REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Wdrożenie outsourcingu kadrowo-płacowego – opis przypadku w firmie logistycznej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Barbara Kochańska-Mierzejewska
Bardzo ważnym elementem procesu wdrożenia było ustalenie z klientem oczekiwań związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych.
Bardzo ważnym elementem procesu wdrożenia było ustalenie z klientem oczekiwań związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych.

REKLAMA

REKLAMA

Wdrożenie w firmie outsourcingu funkcji kadrowo-płacowych przynosi wiele korzyści. Pozwala między innymi zmniejszyć ryzyko, zoptymalizować i kontrolować koszty oraz wprowadzić elastyczne rozwiązania. Na outsourcing decydują się zarówno organizacje niewielkie, średnie jak i bardzo duże.

Poniżej przedstawiamy opis wdrożenia outsourcingu kadrowo-płacowego w międzynarodowej firmie z branży logistycznej, zatrudniającej kilkaset osób.

REKLAMA

Klient zdecydował się na outsourcing z kilku powodów:

- duży stan zatrudnienia oraz wysoki stopień skomplikowania kalkulacji płacowych spowodował, że dotychczas użytkowany system stawał się niewydolny, a czas wprowadzania danych znacznie się wydłużał

- dotychczasowy dostawca oprogramowania nie był w stanie na bieżąco reagować na szybko zmieniające się potrzeby Klienta, a dodatkowym elementem mającym wpływ na decyzję była obawa o poprawność, bezpieczeństwo i poufność danych.

Wyjścia z takiej sytuacji były dwa: albo zakup nowego oprogramowania, albo powierzenie funkcji naliczania płac i prowadzenia akt osobowych firmie zewnętrznej. Firma wybrała wariant drugi, a w grudniu 2006 roku, po uprzednim doprecyzowaniu zakresu usług, podpisaniu umowy i ustaleniu harmonogramu działań, rozpoczął się proces wdrożenia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zobacz: Jakie są zadania controllingu w sektorze MSP?

Pierwszy etap projektu stanowiła analiza funkcjonalna, polegająca na utworzeniu opisu sposobu kalkulacji wynagrodzeń. Jest to etap niemalże kluczowy. Na podstawie opracowanej wtedy dokumentacji nastąpiła konfiguracja, parametryzacja i testowanie tej części oprogramowania kadrowo-płacowego, która jest odpowiedzialna za kalkulacje wynagrodzeń oraz zobowiązań publicznoprawnych. Podczas tego etapu wdrożenia mogą pojawić się zagrożenia w postaci nieprawidłowego odzwierciedlenia sytuacji, a ostateczna akceptacja osób odpowiedzialnych za projekt po stronie Klienta może się przedłużać, jednakże w tym przypadku zaangażowanie oraz ogromna wiedza merytoryczna obu zespołów (zarówno po stronie Klienta jak i outsourcera) pozwoliły na sprawnie przeprowadzone uzgodnienia.

Przeniesienie danych

REKLAMA

Kolejnym etapem wdrożenia była migracja danych. Jest to etap trudny, rodzący wiele ryzyk. Często zdarza się, że nie wszystkie dane, ze względu na sposób ich gromadzenia w systemie Klienta, a także format, mogą być automatycznie przeniesione do oprogramowania dostawcy. W takim przypadku istnieje konieczność wprowadzenia ich ręcznie, co zazwyczaj wydłuża czas trwania projektu oraz rodzi po stronie dostawcy konieczność dedykowania większych zasobów do kontrolowania danych. System dotychczas wykorzystywany przez Klienta niestety nie umożliwiał pełnej automatyzacji procesu przeniesienia danych, dlatego outsourcer zdecydował się na oddelegowanie do projektu większej liczby pracowników odpowiedzialnych za wprowadzanie i kontrole danych, tak aby w uzgodnionym wcześniej czasie zakończyć migrację. Ten etap wdrożenia zakończył się powodzeniem – wystąpiło zaledwie 7-dniowe przekroczenie założonego terminu.

