Jak prowadzić rozmowy biznesowe z Brytyjczykami i Amerykanami

Zarówno Amerykanie, jak i Brytyjczycy zdecydowanie chętniej wybaczą nam błędy językowe niż niestosowności związane z zachowaniem podczas oficjalnych spotkań biznesowych. To, jaką postawę przyjmą zagraniczni negocjatorzy i jak zaprezentują się podczas negocjacji, będzie mieć ogromny wpływ na podjęcie ostatecznych decyzji. Amerykanie i Brytyjczycy bardzo różnią się od siebie w kwestii pożądanego zachowania podczas tego typu spotkań. Na co warto zwrócić uwagę, a czego się wystrzegać?

Negocjacje z Amerykanami – czas to pieniądz

Aby zrobić dobre pierwsze wrażenie na spotkaniu z Amerykanami, należy odpowiednio przedstawić wszystkich członków delegacji. Osoba niższa rangą powinna być przedstawiona osobie o wyższym statusie. Ważne jest podanie nie tylko imienia i nazwiska, ale również pełnej nazwy stanowiska oraz kilku informacji o danej osobie (np. krótki zakres obowiązków). Najważniejsza jest jednak punktualność. Spóźnienie się na spotkanie z Amerykanami jest wysoce niestosowne. Najlepiej być na miejscu 5–10 minut przed czasem. Spóźnienie powyżej 10 minut będzie uznane za niekulturalne i nietaktowne, tak samo jak odwołanie spotkania.

Podczas rozmowy należy pamiętać o utrzymywaniu kontaktu wzrokowego z rozmówcą. Unikanie kontaktu wzrokowego zostanie odebrane jako kłamstwo lub unikanie odpowiedzi. W dyskusji powinny brać udział wszystkie zgromadzone osoby – te, które są nieaktywne, mogą sprawiać wrażenie nieprzygotowanych i niewnoszących niczego do spotkania. Działa to negatywnie na ich odbiór oraz reputację w oczach strony przeciwnej.

Rozmowy biznesowe z Amerykanami są konkretne, dynamiczne i zazwyczaj krótkie (a z pewnością krótsze niż z przedstawicielami innych państw). Łączą przyjemne z pożytecznym, dlatego nie powinno nas zdziwić prowadzenie rozmów podczas posiłku. Zazwyczaj Amerykanie mają mało czasu, dlatego bywa, że wolą przystać na mniej korzystną dla nich ofertę, ale za to szybciej zakończyć cały proces negocjacji. Wśród wszystkich zaproszonych na spotkanie Amerykanie najchętniej będą rozmawiać z osobą najwyższą rangą, nieco ignorując innych. Wynika to z przeświadczenia, że ta osoba najszybciej podejmie decyzję. Dlatego Amerykanie mogą uchodzić za pewnych siebie, bądź wręcz agresywnych*. Aby poznać status danej osoby w Amerykańskiej firmie, należy sprawdzić, na którym piętrze znajduje się jej biuro – im wyższe piętro, tym wyższe stanowisko.

O czym warto pamiętać podczas biznesowego lunchu?

Niezwykle ważnym punktem amerykańskich negocjacji nie są same rokowania, ale to, co następuje po nich. Wszystkie ustalenia muszą być spisane w kontrakcie. Amerykanie są mistrzami w sporządzaniu bardzo długich i zawiłych umów. Zawierają one maksymalną liczbę szczegółów, przewidują wszelkie scenariusze rozwoju współpracy, a także ustalają wszystkie obowiązki i prawa obu stron.

Brytyjskie planowanie

Wszystkie negocjacje i spotkania są organizowane w ich kraju – a wręcz w siedzibie ich firmy. Jeśli już zdarzy nam się zaproszenie na lunch, należy pamiętać, że będzie on mieć charakter czysto towarzyski. Tematy biznesowe można podjąć dopiero po podaniu kawy – powinna być to jednak luźna rozmowa, podczas której nie można przedstawiać jakichkolwiek dokumentów. Zarówno wtedy, jak i w innych sytuacjach, nie należy pytać o osobiste sprawy rozmówcy. Anglicy bardzo cenią sobie zachowanie prywatności i bezwzględnie oddzielają życie rodzinne od obowiązków służbowych.

W odróżnieniu od Amerykanów Brytyjczycy nie utrzymują kontaktu wzrokowego z rozmówcami, zachowują duży dystans między osobami, a także nie kierują się emocjami. Niezwykle ważny jest dress code. Najbardziej odpowiednim strojem na spotkanie biznesowe jest biała koszula i ciemny garnitur (z wyłączeniem czarnego – ten zarezerwowany jest na wieczorne przyjęcia) dla mężczyzny oraz czarna garsonka dla kobiety.

„Can do attitude” – to podstawa podejścia Brytyjczyków do wielu spraw, a przede wszystkim do współpracy. Nie należy zatem w ich towarzystwie narzekać, wskazywać negatywów czy być złym lub smutnym. Pozytywne nastawienie i uśmiech to klucz do dobrej współpracy (nie tylko z obywatelami Wielkiej Brytanii).

Porządek i szczegółowe zaplanowanie wszystkich etapów negocjacji to typowe zachowania Brytyjczyków. Tutaj nie ma miejsca na impulsywność czy spontaniczne podejmowanie decyzji. Negocjatorzy mają zaplanowane pojedyncze posunięcia oraz ustępstwa, na które mogą sobie pozwolić. Rozmawiając z Brytyjczykami należy wypowiadać się w sposób jasny, konkretny i szczery. W odróżnieniu od Amerykanów Brytyjczycy cenią sobie ustalenia ustne. Zdarza się, że partnerzy muszą wręcz upomnieć się o spisanie zobowiązań, ponieważ dla Brytyjczyków nie jest to tak istotne**. Przed spotkaniem należy się zorientować kim jest osoba, która będzie głównym negocjatorem. Zdarza się bowiem, że są to osoby, które mogą się wypowiadać w sposób wyniosły i z wielkim autorytetem, a w praktyce będą mieć znikomy wpływ na podjętą decyzję.

Jak negocjować z chińskimi partnerami - krytyka i pochwały

Warto mieć wiedzę na temat zachowań Amerykanów i Brytyjczyków. Przede wszystkim jednak należy pamiętać, że najważniejszy w negocjacjach jest szacunek wobec drugiej strony, a także wczucie się w jej sytuację. Tylko takie podejście umożliwia wypracowanie ustaleń korzystnych dla obu stron (niezależnie od kraju pochodzenia) i nawiązanie współpracy na partnerskich zasadach.

Źródła:

* Grzegorz Mazurczak, Specyfika negocjacji międzynarodowych w aspekcie różnic kulturowych, psz.pl

** Halina Brdulak, Jacek Brdulak, Negocjacje handlowe, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2000.

Autor: Łukasz Słowikowski, Marketing Manager, Skrivanek Sp. z o.o. agencja tłumaczeń i szkoła językowa