Zawieranie umów w formie elektronicznej, zarządzanie dokumentami online. Czy prawnicy pozbędą się papierów?

• Forma dokumentowa czynności prawnej w kodeksie cywilnym
• Doniosłość formy elektronicznej
• Jak zarządzać dokumentami online? Najlepiej przy pomocy technologii blockchain
• Cyfryzacja rynku prawniczego nieunikniona

Forma dokumentowa czynności prawnej w kodeksie cywilnym

Zdał sobie z tego sprawę także polski ustawodawca, o czym świadczy fakt wprowadzenia do Kodeksu cywilnego (KC) formy dokumentowej czynności prawnej. Do jej zachowania wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie (art. 77² KC), a dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 77³ KC), czyli np. e-mail albo SMS.

Doniosłość formy elektronicznej

Jednakże umowa zawarta w formie dokumentowej nie ma doniosłości umowy zawartej w formie pisemnej. Taką doniosłość ma forma elektroniczna, do której zachowania konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ KC).

Niestety większość umów jest wciąż zawierana metodą tradycyjną, tzn. drukowany jest dokument obejmujący treść oświadczeń woli stron, który następnie jest własnoręcznie (za pomocą przyborów do pisania) parafowany i podpisywany przez strony (art. 78 KC). W związku z tym, że w wielu umowach kontrahentów jest kilku czy nawet kilkunastu i pochodzą z różnych miejsc (miast, państw czy kontynentów), a umowy mają często kilkaset czy nawet kilka tysięcy stron, to sprawdzenie ich ostatecznych wersji i własnoręczne parafowanie oraz podpisanie wszystkich egzemplarzy zajmuje nawet kilka dni.
Co prawda umowy takie są powszechnie skanowane i przechowywane w formie elektronicznej (pdf), ale nie zmienia to konieczności przechowywania oryginałów w bezpiecznym miejscu i odbycia całej wyżej opisanej procedury zawarcia umowy.

Jak zarządzać dokumentami online? Najlepiej przy pomocy technologii blockchain

Należy sądzić, że remedium na powyższe problemy jest już dostępne. Mianowicie, można negocjować, parafować, podpisać, a następnie przechowywać umowy i inne dokumenty online przy pomocy technologii blockchain. Taką możliwość daje aplikacja DoxyChain stworzona przez polskich startupowców.
Dzięki niej procedura zawarcia umowy (w tym zwłaszcza negocjacje, w trakcie których wprowadza się liczne zmiany w dokumentach) będzie nie tylko szybsza, ale także w pełni bezpieczna. Bowiem nie tylko dokument będzie trwały (utrwalony w taki sposób, aby można było zapoznać się z nim w każdym czasie), a kontrahenci w pełni identyfikowalni, ale każda zmiana dokonana w dokumencie będzie zapisana w niemożliwej do zhakowania/złamania/zmienienia bazie danych – historii zmian dokonanych w dokumencie. Gwarantuje to, że wszelkie czynności stron będą wiernie i uczciwie oddane w treści dokumentu.

Do tego, by platforma zarządzania dokumentami online mogła w pełni służyć prawnikom, musi być spełnionych parę warunków.

Po pierwsze, aby oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej było równoważne oświadczeniu woli złożonemu w formie pisemnej, musi być nie tylko złożone w postaci elektronicznej, ale również opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co w związku z jego jeszcze znikomą stosowalnością nie jest powszechnie dostępne. Z jednej strony, może to być odpowiedni moment, aby kwalifikowany podpis elektroniczny zyskał na znaczeniu, choć nie będzie to łatwe w związku z coraz większą ilością przepisów szczególnych, pozwalających na opatrzenie danego dokumentu takim bądź innym rodzajem podpisu elektronicznego (warto zapoznać się z artykułem A. Kruszewskiego dotyczącym tej kwestii, Przegląd Prawa Handlowego 2020, Nr 11). Z drugiej strony, oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego będzie spełniało kryteria złożenia oświadczenia woli w formie dokumentowej, co dla wielu podmiotów może być wystarczające.

Korzystając z aplikacji DoxyChain nie można zawierać umów w formie szczególnej, t. j. w formie pisemnej z datą pewną, formie pisemnej z urzędowym poświadczeniem podpisu i w formie aktu notarialnego. Dokonanie czynności prawnej w jednej z takich form jest często wymuszone powszechnie obowiązującymi przepisami prawa albo wolą stron danej czynności prawnej, a ich dokonanie bez zachowania zastrzeżonej formy może prowadzić do ich nieważności. Oczywiście wyobrażalne jest, aby notariusz także korzystał z aplikacji i wówczas przy zastosowaniu specjalnych środków komunikacji elektronicznej została zachowana forma szczególna czynności prawnej, ale wymagałoby gruntownej nowelizacji ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie albo nawet uchwalenia nowej ustawy, którą można by zatytułować np. „o cyfryzacji notariatu”.

Cyfryzacja rynku prawniczego nieunikniona

Niezależnie od powyższych  zagadnień zawarcie umowy za pomocą aplikacji będzie nie tylko szybkie i bezpieczne, ale także zdecydowanie tańsze biorąc pod uwagę wskazane wyżej trudności związane z koniecznością złożenia własnoręcznie podpisu pod umową.

Odnośnie do tego zagadnienia pojawia się także kwestia dostępu do aplikacji w celu przeprowadzenia procedury zawarcia umowy. Zakładam, że każda osoba, które bierze udział w negocjowaniu, parafowaniu i podpisaniu umowy, a więc strony, prawnicy, ekonomiści, itd. Pytanie czy wszystkie te osoby będą chciały pobrać odpłatnie tę aplikację i jej używać. Nie zmienia to  faktu, że cyfryzacja rynku prawniczego wydaje się nieunikniona. Wątpliwości, które jeszcze pojawiają się w środowisku prawniczym, dotyczą bezpieczeństwa transakcji dokonywanych w takiej formie – czy aby na pewno historia zmian dokonanych w dokumencie jest niemożliwa do zhakowania/złamania/zmienienia. Niewykluczone, że przekonałoby ich pójście o krok dalej, np. gdyby przechowywanie umów i innych dokumentów online było „inteligentne”, tzn. gdyby mogło przypominać (w postaci wysyłania „alertów”) w szczególności o tym, że np. za 7 dni upływa termin na skorzystanie z opcji CALL albo za 14 dni upływa termin na korektę ceny za sprzedawane udziały.
Zgodnie z treścią artykułu opublikowanego w Pulsie Biznesu [środa 3 marca 2021, nr 42 (5802)], zarządzający DoxyChain w II kwartale 2021 r. chcą zebrać z rynku 2 mln euro, więc możliwe, że część z tych pieniędzy zostanie wykorzystana do stworzenia także wskazanych innowacji. Sądzę, że prawnicy w końcu przyzwyczają się do tego, że kiedyś wszystkiego miało być more, a teraz less – paperless.

Piotr Modrzejewski, prawnik w kancelarii Modrzejewski i Wspólnicy, doktorant w Katedrze Prawa Cywilnego WPiA UW