REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jak dokumentowane jest postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Tomasz  Piotrowski
Prawnik, aplikant radcowski.
Jak dokumentowane jest postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego?
Jak dokumentowane jest postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego?

REKLAMA

REKLAMA

Regulacja dotycząca dokumentowania postępowań znajduje się w rozdziale 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Dwa podstawowe dokumenty, które zamawiający powinien sporządzić to protokół postępowania o udzielenie zamówienia oraz sprawozdanie roczne o udzielonych zamówieniach. Poniżej przedstawiona zostanie charakterystyka obu tych dokumentów.

Protokół

REKLAMA

Najważniejszym dokumentem dotyczącym postępowania o udzielenie zamówienia jest protokół. Protokół postępowania o udzielenie zamówienia musi być prowadzony w formie pisemnej i zawierać:

  • informacje o zamawiającym;
  • opis przedmiotu zamówienia;
  • informacje o trybie udzielenia zamówienia, a w przypadku zastosowania innego niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony trybu udzielenia zamówienia, powody zastosowania tego trybu;
  • określenie wartości zamówienia;
  • informacje o wykonawcach;
  • cenę i inne istotne elementy ofert oraz szczegółowe dane dotyczące warunków ich składania;
  • wskazanie wybranej oferty lub ofert;
  • ogłoszenia i zmiany treści ogłoszeń;
  • informacje o osobach zaangażowanych w przeprowadzenie postępowania;
  • wskazanie kwoty, jaką zamawiający ma zamiar przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub jego części;
  • zestawienia, uwagi i wyjaśnienia.

Bardzo szczegółowo wymagania co do treści protokołu wskazuje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Załącznikami do tego rozporządzenia są wzory protokołów dla poszczególnych trybów postępowania.

Protokół podpisuje osoba, która go sporządziła oraz kierownik zamawiającego.

REKLAMA

Obowiązek sporządzania pisemnego protokołu występuje w trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia. Oznacza to, iż pojawia się on z chwilą wszczęcia tego postępowania. Dokument ten powinien także zawierać informacje na temat czynności poprzedzających wszczęcie postępowania oraz wykonywanych po jego zakończeniu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Załącznikami do protokołu są między innymi oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania informacyjnego dla wszystkich wykonawców, zawiadomienia, wnioski oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego. Do tej grupy należą także wszystkie inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców.

Protokół oraz załączniki są jawne, z tym że te ostatnie co do zasady dopiero po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej z ofert lub po unieważnieniu postępowania. Zamawiający udostępnia protokół lub załączniki na wniosek i niezwłocznie. Wgląd może odbyć się w wyznaczonym miejscu, ale zamawiający może też przesłać kopie pocztą, faksem lub drogą elektroniczną zależnie od wyboru, jakiego dokonał wnioskodawca we wniosku.

Zamawiający ma obowiązek przechowywania protokołu wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. Przechowywanie powinno odbywać się w taki sposób, aby zagwarantowana była nienaruszalność protokołu.

Polecamy: Jakie są tryby udzielania zamówień publicznych? - negocjacje z ogłoszeniem

Na wniosek wykonawców, których oferty nie zostały wybrane, zamawiający zwraca im złożone przez nich plany, projekty, modele, próbki, oprogramowanie i inne podobne materiały.

Sprawozdanie roczne

REKLAMA

Obok obowiązku sporządzania protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia istnieje powinność sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Sprawozdanie to zamawiający przekazuje Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych najpierw drogą elektroniczną przy pomocy formularza ze strony www Urzędu Zamówień Publicznych, a w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie zamawiający składa sprawozdanie w formie pisemnej.

Wymogi stawiane rocznemu sprawozdaniu określone są szczegółowo w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania.

Wywiązywanie się z obowiązku rzetelnego prowadzenia dokumentacji dotyczącej postępowań o udzielenie zamówienia jest bardzo istotne z uwagi na fakt, iż w postępowaniach tych wydatkowane są publiczne środki. Zamawiający podlegają kontroli dokonywanej przez samych wykonawców jak i tej przeprowadzanej przez organy administracji publicznej jak Prezes Urzędu Zamówień Publicznych. Kompletne i zorganizowane dokumentowanie postępowania przetargowego może być gwarancją jego właściwego, a w tym uczciwego przeprowadzenia.

Polecamy: Na czym polega aukcja elektroniczna?

