Opodatkowanie i oskładkowanie szczepień pracowników

Pracodawca nie pobiera zaliczki na podatek dochodowy z tytułu zapewnienia pracownikom możliwości zaszczepienia się, gdy nie osiągają oni przychodu podlegającego opodatkowaniu. W tym przypadku wskazówki, kiedy nie powstaje przychód z nieodpłatnych świadczeń, można znaleźć w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (K 7/13, patrz: www.ekspert3.inforlex.pl).

Zwolnienie z opodatkowania zależne od przepisów bhp

Do szczepień pracowników zastosowanie mają przepisy dotyczące świadczeń rzeczowych. Świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, są zwolnione z opodatkowania, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof).

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Warunkiem zastosowania tych zwolnień jest uzasadnienie zakupu szczepionek dla pracowników przez pracodawcę przepisem aktu prawnego innego niż ustawa podatkowa. Organy podatkowe za takie przepisy uznają np. rozporządzenie w sprawie wykazu rodzajów czynności zawodowych oraz zalecanych szczepień ochronnych wymaganych u pracowników, funkcjonariuszy, żołnierzy lub podwładnych podejmujących pracę, zatrudnionych lub wyznaczonych do wykonywania tych czynności (dalej: rozporządzenie o zalecanych szczepieniach ochronnych). W załączniku do rozporządzenia zamieszczono wykaz rodzajów czynności zawodowych oraz zalecanych szczepień ochronnych wymaganych u tych osób – np. w poz. 2 zostały wymienione czynności przy produkcji i dystrybucji żywności oraz wymagające kontaktu z żywnością w zakładach zbiorowego żywienia. Rozporządzenie o zalecanych szczepieniach ochronnych zaleca w takich przypadkach szczepienia pracowników przeciw wirusowemu zapaleniu wątroby typu A. Sfinansowanie tego wydatku ze środków pracodawcy nie powoduje powstania przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń.

Szczepienia pracowników są zwolnione z podatku, jeżeli przysługują na podstawie przepisów bhp.

Przy weryfikacji prawa pracowników do zwolnień podatkowych fiskus sprawdza, czy zostały spełnione warunki rozporządzenia Ministra Zdrowia z 22 kwietnia 2005 r. w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki. W przypadku zatrudniania pracownika w warunkach narażenia na działanie szkodliwych czynników biologicznych pracodawca ma obowiązek stosować wszelkie dostępne środki eliminujące narażenie, a jeżeli jest to niemożliwe – ograniczające stopień tego narażenia, przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Wskazane rozporządzenie zawiera wykaz prac narażających pracowników na działanie czynników biologicznych (np. praca w zakładach produkujących żywność czy praca w jednostkach ochrony zdrowia). Przepisy rozporządzenia można stosować także do innych prac niż wskazane wprost w wykazie, ale pracodawca musi dysponować potwierdzeniem narażenia pracownika na działanie czynników biologicznych. Istnieją jednak wątpliwości co do sposobu, w jaki pracodawca powinien wykazywać takie narażenie, uzasadniające np. zakup szczepionek na grypę dla pracowników, tak aby fiskus zaakceptował brak konieczności poboru zaliczki na podatek dochodowy.

Zobacz również: Czy zakup soczewek kontaktowych dla pracownika jest opodatkowany?

Brak przychodu

Zapewnienie pracownikom szczepień w sposób niepowodujący konieczności zapłaty podatku dochodowego jest możliwe także wtedy, gdy po stronie pracownika nie powstaje przychód. Brak przychodu zwalnia bowiem od konieczności powoływania się płatnika na zwolnienia podatkowe. Analizując wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (K 7/13), można określić, kiedy pracownik nie osiągnął przychodu po zapewnieniu mu przez pracodawcę nieodpłatnych świadczeń (np. szczepionek). Według Trybunału Konstytucyjnego podstawowymi cechami wskazującymi na opodatkowanie świadczenia nieodpłatnego jest:

• dobrowolność skorzystania ze świadczenia przez pracownika (najlepiej, aby pracodawca dysponował jego pisemną zgodą wyrażoną przed skorzystaniem ze świadczenia),
• uzyskanie oszczędności przez pracownika dzięki sfinansowaniu np. szczepień przez pracodawcę.

