Wdrożenie outsourcingu kadrowo-płacowego – opis przypadku w firmie logistycznej

Poniżej przedstawiamy opis wdrożenia outsourcingu kadrowo-płacowego w międzynarodowej firmie z branży logistycznej, zatrudniającej kilkaset osób.

Klient zdecydował się na outsourcing z kilku powodów:

- duży stan zatrudnienia oraz wysoki stopień skomplikowania kalkulacji płacowych spowodował, że dotychczas użytkowany system stawał się niewydolny, a czas wprowadzania danych znacznie się wydłużał

- dotychczasowy dostawca oprogramowania nie był w stanie na bieżąco reagować na szybko zmieniające się potrzeby Klienta, a dodatkowym elementem mającym wpływ na decyzję była obawa o poprawność, bezpieczeństwo i poufność danych.

Wyjścia z takiej sytuacji były dwa: albo zakup nowego oprogramowania, albo powierzenie funkcji naliczania płac i prowadzenia akt osobowych firmie zewnętrznej. Firma wybrała wariant drugi, a w grudniu 2006 roku, po uprzednim doprecyzowaniu zakresu usług, podpisaniu umowy i ustaleniu harmonogramu działań, rozpoczął się proces wdrożenia.

Zobacz: Jakie są zadania controllingu w sektorze MSP?

Pierwszy etap projektu stanowiła analiza funkcjonalna, polegająca na utworzeniu opisu sposobu kalkulacji wynagrodzeń. Jest to etap niemalże kluczowy. Na podstawie opracowanej wtedy dokumentacji nastąpiła konfiguracja, parametryzacja i testowanie tej części oprogramowania kadrowo-płacowego, która jest odpowiedzialna za kalkulacje wynagrodzeń oraz zobowiązań publicznoprawnych. Podczas tego etapu wdrożenia mogą pojawić się zagrożenia w postaci nieprawidłowego odzwierciedlenia sytuacji, a ostateczna akceptacja osób odpowiedzialnych za projekt po stronie Klienta może się przedłużać, jednakże w tym przypadku zaangażowanie oraz ogromna wiedza merytoryczna obu zespołów (zarówno po stronie Klienta jak i outsourcera) pozwoliły na sprawnie przeprowadzone uzgodnienia.

Przeniesienie danych

Kolejnym etapem wdrożenia była migracja danych. Jest to etap trudny, rodzący wiele ryzyk. Często zdarza się, że nie wszystkie dane, ze względu na sposób ich gromadzenia w systemie Klienta, a także format, mogą być automatycznie przeniesione do oprogramowania dostawcy. W takim przypadku istnieje konieczność wprowadzenia ich ręcznie, co zazwyczaj wydłuża czas trwania projektu oraz rodzi po stronie dostawcy konieczność dedykowania większych zasobów do kontrolowania danych. System dotychczas wykorzystywany przez Klienta niestety nie umożliwiał pełnej automatyzacji procesu przeniesienia danych, dlatego outsourcer zdecydował się na oddelegowanie do projektu większej liczby pracowników odpowiedzialnych za wprowadzanie i kontrole danych, tak aby w uzgodnionym wcześniej czasie zakończyć migrację. Ten etap wdrożenia zakończył się powodzeniem – wystąpiło zaledwie 7-dniowe przekroczenie założonego terminu.