Pierwsza lista płac miała status listy testowej i została wygenerowana przez firmę zewnętrzną w styczniu 2007 roku. Stanowiła ona odzwierciedlenie listy płac wypłaconej przez Klienta na dzień 10 stycznia tego roku. Na obu listach pojawiły się pewne rozbieżności, ale szybko przyczyny ich powstania zostały ustalone, uzgodniono ostateczne stanowisko co do sposobu kalkulacji niektórych elementów systemu płacowego Klienta i firma zewnętrzna przystąpiła do sporządzenia kolejnej, tym razem już „rzeczywistej” listy płac za kolejny miesiąc.

Zobacz: Relacje klient – dostawca w przypadku outsourcingu funkcji szkoleniowej

Wypożyczone kadry

Równolegle trwały prace związane z wdrożeniem administracji kadrowej. Jego głównym celem była maksymalna redukcja funkcji administracyjnych oraz uporządkowanie. Klientowi zależało przede wszystkim na przekazaniu administracji teczek osobowych oraz zmniejszeniu zatrudnienia w dziale HR.

REKLAMA

Prace polegały głównie na weryfikacji kompletności oraz poprawności danych personalnych i dokumentów, zgromadzonych zarówno w teczkach akt osobowych, jak i przeniesionych do systemu kadrowo-płacowego dostawcy. Klient na bieżąco, cyklicznie otrzymywał raporty ze stanu zaawansowania prac oraz protokoły dokumentów pracowniczych, które należało uzupełnić. Operacja trwała 3 miesiące, przy czym outsourcer realizował na bieżąco swoje obowiązki sprawozdawcze wynikające z umowy.

Po zakończeniu tej fazy wdrożenia proces kadrowy w firmie stał się bezpieczniejszy i bardziej płynny – wszystko odbywa się na podstawie procedur i w z góry określonych terminach. Pozwala to na sprawne zarządzanie dokumentacją pracowniczą, co w warunkach relatywnie wysokiej fluktuacji oraz prowadzenia działalności w lokalizacjach rozmieszczonych na terenie całego kraju, jest znacznym ograniczeniem ryzyk związanych ze skomplikowanym obiegiem dokumentacji.

Zobacz serwis: Case study

Ostatnim etapem wdrożenia była konfiguracja raportów wymaganych przez Klienta oraz opracowanie inteface’u służącego do bezpośredniego importu danych ze zbiorówek list płac do systemu finansowo-księgowego Klienta. Ze względu na mocno analityczny charakter planu kont Klienta szczególnie to ostatnie zadanie wymagało od obu stron dużego zaangażowania oraz ścisłej współpracy i wielu testów wdrażanego rozwiązania. Jednakże i ten etap zakończył się sukcesem, a księgowanie wynagrodzeń odbywa się dziś automatycznie i zgodnie z terminarzem korporacyjnym.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
W świadomej podróży po spokój

Rozmowa z Olą Krzemińską, twórczynią i CEO agencji Power, promotorką aktywnego stylu życia, o mądrym zarządzaniu energią w życiu i biznesie, zmianach w kulturze pracy oraz trendach w organizacji wydarzeń i wyjazdów firmowych.

Upały w pracy – od 2027 roku nowe przepisy. Co musisz wiedzieć już dziś?

Rząd zapowiada zmiany w przepisach BHP. Od 1 stycznia 2027 r. pracodawcy będą musieli przestrzegać nowych zasad dotyczących pracy w wysokich temperaturach. Zanim jednak wejdą one w życie, już teraz warto znać swoje prawa.

