REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązek przechowywania dokumentacji spółki z o.o. po zakończeniu procedury likwidacyjnej

Marta Jeleń
Radca prawny LL.M.
Przechowywanie dokumentacji spółki
Przechowywanie dokumentacji spółki

REKLAMA

REKLAMA

Koniec spółki z ograniczoną odpowiedzialnością poprzez jej rozwiązanie następuje po przeprowadzeniu procedury likwidacyjnej oraz po wykreśleniu spółki z rejestru. Wraz z likwidacją spółki powstaje konieczność wypełnienia szeregu obowiązków, które prawo nakłada na spółkę. Jakie to obowiązki?

Art. 288 § 3 kodeksu spółek handlowych wskazuje na obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów spółki także po jej rozwiązaniu. Dokumentację spółki oddaje się na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub uchwale wspólników. Jeśli umowa lub uchwała nie zawiera postanowienia o tym, komu ma zostać przekazana dokumentacja, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy – z urzędu lub na wniosek likwidatora.

REKLAMA

REKLAMA

To, komu dokumentacja może zostać oddana na przechowanie oraz jak długo należy ją przechowywać zostało uregulowane odrębnie w przypadku różnych rodzajów dokumentacji. Wskazać należy, na trzy główne zbiory dokumentacji, a tym samym na trzy różne obowiązki dotyczące archiwizacji.

Po pierwsze, pamiętać trzeba o obowiązkach wynikających z ustawy o rachunkowości z dnia 29.09.1994 r. Jak stanowi art. 73 tej ustawy, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe itp. mogą być przechowywane poza jednostką jedynie wtedy, gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Można zatem zlecić przechowywanie takich dokumentów wyłącznie jednostce profesjonalnie świadczącej usługi archiwizacyjne. Ponadto, przechowywanie dokumentów rachunkowych spółki po jej likwidacji dookreśla art. 76 przedmiotowej ustawy, według którego zbiory jednostek, które zostały zlikwidowane przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka. O miejscu przechowywania zbiorów kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej musi poinformować właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Zobacz: Roczne sprawozdanie finansowe spółki z o.o.

REKLAMA

Minimalny okres przechowywania dokumentów rachunkowych określa art. 74 ustawy o rachunkowości, według którego zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. W przypadku pozostałych zbiorów ustawa reguluje w zróżnicowany sposób okres ich przechowywania. I tak, przez okres pięciu lat przechowuje się: księgi rachunkowe; dokumenty inwentaryzacyjne, pozostałe dowody księgowe i dokumenty.  Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki  należy przechowywać przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, jednak nie krócej niż 5 lat. W przypadku dowodów księgowych dotyczących wpływów ze sprzedaży detalicznej okres przechowywania rozciąga się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną. Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym  trzeba przechowywać przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione. Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przechowywać należy przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności, a dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Po drugie, obowiązki dotyczące przechowywania dokumentów wynikają także z ordynacji podatkowej. Art. 32 ordynacji podatkowej wskazuje, że płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta (po upływie tego okresu płatnicy i inkasenci obowiązani są przekazać podatnikom dokumenty związane z poborem lub inkasem podatku). Natomiast w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku.

Zobacz: Rejestracja spółek przez tryb S24


W przypadku podatników zobowiązanych do prowadzenia ksiąg podatkowych, obowiązek  przechowywania ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów trwa do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.  W przypadku podatników występuje taki sam obowiązek, jak w przypadku płatników i inkasentów - w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

Trzeci rodzaj obowiązku dotyczącego archiwizacji konstytuuje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. Ustawa ta w rozdziale 4b określa postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji pracodawcy. Art. 51u przedmiotowej ustawy wskazuje termin przechowywania dokumentacji, zgodnie z którym w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego dla dokumentacji osobowej -  od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dla dokumentacji płacowej – od dnia wytworzenia. Pamiętać trzeba o tym, że przed przekazaniem dokumentacji do przechowywania należy ją uporządkować.

Zobacz: Czy można wypłacić dywidendę z kapitału zapasowego spółki z o.o.?

Oddając dokumentację na przechowanie należy pamiętać także o tym, że jest to usługa wykonywana odpłatanie, co oznacza, że wymagane jest zapewnienie odpowiednich środków finansowych na ten cel. Natomiast, jeśli pracodawca nie jest w stanie zapewnić środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji i fakt ten zostanie stwierdzony przez sąd rejestrowy na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Podsumowując, archiwizacja dokumentacji jest konieczna także po zakończeniu procedury likwidacyjnej spółki. Służyć ma ona przede wszystkim zachowaniu informacji dotyczących byłych pracowników, ale jej celem jest także zapewnienie różnym instytucjom dostępu do dokumentacji źródłowej.

