Jak zaliczać do kosztów wydatki na firmowy samochód osobowy?

Oczywiście mówimy tu o podatnikach podatku od osób fizycznych, którzy obliczają koszty. Nie dotyczy to ryczałtowców i płacących podatek w formie karty podatkowej.

Krok 1. Sprawdź, czy Twój samochód jest osobowy

Niby wszyscy to wiedzą, ale chodzi tu o definicje podatkowe.

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) samochodem osobowym jest pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż dziewięć osób łącznie z kierowcą. To jest zasada.

Wyjątki są następujące (poniżej zdefiniowane pojazdy nie są uważane za samochody osobowe i nie są objęte ograniczeniami kosztowymi obowiązującymi samochody osobowe

1. pojazd samochodowy mający jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowany na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van (art. 5a pkt 19 lit. a) updof);

2. pojazd samochodowy mający więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50% długości pojazdu.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na nasz Newsletter!

Zobacz: Jak nie zapłacić podatku kupując samochód firmowy?

Dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków (art. 5a pkt 19 lit. b) updof);

3. pojazd samochodowy, który ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków (art. 5a pkt 19 lit. c) updof);

4. pojazd samochodowy, który posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu (art. 5a pkt 19 lit. d) updof);

5. pojazd samochodowy będący pojazdem specjalnym w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku nr 9 do ustawy o podatku od towarów i usług (art. 5a pkt 19 lit. e) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Zobacz: Odliczenie 100% VAT od samochodu – kompendium wiedzy

Krok. 2 Czasem musisz postarać się o zaświadczenie okręgowej stacji kontroli pojazdów

W przypadku samochodów o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, spełnienie wymagań określonych w art. 5a pkt 19 lit. a)-d) updof (punkty 1-4 w Kroku 1), stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów. Stacja ta powinna wydać odpowiednie zaświadczenie i zamieścić dodatkowo adnotację w dowodzie rejestracyjnym pojazdu. Kopię zaświadczenia podatnik musi dostarczyć (w czasie 14 dni od dnia jego otrzymania), właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego.

To dopiero pozwoli traktować samochody zdefiniowane w punktach 1-4 w Kroku 1, jako nie osobowe. Pozwoli to uniknąć niżej określonych ograniczeń w zaliczaniu do kosztów wydatków na te samochody.

W przypadku, gdy w samochodzie, o którym mowa w art. 5c. ust. 1 updof, dla którego wydano ww. zaświadczenie, zostały wprowadzone zmiany. I w wyniku tych zmian samochód nie spełnia już wymagań, o których mowa w art. 5a pkt 19 lit. a)-d) uopdof - podatnik musi na piśmie zawiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego o tych okolicznościach. Ma na to tylko 7 dni od zaistnienia tych zmian.

Zasady odliczania VAT-u od samochodów osobowych

Krok 3. Jak ustalić limit kosztów w przypadku amortyzowanego samochodu osobowego

Odpisy maksymalnie od równowartości 20 tys. euro

Do kosztów podatkowych można odpisy amortyzacyjne samochodu obliczone od wartości samochodu do równowartości kwoty 20 tys. euro, przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania. Więcej niestety ustawodawca nie pozwala zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku samochodów ciężarowych nie ma tego limitu, zatem do kosztów zalicza się całość prawidłowo naliczonych odpisów amortyzacyjnych.

W przypadku samochodu osobowego amortyzacja musi trwać przynajmniej pięć lat. Oznacza to, że zakup samochodu w koszty rozliczać będziemy przez 60 miesięcy. Gdy kupimy samochód używany już co najmniej 6 miesięcy – możemy skorzystać z tzw. przyspieszonej amortyzacji. W przypadku samochodu osobowego możemy zastosować tzw. współczynnik przyspieszający wynoszący 2. Oznacza to, że amortyzacja potrwa wówczas nie 60 miesięcy, ale 30.

Składki mają ten sam limit

Ograniczenie to dotyczy również zapłaconych składek na ubezpieczenie samochodu osobowego. Do kosztów nie można zaliczyć, bowiem tych składek w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 tys. euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia do całej wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Czyli innymi słowy tylko uiszczone składki ubezpieczeniowe obliczone od maksymalnie równowartości 20 tys. euro mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Ograniczenie to dotyczy wszystkich samochodów osobowych wykorzystywanych w prowadzonej działalności gospodarczej, bez względu na to, czy stanowi on środek trwały, przedmiot leasingu jak u podatnika, lub innej umowy cywilnoprawnej, czy prywatną własność podatnika, a więc zarówno stanowiących własność podatnika, jak i używanych np. na podstawie umowy leasingu operacyjnego.

Pamiętać też trzeba, że zgodnie z ogólną zasadą (art. 22 ust. 1 updof), do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Oznacza to, że jeżeli będziemy używać samochód firmowy dla celów prywatnych, to wydatki na ten samochód ponoszone nie powinny być traktowane jak koszty uzyskania przychodu.

