Czy potrafisz zarządzać swoim czasem w pracy?

Czas – to chyba jedna z nielicznych rzeczy, na którą człowiek nie ma wpływu. Niezależnie od tego, co zrobimy lub czego nie będziemy robić, czas i tak będzie płynął swoim tempem. Nie da się go zatrzymać, cofnąć czy wydłużyć, a terminy wciąż nas gonią. Dlatego właśnie efektywne zarządzanie swoim czasem w pracy odgrywa bodaj kluczową rolę na gruncie zawodowym. I jak nie jesteśmy w stanie wyczarować kilku dodatkowych godzin czy dni na realizację określonego zadania, tak mamy realną możliwość zwiększenia własnej efektywności poprzez umiejętne gospodarowanie czasem. Warto posiąść wiedzę, jak tego dokonać.

Współczesny świat napędzany motorem pośpiechu i obowiązujące w nim tereny determinują pewne zachowania i wymuszają na nas dostosowanie się do jego pędu. Jak często możemy ze spokojem przyznać, że mamy wystarczająco dużo czasu na wykonanie wszystkich naszych obowiązków? Rzadko. Zazwyczaj jest odwrotnie – mamy coraz mniej czasu i coraz więcej rzeczy na głowie. Z pomocą w takich sytuacjach przychodzi właśnie umiejętność zarządzania swoim czasem w pracy. Zamiast ulegać panice, że nie uda się nam załatwić wszystkich spraw w terminie, warto pamiętać o tym, że zawsze w takich momentach znajdzie się czas na realizację najważniejszych zadań. Wystarczy tylko sprawom przydzielić odpowiednie priorytety. Trenerzy zajmujący się dziedziną zarządzania czasem w pracy mawiają, że dobry plan to podstawa terminowego wykonania zadań.

Polecamy: Rekrutacja - praca zespołowa a kompetencje osobowościowe kandydata

Istnieje 5 kroków opracowywania efektywnego planu pracy.

1. Po pierwsze zastanów się i określ, jaki cel masz do zrealizowania (czyli co chcesz osiągnąć w efekcie podjętych działań).
2. Następnie, najlepiej przy użyciu narzędzi wspomagających zarządzanie czasem i zadaniami (np. kalendarze, CRM-y, etc.), zaplanuj poszczególne etapy swoich działań.
3. Ustal priorytety i podejmij decyzje dotyczące kolejności ich wykonywania (w tym celu możesz zastosować podstawową technikę sugerującą prosty podział wszystkich planowanych czynności na 4 grupy: a) ważne i pilne; b) ważne, ale nie tak pilne; c) pilne, ale nie tak ważne; oraz d) mało pilne i mało ważne).
4. Z zaangażowaniem przystąp do realizacji swojego planu.
5. Regularnie kontroluj postępy w działaniu.

Prawda, że nie wygląda to na skomplikowane? Ważne, aby wypracować w sobie nawyk metodycznego podejścia do realizacji poszczególnych zadań. Jeśli natomiast wciąż jeszcze nie jesteś do końca przekonany/-na co do tego, że planowanie i efektywne zarządzanie swoim czasem w pracy przynosi wymierne korzyści, spróbuj szczerze odpowiedzieć sobie na następujące pytanie: „Jaki poziom stresu towarzyszy mi w sytuacji, kiedy próbuję wykonać powierzone mi zadanie w wyznaczonym terminie bez planu i czasem przez to trochę chaotycznie?”

Stres związany z dotrzymaniem terminu, może przyczynić się do tego, że pracownik będzie mniej wydajny, a nawet zblokowany. Naukowo zostało udowodnione, że wysoki poziom stresu powoduje spadek motywacji i kreatywności, działa wręcz destrukcyjnie na jednostkę, wywołując w niej stan utraty poczucia kontroli, co w konsekwencji odbija się na jakości pracy i prowadzi do zmniejszenia wydajności pracownika.

Polecamy: Rozmowa kwalifikacyjna – jakie pytania do pracodawcy?

Zapamiętaj to trio: cel – plan – działanie

Jaki już wspominałam, najważniejszym elementem efektywnego zarządzania czasem jest określenie celu, do którego będziemy dążyć. To on będzie determinował kierunki naszego działania.

Popularnym narzędziem, które pomaga w wyznaczaniu celów jest reguła SMART. Jej nazwa pochodzi od pierwszych liter angielskich słów opisujących dobrze sformułowany cel: Specific , Measurable, Achievable,  Relevant, Timely.