Jak zweryfikować kontrahenta, by uniknąć sankcji karno-skarbowych?

Zmiany podatkowe a działalność firmy

Zacznijmy od ostatnich badań, w tym przeprowadzonego pod koniec 2016 roku audytu, który został zrealizowany przez Keralla Research na zlecenie Sage Polska. Zbadano 600 mikro, małych i średnich firm, zlokalizowanych na terenie całej Polski. Badanie dotyczyło nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, która m.in. znacznie zwiększa sankcje dla tych przedsiębiorców, którzy odliczyli podatek VAT od tzw. „pustej faktury”.

54% respondentów uważa, że zmiany podatkowe mają największy wpływ na działalność ich przedsiębiorstwa. W tym samym badaniu 35% ankietowanych zauważyło możliwe zagrożenia, które są związane z nowelizacją ustawy. Można więc wyciągnąć wnioski, że sektor MŚP boryka się z wyzwaniami związanymi ze zmianami prawnymi i wymogami formalnymi.

Weryfikacja kontrahenta - dlaczego jest ważna?

Nowelizacja ustawy o VAT znacznie zaostrzyła dotychczasowe przepisy. Obecne prawo zakłada nałożenie kary nawet jeśli właściciel firmy całkowicie nieświadomie odliczył nienależny mu VAT. W takiej sytuacji przedsiębiorca może np. utracić prawo do odliczenia podatku.

Obecnie obowiązująca ustawa o podatku od towarów i usług zakłada odpowiedzialność wszystkich osób, które zajmują się procesem obsługi faktur, w tym przedsiębiorców. Oznacza to, że można ponieść konsekwencje także wtedy, gdy osobiście nie popełniło się błędu.

Osobą, która mogłaby popełnić kosztowny dla nas błąd, może być kontrahent. Aby uniknąć negatywnych konsekwencji związanych z ustawą o VAT, powinniśmy stosować się do 3 zasad:

1. Nie możemy odliczać podatku od faktur wystawionych przez kontrahentów, którzy nie znajdują się w rejestrze VAT jako podatnicy czynni.
2. Nie możemy odliczać podatku od tzw. “pustych faktur” (takich, które przedstawiają dostawę towarów lub usług, która nigdy nie miała miejsca).
3. Nie możemy odliczać podatku od faktur, w których wskazano nieprawdziwe kwoty.

W naszym interesie leży więc zweryfikowanie kontrahenta, gdyż nieprawidłowości lub celowe działanie z jego strony może przynieść także nam dużo kłopotów. W teorii ustawa nakłada na czynnych podatników VAT obowiązek wpisywania NIP na każdej fakturze. W praktyce warto jednak samemu sprawdzić, czy dane kontrahenta są prawdziwe.

Dotychczasowe wyroki sądów w Polsce działały na korzyść przedsiębiorców, dopuszczając odliczenie podatku VAT od faktury, którą wystawił fikcyjny podmiot - oczywiście zakładając, że właściciel firmy nie miał pojęcia o tym procederze. Co więcej, polskie prawo nie nakłada obowiązku weryfikacji kontrahenta w rejestrze VAT. Nie można jednak traktować tego jako wyznacznik prawidłowych działań. Sąd może uznać, że przedsiębiorca sam powinien wiedzieć, że brał udział w przestępstwie podatkowym, nakładając na niego prawne sankcje.

Jak zweryfikować kontrahenta?

W tym świetle najlepszym zabezpieczeniem będzie skuteczna weryfikacja kontrahentów. W razie potrzeby powinniśmy mieć także możliwość wykazania, że dołożyliśmy wszelkich starań, by skontrolować wiarygodność partnerów biznesowych - w szczególności pod kątem możliwości odliczenia podatku VAT. W wygodny i szybki sposób można to zrobić używając niektórych programów finansowo-księgowych, takich jak Sage Symfonia 2.0 lub Sage Symfonia ERP.

Obydwa programy współpracują z rejestrami NIP i VIES (europejskim systemem wymiany informacji o VAT). Nie wychodząc z programu użytkownik ma możliwość sprawdzenia kontrahenta w obu rejestrach, dzięki czemu zwiększa swoją pewność, że współpracuje z zarejestrowanym podatnikiem VAT. Sage Symfonia ERP dodatkowo umożliwia przejrzenie historii transakcji danego podmiotu. W ten sposób możemy samodzielnie, w kilka minut sprawdzić dowolnego, także zagranicznego kontrahenta. Przedsiębiorcy mogą przetestować darmową wersji demonstracyjną Sage Symfonia 2.0.

Status VAT naszych biznesowych partnerów możemy sprawdzić również poprzez system Ministerstwa Finansów - wystarczy nam jedynie numer NIP. Jeśli kontrahent nie znajduje się w rejestrze VAT, system wyświetli nam taką informację. Podobny system VIES udostępnia Komisja Europejska - dotyczy on wszystkich państw członkowskich Unii Europejskiej. Możemy także złożyć wniosek o potwierdzenie statusu kontrahenta do naczelnika urzędu skarbowego. Wiąże się to jednak z większą ilością formalności oraz opłatą skarbową w wysokości 21 zł.

W związku z nowelizacją ustawy VAT uruchomiono także stronę pulapkivat.pl. Strona jest dedykowana przede wszystkim przedsiębiorcom, którzy mogą pobrać darmowy e-book, w rzetelny i zrozumiały sposób opisujący zmiany prawne. Przygotowano także bezpłatny test, który sprawdza wiedzę z zakresu obecnych przepisów podatkowych.

Weryfikacja kontrahenta jest kluczowa, by uniknąć niepotrzebnych problemów oraz zapewnić sobie i swojej firmie bezpieczeństwo. Warto wdrożyć narzędzia i procedury, które umożliwią przeprowadzenie wewnętrznych kontroli biznesowych we własnym zakresie. Powinniśmy dołożyć wszelkich starań, aby wykrywać wszystkie, w tym niezawinione przez nas, nieprawidłowości zanim wyślemy rozliczenie do organu podatkowego.