REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy potrafisz zarządzać swoim czasem w pracy?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Małgorzata Marzec
Małgorzata Marzec
Aplikantka radcowska
Organizacja czasu pracy
Organizacja czasu pracy

REKLAMA

REKLAMA

Efektywne zarządzanie czasem w pracy odgrywa jedną z kluczowych ról na gruncie zawodowym. Dowiedz czy potrafisz zarządzać swoim czasem w pracy.

REKLAMA

Czas – to chyba jedna z nielicznych rzeczy, na którą człowiek nie ma wpływu. Niezależnie od tego, co zrobimy lub czego nie będziemy robić, czas i tak będzie płynął swoim tempem. Nie da się go zatrzymać, cofnąć czy wydłużyć, a terminy wciąż nas gonią. Dlatego właśnie efektywne zarządzanie swoim czasem w pracy odgrywa bodaj kluczową rolę na gruncie zawodowym. I jak nie jesteśmy w stanie wyczarować kilku dodatkowych godzin czy dni na realizację określonego zadania, tak mamy realną możliwość zwiększenia własnej efektywności poprzez umiejętne gospodarowanie czasem. Warto posiąść wiedzę, jak tego dokonać.

REKLAMA

Współczesny świat napędzany motorem pośpiechu i obowiązujące w nim tereny determinują pewne zachowania i wymuszają na nas dostosowanie się do jego pędu. Jak często możemy ze spokojem przyznać, że mamy wystarczająco dużo czasu na wykonanie wszystkich naszych obowiązków? Rzadko. Zazwyczaj jest odwrotnie – mamy coraz mniej czasu i coraz więcej rzeczy na głowie. Z pomocą w takich sytuacjach przychodzi właśnie umiejętność zarządzania swoim czasem w pracy. Zamiast ulegać panice, że nie uda się nam załatwić wszystkich spraw w terminie, warto pamiętać o tym, że zawsze w takich momentach znajdzie się czas na realizację najważniejszych zadań. Wystarczy tylko sprawom przydzielić odpowiednie priorytety. Trenerzy zajmujący się dziedziną zarządzania czasem w pracy mawiają, że dobry plan to podstawa terminowego wykonania zadań.

Polecamy: Rekrutacja - praca zespołowa a kompetencje osobowościowe kandydata

Istnieje 5 kroków opracowywania efektywnego planu pracy.

  1. Po pierwsze zastanów się i określ, jaki cel masz do zrealizowania (czyli co chcesz osiągnąć w efekcie podjętych działań).
  2. Następnie, najlepiej przy użyciu narzędzi wspomagających zarządzanie czasem i zadaniami (np. kalendarze, CRM-y, etc.), zaplanuj poszczególne etapy swoich działań.
  3. Ustal priorytety i podejmij decyzje dotyczące kolejności ich wykonywania (w tym celu możesz zastosować podstawową technikę sugerującą prosty podział wszystkich planowanych czynności na 4 grupy: a) ważne i pilne; b) ważne, ale nie tak pilne; c) pilne, ale nie tak ważne; oraz d) mało pilne i mało ważne).
  4. Z zaangażowaniem przystąp do realizacji swojego planu.
  5. Regularnie kontroluj postępy w działaniu.

REKLAMA

Prawda, że nie wygląda to na skomplikowane? Ważne, aby wypracować w sobie nawyk metodycznego podejścia do realizacji poszczególnych zadań. Jeśli natomiast wciąż jeszcze nie jesteś do końca przekonany/-na co do tego, że planowanie i efektywne zarządzanie swoim czasem w pracy przynosi wymierne korzyści, spróbuj szczerze odpowiedzieć sobie na następujące pytanie: „Jaki poziom stresu towarzyszy mi w sytuacji, kiedy próbuję wykonać powierzone mi zadanie w wyznaczonym terminie bez planu i czasem przez to trochę chaotycznie?”

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Stres związany z dotrzymaniem terminu, może przyczynić się do tego, że pracownik będzie mniej wydajny, a nawet zblokowany. Naukowo zostało udowodnione, że wysoki poziom stresu powoduje spadek motywacji i kreatywności, działa wręcz destrukcyjnie na jednostkę, wywołując w niej stan utraty poczucia kontroli, co w konsekwencji odbija się na jakości pracy i prowadzi do zmniejszenia wydajności pracownika.

