REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Czy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów dla samochodu niezaliczonego do środków trwałych?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Monika Siwik
Specjalista ds. księgowości
Parco
Biuro Rachunkowe PARCO S.C.
Czy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów dla samochodu niezaliczonego do środków trwałych?
Czy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów dla samochodu niezaliczonego do środków trwałych?

REKLAMA

REKLAMA

Użytkując samochód osobowy zakupiony na potrzeby działalności gospodarczej mamy dwie możliwości rozliczania kosztów paliwa oraz innych wydatków związanych z użytkowaniem samochodu. Jakie? Przeczytaj poradę eksperta.

REKLAMA

Pierwszym sposobem jest wprowadzenie samochodu osobowego do ewidencji środków trwałych. Wiążą się z tym co miesięczne odpisy amortyzacyjne, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Faktury za paliwo w całej wysokości ujmowane są jako koszt uzyskania przychodu, oczywiście zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami bez możliwości odliczenia podatku VAT od tych zakupów. Natomiast faktury na inne wydatki związane z użytkowaniem samochodu osobowego także w całości wliczamy w koszty uzyskania przychodów, jednak od tych wydatków mamy możliwości odliczenia podatku VAT. Należy zwrócić uwagę, że jeśli wydatek dotyczy ulepszenia środka trwałego i podnosi jego wartość wówczas nie należy go ujmować jako koszt uzyskania przychodu, a jako ulepszenie środka trwałego w ewidencji środków trwałych. W tym wypadku kosztem będzie podwyższony odpis amortyzacyjny.

REKLAMA

Drugim sposobem na rozliczanie wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. W tym przypadku nie jest obowiązkiem zaliczenie samochodu osobowego do środków trwałych.

Ewidencja przebiegu pojazdu jest to ustawowo przewidziana forma określenia przez podatnika przebiegu samochodu niebędącego środkiem trwałym firmy, a wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej.

REKLAMA

W razie braku takiej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika, z tytułu używania samochodów osobowych, które nie są środkami trwałymi oraz nie są użytkowane na podstawie umowy leasingu, nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu daje możliwość zakwalifikowania wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej do jej kosztów. Ponadto prowadzenie takiej ewidencji pozwala na ustalenie limitów, w ramach których wydatki związane z użytkowaniem samochodu stanowią koszty podatkowe. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarcza, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:
- nazwisko i imię osoby używającej pojazd,
- jej adres zamieszkania,
- numer rejestracyjny pojazdu,
- pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu, opis trasy,
- ilość faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za 1 km przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km
przebiegu,
- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona na bieżąco, co oznacza, że należy ją uzupełniać po każdym dokonanym wyjeździe. Ewidencją taka powinna prowadzić osoba, która faktycznie korzystała z pojazdu i powinna ona być potwierdzona przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

W Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ujęte zostało, iż wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarcza, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w 13. kolumnie po zakończeniu miesiąca, na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres.

W przypadku zakupu np. olejów silnikowych, zakupu części i materiałów do naprawy samochodu, opłat za usługi serwisowe czy remontowe wydatki te będą księgowane w kwotach netto. Podatek VAT wynikający z faktur zakupu, będzie podlegał odliczeniu. W przypadku, gdy zakupy będą dotyczyły paliw wówczas wydatki będą księgowane w kwotach brutto, co oznacza brak możliwości odliczenia podatku VAT.

Polecamy: serwis Leasing

Gdy przedsiębiorca używa samochodu zarówno do celów prowadzonej działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych, powinien skrupulatnie i rzetelnie oddzielać wydatki związane z prywatnym użytkowaniem od tych związanych z uzyskaniem, zabezpieczeniem albo zachowaniem źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność. Do prowadzonej ewidencji kosztów eksploatacji podatnik ma prawo wpisać tylko te wydatki, które maja związek z prowadzoną działalnością.

Zapisy w ewidencji przebiegu pojazdu dokonywane są miesięcznie. Zapisy dokonywane w ewidencji kosztów eksploatacji pojazdu także dokonywane są miesięcznie, ale rozliczane są narastająco. Oznacza to, ze jeżeli rzeczywiste wydatki związane z użytkowaniem samochodu osobowego przekroczą limit kilometrówki, to o ile nie będą one stanowiły w bieżącym miesiącu kosztów podatkowych, o tyle w następnym miesiącu będą podlegały rozliczeniu, oczywiście również w ramach limitu. Należy pamiętać, że sama ewidencja przebiegu pojazdu nie jest dowodem poniesionych wydatków, są nim dokumenty księgowe potwierdzające zakup paliw czy innych wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu.