Z uwagi na te kryteria należy przyjąć, że zazwyczaj zapewnienie pracownikom przez pracodawcę szczepień na grypę powoduje powstanie przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Pracodawca nie ma bowiem możliwości zmuszenia pracownika do poddania się szczepieniom (pracownik ma prawo odmówić). Jest to więc świadczenie przyjmowane przez pracownika dobrowolnie.

Pracownik może odmówić poddania się szczepieniom na grypę zapewnionym przez pracodawcę.

Zobacz: Czy składka na grupowe ubezpieczenia stanowi przychód pracownika?

Szczepienia przed zagraniczną podróżą służbową

Zapewnienie szczepień przed chorobami tropikalnymi pracownikowi, który ma odbyć zagraniczną podróż służbową, nie jest świadczeniem nieodpłatnym. W tej sytuacji nie powstaje przychód do opodatkowania, nie trzeba więc odwoływać się do przepisów dotyczących zwolnień podatkowych. Wynika to z tego, że pracownik nie zaoszczędzi na wydatkach pokrytych przez pracodawcę, gdyż nie ma żadnego powodu, aby szczepić się na choroby niewystępujące w Polsce. Jedynym powodem zaszczepienia jest wykonywanie obowiązków służbowych w związku np. z podróżą służbową. Jest to argument wykazujący na brak korzyści w codziennym życiu pracownika. Do podjęcia przez płatnika decyzji o niepobraniu zaliczki na podatek dochodowy nie jest więc potrzebna analiza przepisów dotyczących szczepień czy przepisów bhp, a jedynie analiza, czy świadczenie pracodawcy przynosi jakąś oszczędność u pracownika. Oszczędności takiej nie osiąga pracownik zaszczepiony na choroby tropikalne, który za granicę pojechał tylko dlatego, że był to jego obowiązek pracowniczy.

Pracownicy odbywali podróże służbowe do krajów o tropikalnym i subtropikalnym klimacie. Osoby odbywające podróż służbową są narażone na zachorowanie na żółtą gorączkę, żółtą febrę, błonicę, tężec, dur brzuszny, polio, cholerę, zakażenia meningokokowe A + C, malarię. Jeszcze przy przyjęciu pracowników do pracy pracodawca poprosił każdego z nich o wypełnienie imiennej ankiety, w której było zawarte pytanie, czy pracownik zamierza w okresie obowiązywania umowy o pracę zaszczepić się na ww. choroby. Wszyscy pracownicy odpowiedzieli na to pytanie negatywnie. W tej sytuacji pracodawca sfinansował koszt szczepień zaleconych przez lekarza chorób tropikalnych z własnych środków. Pracodawca na podstawie ankiet uznał, że pracownicy nie zaoszczędzili, korzystając z jego środków wydanych na szczepienia. W ten sposób wykazał spełnienie wymagań wskazanych w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. Wyrok określa, że przychód z nieodpłatnych świadczeń powstaje tylko wtedy, gdy pracownik dzięki środkom pracodawcy zwiększył stan swoich aktywów (w tym zaoszczędził wydatków).

Za omawianą interpretacją przemawia analiza § 19 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Na podstawie tego przepisu na pracodawcy ciąży obowiązek poniesienia kosztów niezbędnego leczenia pracownika za granicą oraz kosztów zakupu niezbędnych leków za granicą, a także kosztów transportu zwłok do kraju. Szczepienia mają chronić nie tylko przed negatywnym zdarzeniem w postaci ciężkiej choroby pracownika lub jego śmiercią, ale i przed ponoszeniem przez pracodawcę kosztów związanych z tymi zdarzeniami. Byłoby nielogiczne nałożenie przez ustawodawcę na pracodawcę obowiązku pokrycia kosztów leczenia pracownika za granicą i jednoczesne traktowanie jako bonus pracowniczy wydatków ponoszonych w celu uniknięcia konieczności ponoszenia kosztów leczenia.

