REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak policzyć koszty HR i payroll pod kątem outsourcingu?

Barbara Kochańska-Mierzejewska
Łatwiejszym sposobem oceny kosztów jest wykonanie najprostszej analizy finansowej, która pokaże, czy warto rozważyć decyzję o zakupie usług outsourcingowych.
Łatwiejszym sposobem oceny kosztów jest wykonanie najprostszej analizy finansowej, która pokaże, czy warto rozważyć decyzję o zakupie usług outsourcingowych.

REKLAMA

REKLAMA

Potrzeba ograniczenia kosztów funkcjonowania jest wciąż jeszcze najczęściej spotykanym powodem zainteresowania przedsiębiorstw usługami outsourcingowymi, a finansowe korzyści z ich wdrożenia najłatwiej jest wyliczyć.

Zlecając na zewnątrz pewne funkcje przedsiębiorstwa, na przykład księgowe czy kadrowo-płacowe, należy przeanalizować całkowity koszt wykonywania zlecanych funkcji we własnym zakresie.

REKLAMA

REKLAMA

W praktyce firmy często porównują koszt outsourcingu wyłącznie z kosztem zatrudnienia własnych specjalistów zajmujących się daną dziedziną. Tymczasem na koszty własne, poza kosztami wynagrodzeń składają się również koszty ZUS, koszty choroby, koszty urlopów wypoczynkowych, macierzyńskich czy wychowawczych, koszty rekrutacji, szkoleń, materiałów merytorycznych (ustawy, interpretacje), konsultacji i opinii prawnych, a także koszty związane z zakupem i eksploatacją systemu komputerowego oraz specjalistycznego oprogramowania, zakup sprzętu IT, koszty obsługi IT, koszty czynszu zajmowanej powierzchni biurowej i opłaty za media, materiały biurowe (papier, toner itp.), koszt telefonów, alokacja kosztów administracyjnych na dział księgowości czy dział kadr i płac, koszty zarządzania działem księgowości czy działem kadr i płac – czas kadry managerskiej.

Chcąc wykonać analizę finansową, której celem ma być porównanie kosztów zakupu usług outsourcingowych oraz pozostawienia danej działalności wewnątrz organizacji, można wykorzystać różne metodologie analiz, np. elementy właściwe dla metodologii typu ROI (z ang. Return on Investment), polegającej na ogólnym oszacowaniu rentowności inwestycji, czy TCO (z ang. Total Cost of Ownership), opartej na analizie całkowitego kosztu pozyskania, użytkowania, utrzymywania i w końcu pozbycia się aktywów w firmie na przestrzeni określonego czasu, mogą okazać się przydatne.

Zobacz: Jak wdrożyć outsourcing druku w firmie?

Analiza finansowa

Łatwiejszym sposobem oceny kosztów jest wykonanie najprostszej analizy finansowej, która pokaże, czy warto rozważyć decyzję o zakupie usług outsourcingowych. Dla przybliżenia niniejszego problemu posłużmy się przykładem.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Załóżmy, że firma zatrudnia 150 pracowników, a obsługą płacowo-kadrową zajmują się 2 osoby zatrudnione na pełnych etatach. Do prowadzenia płac i kadr wykorzystuje się rodzimy system komputerowy średniej klasy.

Oferta na obsługę płacowo-kadrową, przygotowana przez firmę outsourcingową, przewiduje stawkę za osobę na poziomie 50 złotych oraz dostęp on-line do systemu płacowo-kadrowego outsourcera.

REKLAMA

Aby porównać np. miesięczne lub roczne koszty obu rozwiązań, należy wyliczyć ile kosztuje obsługa wewnętrzna, na którą składają się koszty dotyczące zatrudnienia, wyposażenia stanowiska pracy, niezbędnych materiałów i usług, z których korzysta specjalista, a także inne możliwe koszty, takie jak np. nieobecność pracownika spowodowana chorobą. Przykładowy koszt utrzymania 1 specjalisty  ds. płacowo-kadrowych może rocznie wynosić około 80 tysięcy złotych. Szczegółowe zestawienie kosztów prezentuje Tabela Nr 1.

Z drugiej strony należy oszacować koszt zakupu usługi outsourcingowej, biorąc pod uwagę m.in. zarówno koszt jej wdrożenia, administrację danymi kadrowymi i płacowymi czy choćby refakturowanie kosztów przesyłek. Przykładowy roczny koszt

Szczegółowa kalkulacja opłat za usługi outsourcingu płacowo-kadrowego, świadczone przez zewnętrznego dostawcę, obrazuje Tabela Nr 2.

