REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy potrafisz zarządzać swoim czasem w pracy?

Małgorzata Marzec
Małgorzata Marzec
Aplikantka radcowska
Organizacja czasu pracy
Organizacja czasu pracy

REKLAMA

REKLAMA

Efektywne zarządzanie czasem w pracy odgrywa jedną z kluczowych ról na gruncie zawodowym. Dowiedz czy potrafisz zarządzać swoim czasem w pracy.

REKLAMA

Czas – to chyba jedna z nielicznych rzeczy, na którą człowiek nie ma wpływu. Niezależnie od tego, co zrobimy lub czego nie będziemy robić, czas i tak będzie płynął swoim tempem. Nie da się go zatrzymać, cofnąć czy wydłużyć, a terminy wciąż nas gonią. Dlatego właśnie efektywne zarządzanie swoim czasem w pracy odgrywa bodaj kluczową rolę na gruncie zawodowym. I jak nie jesteśmy w stanie wyczarować kilku dodatkowych godzin czy dni na realizację określonego zadania, tak mamy realną możliwość zwiększenia własnej efektywności poprzez umiejętne gospodarowanie czasem. Warto posiąść wiedzę, jak tego dokonać.

REKLAMA

Współczesny świat napędzany motorem pośpiechu i obowiązujące w nim tereny determinują pewne zachowania i wymuszają na nas dostosowanie się do jego pędu. Jak często możemy ze spokojem przyznać, że mamy wystarczająco dużo czasu na wykonanie wszystkich naszych obowiązków? Rzadko. Zazwyczaj jest odwrotnie – mamy coraz mniej czasu i coraz więcej rzeczy na głowie. Z pomocą w takich sytuacjach przychodzi właśnie umiejętność zarządzania swoim czasem w pracy. Zamiast ulegać panice, że nie uda się nam załatwić wszystkich spraw w terminie, warto pamiętać o tym, że zawsze w takich momentach znajdzie się czas na realizację najważniejszych zadań. Wystarczy tylko sprawom przydzielić odpowiednie priorytety. Trenerzy zajmujący się dziedziną zarządzania czasem w pracy mawiają, że dobry plan to podstawa terminowego wykonania zadań.

Polecamy: Rekrutacja - praca zespołowa a kompetencje osobowościowe kandydata

Istnieje 5 kroków opracowywania efektywnego planu pracy.

  1. Po pierwsze zastanów się i określ, jaki cel masz do zrealizowania (czyli co chcesz osiągnąć w efekcie podjętych działań).
  2. Następnie, najlepiej przy użyciu narzędzi wspomagających zarządzanie czasem i zadaniami (np. kalendarze, CRM-y, etc.), zaplanuj poszczególne etapy swoich działań.
  3. Ustal priorytety i podejmij decyzje dotyczące kolejności ich wykonywania (w tym celu możesz zastosować podstawową technikę sugerującą prosty podział wszystkich planowanych czynności na 4 grupy: a) ważne i pilne; b) ważne, ale nie tak pilne; c) pilne, ale nie tak ważne; oraz d) mało pilne i mało ważne).
  4. Z zaangażowaniem przystąp do realizacji swojego planu.
  5. Regularnie kontroluj postępy w działaniu.

REKLAMA

Prawda, że nie wygląda to na skomplikowane? Ważne, aby wypracować w sobie nawyk metodycznego podejścia do realizacji poszczególnych zadań. Jeśli natomiast wciąż jeszcze nie jesteś do końca przekonany/-na co do tego, że planowanie i efektywne zarządzanie swoim czasem w pracy przynosi wymierne korzyści, spróbuj szczerze odpowiedzieć sobie na następujące pytanie: „Jaki poziom stresu towarzyszy mi w sytuacji, kiedy próbuję wykonać powierzone mi zadanie w wyznaczonym terminie bez planu i czasem przez to trochę chaotycznie?”

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Stres związany z dotrzymaniem terminu, może przyczynić się do tego, że pracownik będzie mniej wydajny, a nawet zblokowany. Naukowo zostało udowodnione, że wysoki poziom stresu powoduje spadek motywacji i kreatywności, działa wręcz destrukcyjnie na jednostkę, wywołując w niej stan utraty poczucia kontroli, co w konsekwencji odbija się na jakości pracy i prowadzi do zmniejszenia wydajności pracownika.

