Temat i struktura pisma

Warto jest zatem poznać psychikę odbiorcy, dobrze znać sprawę, właściwie dobierać słowa i odpowiednio argumentować. Pamiętaj pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy.

Dokument powinien zawierać:

• nagłówek, adres i nazwę oraz inne dane nadawcy;
• imię i nazwisko, lub nazwę adresata i jego adres;
• krótkie określenie sprawy;
• znak, symbol charakteryzujący sprawę;
• treść pisma;
• niezbędne podpisy, przy czym jeśli podpisów jest więcej, osoba wyższa rangą podpisuje się po prawej stronie, niższa w hierarchii po lewej stronie.
• W piśmie mogą również występować dodatkowe elementy jak, np. załączniki i rozdzielniki, przy czym umieszcza się je pod treścią z lewej strony.

Jeśli zamieszczamy wiele załączników, np. broszury reklamowe, zapisujemy to w odległości dwóch - trzech odstępów od treści, przy lewym marginesie:

• (3 odstępy);
• Załączniki: plik.

Jeśli załączasz daną liczbę dokumentów do pisma, wówczas zapis wygląda w sposób następujący: (3 odstępy)

3 załączniki:

1) C.V.;
2) List motywacyjny;
3) Kopia dyplomu.

Polecamy: Zapytania ofertowe w korespondencji biznesowej

Rozdzielnik zawierający informacje dla kogo są przeznaczone kopie pisma, może mieć postać trójkątną; po lewej stronie treści, poniżej załączników umieszcza się słowo:

(3 odstępy)
Rozdzielnik A (i postać ): kiedy kopie pisma wysyłane są do wszystkich jednostek organizacyjnych objętych tym rozdzielnikiem albo zamiennie stosowane.

Polecamy: Złożenie zamówienia

• Otrzymują (II postać ):
• adresat;
• dział prawny;
• a/a lub aa

Do wiadomości (III postać ):

1) Ministerstwo Skarbu Państwa, Warszawa, u. Wspólna 30;
2) Urząd Skarbowy Warszawa - Wola, Warszawa, ul. Przyokopowa 7.

Nazwa, adres, fax, telefon, konto bankowe, e-mail nadawcy
                                                                                                                                                                                                   Przedsiębiorstwo Handlowe
                                                                                                                                                                                                   “Maxus”ul.
                                                                                                                                                                                                   Niewspólna 800-100 Warszawa
Pismo z dnia                               Znak                          Nasz Znak                                Data
                                                                                 DH-411-2/30                         2010-05-02



Sprawa: propozycja nawiązania kontaktów handlowych

Szanowni Państwo ( po tym zwrocie nie stosuje się żadnego znaku interpunkcyjnego)

W piśmie zaadresowanym imiennie zwrot Szanowna Pani/Panie
Polska norma preferuje oddzielanie akapitów treści za pomocą dodatkowego odstępu między wierszami, rezygnując z wyróżniania akapitów w postaci wcięć od marginesu zwanych “ a linea”. Jeden “skok” wykonywany jest przy odstępie pojedynczym.