Jak uniknąć problemów z RODO w firmie lub organizacji?

Czym są naruszenia danych osobowych?

Naruszenie bezpieczeństwa danych osobowych:

👉 Dotyczy danych osobowych i ich przetwarzania w organizacji

👉 Skutkiem może być utracenie, zniszczenie lub wykorzystanie danych osobowych danych

👉 Wynika ze złamania zasad bezpiecznego przetwarzania danych osobowych.

NARUSZENIE to wyciek, udostępnienie lub zniszczenie danych osobowych

Z czego wynikają naruszenia podczas pracy?

Brak świadomości dotyczącej zasad bezpiecznego przetwarzania danych, powoduje że pracownik nie wie, że zdarzenie to incydent/naruszenie. Wyłącznie wtedy gdy to wie, zareaguje odpowiednio i  zgłosi zdarzenie do zarządu lub Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IOD).

Pracownik NIEZWŁOCZNIE, a IOD wraz z Zarządem ma tylko 72 h na decyzje i reakcję i decyzję o tym, czy zgłosić naruszenie do UODO. Jeżeli w odpowiednim czasie poinformujemy UODO - nie otrzymamy kary.

Przykłady naruszeń, które najczęściej występują w czasie wykonywania pracy

♠️ wysłanie wiadomości do złego adresata - Pracownik Procesora przypadkowo wysłał maila z dokumentami z danymi, nr PESEL, danymi finansowymi do niewłaściwego odbiorcy.

♠️ wysłanie maili do wielu i nie ukrycie do UDW – pracownik działu marketingu wysłał maile bez ukrycia do UDW. Odbiorcami wiadomości e-mail byli świadomi przedsiębiorcy i prawnicy. Skutek: jedna gwiazdka i zła ocena na stronie google firmy.

♠️ wyciek danych 400 studentów Wyższej Szkoły Logistyki w Poznaniu - Pracownik dziekanatu Wyższej Szkoły Logistyki w Poznaniu, chciał zamieścić na internetowej platformie uczelni komunikat dotyczący przydziału do grup specjalnościowych i językowych, a nieświadomie udostępnił dane na stronie www uczelni.

♠️ zgubienie telefonu/komputera/pendrive z danymi firmy lub organizacji.

♠️ atak hakerski Morele.net  - Hakerzy przez panel jednego z pracowników włamali się do systemu sklepu internetowego morele.net. Skutek: Klienci mają wyczyszczone konta, a pozostali Użytkownicy do dziś otrzymują  niechciane i niebezpieczne treści, a dla Morele.net brak wiarygodności i 2,8 mln

♠️ brak zgody na umieszczenie informacji na stronie www – Pracownik związku sportowego umieścił na stronie www zdjęcia, adres zamieszkania oraz PESEL sędziów sportowych zrzeszonych w tym związku. Skutek: kara UODO 50.000.

Dlaczego ważne jest budowanie świadomości pracowników i współpracowników z RODO?

💡 Po pierwsze, skutkiem wycieku może być:

🤖  kradzież tożsamości - np. poprzez wyrobienie dowodu kolekcjonerskiego, wzięcie chwilówki, kredytu.

🤖  wyczyszczone konto - klienci morele.net, po ataku hakerskim, otrzymali sms o treści dopłać 1 zł do zamówienia,  Tym którzy kliknęli w link z SMS, hakerzy wyczyścili konta.

🤖  fikcyjne konto na dane osoby, której wyciekły - ktoś za pomocą twojego adresu emial i nr telefonu może się zalogować się do kont na najróżniejszych portalach lub platformach sklepowych.

🤖  rejestracja karty telefonicznej z tymi danymi do działań przestępczych - możesz zostać zamieszany w przestępstwo, gdy za pomocą nr dowodu, email, ktoś zarejestruje karte telefoniczną.

🤖  możliwość podszycia się w kontaktach z bankami, urzędami itp.

💡 Po drugie, 80 % naruszeń wynika z przyczyn wewnętrznych tzn. z błędu pracownika lub procesora. Badania SFODO 2018-2019 i 2020 wskazują, że źródłem naruszeń bezpieczeństwa danych osobowych jest błąd ludzki wynikający z niewiedzy.

💡 Po trzecie, UODO wymaga organizacji szkoleń -  jeżeli naruszenie będzie rozpatrywane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) to za każdym razem czy to jako Administrator czy jako Procesor trzeba wykazać szczegółowe daty i nazwy minionych szkoleń oraz tych zaplanowanych na kolejny rok.  

Jak organizować szkolenia z RODO w przedsiębiorstwie czy organizacji?

Warto podejść do Bezpieczeństwa Danych Osobowych jak Bezpieczeństwo i Higiena Pracy (BHP) i organizować cykliczne szkolenia z RODO i Cyberbezpieczeństwa.

Zalecane jest, aby:

👉 szkolić wszystkich pracowników minimum raz do roku.

👉 wprowadzić zasadę (procedurę), że nowy pracownik nim rozpocznie prace będzie uczestniczył w szkoleniu RODO i Cyberbezpieczeństwa.  

👉 IOD/pracownicy, którzy przetwarzają dane na dużą skalę w tym dane szczególnej kategorii powinni uczestniczyć w szkoleniach rozszerzonych.

Forma szkoleń powinna odzwierciedlać faktyczne potrzeby danego przedsiębiorcy lub organizacji. W dobie pracy zdalnej i rozwoju biznesu online rozwiązaniem jest wdrożenie szkoleń w formie e-learning RODO lub organizacja szkolenia online na żywo.

Podsumowując, w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych, zapewnienia wiarygodności przedsiębiorstwa i uniknięcia skarg, kontroli i innych nieprzyjemności, należy wprowadzić system cyklicznych szkoleń RODO i Cyberbezpieczeństwa. 

 Magda Judejko, www.prawodokawy.pl

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA