Przetarg na zakup bonów towarowych

W potocznym rozumieniu bony towarowe uważane są za dokument w formie papierowej, który upoważnia jego posiadacza do wymiany bonu na towar w placówkach handlowych akceptujących taką formę płatności.

Powyższe wynika między innymi z faktu, że obowiązujące w Polsce przepisy nie zawierają legalnej definicji bonu towarowego będącego przedmiotem obrotu na rynku, w tym na rynku zamówień publicznych. Bon, według Słownika Języka Polskiego, oznacza dowód uprawniający do otrzymania w oznaczonym terminie pewnych towarów lub usług.

W konsekwencji to od zamawiającego zależy w jakiej formie zostaną one wystawione i przekazane docelowym użytkownikom.

Zakaz ograniczania konkurencji.

W przypadku jednostek sektora finansów publicznych wskazać należy na obowiązek wydatkowania środków publicznych zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o finansach publicznych tj. w szczególności: w sposób celowy i oszczędny, przy zachowaniu zasady optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonego celu.

Dodatkowo, biorąc pod uwagę przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający wydatkując środki zobowiązany jest przestrzegać zasady nie ograniczania konkurencji. Przejawem dbałości o zachowanie zasad konkurencyjności i prawidłowego przeprowadzenia procedury zakupu bonów towarowych jest między innymi określenie przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, a jednocześnie uwzględniający potrzeby zamawiającego tj. podając między innymi ilość i wartość nominalną zamawianych bonów, ale również ich formę.

Zobacz: Czy zamawiający może zmienić ogłoszenie o zamówieniu?

Z uwagi na brak ustawowej definicji pojęcia „bon towarowy” to na zamawiającym spoczywa obowiązek opisania w treści specyfikacji przetargowej co należy rozumieć pod pojęciem bonu towarowego oraz określenia jego formy.

W praktyce znaczna ilość zamawiających opisując dopuszczalną formę bonu poprzestaje na formie papierowej. Tymczasem tego rodzaju zapis bezsprzecznie narusza zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców ponieważ w sposób całkowicie bezpodstawny prowadzi do wyeliminowania z ubiegania się o zamówienie publiczne podmiotów, które dystrybuują bony w postaci kart magnetycznych (tj. w formie analogicznej jak karty bankomatowe, kredytowe, rabatowe, itp.), które uznawane są za alternatywne rozwiązanie dla bonu towarowego w formie papierowej.

W związku z powyższym zamawiający powinien w opisie przedmiotu zamówienia określić tak ilość bonów (kart) jak i ich formę, precyzując, że jest zainteresowany dostawą bonów towarowych w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej karty płatniczej.

W przeciwnym razie zamawiający, którzy udzielają zamówień na dostawę bonów towarowych w postaci papierowej i jednocześnie nie dopuszczają możliwości zaoferowania alternatywnego rozwiązania w postaci elektronicznej dopuszczają się naruszenia podstawowych zasad udzielania zamówień publicznych, tj. zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

Zobacz: Jak poprawnie wnieść odwołanie?

---

Korzyści z formy elektronicznej bonów towarowych.

Potrzebą zamawiającego, którą realizuje w drodze procedury zakupu bonów, jest nie tyle ich dostarczenie, co zapewnienie określonym użytkownikom możliwości wydatkowania środków finansowych w ramach obrotu bezgotówkowego, w określonym terminie i do określonej wysokości, w ramach określonego rodzaju asortymentu (-ów) towarów lub usług.

Wobec powyższego zamawiający powinien dążyć do maksymalizacji korzyści jakie uzyskają odbiorcy zakupionych bonów.

Korzyści te w przypadku formy elektronicznej są w sposób obiektywny wyraźnie większe niż w przypadku formy papierowej.

Do najistotniejszych zalet karty elektronicznej, jako bonu towarowego w porównaniu z formą papierową bonu można zaliczyć:

- możliwość skorzystania z największej sieci akceptującej, ponieważ karty płatnicze są w Polsce powszechnie akceptowane, nawet w małych miejscowościach, w ponad 200 000 punktów – w przypadku bonu papierowego ilość placówek jest wielokrotnie niższa, gdyż ograniczona jest tylko do tych, z którymi wykonawca podpisał umowę,

- elastyczną możliwość korzystania z wartości bonu – w przypadku bonu papierowego ograniczeniem jest ich nominał, co skutkuje koniecznością posiadania bonów o różnych nominałach – w formie elektronicznej ograniczeniem jest jedynie wartość zapisana na karcie, która w sposób płynny może być wydatkowana przez osobę dysponującą kartą,

- ułatwienia w rozliczaniu – ilość zamawianych nominałów bonów w formie papierowej zwiększa trudności w ich dalszej redystrybucji do pracowników, w przypadku kart – każdy pracownik dostaje jedną kartę z uprzednio zakodowaną wartością przez dostawcę zgodnie z zapotrzebowaniem określonym przez zamawiającego,

- w przypadku utraty karty elektronicznej można ją szybko zablokować bez utraty środków, co w przypadku bonów papierowych jest niemożliwe,

- zmniejszenie kosztów przy kolejnych zakupach bonów – karty mogą być przez zamawiającego doładowywane wielokrotnie w nieograniczonym okresie i wartości,

- prestiż pracodawcy, gdyż wskazuje na jego aktywne uczestnictwo w środowisku nowoczesnych systemów i technik elektronicznych.

Zobacz: Przedsiębiorca mniej zapłaci za skargę na orzeczenie KIO

Jakie ustalić kryteria oceny ofert.