Polecamy: Rozmowa kwalifikacyjna – jakie pytania do pracodawcy?

Zapamiętaj to trio: cel – plan – działanie

Jaki już wspominałam, najważniejszym elementem efektywnego zarządzania czasem jest określenie celu, do którego będziemy dążyć. To on będzie determinował kierunki naszego działania.

Popularnym narzędziem, które pomaga w wyznaczaniu celów jest reguła SMART. Jej nazwa pochodzi od pierwszych liter angielskich słów opisujących dobrze sformułowany cel: Specific , Measurable, Achievable,  Relevant, Timely.


Wg reguły SMART dobrze sformułowany cel powinien być:

  • Specyficzny i konkretny - Czyli możliwie konkretnie należy określić: co chcemy osiągnąć, po co chcemy to osiągnąć i, w końcu, jak można to osiągnąć.
  • Mierzalny - Każdy cel musi mieć swój wskaźnik, na podstawie którego będzie oceniana jego realizacja, czyli powinien być tak sformułowany, by można było liczbowo wyrazić stopień jego realizacji. Warto więc ustalić kryterium, po którym poznamy, że dotarliśmy do celu.
  • Osiągalny – Obrany cel musi być wykonalny. Jeśli postawimy poprzeczkę zbyt wysoko, automatycznie może to nas zniechęcić do jego realizacji. Warto zatem określić, co jeszcze, oprócz czasu, będzie potrzebne do osiągnięcia celu. Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań, czy rozdzieleniem zadań pomiędzy pracowników, musimy mieć pewność, że dysponujemy wystarczającymi zasobami, by ów cel osiągnąć.
  • Odpowiedni, właściwy – Cel musi być akceptowany przez osoby, które będą zaangażowane w jego wykonanie, inaczej nie zechcą one wydatkować energii w kierunku jego osiągnięcia. Planując przedsięwzięcie, warto mieć na względzie motywacje do realizacji celu, powody, dla których jego realizacja będzie dla nas (i pracowników) ważna i czy cel jest spójny z naszymi wartościami.
  • Terminowy, osadzony w czasie – cel powinien mieć dokładnie określone ramy czasowe, w jakich zamierzamy go osiągnąć.

Polecamy: Cechy idealnego handlowca w procesie rekrutacji

Teraz, kiedy już wiemy, jak konstruować funkcjonalne plany, warto jeszcze poznań 3 podstawowe reguły zarządzania czasem:

  1. Reguła Parkinsona - „Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie” (tak właśnie brzmi prawo, którego autorem jest Cyril Northcote Parkinson). Mówi ona o tym, że dana czynność zajmie dokładnie tyle czasu, ile sobie założymy. Reguła ta najlepiej sprawdza się w przypadku tych czynności, które sami wykonujemy i mamy na nie wpływ. W praktyce niestety oznacza to nic innego, jak odkładanie koniecznych do wykonania czynności na tzw. „ostatnią chwilę”. Dlatego plan opracowany zgodnie z w/w regułą posiada wiele wad i zburzyć go mogą pierwsze z brzegu nieprzewidziane okoliczności; czyli wystąpienie takich sytuacji, które od nas nie zależą i na które nie mamy wpływu. Np. zaplanujemy, że realizacja danego zadanie potrwa 1,5 godziny, a w wyniku nieprzewidzianych okoliczności (np. odcięcie dopływy prądu, korki, wypadek, etc.) wykonanie wydłuży się do 5 godzin. Przydatna okazuje się wówczas reguła 60:40.
  2. Reguła 60:40 – Mówi o tym, że nie powinniśmy planować całego czasu pracy, jakim dysponujemy, a zaplanować tylko określoną jego część – czyli wspomniane 60%. Tę część możemy przeznaczyć na realizację poszczególnych zadań (np. wykonanie telefonu do klienta, przygotowanie oferty handlowej, opracowanie biznesplanu, etc.). Pozostałe 40% czasu należy zarezerwować na czynności nieoczekiwane i spontaniczne. W/w reguła zakłada, że planowanie 100% czasu nie ma sensu, ponieważ zawsze, czy tego chcemy czy nie, pojawiają się nieprzewidziane sytuacje, drobne wypadki i zdarzenia, które musimy wziąć pod uwagę, aby się nie przeliczyć w realnym planowaniu. Dlatego właśnie zaleca się pozostawienie zapasu czasu na nieuwzględnione w żadnym w planie czynności, które mogą się przydarzyć nawet przy wykonywaniu najbardziej pilnego zadania.
  3. Reguła Pareto (inaczej reguła 80/20) - Mówi o tym, że 80% efektów wywołane jest przez 20% przyczyn (np. 80% sukcesów osiąganych przez firmę, wynika z 20% działań podejmowanych przez jej pracowników). Reguła Pareto umożliwia ustalanie priorytetów i ułatwia organizację czasu pracy, dzięki czemu możliwe jest osiągnięcie maksymalnych wyników w minimalnym czasie.

