Czy członek zarządu spółki może pełnić funkcję IOD?

Kto może być Inspektorem Ochrony Danych?

Z przepisów RODO wprost wynika, że inspektorem ochrony danych może być członek personelu lub osoba z zewnątrz, świadcząca usługi związane z ochroną danych osobowych. Nie oznacza to jednak, że można wyznaczyć dowolną osobę do pełnienia funkcji inspektora.

Oczywistym jest, że IOD powinien posiadać wiedzę fachową w zakresie przepisów o ochronie danych osobowych, odpowiednie kwalifikacje zawodowe oraz nieskrępowaną możliwość wykonywania powierzonych zadań. RODO dopuszcza, aby IOD wykonywał także inne zadania i obowiązki, ale wówczas administrator lub podmiot przetwarzający muszą zapewnić, by inne wykonywane zadania i obowiązki nie powodowały konfliktu interesów. Brak konfliktu interesów jest bowiem niezwykle istotnym elementem i kluczowym zabezpieczeniem pozwalającym IOD na wykonywanie swoich działań w sposób rzetelny i niezależny.

Wytyczne Grupy Roboczej art. 29

RODO nie wskazuje, na czym dokładnie ma polegać niedopuszczalny konflikt interesów. Pomocne w tym zakresie są jednak dość szczegółowe i praktyczne Wytyczne dotyczące inspektorów ochrony danych przyjęte przez Grupę Roboczą art. 29.

Zgodnie z Wytycznymi, IOD nie może zajmować w organizacji stanowiska związanego z określaniem sposobów i celów przetwarzania danych. Ze względu na indywidualny charakter każdej spółki czy organizacji ten aspekt powinien być analizowany osobno dla danego podmiotu.

Co do zasady, za powodujące konflikt interesów uważane są stanowiska kierownicze (tj. np. dyrektor generalny, dyrektor ds. operacyjnych, dyrektor finansowy, dyrektor działu kadr, kierownik działu HR, kierownik działu IT), ale również niższe stanowiska, jeśli osoby je zajmujące biorą udział w określaniu celów i sposobów przetwarzania danych. Za członka kierownictwa określającego cele przetwarzania uznaje się także członków zarządu w spółkach z o.o. czy też członków rad nadzorczych.

W celu uniknięcia tego rodzaju konfliktów, Grupa Robocza rekomenduje np. opracowanie i przyjęcie wewnętrznej polityki określającej stanowiska będące w konflikcie interesów oraz opracowanie generalnego dokumentu dotyczącego konfliktu interesów. Kluczowe jest także jasne i precyzyjne formułowanie ogłoszeń o rekrutacji na stanowisko IOD, które już na tym etapie zniwelują ryzyko powstania takiego konfliktu.

Uwaga na konflikt interesów!

RODO nie wprowadza zatem zakazu pełnienia jednocześnie funkcji IOD oraz zajmowania kierowniczego stanowiska w spółce, ale każdorazowo wymagana jest analiza w zakresie, czy takie łączenie funkcji w tym konkretnym przypadku nie spowoduje konfliktu interesów, co będzie już stanowić naruszenie przepisów RODO i może być podstawą do nałożenia administracyjnej kary pieniężnej w wysokości do 10 mln euro, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 2% jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego.

Autor: Julita Nowak, radca prawny w Kancelarii CZUBLUN TRĘBICKI

Polecamy serwis: RODO w firmie