Jak w praktyce skorzystać z ulgi na złe długi i obniżyć VAT należny

RADA

Może Pan odzyskać podatek, korzystając z tzw. ulgi na złe długi. Warunki skorzystania z tej ulgi zostały opisane w części I uzasadnienia.

Problemy z odzyskaniem VAT odprowadzonego od nieopłaconych transakcji są w dużej mierze związane z zachowaniem warunków formalnych obniżenia należnego VAT. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania związane z korzystaniem z „ulgi na złe długi” zostały opisane w części II uzasadnienia.

UZASADNIENIE

Sprzedaż towaru wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego. Sprzedaż musi więc zostać wykazana w ewidencji i w deklaracji składanej za okres, gdy ten obowiązek podatkowy powstał. Jednocześnie podatnik (sprzedawca) powinien wystawić fakturę VAT potwierdzającą dokonanie sprzedaży. Zdarza się, że podatnik nie otrzyma zapłaty za swój towar (lub usługę). Jednak mimo braku zapłaty w związku z powstaniem obowiązku podatkowego musi VAT należny od transakcji odprowadzić. Ustawa o VAT daje podatnikom prawo do skorygowania należnego VAT. Aby skorzystać z takiego prawa (ulga na złe długi), podatnik (wierzyciel) musi spełnić określone przepisami warunki. W praktyce stosowanie przepisów o uldze na złe długi powoduje też sporo problemów.

I. Jakie warunki należy spełnić, aby skorzystać z ulgi na złe długi

„Ulga na złe długi” to sposób na odzyskanie VAT odprowadzonego w związku z wykonaniem czynności (dostawy towaru lub wykonania usługi), za które podatnik nie uzyskał zapłaty. Z możliwości tej podatnik może skorzystać, gdy nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona.

Warunek 1: nieściągalność wierzytelności jest uprawdopodobniona

Nieściągalność wierzytelności uważa się za uprawdopodobnioną w przypadku, gdy wierzytelność nie została uregulowana w ciągu 180 dni od upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze. Wystarczy więc, że wierzytelność nie została zapłacona w terminie 180 dni, aby podatnik VAT mógł uznać ją za uprawdopodobnioną (art. 89a ust. 1a ustawy o VAT). Definicja ta nie odpowiada definicji zawartej w ustawie o podatku dochodowym, gdzie również występują wierzytelności o uprawdopodobnionej nieściągalności.

Ulga na złe długi ulży wierzycielom

Przepisy ustawy o VAT nie wymagają od podatnika posiadania jakichś dodatkowych dowodów nieściągalności wierzytelności. Dla ustalenia nieściągalności wierzytelności wystarczy więc, aby podatnik posiadał faktury lub umowy, z których wynikać będzie termin płatności.

Warunek 2: Podatnik musi spełnić wymagania określone w art. 89a ustawy o VAT.

Są one następujące:

1. Dostawa towarów lub świadczenie usług, za które podatnik nie otrzymał zapłaty, zostały zrealizowane na rzecz podatnika wykonującego samodzielnie działalność gospodarczą zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, niebędącego w trakcie postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji.

Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z ulgi, gdy dokonał sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej i nie otrzymał zapłaty. Nie uzyska ulgi także, gdy dłużnik jest w trakcie postępowania upadłościowego lub w likwidacji.

Czasami mogą pojawić się wątpliwości, czy dany kontrahent jest (a w zasadzie był w chwili dostawy) faktycznie zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. W sytuacji gdy mamy wątpliwości, dobrze jest się upewnić, składając wniosek (patrz wzór 1) we właściwym dla kontrahenta urzędzie skarbowym, czy faktycznie dany kontrahent jest (był) zarejestrowany.

Jak korzystać z ulgi na złe długi

Na wniosek zainteresowanego podatnika (w tym przypadku sprzedawcy, który nie otrzymał zapłaty) naczelnik urzędu skarbowego jest obowiązany potwierdzić, czy kontrahent podatnika jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Naczelnik urzędu skarbowego potwierdza jedynie fakt zarejestrowania danego podmiotu jako podatnika VAT. Oznacza to, iż odpowiedź organu podatkowego będzie taka, że dany podmiot jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym lub że nie jest zarejestrowany. Będą to dane o podmiocie na dzień złożenia wniosku w organie podatkowym.

Natomiast jeśli chcemy potwierdzić zarejestrowanie jakiegoś podmiotu na dany, konkretny dzień, we wniosku powinniśmy wskazać, że wnioskujemy o potwierdzenie zarejestrowania podatnika na ten dzień.

2. Wierzytelności zostały uprzednio wykazane w deklaracji jako obrót opodatkowany i podatek należny.

Sprzedaż, z której wynika nieściągalna wierzytelność, musiała być więc wykazana w deklaracji VAT złożonej w urzędzie skarbowym.

