REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Wdrożenie outsourcingu kadrowo-płacowego – opis przypadku w firmie logistycznej

Barbara Kochańska-Mierzejewska
Bardzo ważnym elementem procesu wdrożenia było ustalenie z klientem oczekiwań związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych.
Bardzo ważnym elementem procesu wdrożenia było ustalenie z klientem oczekiwań związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych.

REKLAMA

REKLAMA

Wdrożenie w firmie outsourcingu funkcji kadrowo-płacowych przynosi wiele korzyści. Pozwala między innymi zmniejszyć ryzyko, zoptymalizować i kontrolować koszty oraz wprowadzić elastyczne rozwiązania. Na outsourcing decydują się zarówno organizacje niewielkie, średnie jak i bardzo duże.

Poniżej przedstawiamy opis wdrożenia outsourcingu kadrowo-płacowego w międzynarodowej firmie z branży logistycznej, zatrudniającej kilkaset osób.

REKLAMA

Klient zdecydował się na outsourcing z kilku powodów:

- duży stan zatrudnienia oraz wysoki stopień skomplikowania kalkulacji płacowych spowodował, że dotychczas użytkowany system stawał się niewydolny, a czas wprowadzania danych znacznie się wydłużał

- dotychczasowy dostawca oprogramowania nie był w stanie na bieżąco reagować na szybko zmieniające się potrzeby Klienta, a dodatkowym elementem mającym wpływ na decyzję była obawa o poprawność, bezpieczeństwo i poufność danych.

Wyjścia z takiej sytuacji były dwa: albo zakup nowego oprogramowania, albo powierzenie funkcji naliczania płac i prowadzenia akt osobowych firmie zewnętrznej. Firma wybrała wariant drugi, a w grudniu 2006 roku, po uprzednim doprecyzowaniu zakresu usług, podpisaniu umowy i ustaleniu harmonogramu działań, rozpoczął się proces wdrożenia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zobacz: Jakie są zadania controllingu w sektorze MSP?

Pierwszy etap projektu stanowiła analiza funkcjonalna, polegająca na utworzeniu opisu sposobu kalkulacji wynagrodzeń. Jest to etap niemalże kluczowy. Na podstawie opracowanej wtedy dokumentacji nastąpiła konfiguracja, parametryzacja i testowanie tej części oprogramowania kadrowo-płacowego, która jest odpowiedzialna za kalkulacje wynagrodzeń oraz zobowiązań publicznoprawnych. Podczas tego etapu wdrożenia mogą pojawić się zagrożenia w postaci nieprawidłowego odzwierciedlenia sytuacji, a ostateczna akceptacja osób odpowiedzialnych za projekt po stronie Klienta może się przedłużać, jednakże w tym przypadku zaangażowanie oraz ogromna wiedza merytoryczna obu zespołów (zarówno po stronie Klienta jak i outsourcera) pozwoliły na sprawnie przeprowadzone uzgodnienia.

Przeniesienie danych

REKLAMA

Kolejnym etapem wdrożenia była migracja danych. Jest to etap trudny, rodzący wiele ryzyk. Często zdarza się, że nie wszystkie dane, ze względu na sposób ich gromadzenia w systemie Klienta, a także format, mogą być automatycznie przeniesione do oprogramowania dostawcy. W takim przypadku istnieje konieczność wprowadzenia ich ręcznie, co zazwyczaj wydłuża czas trwania projektu oraz rodzi po stronie dostawcy konieczność dedykowania większych zasobów do kontrolowania danych. System dotychczas wykorzystywany przez Klienta niestety nie umożliwiał pełnej automatyzacji procesu przeniesienia danych, dlatego outsourcer zdecydował się na oddelegowanie do projektu większej liczby pracowników odpowiedzialnych za wprowadzanie i kontrole danych, tak aby w uzgodnionym wcześniej czasie zakończyć migrację. Ten etap wdrożenia zakończył się powodzeniem – wystąpiło zaledwie 7-dniowe przekroczenie założonego terminu.

Pierwsza lista płac miała status listy testowej i została wygenerowana przez firmę zewnętrzną w styczniu 2007 roku. Stanowiła ona odzwierciedlenie listy płac wypłaconej przez Klienta na dzień 10 stycznia tego roku. Na obu listach pojawiły się pewne rozbieżności, ale szybko przyczyny ich powstania zostały ustalone, uzgodniono ostateczne stanowisko co do sposobu kalkulacji niektórych elementów systemu płacowego Klienta i firma zewnętrzna przystąpiła do sporządzenia kolejnej, tym razem już „rzeczywistej” listy płac za kolejny miesiąc.

Zobacz: Relacje klient – dostawca w przypadku outsourcingu funkcji szkoleniowej

Wypożyczone kadry

Równolegle trwały prace związane z wdrożeniem administracji kadrowej. Jego głównym celem była maksymalna redukcja funkcji administracyjnych oraz uporządkowanie. Klientowi zależało przede wszystkim na przekazaniu administracji teczek osobowych oraz zmniejszeniu zatrudnienia w dziale HR.

REKLAMA

Prace polegały głównie na weryfikacji kompletności oraz poprawności danych personalnych i dokumentów, zgromadzonych zarówno w teczkach akt osobowych, jak i przeniesionych do systemu kadrowo-płacowego dostawcy. Klient na bieżąco, cyklicznie otrzymywał raporty ze stanu zaawansowania prac oraz protokoły dokumentów pracowniczych, które należało uzupełnić. Operacja trwała 3 miesiące, przy czym outsourcer realizował na bieżąco swoje obowiązki sprawozdawcze wynikające z umowy.