Polecamy: Rozmowa kwalifikacyjna – jakie pytania do pracodawcy?

Zapamiętaj to trio: cel – plan – działanie

Jaki już wspominałam, najważniejszym elementem efektywnego zarządzania czasem jest określenie celu, do którego będziemy dążyć. To on będzie determinował kierunki naszego działania.

Popularnym narzędziem, które pomaga w wyznaczaniu celów jest reguła SMART. Jej nazwa pochodzi od pierwszych liter angielskich słów opisujących dobrze sformułowany cel: Specific , Measurable, Achievable,  Relevant, Timely.


Wg reguły SMART dobrze sformułowany cel powinien być:

  • Specyficzny i konkretny - Czyli możliwie konkretnie należy określić: co chcemy osiągnąć, po co chcemy to osiągnąć i, w końcu, jak można to osiągnąć.
  • Mierzalny - Każdy cel musi mieć swój wskaźnik, na podstawie którego będzie oceniana jego realizacja, czyli powinien być tak sformułowany, by można było liczbowo wyrazić stopień jego realizacji. Warto więc ustalić kryterium, po którym poznamy, że dotarliśmy do celu.
  • Osiągalny – Obrany cel musi być wykonalny. Jeśli postawimy poprzeczkę zbyt wysoko, automatycznie może to nas zniechęcić do jego realizacji. Warto zatem określić, co jeszcze, oprócz czasu, będzie potrzebne do osiągnięcia celu. Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań, czy rozdzieleniem zadań pomiędzy pracowników, musimy mieć pewność, że dysponujemy wystarczającymi zasobami, by ów cel osiągnąć.
  • Odpowiedni, właściwy – Cel musi być akceptowany przez osoby, które będą zaangażowane w jego wykonanie, inaczej nie zechcą one wydatkować energii w kierunku jego osiągnięcia. Planując przedsięwzięcie, warto mieć na względzie motywacje do realizacji celu, powody, dla których jego realizacja będzie dla nas (i pracowników) ważna i czy cel jest spójny z naszymi wartościami.
  • Terminowy, osadzony w czasie – cel powinien mieć dokładnie określone ramy czasowe, w jakich zamierzamy go osiągnąć.

Polecamy: Cechy idealnego handlowca w procesie rekrutacji

Teraz, kiedy już wiemy, jak konstruować funkcjonalne plany, warto jeszcze poznań 3 podstawowe reguły zarządzania czasem:

  1. Reguła Parkinsona - „Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie” (tak właśnie brzmi prawo, którego autorem jest Cyril Northcote Parkinson). Mówi ona o tym, że dana czynność zajmie dokładnie tyle czasu, ile sobie założymy. Reguła ta najlepiej sprawdza się w przypadku tych czynności, które sami wykonujemy i mamy na nie wpływ. W praktyce niestety oznacza to nic innego, jak odkładanie koniecznych do wykonania czynności na tzw. „ostatnią chwilę”. Dlatego plan opracowany zgodnie z w/w regułą posiada wiele wad i zburzyć go mogą pierwsze z brzegu nieprzewidziane okoliczności; czyli wystąpienie takich sytuacji, które od nas nie zależą i na które nie mamy wpływu. Np. zaplanujemy, że realizacja danego zadanie potrwa 1,5 godziny, a w wyniku nieprzewidzianych okoliczności (np. odcięcie dopływy prądu, korki, wypadek, etc.) wykonanie wydłuży się do 5 godzin. Przydatna okazuje się wówczas reguła 60:40.
  2. Reguła 60:40 – Mówi o tym, że nie powinniśmy planować całego czasu pracy, jakim dysponujemy, a zaplanować tylko określoną jego część – czyli wspomniane 60%. Tę część możemy przeznaczyć na realizację poszczególnych zadań (np. wykonanie telefonu do klienta, przygotowanie oferty handlowej, opracowanie biznesplanu, etc.). Pozostałe 40% czasu należy zarezerwować na czynności nieoczekiwane i spontaniczne. W/w reguła zakłada, że planowanie 100% czasu nie ma sensu, ponieważ zawsze, czy tego chcemy czy nie, pojawiają się nieprzewidziane sytuacje, drobne wypadki i zdarzenia, które musimy wziąć pod uwagę, aby się nie przeliczyć w realnym planowaniu. Dlatego właśnie zaleca się pozostawienie zapasu czasu na nieuwzględnione w żadnym w planie czynności, które mogą się przydarzyć nawet przy wykonywaniu najbardziej pilnego zadania.
  3. Reguła Pareto (inaczej reguła 80/20) - Mówi o tym, że 80% efektów wywołane jest przez 20% przyczyn (np. 80% sukcesów osiąganych przez firmę, wynika z 20% działań podejmowanych przez jej pracowników). Reguła Pareto umożliwia ustalanie priorytetów i ułatwia organizację czasu pracy, dzięki czemu możliwe jest osiągnięcie maksymalnych wyników w minimalnym czasie.