Polecamy: Rekrutacja - praca zespołowa a kompetencje osobowościowe kandydata

Strata czasu – czyli słów kilka o pożeraczach czasu

Jeśli chcesz dobrze zorganizować swój dzień pracy, unikaj drobnych pożeraczy czasu. Takim pożeraczem może być cokolwiek: prywatna wiadomość w skrzynce, telefony od bliskiej osoby, która akurat się nudzi, portale społecznościowe, narzekania koleżanki zza biurka, która oczekuje od Ciebie zaangażowania w jej problemy, etc. Słowem, największą stratą czasu jest robienie rzeczy niepotrzebnych. Dlatego warto zrewidować osobiste nawyki, zwłaszcza, że zarządzanie czasem to tak naprawdę zarządzanie sobą.

Niżej prezentuję listę najbardziej znanych pożeraczy czasu, z którymi należy bezwzględnie walczyć (sprawdź, które z nich towarzyszą Twojej pracy):

  • Mgliste cele oraz brak priorytetów.
  • Brak planu pracy.
  • Uleganie presji tzw. spraw pilnych i bieżących.
  • Brak ściśle określonych terminów.
  • Odkładanie ważnych spraw i decyzji na potem.
  • Niezapowiedziani goście.
  • Nic nie wnoszące telefony, SMS-y i e-maile, które nagminnie uprzykrzają nam życie.
  • Jałowe narady, spotkania i różne pogawędki.
  • Brak asertywności i nieumiejętność powiedzenia „nie” wtedy, gdy potrzeba.
  • Brak samodyscypliny.
  • Słomiany zapał i niedoprowadzanie spraw do końca.
  • Brak entuzjazmu w pracy i słaba motywacja do realnego wysiłku.
  • Bałaganiarstwo oraz nieustanne marnowanie czasu na poszukiwanie dokumentów w stertach nieuporządkowanych lub zbędnych papierów.
  • Niepunktualność własna i osób trzecich.
  • Pośpiech, zdenerwowanie i zniecierpliwienie.
  • Brak umiaru w korzystanie z używek (kawa, papierosy etc.).
  • Bawienie się komputerem.
  • Lenistwo.
  • Żądza zdobycia informacji o wszystkim i o wszystkich oraz tzw. potrzeba bycia „na bieżąco”.

Zarządzanie czasem jako takim nie istnieje, gdyż czasu jako zjawiska nie da się okiełznać. Istnieje za to zarządzanie sobą, podejmowanymi czynnościami i decydowanie o priorytetach. Umiejętność zaś zarządzania w/w obszarami jest jednym z elementów, dzięki którym możesz osiągnąć sukces zawodowy. Aby tego dokonać, należy wyznaczać sobie realne cele i konkretne, osadzone w czasie plany ich realizacji. Z pewnością bardzo pomocne będzie również wyeliminowanie wszelkich pożeraczy czasu, asertywność oraz zapał i konsekwencja w dążeniu do rezultatu.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tego zawodu nie zastąpi AI. A które czeka zagłada? Ekspert: Programiści są pierwsi w kolejce

Sztuczna inteligencja na rynku pracy to temat, który budzi coraz większe emocje. W dobie dynamicznego rozwoju technologii jedno jest pewne – wiele profesji czeka poważna transformacja, a niektóre wręcz znikną. Ale są też takie zawody, których AI nie zastąpi – i to raczej nigdy. Jakie branże są najbardziej zagrożone? A gdzie ludzka praca pozostanie niezastąpiona? O tym mówi Jan Oleszczuk - Zygmuntowski z Polskiej Sieci Ekonomii.

