Obliczenie i pobranie zaliczki na podatek dochodowy przez pracodawcę- porada

Artykuł 31 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nakłada na pracodawcę będącego płatnikiem obowiązek obliczenia i pobrania w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od niego m.in. przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego.

Obliczenie i pobranie zaliczki wymaga od pracodawcy ustalenia przychodu pracownika ze stosunku pracy w danym miesiącu. Zgodnie z przepisami Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pod pojęciem przychodu ze stosunku pracy należy rozumieć wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość innych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Polecamy: Praktyczny przewodnik po zmianach w VAT. Sprawdź!

Polecamy: AKADEMIA VAT z Radosławem Kowalskim (od 30 sierpnia do 10 września) – Cykl 3 webinariów: 8 wybranych zmian w VAT - praktyczny przegląd dla księgowych, Split payment, Biała lista podatników VAT

Jeżeli świadczenia w naturze, świadczenia ponoszone za pracownika lub inne nieodpłatne świadczenia przysługują pracownikowi za okres dłuższy niż miesiąc, przy obliczaniu zaliczek za poszczególne miesiące przyjmuje się ich wartość przypadającą na jeden miesiąc. 

Po ustaleniu przychodu pracownika w danym miesiącu, pracodawca pomniejsza go o koszty uzyskania przychodów oraz wartość potrąconych w danym miesiącu składek na ubezpieczenie społeczne.

Kwoty zaliczek pobieranych przez pracodawcę wynoszą:
• 18% miesięcznego dochodu – za miesiące od początku roku do miesiąca włącznie, w którym dochód podatnika przekroczy kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali, tj. 85 528 zł,
• 32% miesięcznego dochodu – za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód uzyskany przez podatnika przekroczy powyższą kwotę.

Od tak obliczonych zaliczek płatnik odlicza kwotę, która stanowi 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej. Ponadto obliczoną zaliczkę pomniejsza się o składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Przekazanie przez płatnika kwoty pobranych zaliczek następuje do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. Należy zaznaczyć, że pracodawca nie jest zawsze zobligowany do poboru zaliczek od dochodów osiąganych przez pracowników. Zgodnie z przepisami Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pracodawca nie jest zobowiązany do poboru zaliczek na podatek dochodowy od dochodów uzyskanych przez pracowników z pracy wykonywanej poza terytorium Rzeczpospolitej Polskie, pod warunkiem, że dochody te podlegają lub będą podlegać opodatkowaniu poza terytorium kraju.

Polecamy: Jak założyć własną firmę?

Pracodawcy, jako płatnicy ponoszą odpowiedzialność za pobranie zaliczek na podatek dochodowy. Stosownie do zapisów art. 30 Ordynacji podatkowej płatnik odpowiada całym swoim majątkiem za zaliczki, które nie zostały pobrane lub które zostały pobrane, a nie zostały wpłacone. Niewypełnianie obowiązków płatnika naraża pracodawcę również na odpowiedzialność karną skarbową.

Polecamy: Sprzeczność wzorców umownych w stosunkach obustronnie profesjonalnych

Stosowanie do art. 78 Kodeksu karnego skarbowego płatnik, który nie pobiera podatku albo pobiera go w kwocie niższej od należnej, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności do lat dwóch, albo obu tym karom łącznie. Z kolei płatnik, który pobranego podatku nie wpłaca, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności do lat 3, albo obu tym karom łącznie (art. 77 Kodeksu karnego skarbowego).

Elżbieta Staszkiewicz
Ekspert w firmie doradczej KPMG