Dlatego organy podatkowe godzą się, aby wydatki na szczepienia chroniące przed chorobami występującymi w krajach będących celem zagranicznych podróży służbowych potraktować jako zabezpieczenie pracodawcy przed wydatkami związanymi np. ze zwrotem udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz wydatków poniesionych na nabycie koniecznych leków.

Zobacz: Koszty uzyskania przychodu pracownika i zleceniobiorcy

Taki sposób uzasadnienia korzystnego dla pracowników i pracodawców stosowania prawa potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 września 2013 r. (nr IBPBII/1/415–669/13/JP), w której organ podatkowy uznał, że jeżeli wydatki na szczepienia ponosi pracodawca, to nie stanowi to przychodu dla pracownika odbywającego zagraniczną podróż służbową. W sytuacji natomiast, gdy taki wydatek ponosi pracownik, a pracodawca dokonuje jego zwrotu, należy zastosować zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o pdof.

Pracownik nie osiąga przychodu, jeżeli został zaszczepiony na choroby tropikalne i wyjechał za granicę tylko dlatego, że pracodawca wydał mu polecenie wyjazdu w podróż służbową.

Organy podatkowe odwołują się także do przepisów rozporządzenia Ministra Zdrowia z 16 września 2010 r. w sprawie wykazu zalecanych szczepień ochronnych oraz sposobu finansowania i dokumentowania zalecanych szczepień ochronnych wymaganych międzynarodowymi przepisami zdrowotnymi (Dz.U. Nr 180, poz. 1215). W praktyce szczepienia wymienione w tym rozporządzeniu odpowiadają szczepieniom, których koszt pokrywają pracodawcy wysyłający pracowników za granicę.

Jeżeli pracownik ostatecznie nie pojedzie w delegację za granicę, nie zmienia to korzystnej kwalifikacji wydatków pracodawcy poniesionych przed rozpoczęciem zagranicznej podróży służbowej.

W przeszłości organy podatkowe próbowały stać na stanowisku, że zwolniony z podatku dochodowego jest koszt szczepionki dla pracowników odbywających podróż służbową do krajów tropikalnych. Zwolnienie dotyczyło jedynie samego zakupu szczepionki, ale bez usługi szczepienia, która miała podlegać opodatkowaniu jako korzyść pracownika. Jednak w interpretacji indywidualnej z 12 grudnia 2008 r. (nr IPPB2/4160–81/08–2/MK) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie uznał, że wydatki poniesione przez pracodawcę na zakup świadczenia medycznego w postaci szczepień ochronnych dla pracowników narażonych na kontakt z zakaźnymi chorobami tropikalnymi nie stanowią przychodu pracownika. Dotyczy to zarówno kosztu samej szczepionki, jak i usługi zaszczepienia.

Polecamy: Obowiązkowe badania lekarskie w firmie

Składki ZUS

Zapewnienie pracownikom szczepień może być zwolnione ze składek ZUS. Dotyczy to wydatków na szczepionki kwalifikowanych jako:

• wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz

korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług.

Zobacz też: Składki ZUS pracodawcy i pracownika 2015

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 11, art. 12, art. 21 ust. 1 pkt 11, pkt 11a, pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 361; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1215),
• art. 222¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 208),
• § 1 i załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Zdrowia z 22 kwietnia 2005 r. w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki (Dz.U. z 2005 r. Nr 81, poz. 716; ost. zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 48, poz. 288),
• § 1 i załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z 3 stycznia 2012 r. w sprawie wykazu rodzajów czynności zawodowych oraz zalecanych szczepień ochronnych wymaganych u pracowników, funkcjonariuszy, żołnierzy lub podwładnych podejmujących pracę, zatrudnionych lub wyznaczonych do wykonywania tych czynności (Dz.U. z 2012 r. poz. 40),
• § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167),
• § 2 ust. 1 pkt 6 i pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 127, poz. 860).