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tego zawodu nie zastąpi AI. A które czeka zagłada? Ekspert: Programiści są pierwsi w kolejce

Sztuczna inteligencja na rynku pracy to temat, który budzi coraz większe emocje. W dobie dynamicznego rozwoju technologii jedno jest pewne – wiele profesji czeka poważna transformacja, a niektóre wręcz znikną. Ale są też takie zawody, których AI nie zastąpi – i to raczej nigdy. Jakie branże są najbardziej zagrożone? A gdzie ludzka praca pozostanie niezastąpiona? O tym mówi Jan Oleszczuk - Zygmuntowski z Polskiej Sieci Ekonomii.

Branża handlowa traci coraz więcej na kradzieżach w sklepach. Jak handlowcy rozwiązują ten problem

Zmorą branży handlowej wciąż są kradzieże sklepowe. Nasiliły się one w okresie wysokiej inflacji, ale teraz nie słabną w oczekiwanym tempie. Kradzieży z powodów ekonomicznych jest mniej, natomiast rozzuchwalili się złodzieje kradnący dla zysku.

Nadchodzi czas pożegnań z papierowymi fakturami. Wszystko co trzeba wiedzieć o e-fakturowaniu i KSeF

Krajowy System eFaktur powstał by ułatwić życie przedsiębiorcom, ale jest też nowym obowiązkiem, którego przestrzeganie narzuca prawo. Firmy, które nie będą przestrzegać jego zasad, muszą liczyć się z dotkliwymi karami, wynoszącymi nawet 100% kwoty podatku z faktury wystawionej poza KSeF.

Dlaczego rezygnują z założenia własnej firmy: kobiety mają inny powód niż mężczyźni

Aż 47 proc. ankietowanych Polaków nie chciałoby prowadzić własnej firmy – wskazują dane z raportu „Polki i przedsiębiorczość 2024: Bariery w zakładaniu firmy”. Kobiety przed założeniem własnej firmy powstrzymuje sytuacja rodzinna, a mężczyzn – stan zdrowia. Nowe dane.

REKLAMA

Branża meblarska mocno traci przez zagraniczną konkurencję, końca kłopotów nie widać

Wysokie koszty produkcji, spadający popyt i silna konkurencja z Azji osłabiają pozycję polskiej branży meblarskiej. Długi sektora, notowane w Krajowym Rejestrze Długów, sięgają już prawie 130 mln zł – coraz więcej przedsiębiorstw musi wybierać między utrzymaniem płynności a spłatą zobowiązań.

Prezydent zawetował. Przedsiębiorcy będą dalej płacić wysoką składkę zdrowotną a może rząd podejmie drugą próbę zmiany

Prezydent zawetował ustawę obniżającą składki zdrowotne dla przedsiębiorców. Rząd jednak nie ustępuje i podejmie kolejną próbę, powtarzając rozwiązania przyjęte w ustawie dokładnie w takiej samej treści. Jaka więc ma być składka zdrowotna gdy uda się przeprowadzić zmiany.

Rolnicy wierzą w dobrą koniunkturę - po dłuższej przerwie znów inwestują w maszyny rolnicze

W I kwartale 2025 roku rolnictwo było branżą z największym udziałem w finansowaniu maszyn i urządzeń przez firmy leasingowe – 28%, wynika z danych Związku Polskiego Leasingu. Rolnicy wracają do inwestowania wierząc w poprawę koniunktury w branży.

Mała firma, duże ryzyko. Dlaczego system ochrony to dziś inwestycja, nie koszt [WYWIAD]

Choć wielu właścicieli małych firm wciąż traktuje ochronę jako zbędny wydatek, rosnąca liczba incydentów – zarówno fizycznych, jak i cyfrowych – pokazuje, że to podejście bywa kosztowne. Dziś zagrożeniem może być nie tylko włamanie, ale też wyciek danych czy przestój operacyjny. W rozmowie z Adamem Śliwińskim, wiceprezesem Seris Konsalnet Security, sprawdzamy, jak MŚP mogą skutecznie zadbać o swoje bezpieczeństwo – bez milionowych budżetów, za to z myśleniem przyszłościowym.

REKLAMA

Polskie firmy chcą eksportować do USA, co z cłami

Polska gospodarka łapie drugi oddech czy walczy o utrzymanie na powierzchni? Jaka będzie przyszłość eksportu do USA? Eksperci podsumowali pierwszy kwartał 2025. Analizie poddany został nie tylko eksport polskich firm, ale i ogólny bilans handlu zagranicznego.

Teraz płatności odroczone także przy zakupach dla firmy

Polskie firmy uzyskują dostęp do płatności odroczonych oraz ratalnych w standardzie zbliżonym do tego oferowanego konsumentom. To duże ułatwienie, z którego skorzystają w pierwszej kolejności małe i średnie firmy.

REKLAMA