Fiskus na tropie! Jak działa kontrola? [Gość Infor.pl]

Podatnik pod lupą fiskusa – co warto wiedzieć o kontrolach skarbowych w Polsce Kontrola skarbowa – hasło, które budzi dreszcze u większości przedsiębiorców. Choć nikt nie chce być sprawdzany przez fiskusa, w praktyce takie sytuacje są coraz częstsze i nierzadko trudne do uniknięcia.

Relaks nie jest dla słabych. Dlaczego liderom tak trudno jest odpoczywać?

Wyobraź sobie, że siedzisz z kubkiem ulubionej herbaty, czujesz bryzę morską, przymykasz oczy, czując promienie słońca na twarzy i… nie masz wyrzutów sumienia. W twojej głowie nie pędzi pendolino tematów, kamieni milowych i zadań, które czekają w kolejce do pilnej realizacji, telefon służbowy milczy. Brzmi jak science fiction? W świecie liderów odpoczynek to często temat tabu, a relaks – luksus, na który prawdziwy przywódca nie może sobie pozwolić. Uważam, że to już najwyższy czas, abyśmy przestali się oszukiwać i zaczęli zadawać niewygodne pytania dotyczące relaksu – przede wszystkim sobie - powiedziała Dyrektorka zarządzająca, dyrektorka Departamentu Zasobów Ludzkich i Organizacji w KIR Dorota Dublanka.

REKLAMA

Polscy wykonawcy działający na rynku niemieckim powinni znać VOB/B

VOB/B nadal jest w Niemczech często stosowanym narzędziem prawnym. Jak w pełni wykorzystać zalety tego sprawdzonego zbioru przepisów, minimalizując jednocześnie ryzyko?

BCC ostrzega: firmy muszą przyspieszyć wdrażanie KSeF. Ustawa już po pierwszym czytaniu w Sejmie

Prace legislacyjne nad ustawą wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzą w końcową fazę. Sejm skierował projekt nowelizacji VAT do komisji finansów publicznych, która pozytywnie go zaopiniowała wraz z poprawkami.

Zakupy w sklepie stacjonarnym a reklamacja. Co może konsument?

Od wielu lat obowiązuje ustawa o prawach konsumenta. W wyniku implementowania do polskiego systemu prawa regulacji unijnej, od 1 stycznia 2023 r. wprowadzono do tej ustawy bardzo ważne, korzystne dla konsumentów rozwiązania.

Ponad 650 tys. firm skorzystało z wakacji składkowych w pierwszym półroczu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że w pierwszym półroczu 2025 r. z wakacji składkowych skorzystało 657,5 tys. przedsiębiorców. Gdzie można znaleźć informacje o uldze?

REKLAMA

Vibe coding - czy AI zredukuje koszty tworzenia oprogramowania, a programiści będą zbędni?

Kiedy pracowałem wczoraj wieczorem nad newsletterem, do szablonu potrzebowałem wołacza imienia – chciałem, żeby mail zaczynał się od “Witaj Marku”, zamiast „Witaj Marek”. W Excelu nie da się tego zrobić w prosty sposób, a na ręczne przerobienie wszystkich rekordów straciłbym długie godziny. Poprosiłem więc ChatGPT o skrypt, który zrobi to za mnie. Po trzech sekundach miałem działający kod, a wołacze przerobiłem w 20 minut. Więcej czasu zapewne zajęłoby spotkanie, na którym zleciłbym komuś to zadanie. Czy coraz więcej takich zadań nie będzie już wymagać udziału człowieka?

Wellbeing, który naprawdę działa. Arłamów Business Challenge 2025 pokazuje, jak budować silne organizacje w czasach kryzysu zaangażowania

Arłamów, 30 czerwca 2025 – „Zaangażowanie pracowników w Polsce wynosi jedynie 8%. Czas przestać mówić o benefitach i zacząć praktykować realny well-doing” – te słowa Jacka Santorskiego, psychologa biznesu i społecznego, wybrzmiały wyjątkowo mocno w trakcie tegorocznej edycji Arłamów Business Challenge.

REKLAMA