Jak określić podstawę przetwarzania danych osobowych?

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych określa sytuacje, w których przetwarzanie jest legalne. Wystarczy, że jest spełniony jeden z warunków z artykułów 6, 9 lub 10 (a w przypadku zgody i przetwarzania danych dzieci także należy uwzględnić wymagania artykułów 7 i 8) i możemy uznać przetwarzanie danych osobowych za zgodne z przepisami prawa.

Wydaje się bardzo proste, ale to tylko pozory. W praktyce okazuje się, że często trudno jest jednoznacznie wskazać podstawę legalizującą przetwarzanie, nawet gdy działa się zgodnie z konkretnym przepisem prawa, ciężko jest uzasadnić, że to właśnie ten przepis reguluje celowość oraz adekwatność przetwarzania danych, w szczególności zakres niezbędnych do realizacji celu danych. Należy także zwrócić uwagę, że przesłanki legalizujące przetwarzanie mogą zachodzić jednocześnie (nie są wykluczające).

Punkt wyjścia: przed rozpoczęciem szukania przesłanki legalizującej przetwarzanie danych osobowych, należy najpierw przeczytać artykuły 6-10 RODO. Często, szczególnie przy przetwarzaniu danych szczególnych kategorii, można odnaleźć od razu informację, że dane przetwarzanie jest legalne, jeżeli służy wskazanym celom.

Polecamy: RODO na przykładach. Najczęściej zadawane pytania

Krok 1 – szukanie przepisu prawa

Szukanie uzasadnienia dla przetwarzania danych w przepisach wymaga cierpliwości oraz minimalnej wiedzy w zakresie tego, jakie przepisy regulują podstawy działania administratora danych (czyli gdzie szukać).

Znalezienie odpowiedniego przepisu prawa legalizującego przetwarzanie nie oznacza końca pracy. Należy ustalić celowość i adekwatność zakresu przetwarzanych danych.

Tutaj zwracam szczególną uwagę, na art. 6 ust. 1 lit. e: przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi. Bardzo często przepis wskazuje obowiązek wykonania pewnych działań, jednak nie określa wprost uprawnienia do przetwarzania danych osobowych. Jednocześnie realizacja obowiązku wynikającego z przepisu prawa byłaby niemożliwa, bez przetwarzania danych osobowych.

Krok 2 – rozłożenie przetwarzania na „czynniki pierwsze”

Jeżeli nie udało się znaleźć uzasadnienia w przepisach prawa lub nie ma pewności, czy jest to wystarczające, należy odpowiedzieć sobie na pytanie: do czego są potrzebne te dane? Czy na pewno z osobą, której dane dotyczą nie zostanie zawarta umowa (konsumencka, zlecenie, itp.)? Czy przetwarzanie tych danych jest niezbędne podmiotowi publicznemu do realizacji jego obowiązków ustawowych? Może zapewnienie bezpieczeństwa (czyli prawnie usprawiedliwiony interes administratora) jest wystarczającym uzasadnieniem? Jeżeli na żadne z zadanych pytań nie ma pozytywnej odpowiedzi, należy sięgnąć po zgodę. Jednakże powinna to być ostateczność. W Internecie (szczególnie na archiwalnych stronach GIODO) znajduje się dużo cennych wytycznych w zakresie legalności przetwarzania danych. Sama chętnie sięgam po poradnik Urzędu Ochrony Danych Osobowych, czy wytyczne ERODO (dawniej Grupa Robocza 29). Szczególnie te ostatnie są źródłem bardzo rzetelnej wiedzy, z której korzystam bardzo często. Moim ostatnim odkryciem jest Kodeks RODO dla branży medycznej (na razie jest to propozycja Kodeksu złożona do certyfikacji) – naprawdę wiele tematów (wykraczających poza branżę medyczną) zostało tam omówionych bardzo rzeczowo i kompleksowo.