Po zakończeniu tej fazy wdrożenia proces kadrowy w firmie stał się bezpieczniejszy i bardziej płynny – wszystko odbywa się na podstawie procedur i w z góry określonych terminach. Pozwala to na sprawne zarządzanie dokumentacją pracowniczą, co w warunkach relatywnie wysokiej fluktuacji oraz prowadzenia działalności w lokalizacjach rozmieszczonych na terenie całego kraju, jest znacznym ograniczeniem ryzyk związanych ze skomplikowanym obiegiem dokumentacji.

Zobacz serwis: Case study

Ostatnim etapem wdrożenia była konfiguracja raportów wymaganych przez Klienta oraz opracowanie inteface’u służącego do bezpośredniego importu danych ze zbiorówek list płac do systemu finansowo-księgowego Klienta. Ze względu na mocno analityczny charakter planu kont Klienta szczególnie to ostatnie zadanie wymagało od obu stron dużego zaangażowania oraz ścisłej współpracy i wielu testów wdrażanego rozwiązania. Jednakże i ten etap zakończył się sukcesem, a księgowanie wynagrodzeń odbywa się dziś automatycznie i zgodnie z terminarzem korporacyjnym.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jaki model logistyczny wybrać dla swojego sklepu internetowego?

Zakładając sklep internetowy, staniesz przed wyzwaniem organizacji całej jego logistyki. Zanim zaczniesz działalność, będziesz musiał zdecydować, gdzie magazynować swoje towary, z jakimi kurierami współpracować i jak obsługiwać zwroty od klientów. Pochłonie to mnóstwo cennego czasu i spory kapitał. W dzisiejszych czasach możesz tego jednak uniknąć. W jaki sposób? Poznaj najciekawsze modele logistyczne dla e-commerce!

Dobrzy w teorii. Dlaczego nie potrafimy odpoczywać i jak to zmienić?

Potrzeba regeneracji wydaje się oczywista dla każdego, kto funkcjonuje w naprzemiennym cyklu, w którym wysiłek absorbujący przeważającą część naszych aktywności przeplata się z czasem wolnym. Skąd zatem trudność w świadomym uwzględnianiu potrzeby wypoczynku i planowaniu przerw w zawodowym funkcjonowaniu?

Inflacja już niestraszna firmom. Obawia się jej dwa razy mniej firm niż rok temu

W rok o połowę zmalała liczba małych i średnich firm, które boją się, że inflacja może zagrozić ich biznesom. Obecnie to zaledwie co czwarte przedsiębiorstwo. Zaskakujące są jednak branże, w których te obawy są największe. Inflacja straciła też rangę najpoważniejszej obawy.

Startup - jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie?

W startupach najważniejszy jest pomysł. Jak go chronić i zabezpieczyć się przed nieuprawnionym wykorzystywaniem dzieła i pobierania wynagrodzenia za korzystanie z niego przez podmioty trzecie? Jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie? Dlaczego tak ważna jest umowa o zachowaniu poufności?

REKLAMA

Spółki: Premia za kontrolę w Polsce w latach 2019-2023 spadła do poziomu 13,6 proc.

Ostatnie lata przyniosły spadek aktywności na rynku wezwań w Polsce. Coraz częściej inwestorzy decydują się na ogłoszenie wezwania z zamiarem wycofania akcji spółki z obrotu giełdowego, gdy już uzyskają kontrolny pakiet akcji – wynika z najnowszej analizy KPMG, która objęła 133 wezwań do sprzedaży akcji spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie w latach 2019-2023.

Firmy będą szukać specjalistów. Jakich?

Z raportu „Barometr Polskiego Rynku Pracy” Personnel Service wynika, że polskie firmy chcą poszukiwać specjalistów od automatyzacji i sztucznej inteligencji. 

Rachunki za prąd w firmie: kto musi płacić za energię elektryczną nawet trzy razy więcej niż cena giełdowa, jak tego uniknąć na przyszłość

Kryzys energetyczny wywołany przez agresję Rosji na Ukrainę doprowadził do gigantycznego wzrostu cen prądu. Wiele małych firm w obawie przed dalszym wzrostem cen zawarło wieloletnie umowy ze stałą ceną na rekordowym poziomie. To one najbardziej ucierpią na uwolnieniu cen energii.

Stare pytania, nowe odpowiedzi. Zmiana podejścia do pożądanych kompetencji menedżerskich

Obecnie organizacje nie są zainteresowane rozwojem konkretnych umiejętności liderskich ani pozyskiwaniem wiedzy, którą łatwo dziś zdobyć. Żyjemy w czasach, w których ciężko jest zaplanować długofalową strategię, dlatego wzrasta znaczenie umiejętności płynnego poruszania się w zmieniających się okolicznościach, tzw. strategizing.

REKLAMA

Wyróżniaj się bo zginiesz: o sukcesie sklepu internetowego decydują nie tylko atrakcyjne towary w dobrej cenie

W sklepie internetowym, zupełnie inaczej niż w tradycyjnym sklepie, wiarygodność osiąga się lub nie już poprzez sam wygląd aplikacji zakupowej. Bez niej nie wyróżniający się z tysięcy inny e-sklep nie odniesie sukcesu nawet oferując bardzo konkurencyjne produkty.

Restauracje ustępują miejsca barom szybkiej obsługi i sklepowej gastronomii, bo takie są wybory „zetek”

Na naszych oczach dzieje się prawdziwa rewolucja w gastronomii. Restauracje, ledwie się odbudowały po pandemii, przegrywają z barami szybciej obsługi i cateringiem, a teraz jeszcze poważnym graczem na rynku staje się gastronomia sklepowa. Wszystko to za sprawą najmłodszych klientów, którzy chcą żyć po amerykańsku.

REKLAMA