Zobacz: Rejestracja sp. z o.o. przez internet przy użyciu wzorca umowy

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dzień Matki. Jak wygląda rynek pracy kobiet?

W ciągu ostatnich kilku lat sytuacja kobiet na rynku pracy mocno ewoluowała. Pomimo podejmowania przez firmy działań na rzecz równouprawnienia płci panie bywają niejednokrotnie w nieco gorszej sytuacji zawodowej niż panowie. Jak wygląda rynek pracy kobiet? Czy pracodawcy oferują dodatkowe benefity dla rodziców? Co jest dla nich ważne u pracodawcy?

Pablo Escobar jako znak towarowy? Sąd odmawia

Sąd UE odmówił rejestracji oznaczenia słownego „Pablo Escobar” pod unijnym znakiem towarowym. Sąd uznał je za sprzeczne z porządkiem publicznym i dobrymi obyczajami. Za bardzo kojarzy się z handlem narkotykami i zbrodnią.

Ogromne grzywny za niewdrożenie dyrektywy NIS2. Do kiedy trzeba to zrobić?

Dyrektywa Unii Europejskiej w sprawie środków na rzecz wysokiego wspólnego poziomu cyberbezpieczeństwa na terytorium Unii (NIS2) ma duże znaczenie dla poprawy cyberbezpieczeństwa UE. Jej wejście w życie nastąpiło w styczniu 2023 r. - z terminem na dostosowanie niezbędnych do wykonania niniejszej dyrektywy przepisów krajowych do 18 października 2024 r. Kto powinien przygotować się do działania w zgodzie z NIS2-  analizuje Michał Borowiecki, dyrektor Netskope na Polskę i Europę Wschodnią.

Nowa usługa dla indywidualnych przedsiębiorców w aplikacji mObywatel 2.0

W aplikacji mObywatel 2.0 pojawiła się usługa "Firma" skierowana do osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Jak z niej skorzystać?

REKLAMA

Onboarding w hybrydowym modelu pracy

Czym jest onboarding? Jak wygląda w pracy hybrydowej? 

Efekt Marywilskiej i fali pożarów: przedsiębiorcy pytają o ubezpieczenia i podatki pod względem strat

Tragedia tysięcy kupców, którzy prowadzili swoje biznesy często poniżej poziomu ryzyka skłania wielu przedsiębiorców do refleksji nad warunkami w jakich oni sami prowadzą swoją działalność. Efekt Marywilskiej i fali pożarów w ogóle: dwie ważne kwestie, w których doradzają eksperci to rozliczanie strat i inne aspekty podatkowe nieszczęścia oraz skuteczność polis jako zabezpieczenia przed skutkami nieszczęść.

Jak zbudować dobre „candidate experience”

Czym jest candidate experience? Na co wpływa? Jak zmierzyć candidate experience i jak zbudować dobre?

31 maja 2024 r. upływa ważny termin dla rolników-przedsiębiorców

Do 31 maja 2024 r. należy złożyć zaświadczenie/oświadczenie o nieprzekroczeniu rocznej kwoty granicznej należnego podatku dochodowego za 2023 rok od przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

REKLAMA

Twórcy i wykonawcy utworów audiowizualnych dostaną tantiemy za udostępnianie ich dzieł w Internecie. Czy coś się zmieni dla osób korzystających z internetu?

Rada Ministrów 14 maja 2024 r. przyjęła projekt nowelizacji ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Na mocy tych przepisów twórcy i wykonawcy utworów audiowizualnych oraz wykonawcy utworów muzycznych (i słowno-muzycznych) będą mieli prawo do tantiem z tytułu eksploatacji ich dzieł w internecie.

Firma prosi klienta o dane by spersonalizować ofertę, jak reaguje polski konsument

Firmy chcą wiedzieć coraz więcej o swoich klientach po to by łatwiej konkurować z innymi, dostarczając na rynek produkty lepiej dostosowane do oczekiwań i potrzeb nabywców. Konsumenci z kolei są gotowi przekazać więcej danych o sobie, ale nie za darmo – wiedzą już, że takie dane to towar, który ma swoją cenę oczekują więc w zamian dla siebie korzyści. Jakich?

REKLAMA