Przedsiębiorca używający prywatnego samochodu do celów działalności ma prawo zaksięgować do kosztów podatkowych tylko wydatki faktycznie poniesione, które dodatkowo są ograniczone limitem kilometrówki. Oznacza to, ze jeżeli faktyczne wydatki będą niższe niż limit kilometrówki, to podatnik ma prawo zaliczyć do kosztów właśnie tę niższa kwotę, która realnie poniósł. Jeżeli faktyczne koszty będą wyższe niż limit kilometrówki, to do kosztów należy zaliczyć kwotę wydatków do wysokości ustalonego limitu.

Należy pamiętać, iż w obu przypadkach na fakturach lub innych dowodach dotyczących wydatków samochodu osobowego musi zostać podany numer rejestracyjny pojazdu.

Innej możliwości rozliczania kosztów pojazdu przepisy prawa nie przewidują. Jednym sposobem jest zaliczenie samochodu do środków trwałych, drugim prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Jeśli podatnik nie zastosuje żadnego z tych rozwiązań, nie ma możliwości ujmowania wydatków związanych z samochodem w kosztach działalności gospodarczej.

Polecamy: Czy można sprzedać samochód będący przedmiotem leasingu?

Polecamy: Pytania i odpowiedzi eksperta ds. leasingu

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Vibe coding - czy AI zredukuje koszty tworzenia oprogramowania, a programiści staną się zbędni?

Kiedy pracowałem wczoraj wieczorem nad newsletterem, do szablonu potrzebowałem wołacza imienia – chciałem, żeby mail zaczynał się od “Witaj Marku”, zamiast „Witaj Marek”. W Excelu nie da się tego zrobić w prosty sposób, a na ręczne przerobienie wszystkich rekordów straciłbym długie godziny. Poprosiłem więc ChatGPT o skrypt, który zrobi to za mnie. Po trzech sekundach miałem działający kod, a wołacze przerobiłem w 20 minut. Więcej czasu zapewne zajęłoby spotkanie, na którym zleciłbym komuś to zadanie. Czy coraz więcej takich zadań nie będzie już wymagać udziału człowieka?

Wellbeing, który naprawdę działa. Arłamów Business Challenge 2025 pokazuje, jak budować silne organizacje w czasach kryzysu zaangażowania

Arłamów, 30 czerwca 2025 – „Zaangażowanie pracowników w Polsce wynosi jedynie 8%. Czas przestać mówić o benefitach i zacząć praktykować realny well-doing” – te słowa Jacka Santorskiego, psychologa biznesu i społecznego, wybrzmiały wyjątkowo mocno w trakcie tegorocznej edycji Arłamów Business Challenge.

Nie uczą się i nie pracują. Polscy NEET często są niewidzialni dla systemu

Jak pokazuje najnowszy raport Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, około 10% młodych Polaków nie uczy się ani nie pracuje. Kim są polscy NEET i dlaczego jest to realny problem społeczny?

Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

REKLAMA

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

Family Business Future Summit - podsumowanie po konferencji

Pod koniec kwietnia niniejszego roku, odbyła się druga edycja wydarzenia Family Business Future Summit, które dedykowane jest przedsiębiorczości rodzinnej. Stolica Warmii i Mazur przez dwa dni gościła firmy rodzinne z całej Polski, aby esencjonalnie, inspirująco i innowacyjne opowiadać i rozmawiać o sukcesach oraz wyzwaniach stojących przed pionierami polskiej przedsiębiorczości.

Fundacja rodzinna po dwóch latach – jak zmienia się myślenie o sukcesji?

Jeszcze kilka lat temu o sukcesji w firmach mówiło się niewiele. Przedsiębiorcy odsuwali tę kwestię na później, często z uwagi na brak gotowości, aby się z nią zmierzyć. Mówienie o śmierci właściciela, przekazaniu firmy i zabezpieczeniu rodziny wciąż należało do tematów „na później”.

REKLAMA

Potencjał 33 GW z wiatraków na polskim morzu. To 57% zapotrzebowania kraju na energię. Co dalej z farmami wiatrowymi w 2026 i 2027 r.

Polski potencjał na wytwarzanie energii elektrycznej z wiatraków na morzu (offshore) wynosi 33 GW. To aż 57% rocznego zapotrzebowania kraju na energię. W 2026 i 2027 r. powstaną nowe farmy wiatrowe Baltic Power i Baltica 2. Jak zmieniają się przepisy? Co dalej?

Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

REKLAMA