Zapytania ofertowe w korespondencji biznesowej

Źródłami informacji o kontrahentach, producentach, hotelach itp. są: ogłoszenia w prasie, telewizji, reklamy, ulotki, prospekty, foldery, a przede wszystkim przesłane przez producentów do firm oferty.

Analiza zebranych informacji o możliwościach – i to na korzystnych warunkach – zakupu poszukiwanych produktów, usług, surowców czy materiałów jest gwarancją pełnego sukcesu na bardzo konkurencyjnym rynku. Dokumentem, który pozwala na szybką orientację, jakich dostawców lub kontrahentów możemy brać pod uwagę – jest zapytanie ofertowe.

Zapytanie, które kierujemy do naszego kontrahenta może mieć charakter wstępny, ogólny lub też szczegółowy. W treści zapytania ofertowego, który ma charakter wstępny każda z firm kierująca taki rodzaj korespondencji powinna zwrócić szczególną uwagę na:

Polecamy: Uprzejmość w mailach

• skierować uwagę na swoją firmę, przedstawić wzmiankę o własnej firmie, zaprezentować jej krótką charakterystykę;
• oferta powinna zawierać informacje na temat rodzaju towaru lub usługi, jaki oferujemy konkretnemu kontrahentowi;
• prezentujemy możliwy termin do realizacji zakupu lub wykonania usługi;
• kierujemy zapytanie dotyczące możliwości podjęcia współpracy;
• proponujemy termin oczekiwania odpowiedzi.

Polecamy: Korespondencja z odbiorcą zagranicznym

W przypadku kiedy informacje o danej firmie, kontrahencie uzyskaliśmy w ogłoszeniu prasowym, powinniśmy powołać się na nie. Powinniśmy podać np. nazwę pisma, numer i datę wydania. Jeżeli natomiast informację o kontrahencie uzyskaliśmy w katalogu – firma nasza powinna powołać się na dany katalog, jego nazwę, numer. Jeżeli natomiast widzieliśmy reklamę emitowaną w telewizji – pismo dot. zapytania ofertowego na wstępie powinno zawierać wzmiankę nt. reklamy.