżeli chodzi o zakres usług, które definiuje jako dodatkowe.

Należy pamiętać, że tego typu kalkulacje nie uwzględniają niematerialnych korzyści, które daje outsourcing. Trudno jest bowiem wprost wycenić profity takie jak: poprawa jakości w firmie, redukcja ryzyka czy wreszcie najważniejszą z nich – możliwość skupienia się na własnym biznesie.

Zobacz serwis: Wybór firmy outsourcingowej

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
CPK w zakresie lotniska jest na półmetku projektowania, kolejne etapy związane z budową po pozyskaniu finansowania

Prezes Centralnego Portu Komunikacyjnego Filip Czernicki podczas Kongresu Infrastruktury Polskiej poinformował, że po pierwszych analizach rekomendacje są u pana ministra i premiera i czekamy na decyzję, która w dużej mierze da nam impuls i zastrzyk. Większość zleceń i obowiązków, które ciążyły spółce są realizowane, ale do rozpoczęcia kolejnych etapów przedsięwzięcia trzeba pozyskać finansowanie.

Żeby proces inwestycyjny był sprawniejszy fundusz kolejowy musi mieć mechanizm stabilizacji tak jak fundusz drogowy

Podczas Kongresu Infrastruktury Polskiej, podsekretarz stanu w Ministerstwie Infrastruktury Piotr Malepszak ocenił, że jeżeli chodzi o kwestię finansowania branży, fundusz kolejowy musi mieć mechanizm jak w funduszu drogowym, żeby iść w normalność. Nie widzę innej podstawy dla zachowania normalności, ten mechanizm stabilizacji jest absolutną koniecznością.

Sektor finansowy jednym z bardziej zainteresowanych wykorzystaniem Gen-AI

Jego przedstawiciele – w tym także z Polski – widzą w tej technologii dużo korzyści. Jak radzić sobie z wyzwaniami, a także generować pomysły, które są później realizowane?

Wprowadzenie w Polsce systemu kaucyjnego w styczniu 2025 r. wymaga wprowadzenia i korzystania z recyklomatów

Przedstawiciele firm produkujących tzw. recyklomaty podczas debaty eksperckiej „Technologia w służbie ochrony środowiska” dyskutowali o stanie przygotowań do uruchomienia już za kilka miesięcy polskiego systemu kaucyjnego. 

REKLAMA

Bankructwo, niewypłacalność i odpowiedzialność członków zarządu w Polsce i USA

Zapraszamy do udziału w bezpłatnym webinarze na temat: Bankructwo, niewypłacalność i odpowiedzialność członków zarządu w Polsce i USA.

Zorza polarna, wiatr słoneczny, burza geomagnetyczna. Dlaczego warto znać prognozę kosmicznej pogody

Badania kosmicznej pogody, w tym aktywności Słońca będą coraz bardziej potrzebne - twierdzi prof. Iwona Stanisławska z Centrum Prognoz Heliogeofizycznych w CBK PAN. Dlaczego? Bo wpływ tych zjawisk na życie na Ziemi i funkcjonowanie naszej cywilizacji jest znaczący. Tym bardziej, że naukowcy potrafią przygotowywać coraz lepsze prognozy, pozwalające unikać wielu problemów z wpływem pogody kosmicznej na telekomunikację, nawigację i infrastrukturę.

Implementacja dyrektywy DAC7 niebawem. Co to oznacza dla platform internetowych?

Od 1 lipca 2024 r. mają zacząć obowiązywać w Polsce przepisy wynikające z implementacji Dyrektywy DAC7. Przepisy te mają dotyczyć przede wszystkim raportowania przez platformy sprzedażowe dochodów uzyskiwanych przez ich użytkowników.

W tych bankomatach wypłacisz jedynie 200 zł

We wtorek Euronet przeprowadza akcję protestacyjną mającą na celu zwrócenie uwagi na sytuację operatorów bankomatów. Tego dnia z bankomatów będzie można wypłacić jednorazowo maksymalnie do 200 zł.

REKLAMA

Hotele podnoszą ceny, ale to nie odstrasza Polaków. Ich obłożenie rośnie

Według informacji przekazanych przez "Izbę Gospodarczą Hotelarstwa Polskiego", obłożenie hoteli w Polsce systematycznie rośnie z miesiąca na miesiąc. Wyniki majowe okazały się lepsze niż w analogicznym okresie ubiegłego roku.

W Polsce pije się coraz mniej piwa i coraz więcej browarów ma kłopoty finansowe

Browary w Polsce mając oraz więcej problemów, a zwłaszcza kłopotów finansowych. W ciągu ostatnich pięciu lat spożycie piwa spadło o jedną czwartą a długi branży są 23 razy wyższe (!) niż w 2018 roku. Rynek kurczy się choć piwo to wciąż najchętniej kupowany alkohol w Polsce.

 

REKLAMA