Korzystanie z referencji w prowadzeniu działalności gospodarczej

Dzisiejszy artykuł jest poświęcony instytucji, która znajduje powszechne zastosowanie w praktyce obrotu gospodarczego – referencjom udzielanym przedsiębiorcy przez jego kontrahentów.Nie tak dawno temu do Naszej Kancelarii zgłosił się przedstawiciel polskiej firmy z zapytaniem,jakie są granice prawne korzystania z pisemnych referencji udzielonych jego firmie przez zadowolonych kontrahentów.

W szczególności firma była zainteresowana możliwością wykorzystania uzyskanych referencji w swojej promocji i reklamie, w tym możliwością zamieszczenia skanów referencji na swojej stronie internetowej, względnie wykorzystania w swojej promocji nazwy i logo partnerów, którzy wystawili referencje. Po stronie firmy powstała jednak obawa czy, aby takie działania z pewnością są dopuszczalne i czy przypadkiem pola na których można wykorzystać dokument referencji nie doznaje ograniczeń.

Odpowiadając na tak przywołane wątpliwości należy w pierwszej kolejności wskazać, że przepisy prawa nie definiują ani nie regulują funkcji dokumentu „referencji”. Jest więc to rodzaj dokumentu występującego w praktyce obrotu gospodarczego, który nie doczekał się swoich wyraźnych uregulowań prawnych.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę kapitałową

Istota i cel wystawienia referencji

Wobec braku wyraźnych uregulowań prawnych, aby móc właściwie przeanalizować przedstawione zagadnienie, trzeba zwrócić uwagę na istotę i cel wystawiania referencji. Otóż co do zasady celem referencji jest rekomendacja danej osoby (firmy) innej osobie (firmie). Przykładowo jeżeli klient wystawia referencje firmie IKS sp. z o.o. to czyni to w celu zarekomendowania współpracy z tą spółką innym, potencjalnym kontrahentom tejże spółki. Referencje to z założenia dokument, który ma uwiarygodnić spółkę IKS przed jej przyszłym kontrahentem, służyć jako załącznik do oferty lub tym podobne. Z założenia więc referencje są wystawiane, jako dokument który ma trafić do innego podmiotu, nieznanego z góry, jednak co do zasady znajdującego się w kręgu potencjalnych odbiorców usług rekomendowanej firmy.

Wobec takiego ujęcia dokumentu referencji określone wątpliwości może budzić posługiwanie się dokumentem w domenie publicznej (w Internecie, w prasie, w reklamie) tj. wobec nieokreślonego, co do zasady masowego odbiorcy, którym może być dowolny podmiot trzeci. Różnica objawia się w zmianie funkcji, jaką w tym przypadku pełni dokument referencji. Z dokumentu, który ma uwiarygodniać daną firmę wobec potencjalnego kontrahenta, staje się w istocie elementem jej reklamy i promocji w szerszym ujęciu. Dokument referencji udostępniony publicznie mówi każdemu kto chce go przeczytać o tym, jakie podmioty dana firma obsługiwała. Jeżeli niektóre z tych podmiotów są znane i cieszą się uznaną marką ma to dodatkowe znaczenie perswazyjne.

Z punktu widzenia podmiotu, który wystawił referencje, o ile nie zgadzał się wyraźnie na jego upublicznienie (w sieci, w prasie, w reklamie) publikacja referencji może nie być na rękę. Z różnych przyczyn wystawca referencji może nie chcieć ujawniać szerokiej opinii publicznej współpracy z daną firmą lub swojej aktywnej działalności na danym rynku. Czy jednak taki podmiot może podejmować jakiekolwiek działania wobec publikacji referencji, skoro sam wcześniej wystawił i podpisał dokument referencji?

Polecamy: Podatki 2014 - Podatkowa księga przychodów i rozchodów 2014

Niewyrażenie zgody na publikację referencji

W Naszym przekonaniu, jeżeli dany przedsiębiorca nie wyraził jednoznacznie zgody na publikację wystawionego przez siebie dokumentu referencji do masowego odbiorcy, to taki podmiot może podejmować stosowne kroki prawnej względem firmy, która takim dokumentem referencji posługuje się w domenie publicznej w ramach swojej reklamy i promocji. Wniosek taki wyprowadzamy z charakteru referencji, który jak wskazano powyżej co do zasady ma służyć uwiarygodnieniu firmy wobec ograniczonego kręgu podmiotów – potencjalnych kontrahentów, którzy są zainteresowani współpracą z daną firmą lub którym składane są oferty współpracy.

Jakie kroki prawne może podjąć podmiot, jeżeli wystawiony przez niego dokument referencji, lub jego nazwa lub logo zostały upublicznione przez inną firmę w celu reklamy lub promocji, bez wyraźnej zgody na takie działania?