3. Wierzyciel i dłużnik na dzień dokonania korekty są podatnikami zarejestrowanymi jako podatnicy VAT czynni.

W praktyce wierzyciel, po okresie co najmniej pół roku od transakcji, nie będzie wiedział, czy kontrahent jest nadal zarejestrowanym podatnikiem VAT. Warto wtedy złożyć wniosek o potwierdzenie, czy dłużnik jest zarejestrowany, czy nie (wniosek o potwierdzenie - patrz wzór 1). Podatnik może więc złożyć jeden wniosek, w którym wystąpi o potwierdzenie rejestracji kontrahenta (dłużnika) na dzień sprzedaży i na dzień korekty (złożenia deklaracji z wykazaną kwotą korekty).

4. Wierzytelności nie zostały zbyte.

5. Od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 2 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona.

Wzór 1

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Okres, w którym można dokonać korekty należnego VAT, został zawężony do 2 lat, licząc od końca roku, w którym została wystawiona faktura. W okresie tych dwóch lat mieści się jeszcze 180 dni, gdy faktura nie jest płacona i które uprawdopodobniają nieściągalność wierzytelności.

 

6. Wierzyciel zawiadomił dłużnika o zamiarze skorygowania podatku należnego ze względu na wystąpienie okoliczności uprawdopodobniających nieściągalność wierzytelności, a dłużnik w ciągu 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie uregulował należności w jakiejkolwiek formie (zawiadomienie - patrz wzór 2).

Przy wysyłaniu zawiadomienia należy zwrócić uwagę na dowód jego otrzymania przez dłużnika. Jeśli podatnik będzie wysyłać zawiadomienie za pośrednictwem poczty, powinien to zrobić za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Podatnik musi posiadać potwierdzenie odbioru zawiadomienia przez dłużnika (jest to warunek korekty). Podatnik musi też wiedzieć, kiedy upływa 14 dni od daty odbioru zawiadomienia przez dłużnika wyznaczone dłużnikowi na uregulowanie należności, aby ustalić, w jakim okresie rozliczeniowym może dokonać korekty VAT.

W jakim okresie rozliczeniowym podatnik może dokonać korekty

Podatnik może dokonać korekty należnego VAT w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym upłynął 14-dniowy termin wyznaczony dłużnikowi na uregulowanie należności, gdy dłużnik należności nie uregulował. Podatnik nie może dokonać korekty wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał potwierdzenie przez dłużnika odbioru zawiadomienia. Podatnik (wierzyciel) może dokonać korekty tylko wtedy, gdy uzyska od dłużnika potwierdzenie odbioru zawiadomienia.

Wzór 2

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

PRZYKŁAD

10 lutego 2009 r. podatnik (wierzyciel) wysłał do dłużnika zawiadomienie o zamiarze korekty należnego VAT. 18 lutego 2009 r. dłużnik odebrał zawiadomienie. Termin 14-dniowy na uregulowanie należności upływa 4 marca 2009 r. Potwierdzenie odbioru zawiadomienia wierzyciel otrzymał 25 lutego 2009 r. (na zwrotnym potwierdzeniu odbioru). Podatnik (wierzyciel) może dokonać korekty należnego VAT w deklaracji VAT składanej za marzec 2009 r., czyli w deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym upłynął 14-dniowy termin na uregulowanie należności.

Zawiadomienie urzędu skarbowego

Podatnik (wierzyciel) obowiązany jest wraz z deklaracją podatkową, w której dokonuje korekty podatku należnego, zawiadomić o dokonanej korekcie właściwy dla podatnika urząd skarbowy wraz z podaniem kwot korekty podatku należnego.

Zawiadomienie należy sporządzić na piśmie i załączyć do deklaracji VAT (zawiadomienie - patrz wzór 3).

Wzór 3

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Zawiadomienie dłużnika

Po dokonaniu korekty (czyli po złożeniu deklaracji z wykazaną kwotą korekty wraz z zawiadomieniem urzędu skarbowego) podatnik (wierzyciel) ma 7 dni na zawiadomienie dłużnika o dokonanej korekcie. Kopię zawiadomienia dłużnika o dokonanej korekcie VAT podatnik (wierzyciel) ma obowiązek przesłać do właściwego dla podatnika (wierzyciela) urzędu skarbowego (zawiadomienie - patrz wzór 4).

Wzór 4

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Jak ująć korektę w rejestrach VAT

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie wskazują wprost, jak korektę należnego VAT ująć w rejestrach VAT. Ewidencja VAT powinna jednak zawierać m.in. „wysokość VAT należnego oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej”. Należy więc przyjąć, że korekta VAT należnego powinna być ujęta w ewidencji sprzedaży w okresie, za który składana jest deklaracja z wykazaną kwotą korekty. W praktyce podatnik może ująć kwoty korekty pod ostatnią pozycją ewidencji w danym miesiącu.