Polecamy: Rekrutacja - praca zespołowa a kompetencje osobowościowe kandydata

Strata czasu – czyli słów kilka o pożeraczach czasu

Jeśli chcesz dobrze zorganizować swój dzień pracy, unikaj drobnych pożeraczy czasu. Takim pożeraczem może być cokolwiek: prywatna wiadomość w skrzynce, telefony od bliskiej osoby, która akurat się nudzi, portale społecznościowe, narzekania koleżanki zza biurka, która oczekuje od Ciebie zaangażowania w jej problemy, etc. Słowem, największą stratą czasu jest robienie rzeczy niepotrzebnych. Dlatego warto zrewidować osobiste nawyki, zwłaszcza, że zarządzanie czasem to tak naprawdę zarządzanie sobą.

Niżej prezentuję listę najbardziej znanych pożeraczy czasu, z którymi należy bezwzględnie walczyć (sprawdź, które z nich towarzyszą Twojej pracy):

  • Mgliste cele oraz brak priorytetów.
  • Brak planu pracy.
  • Uleganie presji tzw. spraw pilnych i bieżących.
  • Brak ściśle określonych terminów.
  • Odkładanie ważnych spraw i decyzji na potem.
  • Niezapowiedziani goście.
  • Nic nie wnoszące telefony, SMS-y i e-maile, które nagminnie uprzykrzają nam życie.
  • Jałowe narady, spotkania i różne pogawędki.
  • Brak asertywności i nieumiejętność powiedzenia „nie” wtedy, gdy potrzeba.
  • Brak samodyscypliny.
  • Słomiany zapał i niedoprowadzanie spraw do końca.
  • Brak entuzjazmu w pracy i słaba motywacja do realnego wysiłku.
  • Bałaganiarstwo oraz nieustanne marnowanie czasu na poszukiwanie dokumentów w stertach nieuporządkowanych lub zbędnych papierów.
  • Niepunktualność własna i osób trzecich.
  • Pośpiech, zdenerwowanie i zniecierpliwienie.
  • Brak umiaru w korzystanie z używek (kawa, papierosy etc.).
  • Bawienie się komputerem.
  • Lenistwo.
  • Żądza zdobycia informacji o wszystkim i o wszystkich oraz tzw. potrzeba bycia „na bieżąco”.

Zarządzanie czasem jako takim nie istnieje, gdyż czasu jako zjawiska nie da się okiełznać. Istnieje za to zarządzanie sobą, podejmowanymi czynnościami i decydowanie o priorytetach. Umiejętność zaś zarządzania w/w obszarami jest jednym z elementów, dzięki którym możesz osiągnąć sukces zawodowy. Aby tego dokonać, należy wyznaczać sobie realne cele i konkretne, osadzone w czasie plany ich realizacji. Z pewnością bardzo pomocne będzie również wyeliminowanie wszelkich pożeraczy czasu, asertywność oraz zapał i konsekwencja w dążeniu do rezultatu.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jaki model logistyczny wybrać dla swojego sklepu internetowego?

Zakładając sklep internetowy, staniesz przed wyzwaniem organizacji całej jego logistyki. Zanim zaczniesz działalność, będziesz musiał zdecydować, gdzie magazynować swoje towary, z jakimi kurierami współpracować i jak obsługiwać zwroty od klientów. Pochłonie to mnóstwo cennego czasu i spory kapitał. W dzisiejszych czasach możesz tego jednak uniknąć. W jaki sposób? Poznaj najciekawsze modele logistyczne dla e-commerce!