Tabela Nr 1 - Kalkulacja kosztu utrzymania wewnętrznego działu płacowo-kadrowego

zakres kosztów

przedmiot kosztów

jedna osoba (m-c)

jedna osoba (rok)

koszty 2 specjalistów (rok)

zatrudnienie

wynagrodzenie brutto 1 specjalisty

4 000,00

48 000,00

96 000,00

ZUS pracodawcy

800,00

9 600,00

19 200,00

szkolenia

500,00

6 000,00

12 000,00

ZFŚS

55,00

660,00

1 320,00

badania lekarskie + szkolenia BHP

15,00

180,00

360,00

PFRON

50,00

600,00

1 200,00

koszty urlopu 26 dni rocznie

433,00

5 196,00

10 392,00

stanowisko pracy

meble biurowe

42,00

504,00

1 008,00

komputer 3000 PLN/3 lata

84,00

1 008,00

2 016,00

aparat telefon. 100 PLN/3 lata

2,70

32,40

64,80

kalkulator 100 PLN/3 lata

2,70

32,40

64,80

inne materiały biurowe

4,00

48,00

96,00

materiały i usługi

czynsz

100,00

1 200,00

2 400,00

koszty telefonów

200,00

2 400,00

4 800,00

koszty sieci komputerowej

35,00

420,00

840,00

energia elektryczna

5,00

60,00

120,00

licencje oprogramowania

150,00

1 800,00

3 600,00

koszt działu IT

43,00

516,00

1 032,00

materiały merytoryczne ustawy, interpretacje

50,00

600,00

1 200,00

konsultacje prawne

100,00

1 200,00

2 400,00

artykuły spożywcze

24,00

288,00

576,00

sprzątanie, środku czystości

14,00

168,00

336,00

przechowywanie dokumentów

13,00

156,00

312,00

RAZEM

6 722,40

80 668,80

161 337,60

Zobacz: Konsekwencje i zagrożenia taniego outsourcingu

Tabela Nr 2 - Kalkulacja opłat za usługi outsourcingu płacowo-kadrowego

jednorazowe

miesięcznie

rocznie

koszty wdrożenia jednorazowo

od 0 do 15000 PLN

15 000,00

0,00

0,00

administracja wynagrodzeniami

150 osób x 25,00 PLN

0,00

3 750,00

45 000,00

administracja danymi kadrowymi

150 osób x 25,00 PLN

0,00

3 750,00

45 000,00

refaktura kosztów przesyłek

ok. 200 PLN/ m-c

0,00

200,00

2 400,00

koszty licencji  - dla dostępu on-line do systemu kadrowo-płacowego

od 1500 do 5000 PLN

5 000,00

0,00

0,00

wykonanie RP 7 - opcjonalnie

1 osoba x 55,00 PLN

0,00

0,00

0,00

RAZEM

20 000,00

7 700,00

92 400,00

Powyższe kalkulacje pokazują, że koszt zakupu usług outsourcingowych jest niższy, niż prowadzenie własnego działu. Pamiętać należy, że firma w zaprezentowanym przykładzie zatrudnia 2 specjalistów w dziale płacowo-kadrowym, więc roczny koszt funkcjonowania tego działu wynosić będzie około 160 tysięcy złotych, czyli o około 70 tysięcy więcej niż w przypadku korzystania z usług zewnętrznego dostawcy.

Warto zaznaczyć, że w kalkulacji dotyczącej kosztów utrzymania własnego działu nie uwzględniono kosztów zarządzania oraz potencjalnych ryzyk związanych z odpowiedzialnością wobec ZUS czy urzędu skarbowego, a także innych możliwych kosztów np. związanych z chorobą pracownika.

Jednocześnie, szacując koszty zakupu usług, przyjęto bardzo ogólną i przeciętną ofertę rynkową, a należy pamiętać o tym, ze każdy dostawca może proponować inne warunki, w szczególności jeżeli chodzi o zakres usług, które definiuje jako dodatkowe.

Należy pamiętać, że tego typu kalkulacje nie uwzględniają niematerialnych korzyści, które daje outsourcing. Trudno jest bowiem wprost wycenić profity takie jak: poprawa jakości w firmie, redukcja ryzyka czy wreszcie najważniejszą z nich – możliwość skupienia się na własnym biznesie.

