Gospodarowanie kredytem handlowym w firmie cz. IV

5.  Polityka ściągania należności przeterminowanych.

Chodzi o to, żeby nie być zaskoczonym zwłoką w otrzymaniu należnych kwot i reagować na zaistniałe przypadki z rozmysłem, według z góry zaplanowanego scenariusza oraz nie działać pod wpływem emocji. Musimy przewidywać na dwóch płaszczyznach. Po pierwsze, jak ustrzec się zagrożeń z tytułu utraty płynności finansowej. Po drugie, w jaki sposób windykować należne nam kwoty. Tutaj zajmiemy się tym drugim problemem.

Kluczowe są dla nas dwa kryteria:

1) wielkości uzyskiwanych obrotów z danym klientem, w jednostce czasu, np. w okresie 1 roku;
2) stopień przestrzegania przez klienta ustaleń co do terminu płatności.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Stosując analizę typu ABC/xyz[i], możemy dokonać podziału naszych klientów, mających odroczone płatności, na strategicznie ważnych (A); ważnych (B) i mniej ważnych (C), z punktu widzenia wielkości uzyskiwanego obrotu. Następnie, ten zbiór klientów, należy zakwalifikować do jednego z trzech przedziałów klas terminowości zapłaty. Na przykład: "różnie to bywa" (x); "źle" (y); "zdecydowanie źle" (z). Niestety, kryteria przypisywania kolejnych firm do jednej z grup musimy sobie opracować sami, trudno tu o uniwersalną radę. Można jedynie sugerować np. kierowanie się prawem Pareto[ii] - w zakresie wyznaczania ABC zaś stopniem przeterminowania należności w dniach (np. 30/60/90dni przeterminowania) albo inne, lepiej dobrane, do specyfiki danej firmy, przedziały w zakresie wyznaczania xyz.

Jeśli wynik naszej pracy naniesiemy na graf, to dostaniemy rysunek, który wiele nam powie nie tylko o naszej aktualnej kondycji w zakresie przeterminowanych płatności klientów firmy, ale też pomoże w ustaleniu polityki w ściąganiu takich należności i potem, w kolejnych odsłonach, pomoże dokonywać oceny realizacji tej polityki. Poniżej, dla zilustrowania,  ogólna makieta takiego grafu, bez danych dotyczących firm (rys. 1).

rys. 1.

Może się okazać (najczęściej tak jest), że nasza strategia windykacyjna będzie zależeć od tego w którym zbiorze znajdzie się firma, z którą aktualnie rozmawiamy na temat jej przeterminowanych zobowiązań, wobec naszej firmy. Zbyt wiele czynników składa się na nasze decyzje co do przyjętych strategii prowadzenia rozmów, żeby próbować przypisywać konkretne strategie względem każdej z pokazanych tu 9 grup. Zresztą, czy to musi być 9 grup? To wcale nie jest przesądzone. Podany podział na charakter poglądowy. W każdym razie, mogę powiedzieć, że w stosunku do grupy oznaczonej tu jak Ax, przewagę powinny mieć negocjacje gdzie nasze propozycje będą szły bardziej w kierunku wypracowania takich warunków, w których fakt przeterminowania płatności będzie ograniczany, niż w kierunku grożenia sankcjami. Z kolei rozmowy z grupą Cz, odwrotnie. Nie zamykając sobie drogi do innych rozwiązań, problem sankcji, z odmową sprzedaży kredytowej włącznie, może być podnoszony zdecydowanie śmielej. Takie działanie nie wynika z mniejszego szacunku dla tej grupy klientów. Najzwyczajniej może nie starczyć nam czasu na jednakowe podejście do wszystkich naszych dłużników. Czym innym jest próba wypracowania odpowiednich warunków realizowania należności z klientem, który w pojedynkę przyczynia się do kilku czy kilkunastu procent obrotów naszej firmy, a czym innym, podobna próba wobec klienta, którego zakupy są zdecydowanie mniejsze. To zwykła ergonomia pracy.

Gospodarowanie kredytem handlowym w firmie cz. I.

Nie mniej, osoba odpowiedzialna za windykację należności powinna  pamiętać, że:

a) negocjacje, to nie ustępstwa, tylko kompromisy. Wcześniej wypracowane warunki, na przykład odroczenie terminu płatności o 30 dni, w wyniku negocjacji z klientem, który nie może ich dotrzymać, nie powinny polegać na tym, że nasza firma wydłuży ten termin np. do 45 dni (niestety w praktyce często tak właśnie bywa).  Za tym wydłużonym do 45 dni terminem, powinno jeszcze coś stać. Jakieś dodatkowe zobowiązanie tego klienta albo wiedza o innych niż dotychczasowe skutkach łamania nowej granicy. Znów nie przesądzam co to ma być, bo wiele zależy tu od kontekstu konkretnego przypadku. Wymieniam więc dla przykładu: naliczanie odsetek za zwłokę (czego firmy na ogół nie stosują w zwykłej praktyce); zobowiązanie do pewnego, zwiększonego, limitu zakupów w skali miesiąca/kwartału/roku; złożenie weksla wraz z deklaracją wekslową itd.;

b) jej pozycja w firmie jest szczególna. Z jednej strony, osoba taka powinna zadbać o możliwie szybkie ściągniecie zaległych należności do firmy. Z drugiej, w żadnym wypadku nie może psuć dotychczasowych relacji biznesowych. Oczywiście, nie oznacza to, że już na początku ma stać na gorszej pozycji niż dłużnik. Oznacza to tylko tyle, że swoimi działaniami nie może powodować pogarszania się relacji handlowych. Nawet, jeśli dojdzie do ostatecznego, to jest do skierowania wniosku o zapłatę na drogę sądową, albo klient przestanie u nas kupować, to zawsze powinien on mieć poczucie, że sam się do tego przyczynił, a nie "zmusił do to tego windykator". Jeśli o to nie zadbamy, konflikt z własnym działem handlowym murowany. Na dodatek, prawdopodobieństwo, że tak się dzieje z winy osoby odpowiedzialnej za odzyskiwanie należności, bardzo wysokie, graniczące z pewnością.

Gospodarowanie kredytem handlowym w firmie cz. II.

c) jej zadaniem nie jest minimalizowanie kwoty  należności przeterminowanych, tylko maksymalizowanie zysku (sic!). O tym  nie pamiętają nawet kierownicy działów windykacji, nie rozpisując się już o osobach zatrudnionych na pojedynczym stanowisku, kiedy często ta funkcja jest funkcją dodatkową, przy innych zadaniach, jakie musi wykonywać (np. księgowa czy asystent zarządu). Podkreślam: zadaniem/celem osoby windykującej należności w firmie jest maksymalizowanie jej zysku w granicach wykonywanych czynności. Nie jest celem tej osoby minimalizowanie łącznej kwoty należności przeterminowanych albo liczy dłużników. I jedno i drugie, jest realizowane wyłącznie w takim zakresie w jakim służy realizowaniu zasadniczego celu na tym stanowisku, a więc maksymalizacji zysku firmy. Niestety, nie mogę powiedzieć, że takie podejście to norma. Zarówno wśród pracowników windykacji należności przeterminowanych, jak i wśród ich przełożonych, poglądy w tej sprawie, oględnie mówiąc, bywają różne.  

Gospodarowanie kredytem handlowym w firmie cz. III.