Przechowywanie kopii dokumentów fiskalnych

Obowiązki podatników prowadzących ewidencje za pomocą kas fiskalnych

Do obowiązków podatników VAT, którzy prowadzą ewidencję z użyciem kas należy m.in.:

• każdorazowy wydruk i wydanie paragonu fiskalnego oraz na żądanie kupującego wystawienie dodatkowo faktury do paragonu (gdy nabywcą jest osoba prywatna),
• każdorazowe wystawienie i udostępnienie faktury kupującemu gdy nabywcą jest firma (w tym przypadku nie ma obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasie),
• sporządzenie, po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, raportu dobowego (nie później niż przed pierwszą sprzedażą w dniu następnym) - obowiązek ten uzależniony jest od wystąpienia sprzedaży podlegającej ewidencji na kasie fiskalnej,
• sporządzenie raportu miesięcznego po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu (do 25 dnia miesiąca następnego).

Firmy, użytkujące kasy fiskalne, zobligowane są również do przechowywania kopii dokumentów fiskalnych, zgodnie z przyjętymi zasadami. Zasady te określa ustawa o podatku VAT oraz rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących.

Jak długo należy przechowywać dokumenty fiskalne?

Kopie dokumentów fiskalnych należy przechowywać do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc przez okres 5 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłacenia podatku.

Wyjątek stanowią kopie dokumentów kasowych sporządzanych na nośniku papierowym, potwierdzające sprzedaż dokonaną do 31 grudnia 2012 r. Kopie te należy przechowywać przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym ta sprzedaż nastąpiła. Zastosowanie dwuletniego terminu przechowywania paragonów fiskalnych wynikało z przepisu § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (przepis ten wygasł 31 grudnia 2012 r.). W 2015 r. podatnik będzie miał prawo zniszczyć kopie papierowych dokumentów kasowych za 2012 r. oraz za lata wcześniejsze.

Kiedy przedsiębiorca internetowy nie musi posiadać kasy fiskalnej?

Przechowywanie kopii dokumentów fiskalnych zapisywanych elektronicznie

Okres 5 lat dotyczy także kopii dokumentów fiskalnych zapisywanych elektronicznie.

Podczas używania kas rejestrujących z elektronicznym zapisem, podatnicy nie mają obowiązku drukowania kopii dokumentów fiskalnych na nośnikach papierowych.

Uwaga! Kasy z elektronicznym zapisem poza kryteriami technicznymi zwykłych kas, muszą spełniać dodatkowe wymogi zawarte w rozporządzeniu w sprawie warunków technicznych.

Obowiązkowe kasy fiskalne dla większej grupy przedsiębiorców w 2015 r.

Podatnicy korzystający z kas z zapisem elektronicznym powinni także:

• prowadzić bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazywania danych do archiwizowania,
• stosować urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas,
• stosować, zgodnie z kartą kasy, autoryzowany przez producenta krajowego lub importera program archiwizujący.

Gdzie przechowywać kopię dokumentów fiskalnych?

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie kas - książkę kasy oraz programy (o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy VAT) przechowuje się w miejscu ich używania.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dowody księgowe powinny być przechowywane w siedzibie firmy. Art. 73 ust. 4 powyższej ustawy zezwala jednak na przechowywanie zbiorów księgowych poza jednostką przedsiębiorstwa w przypadku przekazania ich jednostce świadczącej usługi w zakresie archiwizowania dokumentów. Może być to np. biuro rachunkowe, któremu zleciliśmy prowadzenie dokumentacji księgowej.

Ulga na zakup kasy fiskalnej a zawieszenie działalności