Dobrzy w teorii. Dlaczego nie potrafimy odpoczywać i jak to zmienić?

Potrzeba regeneracji wydaje się oczywista dla każdego, kto funkcjonuje w naprzemiennym cyklu, w którym wysiłek absorbujący przeważającą część naszych aktywności przeplata się z czasem wolnym. Skąd zatem trudność w świadomym uwzględnianiu potrzeby wypoczynku i planowaniu przerw w zawodowym funkcjonowaniu?

Inflacja już niestraszna firmom. Obawia się jej dwa razy mniej firm niż rok temu

W rok o połowę zmalała liczba małych i średnich firm, które boją się, że inflacja może zagrozić ich biznesom. Obecnie to zaledwie co czwarte przedsiębiorstwo. Zaskakujące są jednak branże, w których te obawy są największe. Inflacja straciła też rangę najpoważniejszej obawy.

Startup - jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie?

W startupach najważniejszy jest pomysł. Jak go chronić i zabezpieczyć się przed nieuprawnionym wykorzystywaniem dzieła i pobierania wynagrodzenia za korzystanie z niego przez podmioty trzecie? Jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie? Dlaczego tak ważna jest umowa o zachowaniu poufności?

REKLAMA

Spółki: Premia za kontrolę w Polsce w latach 2019-2023 spadła do poziomu 13,6 proc.

Ostatnie lata przyniosły spadek aktywności na rynku wezwań w Polsce. Coraz częściej inwestorzy decydują się na ogłoszenie wezwania z zamiarem wycofania akcji spółki z obrotu giełdowego, gdy już uzyskają kontrolny pakiet akcji – wynika z najnowszej analizy KPMG, która objęła 133 wezwań do sprzedaży akcji spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie w latach 2019-2023.

Firmy będą szukać specjalistów. Jakich?

Z raportu „Barometr Polskiego Rynku Pracy” Personnel Service wynika, że polskie firmy chcą poszukiwać specjalistów od automatyzacji i sztucznej inteligencji. 

Rachunki za prąd w firmie: kto musi płacić za energię elektryczną nawet trzy razy więcej niż cena giełdowa, jak tego uniknąć na przyszłość

Kryzys energetyczny wywołany przez agresję Rosji na Ukrainę doprowadził do gigantycznego wzrostu cen prądu. Wiele małych firm w obawie przed dalszym wzrostem cen zawarło wieloletnie umowy ze stałą ceną na rekordowym poziomie. To one najbardziej ucierpią na uwolnieniu cen energii.

Stare pytania, nowe odpowiedzi. Zmiana podejścia do pożądanych kompetencji menedżerskich

Obecnie organizacje nie są zainteresowane rozwojem konkretnych umiejętności liderskich ani pozyskiwaniem wiedzy, którą łatwo dziś zdobyć. Żyjemy w czasach, w których ciężko jest zaplanować długofalową strategię, dlatego wzrasta znaczenie umiejętności płynnego poruszania się w zmieniających się okolicznościach, tzw. strategizing.

REKLAMA

Wyróżniaj się bo zginiesz: o sukcesie sklepu internetowego decydują nie tylko atrakcyjne towary w dobrej cenie

W sklepie internetowym, zupełnie inaczej niż w tradycyjnym sklepie, wiarygodność osiąga się lub nie już poprzez sam wygląd aplikacji zakupowej. Bez niej nie wyróżniający się z tysięcy inny e-sklep nie odniesie sukcesu nawet oferując bardzo konkurencyjne produkty.

Restauracje ustępują miejsca barom szybkiej obsługi i sklepowej gastronomii, bo takie są wybory „zetek”

Na naszych oczach dzieje się prawdziwa rewolucja w gastronomii. Restauracje, ledwie się odbudowały po pandemii, przegrywają z barami szybciej obsługi i cateringiem, a teraz jeszcze poważnym graczem na rynku staje się gastronomia sklepowa. Wszystko to za sprawą najmłodszych klientów, którzy chcą żyć po amerykańsku.

REKLAMA