REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązek przechowywania dokumentacji spółki z o.o. po zakończeniu procedury likwidacyjnej

Marta Jeleń
Radca prawny LL.M.
Przechowywanie dokumentacji spółki
Przechowywanie dokumentacji spółki

REKLAMA

REKLAMA

Koniec spółki z ograniczoną odpowiedzialnością poprzez jej rozwiązanie następuje po przeprowadzeniu procedury likwidacyjnej oraz po wykreśleniu spółki z rejestru. Wraz z likwidacją spółki powstaje konieczność wypełnienia szeregu obowiązków, które prawo nakłada na spółkę. Jakie to obowiązki?

Art. 288 § 3 kodeksu spółek handlowych wskazuje na obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów spółki także po jej rozwiązaniu. Dokumentację spółki oddaje się na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub uchwale wspólników. Jeśli umowa lub uchwała nie zawiera postanowienia o tym, komu ma zostać przekazana dokumentacja, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy – z urzędu lub na wniosek likwidatora.

REKLAMA

REKLAMA

To, komu dokumentacja może zostać oddana na przechowanie oraz jak długo należy ją przechowywać zostało uregulowane odrębnie w przypadku różnych rodzajów dokumentacji. Wskazać należy, na trzy główne zbiory dokumentacji, a tym samym na trzy różne obowiązki dotyczące archiwizacji.

Po pierwsze, pamiętać trzeba o obowiązkach wynikających z ustawy o rachunkowości z dnia 29.09.1994 r. Jak stanowi art. 73 tej ustawy, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe itp. mogą być przechowywane poza jednostką jedynie wtedy, gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Można zatem zlecić przechowywanie takich dokumentów wyłącznie jednostce profesjonalnie świadczącej usługi archiwizacyjne. Ponadto, przechowywanie dokumentów rachunkowych spółki po jej likwidacji dookreśla art. 76 przedmiotowej ustawy, według którego zbiory jednostek, które zostały zlikwidowane przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka. O miejscu przechowywania zbiorów kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej musi poinformować właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Zobacz: Roczne sprawozdanie finansowe spółki z o.o.

REKLAMA

Minimalny okres przechowywania dokumentów rachunkowych określa art. 74 ustawy o rachunkowości, według którego zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. W przypadku pozostałych zbiorów ustawa reguluje w zróżnicowany sposób okres ich przechowywania. I tak, przez okres pięciu lat przechowuje się: księgi rachunkowe; dokumenty inwentaryzacyjne, pozostałe dowody księgowe i dokumenty.  Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki  należy przechowywać przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, jednak nie krócej niż 5 lat. W przypadku dowodów księgowych dotyczących wpływów ze sprzedaży detalicznej okres przechowywania rozciąga się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną. Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym  trzeba przechowywać przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione. Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przechowywać należy przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności, a dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Po drugie, obowiązki dotyczące przechowywania dokumentów wynikają także z ordynacji podatkowej. Art. 32 ordynacji podatkowej wskazuje, że płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta (po upływie tego okresu płatnicy i inkasenci obowiązani są przekazać podatnikom dokumenty związane z poborem lub inkasem podatku). Natomiast w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku.

Zobacz: Rejestracja spółek przez tryb S24


W przypadku podatników zobowiązanych do prowadzenia ksiąg podatkowych, obowiązek  przechowywania ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów trwa do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.  W przypadku podatników występuje taki sam obowiązek, jak w przypadku płatników i inkasentów - w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

Trzeci rodzaj obowiązku dotyczącego archiwizacji konstytuuje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. Ustawa ta w rozdziale 4b określa postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji pracodawcy. Art. 51u przedmiotowej ustawy wskazuje termin przechowywania dokumentacji, zgodnie z którym w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego dla dokumentacji osobowej -  od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dla dokumentacji płacowej – od dnia wytworzenia. Pamiętać trzeba o tym, że przed przekazaniem dokumentacji do przechowywania należy ją uporządkować.

Zobacz: Czy można wypłacić dywidendę z kapitału zapasowego spółki z o.o.?

Oddając dokumentację na przechowanie należy pamiętać także o tym, że jest to usługa wykonywana odpłatanie, co oznacza, że wymagane jest zapewnienie odpowiednich środków finansowych na ten cel. Natomiast, jeśli pracodawca nie jest w stanie zapewnić środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji i fakt ten zostanie stwierdzony przez sąd rejestrowy na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Podsumowując, archiwizacja dokumentacji jest konieczna także po zakończeniu procedury likwidacyjnej spółki. Służyć ma ona przede wszystkim zachowaniu informacji dotyczących byłych pracowników, ale jej celem jest także zapewnienie różnym instytucjom dostępu do dokumentacji źródłowej.