Zobacz serwis: Wybór firmy outsourcingowej

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Minister Telus: rolnictwo ekologiczne jest szansą dla polskich gospodarstw

    Minister Robert Telus podkreślił, że rolnictwo ekologiczne jest szansą dla polskich gospodarstw. Poinformował, że resort rolnictwa myśli nad zmianą programu "Produkt w szkole", by go ukierunkować na lokalne i ekologiczne produkty.

    Nawet 2,5 mln euro dofinansowania w konkursie Seal of Excellence. Dla kogo? Kiedy można składać wnioski?

    Jesteś przedsiębiorcą, którego projekt został pozytywnie oceniony przez Komisję Europejską i otrzymał certyfikat Seal of Excellence w ramach instrumentu EIC Accelerator programu „Horyzont Europa”, jednak z powodu ograniczeń budżetowych nie otrzymałeś dofinansowania? Weź udział w konkursie organizowanym przez NCBR Seal of Excellence. Budżet to 23 miliony złotych. 

    Starasz się o dofinansowanie do projektu? Sprawdź, jak ocenić, czy jest innowacyjny i ma szanse na dotację

    Jednym z najistotniejszych kryteriów wyboru projektu, mającego otrzymać dofinansowanie jest innowacyjność. Jak ocenić, czy projekt jest innowacyjny i ma szansę na otrzymanie grantu? Podpowiadają eksperci do spraw pozyskiwania dotacji. 

    Ile w Polsce można zebrać na internetowej zbiórce? Kiedy ludzie wpłacają najwięcej pieniędzy?

    Ile wynosi średnia wartość zbiórki online na świecie, a ile w Polsce? Ile zrzutek tworzonych jest rocznie? Kiedy najczęściej ludzie wpłacają pieniądze? Oto ciekawostki i nieznane fakty na temat crowdfundingu na świecie i w Polsce.

    REKLAMA

    MRiRW: pomoc dla rolników za szkody w uprawach truskawek i krzewów owocowych

    MRiRW poinformowało, że rolnicy, którzy ponieśli szkody w uprawach truskawek i krzewów owocowych, mogą ubiegać się o pomoc; stawka wynosi 2500 zł na 1 ha powierzchni owocujących upraw.

    Kto jeszcze czyta papierowe gazetki promocyjne? Okazuje się, że całkiem sporo klientów

    Tradycyjne gazetki promocyjne odnotowały duży spadek. Zmniejszyły też liczbę stron, powierzchnię i… liczbę promocji. Można to zaobserwować wszędzie, oprócz dyskontów. W branży spożywczej nie ma co liczyć na odejście od papierowych gazetek. Inne branże prawdopodobnie zmienią formę papierową na elektroniczną. 

    Minister Telus: stworzenie korytarza solidarnościowego to nasze rozwiązanie dla Ukrainy ws zboża

    Minister Robert Telus powiedział, że stworzenie korytarza solidarnościowego, tak by ukraińskie zboże nie wpływało do Polski, to nasze rozwiązanie. Dodał, że rozwiązanie to poprzednio zadziałało, nie zakłócając polskiego rynku zboża.

    Publiczne stacje ładowania elektryków co 60-100 km. Nowe przepisy od połowy 2024 roku

    W Polsce jest coraz więcej samochodów o napędzie elektrycznym ale nie nadąża za tym infrastruktura. Po prostu brakuje publicznych stacji ładowania. W połowie 2024 roku wejdzie w życie unijne rozporządzenie AFIR, które wymaga rozbudowania infrastruktury ładowania pojazdów elektrycznych. Zgodnie z nowymi przepisami do końca 2025 roku na najważniejszych trasach europejskich (sieć bazowa TEN-T) publiczne stacje ładowania mają być dostępne maksymalnie co 60 km. W ramach większej sieci kompleksowej TEN-T odległość ta ma wynieść nie więcej niż 100 km.

    REKLAMA

    Szef MON: spór o zboże z Ukrainą dotyczy interesów oligarchów ukraińskich

    Szef MON Mariusz Błaszczak stwierdził, że "spór z Ukrainą dotyczy interesów oligarchów ukraińskich, którzy chcieliby sprzedawać zboże na terytorium Polski; my natomiast musimy chronić interesów polskich rolników".

    Miliony idą na projekty badawcze. Kto korzysta z Funduszy Europejskich?

    Prawie 100 projektów badawczych realizowanych z Funduszy Europejskich było w I połowie br. Łączne dofinansowanie w wysokości ponad 524 mln zł. Takie dane przestawia NCBR. W obszarach jakich działań najczęściej prowadzone są projekty?

    REKLAMA