Branża handlowa traci coraz więcej na kradzieżach w sklepach. Jak handlowcy rozwiązują ten problem

Zmorą branży handlowej wciąż są kradzieże sklepowe. Nasiliły się one w okresie wysokiej inflacji, ale teraz nie słabną w oczekiwanym tempie. Kradzieży z powodów ekonomicznych jest mniej, natomiast rozzuchwalili się złodzieje kradnący dla zysku.

Nadchodzi czas pożegnań z papierowymi fakturami. Wszystko co trzeba wiedzieć o e-fakturowaniu i KSeF

Krajowy System eFaktur powstał by ułatwić życie przedsiębiorcom, ale jest też nowym obowiązkiem, którego przestrzeganie narzuca prawo. Firmy, które nie będą przestrzegać jego zasad, muszą liczyć się z dotkliwymi karami, wynoszącymi nawet 100% kwoty podatku z faktury wystawionej poza KSeF.

Dlaczego rezygnują z założenia własnej firmy: kobiety mają inny powód niż mężczyźni

Aż 47 proc. ankietowanych Polaków nie chciałoby prowadzić własnej firmy – wskazują dane z raportu „Polki i przedsiębiorczość 2024: Bariery w zakładaniu firmy”. Kobiety przed założeniem własnej firmy powstrzymuje sytuacja rodzinna, a mężczyzn – stan zdrowia. Nowe dane.

REKLAMA

Branża meblarska mocno traci przez zagraniczną konkurencję, końca kłopotów nie widać

Wysokie koszty produkcji, spadający popyt i silna konkurencja z Azji osłabiają pozycję polskiej branży meblarskiej. Długi sektora, notowane w Krajowym Rejestrze Długów, sięgają już prawie 130 mln zł – coraz więcej przedsiębiorstw musi wybierać między utrzymaniem płynności a spłatą zobowiązań.

Prezydent zawetował. Przedsiębiorcy będą dalej płacić wysoką składkę zdrowotną a może rząd podejmie drugą próbę zmiany

Prezydent zawetował ustawę obniżającą składki zdrowotne dla przedsiębiorców. Rząd jednak nie ustępuje i podejmie kolejną próbę, powtarzając rozwiązania przyjęte w ustawie dokładnie w takiej samej treści. Jaka więc ma być składka zdrowotna gdy uda się przeprowadzić zmiany.

Rolnicy wierzą w dobrą koniunkturę - po dłuższej przerwie znów inwestują w maszyny rolnicze

W I kwartale 2025 roku rolnictwo było branżą z największym udziałem w finansowaniu maszyn i urządzeń przez firmy leasingowe – 28%, wynika z danych Związku Polskiego Leasingu. Rolnicy wracają do inwestowania wierząc w poprawę koniunktury w branży.

Mała firma, duże ryzyko. Dlaczego system ochrony to dziś inwestycja, nie koszt [WYWIAD]

Choć wielu właścicieli małych firm wciąż traktuje ochronę jako zbędny wydatek, rosnąca liczba incydentów – zarówno fizycznych, jak i cyfrowych – pokazuje, że to podejście bywa kosztowne. Dziś zagrożeniem może być nie tylko włamanie, ale też wyciek danych czy przestój operacyjny. W rozmowie z Adamem Śliwińskim, wiceprezesem Seris Konsalnet Security, sprawdzamy, jak MŚP mogą skutecznie zadbać o swoje bezpieczeństwo – bez milionowych budżetów, za to z myśleniem przyszłościowym.

REKLAMA

Polskie firmy chcą eksportować do USA, co z cłami

Polska gospodarka łapie drugi oddech czy walczy o utrzymanie na powierzchni? Jaka będzie przyszłość eksportu do USA? Eksperci podsumowali pierwszy kwartał 2025. Analizie poddany został nie tylko eksport polskich firm, ale i ogólny bilans handlu zagranicznego.

Teraz płatności odroczone także przy zakupach dla firmy

Polskie firmy uzyskują dostęp do płatności odroczonych oraz ratalnych w standardzie zbliżonym do tego oferowanego konsumentom. To duże ułatwienie, z którego skorzystają w pierwszej kolejności małe i średnie firmy.

REKLAMA