Zobacz: Rejestracja sp. z o.o. przez internet przy użyciu wzorca umowy

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Złota jesień dla branży reklamowej. Politycy dali zarobić. Nowe trendy w bilboardach

    Politycy zapewnili polskiej branży reklamowej w 2023 roku owocne jesienne zbiory. W przypadku reklamy outdoor przychody wzrosły o 25% w porównaniu z anabolicznym okresem minionego roku. To dla tego segmentu rynku dobry znak, choćby dlatego, że niebawem czekają nas dwie kampanie wyborcze. Jednak najważniejsze dla branży reklamy jest to, że nie musi ona “wisieć” na pasku polityków. Nadal tę formę reklamy najczęściej wybierają firmy z sektora handlowego. To on stoi za najbardziej kreatywnymi rozwiązaniami i inwestycjami w cyfrową część reklamy zewnętrznej. 

    Gazetki promocyjne, kupony, spersonalizowane listy - Polacy wciąż lubią tę formę promocji

    Polacy potrafią szukać promocji i świadomie robić zakupy. Informacji szukamy w internecie, ale równie chętnie sięgamy po tradycyjne gazetki i listy z ofertami. 

    Włamania na konto e-mail możesz nie zauważyć! Jak działają cyberprzestępcy?

    Cyberprzestępcy wciąż szukają nowych sposobów na wyłudzanie danych. Na przykład przejmując konto e-mail przenoszą wybrane wiadomości do ukrytych folderów lub usuwają je, tak aby ofiary nie widziały alertów bezpieczeństwa. 

    Technologia rozpoznawania obrazu szansą dla sklepów z monitoringiem półek

    Technologia rozpoznawania obrazu może poprawić efektywność zarządzania sprzedażą. Nie tylko skróci do minimum czas potrzebny na przeprowadzenie audytu, ale i zmniejszy koszty. Eksperci przewidują, że sektor wdrażania tej technologii w ciągu najbliższych 4 lat będzie się rozwijał średnio o 20,4 proc. rocznie.

    REKLAMA

    Chleb coraz gorszy i coraz droższy? Co nas czeka od nowego roku?

    Ceny pieczywa się stabilizują? Może chwilowo, bo według ekspertów od 2024 roku kilka czynników może mocno wpłynąć na finalne ceny detaliczne. Branża piekarnicza ma kilka pomysłów dla nowego rządu. 

    Branżę handlową w walce z kradzieżami wspiera technologia. A liczba kradzieży rośnie

    Polacy w tym roku mogą przebić liczbę zamówień internetowych i zakupów stacjonarnych w Black Friday względem ubiegłego roku. Na pewno natomiast już na ten moment odnotowano wzrost liczby kradzieży w sklepach. Jak właściciele radzą sobie z kradzieżami? Jak mogą monitorować ruch w sklepie? 

    Uszkodzony towar i paczki wypełnione powietrzem. Uwaga na zakupy online podczas Black Friday

    Black Friday i okres przedświąteczny to czas kiedy chętnie kupujemy świece, wino, wyroby szklane - często przez internet. Tego typu towary, w porównaniu z innymi produktami, są dwa razy bardziej podatne na stłuczenie w trakcie dostawy. Do tego klienci często dostają produkty w paczkach nieodpowiadających ich wielkości. 

    Jak sformułować klauzulę arbitrażową, by móc ominąć sądy państwowe?

    Arbitraż online zamiast sądów powszechnych? Duże i małe firmy coraz częściej korzystają z tego sposobu na odzyskanie zaległych płatności. Bo czasem wyrok zapada już 3 tygodnie od złożenia wniosku. W jaki sposób sformułować skuteczną klauzulę arbitrażową? 

    REKLAMA

    W co najczęściej inwestują Polacy? W siebie!

    Polacy już nie tylko odkładają pieniądze, ale i inwestują. W co najczęściej? Jak oceniają swoją wiedzę dotyczącą inwestowania?

    Jak zarejestrować spółkę z o.o., aby uniknąć błędów?

    Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, nawet przez Internet przy pomocy systemu S24 wymaga pewnej wiedzy, gdyż każdy zapis umowy spółki może wywołać skutki w zakresie różnych dziedzin prawa, począwszy od prawa cywilnego, podatkowego, ubezpieczeń społecznych, ochrony konkurencji, rodzinnego, a nawet prawa karnego. W treści niniejszego artykułu wskażemy najczęściej występujące błędy w zakresie rejestracji spółek. Jednak to, że występują one najczęściej nie oznacza, że wywołują najbardziej dolegliwe skutki. 

    REKLAMA