Krok 3 – legalność przetwarzania a zakres przetwarzanych danych

Wspomniałam o tym wcześniej, bardzo często jest więcej niż jedna przesłanka legalizująca przetwarzanie danych. Szczególnie, gdy administrator przetwarza szeroki zakres danych. Na przykład:

• dla danych osób zatrudnionych na umowę o pracę, legalność przetwarzania danych będzie wynikała z przepisów Kodeksu pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, umowy o pracę, ale także zgody w zakresie danych, których pozyskanie nie regulują przepisy, np: telefon, e-mail, wizerunek (jeżeli pracownik ma przekazać je do służbowego użytku).
• przetwarzanie danych klienta (osoby fizycznej) serwisu internetowego na potrzeby realizacji transakcji na odległość będzie legalizować zawarta z nim w momencie dokonania zakupu umowa konsumencka, jednakże jeżeli jednocześnie będzie chciał korzystać ze sklepu internetowego (czyli cel i zakres danych wykroczą poza realizację umowy), niezbędna będzie jego zgoda. W przypadku klienta należy także uwzględnić ustawę o podatku od towarów i usług, która zalegalizuje przetwarzanie jego danych na potrzeby wystawienia faktury do paragonu.
• ciekawym przykładem są kandydaci do pracy. Legalność przetwarzania ich danych osobowych wynika z przepisów Kodeksu Pracy, jednakże kodeks bardzo sztywno określa, jakie dane i w jakim celu przyszły pracodawca może przetwarzać. W związku z tym, że kandydaci najczęściej przekazują więcej danych (zdjęcie, e-mail, stan cywilny), należy stwierdzić, że legalność przetwarzania tych danych będzie wynikała z dobrowolnie wyrażonej zgody. Podobnie wykorzystanie aplikacji do kolejnych procesów rekrutacji, wymaga zgody kandydata.

Krok 4 – obowiązek informacyjny: czy podawać wszystkie przesłanki legalizujące?

Uważam, że osobę której dane dotyczą należy informować o zasadach przetwarzania jej danych w sposób jak najbardziej rzetelny. Ma prawo wiedzieć dlaczego administrator wymaga podania konkretnych danych, zwłaszcza gdy jest to szeroki zakres danych wynikający z różnych przesłanek.

Krok 5 – może jednak prościej od razu wziąć zgodę?

Zgoda nie jest najbardziej pożądaną przesłanką legalizującą przetwarzanie danych osobowych. Po pierwsze musi być dobrowolna, po drugie osobie, która ją wyraziła przysługuje prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, a po wycofaniu zgody może także domagać się usunięcia danych. To uprawnienie będzie stało w sprzeczności z pozostałymi przesłankami legalizującymi przetwarzanie. Jeżeli została pozyskana zgoda w miejsce powołania się na przepisy prawa lub obowiązek wynikający z działania w interesie publicznym, jej wycofanie będzie niemożliwe, ze względu na ustawowe obowiązki administratora związane z dalszym przetwarzaniem. Podobnie przy zawarciu umowy – wycofanie zgody, może wzbudzić konsternację administratora, który nie będzie wiedział jak postąpić, tym bardziej, że będzie musiał przetwarzać dane dalej ze względu na przykład na przepisy podatkowe.

Niewłaściwie określona podstawa prawna potrafi spowodować sporo zamieszania, a osobę której dane dotyczą skłonić do napisania skargi do Prezesa UODO, w związku z naruszeniem jej praw wynikających z RODO lub po prostu niewłaściwym przetwarzaniem. Z punktu widzenia audytora, taka wpadka administratora to sygnał, że nim wejdzie się głębiej w procesy przetwarzania u niego, tym pewnie jest gorzej, bo określanie przesłanek legalizujących przetwarzanie danych to zupełnie podstawy i punkt wyjścia do działania zgodnie z przepisami prawa o ochronie danych osobowych.

Polecamy serwis: RODO w firmie