Kodyfikacja i personalizacja – dwie strategie zarządzania wiedzą w firmie

Badanymi organizacjami były firmy konsultingowe, dla których wiedza stanowi podstawowy zasób. Firmy konsultingowe były też jednymi z pierwszych, które zwróciły uwagę na potrzebę zarządzania wiedzą i poczyniły w tym zakresie spore inwestycje.

Podstawowym celem strategii kodyfikacji jest zebranie, przetworzenie i zapewnienie wielokrotnego wykorzystywania posiadanej wiedzy na dużą skalę. Przy strategii kodyfikacji opieramy się na wiedzy jawnej, która jest uzyskiwana, przesyłana i magazynowana dzięki technice komputerowej. Firmy stosujące tę strategię koncentrują się na opracowaniu, wdrożeniu i poprawnym wykorzystaniu nowoczesnej technologii informatycznej (baz danych, sieci komputerowych, specjalistycznego oprogramowania), dzięki której istniejąca w firmie wiedza może być kodyfikowana i magazynowana oraz w prosty sposób udostępniana, a następnie wykorzystana przez pracowników. Stosowanie tej strategii wymaga dużych inwestycji w nowoczesne technologie, dużej umiejętności wykorzystywania tego typu rozwiązań oraz stworzenia systemu motywacyjnego, zachęcającego pracowników do umieszczania posiadanej wiedzy w bazach danych.

Strategia personalizacji kładzie natomiast nacisk na wiedzę ukrytą, którą posiadają indywidualni pracownicy i zespoły oraz komunikację między nimi. Najistotniejszą rolę odgrywają tutaj bezpośrednie relacje między pracownikami, przede wszystkim „twarzą w twarz”, ale nie tylko. Wykorzystuje się także technologie telekomunikacyjne i informatyczne: łączność telefoniczną, wideokonferencje, e-mail, komunikatory itp. Dzięki nim eliminuje się bariery w procesie komunikacji związane z odległością między ludźmi czy strefami czasowymi. Zadaniem organizacji jest w tym wypadku zachęcanie pracowników do rozwoju ich zasobów wiedzy oraz do dzielenia się z innymi, a także stworzenie sieci powiązań między ludźmi i umożliwienie im kontaktów.

Przeczytaj także: Dlaczego ważne jest świętowanie sukcesów?

W praktyce żadna z tych strategii nie występuje w czystej postaci jako jedyna stosowana przez organizację. Chcąc budować przewagę konkurencyjną opartą na wiedzy, należy zbudować system, który połączy koncepcję kodyfikacji z koncepcją personalizacji, tak aby wspierały one realizację strategii ogólnej firmy. Z tym że jedna ze strategii powinna być wybrana jako dominująca, a druga jako wspomagająca. Organizacja powinna wybrać:

• strategię kodyfikacji, jeżeli oferuje produkt standardowy – strategię personalizacji, gdy produkt ma wysoki poziom zindywidualizowania;
• strategię kodyfikacji, gdy produkt jest dojrzały – strategię personalizacji, gdy produkt jest innowacyjny;
• strategię kodyfikacji, jeżeli w procesie rozwiązywania problemów wykorzystuje się głównie wiedzę jawną – strategię personalizacji, przy dominującym wykorzystaniu wiedzy ukrytej.

Szczegółowe różnice między obiema strategiami są następujące:

W zakresie strategii konkurowania:
Strategia kodyfikacji – Dostarczanie wysokiej jakości produktu i/lub usługi dzięki szybkiemu wyszukaniu i ponownemu wykorzystaniu wcześniej skodyfikowanej wiedzy.
Strategia personalizacji – Dostarczanie twórczego i na wysokim poziomie produktu i/lub usługi dzięki wykorzystaniu indywidualnej wiedzy eksperckiej w celu analitycznego i kreatywnego rozwiązania problemów.

W zakresie modelu ekonomicznego:
Strategia kodyfikacji – Niezawodne, szybkie i tanie produkty i/lub usługi. Jednorazowe inwestowanie w aktywa wiedzy i wielokrotne ich wykorzystanie. Koncentracja na dostępności i ponownym użyciu na zasadzie ekonomii skali.
Strategia personalizacji – Wysoce zindywidualizowane produkty i/lub usługi o wysokiej wartości dodanej. Indywidualne rozwiązywanie problemów w oparciu o pracę zespołową.

W zakresie strategii zarządzania wiedzą:
Strategia kodyfikacji – Koncentracja na wiedzy jawnej. Tworzenie i rozwój systemów informatycznych służących kodyfikacji, gromadzeniu, rozpowszechnianiu i ponownemu wykorzystaniu wiedzy.
Strategia personalizacji – Koncentracja na wiedzy ukrytej. Tworzenie sieci kontaktów, wykorzystywanie mentoringu i relacji mistrz-uczeń w celu dzielenia się wiedzą osobistą.

Polecamy serwis Personel

W zakresie technologii informacyjnej:
Strategia kodyfikacji – Duże inwestycje w technologię informatyczną umożliwiającą ponowne wykorzystanie wiedzy oraz zarządzanie dużymi bazami danych.
Strategia personalizacji – Umiarkowane inwestycje w technologię informacyjną ułatwiającą komunikację międzyludzką w celu wymiany specjalistycznej wiedzy.

W zakresie zarządzania zasobami ludzkimi:
Strategia kodyfikacji – Zatrudnianie najlepszych absolwentów szkół wyższych. Treningi w grupach z wykorzystaniem uczenia na odległość, ale z silnym naciskiem na standardowe metody i orientacje grupowe. Wynagradzanie ludzi za wykorzystywanie baz danych i wnoszenie do nich wkładu.
Strategia personalizacji – Zatrudnianie absolwentów ze stopniami naukowymi, najlepiej po studiach MBA. Wyszukiwanie ludzi kreatywnych w rozwiązywaniu problemów, z wysoką tolerancją dla niepewności. Wykorzystanie mentoringu w formie „jeden na jednego” lub „jeden na kilku”. Wynagradzanie ludzi za bezpośrednie dzielenie się wiedzą z innymi.

Autor: Małgorzata Czerska, Agnieszka Szpitter. Artykuł jest fragmentem książki Koncepcje zarządzania - Wydawnictwo C.H. Beck