Gdy po dokonaniu korekty podatku należnego (złożeniu deklaracji VAT z korektą) dłużnik ureguluje należność w jakiejkolwiek formie, podatnik (wierzyciel) ma obowiązek zwiększyć VAT należny w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana. W przypadku częściowego uregulowania należności podatnik (wierzyciel) zwiększa VAT należny o kwotę tego podatku przypadającą na część uregulowanej należności.

Oznacza to, że nawet w przypadku gdy podatnik (wierzyciel) uzyska w końcu zapłatę należności od dłużnika, nie dokonuje korekty należnego VAT wstecz, ale zwiększa podatek należny w bieżącej deklaracji - składanej za miesiąc, w którym otrzymał należność.

II. Problemy związane z korzystaniem z ulgi na złe długi w praktyce

Wraz z „dużą” nowelizacją ustawy o VAT, która została dokonana w końcówce 2008 r., a której przepisy - w większości - weszły w życie od grudnia 2008 r., podatnicy zyskali faktyczną możliwość stosowania ulgi na złe długi w VAT.

Owszem, instytucja taka była zapisana w ustawie o VAT już od czerwca 2005 r., jednak z uwagi na zastosowane przez ustawodawcę konstrukcje faktyczne jej stosowanie było niemal niemożliwe. W szczególności problemem była konieczność udokumentowania nieściągalności należności na potrzeby podatku dochodowego i jednoczesne wypełnienie innych warunków zapisanych w ustawie o VAT.

Obecnie dla rozliczenia ulgi na złe długi w VAT wystarczy, jeżeli zostanie uprawdopodobniona nieściągalność należności. Warunek ten jest realizowany automatycznie wraz z upływem 180 dni od terminu płatności. Niestety, fakt, że dzisiejsze przepisy są zdecydowanie łatwiejsze w zastosowaniu, wcale nie decyduje o tym, że podatnicy nie mają problemów ze skorzystaniem z ulgi na złe długi. Wprost przeciwnie, problemów nie sprawiały wcześniejsze, niemal martwe przepisy, bo mało kto je stosował.

Obecnie podatnik, który skorzysta z ulgi na złe długi w VAT, musi zastanowić się nad tym, czy skorzystanie z ulgi nie powoduje skutków na gruncie podatku dochodowego.

 

Czy korzystając z ulgi, podatnik musi wykazać przychód podatkowy

Na początku 2009 r. pojawiły się opinie, że wraz z rozliczeniem ulgi na złe długi (otrzymaniem zwrotu VAT) podatnik musi wykazać przychód podatkowy. Zdaniem zwolenników takiego poglądu, skoro kwota należna nie ulega zmianie (a według ustaw o podatkach dochodowych przychodem jest kwota należna), a w kwocie tej nie występuje VAT, gdyż został on rozliczony w ramach ulgi i odzyskany przez podatnika, to różnica, która przypadała na taki VAT, powinna być wykazana jako przychód podatkowy.

Teza ta jest błędna. Zarówno w ustawie o PIT, jak i CIT zostało bowiem zapisane, że przychodu nie stanowi wartość zwróconych, umorzonych lub zaniechanych podatków i opłat stanowiących dochody budżetu państwa albo budżetów jednostek samorządu terytorialnego, niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów (art. 14 ust. 3 pkt 3 updof, art. 12 ust. 4 pkt 6 updop).

Ulga na złe długi w VAT jest formą zwrotu należnego VAT. Podatek ten ponad wszelką wątpliwość nie mógł być też uprzednio zaliczony do kosztów podatkowych. W efekcie zwrot VAT należnego (w związku z korzystaniem z ulgi na złe długi) nie może być zaliczony do przychodów podatnika w podatku dochodowym.

Czy można rozliczyć VAT od należności powstałych przed 1 grudnia 2008 r.

Inaczej, niż to miało miejsce w 2005 r., kiedy to po raz pierwszy ulga na złe długi zawitała do polskiego systemu podatkowego, w 2008 r. ustawodawca nie obwarował nowych regulacji przepisami przejściowymi. Skoro tak, to należy przyjąć, że obecnie nie ma żadnych przeszkód, aby ulgę na złe długi, w jej nowym - aktualnym wydaniu, zastosować wobec należności powstałych przed 1 grudnia 2008 r.

W 2005 r. ustawodawca wprowadził przepis przejściowy zakazujący stosowania ulgi na złe długi „wstecz”, tj. ulga nie miała zastosowania do należności powstałych przed 1 czerwca 2005 r. Obecnie, wobec braku przepisów przejściowych zabraniających podatnikom skorzystania z ulgi w stosunku do należności powstałych przed 1 grudnia 2008 r., ulga ma zastosowanie również w odniesieniu do takich należności.