Kolejny aspekt zagadnienia związanego z zamawianiem bonów lub kart można odnieść do sposobu ustalenia kryteriów oceny ofert. Ze względu na konieczność wyboru jednej oferty zamawiający organizując postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę bonów powinien określić w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (ogłoszeniu, zaproszeniu do składania ofert), także inne niż cena, kryteria jakimi będzie się kierował przy wyborze najkorzystniejszej oferty.

Wówczas za ofertę najkorzystniejszą może zostać uznana jedynie oferta przedstawiająca najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego.

Ustawodawca wskazał katalog takich przykładowych kryteriów oceny ofert. Tym niemniej, nawet wykorzystanie kryteriów określonych przykładowo przez ustawodawcę, należy oceniać w odniesieniu do konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i okoliczności towarzyszących udzieleniu danego zamówienia.

Wybór kryteriów oceny ofert winien służyć zagwarantowaniu rzeczywistej konkurencji między potencjalnymi wykonawcami dla konkretnego zamówienia.

Zobacz: Dyrektywa obronna 2013 - Sejm uchwalił nowelizację pzp

---

W praktyce zamawiający najczęściej ustalają dwa kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty:

1. Cena
2. Ilość punktów akceptujących oferowane bony.

Taki dualny dobór kryteriów (bez względu na ich wagi znaczeniowe) może tylko pozornie zapewniać zachowanie uczciwej konkurencji i wybór oferty najkorzystniejszej ekonomicznie, pomimo przeprowadzenia postępowania w trybie przetargu nieograniczonego i zastosowania innych oprócz ceny kryteriów oceny ofert.

Zamawiający nie może określać kryteriów oceny ofert w sposób, który preferuje wybór określonego wykonawcy czy określonej grupy wykonawców, co w przypadku nabywania bonów bądź kart elektronicznych można odnosić do organizowania postępowań, w których jedynymi kryteriami oceny ofert są: cena i liczba punktów, w których będzie można zrealizować bon czy skorzystać z karty.  W tym miejscu należy zaznaczyć, iż kryterium liczby placówek traci na znaczeniu w przypadku kart, gdyż co do zasady mogą one zostać wykorzystane w każdym punkcie dysponującym terminalem.

Wątpliwości może budzić także faktyczny charakter ustanawianego kryterium w zakresie liczby punktów realizacji bonów bądź kart. Jako kryteria udzielenia zamówienia nie mogą zostać ustanowione „kryteria, które nie mają na celu wyłonienia najkorzystniejszej ekonomicznie oferty, lecz są związane zasadniczo z oceną odpowiedniości oferentów w zakresie wykonania danego zamówienia”, w tym dotyczące doświadczenia, kwalifikacji i środków zapewniających właściwe wykonanie zamówienia. Punkty realizacji bonów bądź kart można natomiast uznać za środek zapewniający właściwe wykonanie zamówienia, gdyż ich liczba i lokalizacja nie określają jedynie sposobu realizacji zamówienia publicznego, ale wskazują na zdolność wykonawcy do realizacji zamówienia (potencjał techniczny). Stanowiąc natomiast kryterium podmiotowe nie mogą służyć do wyboru oferty najkorzystniejszej ekonomicznie jako kryterium udzielenia zamówienia.

Zobacz: Zaświadczenia o niekaralności przy udzielaniu zamówień publicznych

Dlatego też należy wskazać, że zamawiający mają możliwość ustanowienia w miejsce kryterium ilości punktów akceptujących oferowane bony kryteriów odnoszących się do realnych korzyści dla użytkownika (pracownika, któremu bony zostaną przekazane).

Mogą to być kryteria związane z organizacją realizacji zamówienia, czy też użytkowania kart. Proszę zwrócić uwagę na następujące:

1. Cena wydania duplikatu karty wraz z przeksięgowaniem środków oraz dostawą do użytkownika.
2. Obsługa karty i użytkownika:

• sposób aktywacji kart (samodzielnie, czy poprzez pracodawcę)
• zmiana numeru PIN (cena i sposób - samodzielnie, czy poprzez pracodawcę),
• sposób sprawdzania salda karty – całodobowa infolinia, Internet, bankomat,
• cena sprawdzania salda w bankomacie,
• możliwość dokonywania płatności w Polsce i na Świecie,
• możliwość korzystania ze wszystkich bankomatów w kraju i zagranicą.

3. Aktualność informacji dla użytkownika o saldzie karty (w czasie rzeczywistym, z opóźnieniem – jakim?).
4. Czas realizacji zamówienia.
5. Rodzaje oferowanych kart:

• z pin z możliwością wypłaty gotówki z bankomatu,
• z pin bez możliwości wypłaty gotówki z bankomatu,
• bez pin,
• z możliwością lub bez możliwości ponownego doładowania.

6. Czy wykonawca wymaga podania danych osobowych użytkowników kart przed realizacją zamówienia?

Przyjmując powyższe zasady obejmujące zakup bonów w innych formach niż tyko papierowa i ustalając inne niż ilość punktów akceptujących bony kryteria oceny ofert, zamawiający ma możliwość uzyskania nowoczesnego rozwiązania zapewniającego elastyczność użytkowania przez osoby, które otrzymają bon towarowy w formie elektronicznej karty płatniczej przy jednoczesnym pełnym poszanowaniu zasad wynikających z ustawy o finansach publicznych, a w przypadku zakupu bonów o wartości wyższej niż 14.000 € również zasad udzielania zamówień publicznych, które określa Prawo zamówień publicznych.

Zobacz: Ochrona wynagrodzeń dla podwykonawców

Autor: Justyna Majecka-Żelazny