Warto zapamiętać zasadę, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych - jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym (23 ust. 1 pkt 48).

Naprawa samochodu osobowego po wypadku a VAT

Krok 4. A co z kosztami gdy auto nie jest środkiem trwałym

Jeżeli używamy prywatnego samochodu osobowego na potrzeby firmy (auto nie jest środkiem trwałym firmy) możemy zaliczać wydatki na taki samochód do kosztów ale tylko przy jazdach dokonywanych na potrzeby firmy. Musimy w takim przypadku prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Podatnik może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki na paliwo, oleje, smary, drobne naprawy, przeglądy i ubezpieczenia, przy równoczesnym przemnażaniu ilości przejechanych kilometrów przez obowiązującą stawkę za jeden przejechany kilometr.

Potrzebna ewidencja przebiegu pojazdu

W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 updof).

Ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa we wspomnianym ustawy, powinna zawierać co najmniej następujące dane (23 ust. 7 updof):

- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

- kolejny numer wpisu,

- datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd),

- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

- stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Użytkowanie prywatnego samochodu w firmie

Krok 5. Jak i kiedy można uwzględnić koszty

Zasadą jest, że koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (22 ust. 4 updof).

Pamiętajmy o właściwym dokumentowaniu wydatków. Tylko wtedy możemy zaliczyć je do kosztów podatkowych. Na udokumentowanie wydatków poniesionych w związku z użytkowaniem samochodu nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych niezbędne jest posiadanie oryginalnych dowodów ich poniesienia.

Takimi dowodami są faktury, rachunki oraz inne dowody dokumentujące ich poniesienie i spełniające wymagania określone w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Wydatki związane z użytkowaniem samochodu w prowadzonej działalności gospodarczej wlicza się w koszty uzyskania przychodów w ramach wspomnianych limitów po uprzednim wpisaniu ich do miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków eksploatacyjnych.

Warunkiem jest to, że kwota wynikająca z miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków nie przewyższy kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu.

Podatnik ma prawo do wliczania w koszty kwoty stanowiącej efekt przemnożenia liczby przejechanych w celach służbowych kilometrów przez aktualnie obowiązującą stawkę za 1 km. Ustalane są one w rozporządzeniu ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Aktualnie wynoszą one 0,5214 zł za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności silnika do 900 cm sześc. i 0,8358 zł za 1 km przebiegu pojazdu o mocniejszym silniku.

W sytuacji, gdy kwota wynikająca z miesięcznego zestawienia rachunków dotyczących eksploatacji samochodu jest wyższa niż kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu, kosztem uzyskania przychodów jest kwota wynikająca z ewidencji i księgowana w kol. 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Różnica między wielkością wynikającą z miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków (wynikających z rachunków) a wielkością wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu podlega rozliczeniu (czyli jest uwzględniana przy rozrachunku) w kolejnym miesiącu.

Zobacz: Czy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów dla samochodu niezaliczonego do środków trwałych?

Ewentualną nadwyżkę kosztów odliczy w następnych miesiącach 2008 roku, oczywiście pod warunkiem, iż wówczas wystąpi sytuacja odwrotna; z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez obowiązującą wówczas stawkę za 1 km wyjdzie więcej niż wyniosły wydatki faktycznie poniesione w danym miesiącu.

Ale jeśli już do końca roku nie będzie takiej sytuacji, że faktycznie wydana kwota będzie niższa od tej, która wynika z ewidencji przebiegu pojazdu, nie uda się wliczyć w koszty prowadzonej działalności gospodarczej takiej nadwyżki.

Koszty te, jak już stwierdziliśmy, wpisujemy do księgi na koniec miesiąca. Możemy to zrobić w dwojaki sposób: albo bezpośrednio, na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu; wówczas w rubryce 3 (nr dowodu księgowego) wpisujemy: ewidencja przebiegu pojazdu, albo za pośrednictwem dowodu wewnętrznego, sporządzonego na podstawie zapisu z ewidencji przebiegu pojazdu. W obu przypadkach kwotę wpisujemy w rubryce 13.

Pomyślmy o leasingu bo jest korzystny

Leasing jest dobrym rozwiązaniem, jeśli będziemy korzystali z samochodu wyłącznie dla celów prowadzonej działalności. Jednak nie ma przeszkód, by koszty leasingowanego samochodu rozliczać kilometrówką.

Jednak tylko amortyzując leasingowane auto skorzystamy najbardziej.

Leasing pozwala nam przede wszystkim amortyzować w koszty wydatek na nowy samochód już nawet w dwa lata. Ponadto możemy wliczać w koszty pełne raty leasingowe także wówczas, gdy posiadamy auto o wartości przekraczającej 20 tys. euro.

Odliczanie VAT od leasingu samochodu – jak wygląda obecnie?