Zawieranie umowy na odległość - obowiązki przedsiębiorcy

---

W pierwszej kolejności należy wskazać, że dokument referencji wystawiony przez kontrahenta, zawiera zazwyczaj jego firmę (jako nazwę przedsiębiorcy), wobec czego znajdzie zastosowanie art. 43¹⁰ k.c., który stanowi samodzielną podstawę roszczeń przysługujących przedsiębiorcy w przypadku zagrożenia prawa do firmy cudzym bezprawnym działaniem. Wynika to z ogólnej zasady, że firma stanowi dobro osobiste przedsiębiorcy i jako takie podlega ochronie. Warto dodać, że przytaczany przepis k.c. wprowadza domniemanie bezprawności czynu ujętego w art. 43¹⁰ k.c. „Naruszenie prawa do firmy najczęściej polega na zawłaszczeniu cudzej firmy poprzez używanie jej przez innego przedsiębiorcę w celu wykorzystania renomy tej firmy”.

Ponadto możliwe byłoby zastosowanie przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (dalej: PrAut) w odniesieniu do nazwy i logotypu przedsiębiorstwa, które mogą widnieć na upublicznionych referencjach lub obok referencji. Wynika to bezpośrednio z brzmienia art. 1 ust. 1 PrAut stanowiącego, iż „przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenie i sposobu wyrażenia”.

Roszczenia twórcy za naruszenie praw autorskich

Ochrona znaku towarowego

Niewykluczona jest sytuacja, w której logotyp przedsiębiorstwa podlega ustawie z dnia 30 czerwca 2000 r. – Prawo własności przemysłowej (Dz.U. 2013, poz. 1410), zwanej dalej: „p.w.p.”. W przypadku, gdy dany logotyp, będący znakiem towarowym, posiada znak ochronny, uprawnionemu, na mocy art. 285 p.w.p., przysługuje upoważnienie do żądania zaprzestania działań grożących naruszeniem prawa, czyli de facto umieszczania danego znaku towarowego na materiałach promocyjnych cudzego przedsiębiorstwa.  Powyższego może on dochodzić także na drodze postępowania cywilnego.

Na gruncie wykorzystywania referencji wystawionych przez przedsiębiorców i opatrzonych ich nazwą oraz logotypem możemy również zwrócić uwagę na ustawę z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 z późn. zm.), zwaną dalej: „u.z.n.k.”. Umieszczenie logotypu i nazwy cudzego przedsiębiorstwa na swoich materiałach promocyjnych może być uznane przez danego kontrahenta za czyn nieuczciwej konkurencji jako naruszający jego interes, zgodnie z dyspozycją art. 3 ust. 1 u.z.n.k. W razie dokonania czynu nieuczciwej konkurencji przysługuje poszkodowanemu szereg uprawnień względem sprawcy, których katalog zawarty jest w art. 18 u.z.n.k. , jak choćby zaniechania niedozwolonych działań czy też ich usunięcia skutków lub naprawienia wyrządzonej szkody.

Jakie podejmować działania?

 Wobec wyżej wyszczególnionych ryzyk podmiotom, które w ramach swojej promocji lub reklamy zamierzają wykorzystywać w domenie publicznej dokumenty referencji lub nazwy lub logotypy swoich klientów należy doradzać, aby podjęły one następujące działania:

1. w pierwszej kolejności należy zasugerować uzyskanie wyraźnej zgody swoich kontrahentów na wykorzystanie dokumentów referencji w szerszych działaniach marketingowych, tj. działaniach skierowanych do nieoznaczonych adresatów, w folderach reklamowych, na stronie internetowej itp.;
2. jeżeli jesteśmy zainteresowani wykorzystywaniem marki kontrahenta lub jego logotypu na swoich materiałach promocyjnych  konieczne jest uzyskanie na takie działanie odrębnej zgody. Prawo posługiwania się dokumentem referencji nie obejmuje bowiem prawa do posługiwania się w sposób samodzielny marką lub logiem przedsiębiorstwa wystawiającego referencje;
3. dla pełnego bezpieczeństwa prawnego sugerowane jest, aby taka zgoda miała charakter pisemny, niemniej w praktyce obrotu gospodarczego przyjęło się, że zgoda tego typu wyrażona w formie mailowej jest wystarczająca;
4. w relacjach z nowymi kontrahentami sugeruje się włączenie do zawieranych umów klauzuli o możliwości posługiwania się nazwą klienta i jego logotypem w celu promocji usług własnego przedsiębiorstwa. Takie rozwiązanie wydaje się być najprostszym zabezpieczeniem ewentualnych roszczeń ze strony kontrahentów, jak również będzie ono czyniło zadość dobrym obyczajom;
5. należy zwracać szczególną uwagę, czy publikacja informacji o współpracy z danym kontrahentem nie będzie naruszała umownej klauzuli poufności, co nierzadko zagrożone jest istotnymi karami umownymi.  

Podsumowując, można stwierdzić, iż samo wykorzystywanie referencji od jednego zadowolonego klienta w celu okazania go innemu potencjalnemu klientowi jest dopuszczalne, co wynika z natury samego dokumentu referencji. Jednocześnie wykorzystanie dokumentu referencji w celu promocji swoich usług, która to promocja skierowana jest do nieoznaczonego potencjalnie masowego adresata wiąże się z ryzykiem prawnym.

Zmiana miejsca prowadzenia działalności jednoosobowej