Czy w przypadku otrzymania odszkodowania od ubezpieczyciela podatnik może skorzystać z ulgi na złe długi

Aby podatnik mógł skorzystać z ulgi na złe długi, muszą być łącznie wypełnione warunki zapisane w ustawie o VAT (opisane szczegółowo w części I odpowiedzi). Jednym z warunków skorzystania z ulgi jest brak zbycia wierzytelności. Jeżeli okaże się, że wraz z wypłatą odszkodowania ubezpieczyciel przejął wierzytelność, pierwotny wierzyciel nie ma prawa skorzystać z ulgi na złe długi. Jeżeli podatnik scedowałby na ubezpieczyciela tylko część wierzytelności, to w części „niescedowanej” może zastosować ulgę na złe długi.

W jaki sposób zastosować ulgę, gdy kontrahent nie chce odebrać wezwania

Jednym z warunków natury formalnej, który musi być wypełniony, aby podatnik mógł zastosować korektę na złe długi w VAT, jest skuteczne doręczenie dłużnikowi zawiadomienia o zamiarze skorzystania z ulgi. Przez wprowadzenie takiego zastrzeżenia ustawodawca podatkowy chce zabezpieczyć się przed sytuacją, w której wierzyciel może skorygować VAT należny, a dłużnik nie musi dokonać zwrotu podatku naliczonego.

Niewątpliwie ten właśnie warunek może być główną przyczyną problemów podatników ze stosowaniem ulgi na złe długi.

W art. 89b ust. 5 ustawy o VAT ustawodawca wskazał, że do zawiadomień o zamiarze korekty należnego VAT mają zastosowanie przepisy Ordynacji podatkowej o doręczeniach. Przepisy te wprowadzają domniemanie doręczenia pisma, które może być pomocne przy skorzystaniu z prawa do ulgi na złe długi.

Z przepisów Ordynacji podatkowej wynika, że pisma doręcza się za pokwitowaniem przez pocztę. W razie niemożności doręczenia pisma za pokwitowaniem poczta przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej. Adresata zawiadamia się dwukrotnie o pozostawaniu pisma. Gdy adresat (dłużnik) nie podejmie pisma, pomimo podwójnego awizowania, pismo (w tym przypadku zawiadomienie o zamiarze skorzystania z ulgi) uznaje się za doręczone (doręczenie dorozumiane). Jeżeli więc ustawodawca wymaga, aby wezwanie było doręczone w sposób zgodny z Ordynacją podatkową, należy uznać, że doręczenie dorozumiane ma zastosowanie również w odniesieniu do opisanej sytuacji.

Jeżeli więc dłużnik uchyli się od przyjęcia zawiadomienia (nie odbierze pisma na poczcie), skutek doręczenia nastąpi 14. dnia przechowywania pisma na poczcie.

Szczegółowe zasady doręczeń regulują art. 144-154c Ordynacji podatkowej.

Czy stosując ulgę na złe długi, należy złożyć do urzędu skarbowego kopie nieopłaconych faktur oraz zaświadczenie, że dłużnik jest czynnym podatnikiem

Ustawodawca podatkowy wymienił w art. 89a ustawy o VAT warunki formalne, jakie muszą być spełnione, aby podatnik mógł skorzystać z ulgi na złe długi. Warunki te zostały opisane w części I odpowiedzi. Ustawodawca wymaga od podatnika dokonującego korekty, aby m.in. złożył deklarację podatkową, w której dokonuje korekty podatku należnego, oraz załączył do niej zawiadomienie o korekcie wraz z podaniem kwot korekty należnego podatku.

W żadnym z przepisów nie zostało wskazane, że podatnik automatycznie i bez wezwania organu podatkowego ma załączyć kopie nieopłaconych faktur, z których ów korygowany VAT wynika, oraz dokument potwierdzający aktualny status kontrahenta. Poza tym organ podatkowy bez problemu może sam dokonać sprawdzenia statusu kontrahenta podatnika. Należy więc stwierdzić, że podatnik nie musi składać ww. dokumentów wraz z deklaracją VAT zawierającą kwotę korekty. Podatnik powinien jednak zdawać sobie sprawę, że będzie miał obowiązek przedłożyć te dokumenty, jeżeli organ zażąda ich przedstawienia, np. w ramach czynności sprawdzających prawidłowość składanej deklaracji VAT.

• art. 89a, art. 89b, art. 96 ust. 13, art. 109 ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 3, poz. 11

• art. 144-154c ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 44, poz. 362

Piotr Florys

ekspert w zakresie VAT

Radosław Kowalski

doradca podatkowy