Jak przygotować matrycę logiczną projektu z unijnym dofinansowaniem na innowacje?

Należy pamiętać, że projekt przedsięwzięcia tworzymy metodą od ogółu (cel ogólny) do szczegółu (działania). Z kolei matrycę logiczną wypełniamy od dołu, rozpoczynając od określenia warunków wstępnych projektu. Dlatego ostatnim krokiem na etapie przygotowania matrycy logicznej jest weryfikacja jej poprawności.

Matryca logiczna zazwyczaj tworzona jest jako jeden z pierwszych dokumentów i to właśnie na niej opiera się całą logikę działań, przygotowując zarówno wniosek aplikacyjny, jak i studium wykonalności projektu. Z badań autorskich wynika, że większa część przedsiębiorców posługuje się zarówno matrycą logiczną, jak i studium wykonalności, wykonując je na samym końcu procesu aplikacji. Taką deklarację złożyło 78% respondentów. Odsetek ten wzrasta wraz ze wzrostem rozmiarów przedsiębiorstwa. I tak w grupie małych przedsiębiorstw wynosi on 67%, w grupie średnich 94%. Wskazuje to na podstawowy błąd, jaki często popełniają wnioskodawcy: przygotowanie matrycy na samym końcu aplikacji unijnej.

Tymczasem matryca powinna wykazywać pełną zgodność z całą dokumentacją aplikacyjną, od wniosku projektu poczynając, na studium wykonalności kończąc. Przyjrzyjmy się zatem jakie są kolejne etapy tworzenia matrycy logicznej i jak ona wygląda oraz jak sprawdzić poprawność logiki zawartej w matrycy.

Przeczytaj koniecznie Jak założyć firmę dzięki unijnej dotacji?

Matryca logiczna składa się z czterech kolumn i pięciu wierszy, które układają się w logikę pionową i poziomą.

Kolumna pierwsza (logika przedsięwzięcia) zawiera opis podstawowych elementów projektu, ilustrujący główne relacje przyczynowo-skutkowe. Należy je rozpatrywać na czterech poziomach, a każdy z nich powinien logicznie wynikać z poziomu hierarchicznie niższego.

Logika pionowa pokazuje jakie są zamierzenia projektu, co chcemy zrobić i w jaki sposób nasze działanie może wpłynąć na polepszenie obecnej sytuacji. Z kolei logika pozioma służy do mierzenia rezultatów projektu i wykorzystanych zasobów poprzez zastosowane wskaźniki ekonomiczne. W strukturze pionowej projektu wyróżniamy:

• działania – każde zadania, których wypełnienie jest konieczne, aby projekt został zakończony, a które wymagają określonego czasu i zasobów; działanie powinno być w miarę jednorodne, mieć wyraźnie określone punkty rozpoczęcia i zakończenia oraz łączyć się z innymi działaniami jedynie w tych punktach; działania obejmują to co zostało zagwarantowane w budżecie projektu np. przeprowadzenie postępowania przetargowego, budowę nowych lub rozbudowę istniejących obiektów itd.;
• rezultaty – można je zdefiniować jako korzyści wynikające z zakończenia projektu; mogą one obejmować np. wybudowaną drogę czy oczyszczalnię ścieków; stanowią podstawę planowania projektu i są najczęściej skwantyfikowane czyli przedstawione w ujęciu liczbowym (np. stworzenie 50 nowych miejsc pracy); rezultaty są bezpośrednim wynikiem podjętych działań np. podniesienie jakości świadczonych usług, utworzenie nowych miejsc pracy;
• cel bezpośredni projektu – to cel, do którego osiągnięcia w sposób bezpośredni przyczynia się dany projekt; może nim być np. poprawa stanu środowiska lub zwiększenie atrakcyjności inwestycyjnej czy obniżenie kosztów transportu w przedsiębiorstwie;
• cel ogólny/strategiczny – to cel, do którego osiągnięcia w sposób pośredni przyczyni się realizacja danego projektu; odnosi się do szerokiego spektrum działań, w ramach których funkcjonuje projekt np. określając jako cel ogólny poprawę klasy czystości wód lokalnej rzeki dla projektu polegającego na budowie gminnej oczyszczalni ścieków, trzeba założyć że bez skoordynowanych działań innych samorządów terenów leżących w zlewni tej rzeki tak sformułowany cel ogólny nie zostanie osiągnięty.

Kolumna druga zawiera obiektywnie weryfikowalne wskaźniki osiągnięć bezpośredniego celu strategicznego, rezultatów i działań. Są to ilościowe lub jakościowe mierniki, za pomocą których można monitorować prowadzone działania, a po zakończeniu wdrażania dokonać oceny projektu według wcześniej określonych kryteriów.

Wyróżnia się cztery podstawowe grupy wskaźników:
1) wskaźniki wkładu – odnoszące się do nakładu zasobów zaangażowanych na rzecz wykonania danego projektu (wdrażania danego priorytetu lub realizacji danego działania); najczęściej wkład odnosi się do środków finansowych (wtedy wskaźnikiem jest zaangażowana kwota środków), lecz może obejmować też zasoby ludzkie, materialne czy organizacyjne (wtedy wskaźnikiem jest miara kwantyfikowalna danego zasobu: np. wartość materialna pracy osób ogółem, wartość rynkowa wynajmu udostępnionych pomieszczeń itp.);
2) wskaźniki produktu – opisujące wszystkie produkty materialne i usługi bezpośrednio powstałe w ramach projektu; są one mierzone w jednostkach fizycznych (np. długość zbudowanej drogi, liczba godzin szkolenia);
3) wskaźniki rezultatu – związane z bezpośrednimi efekty projektu, które odczuł beneficjent końcowy (bezpośrednimi korzyściami); mogą przybierać formę wskaźników materialnych (liczba wypadków drogowych, zmniejszenie ilości zanieczyszczeń przedostających się do środowiska) lub finansowych (oszczędności z tytułu zużycia energii, wody, wzrost wydajności produkcji);
4) wskaźniki oddziaływania – odnoszące się do rezultatów danego projektu, wykraczających poza natychmiastowe efekty dla bezpośrednich beneficjentów; takim wskaźnikiem może być wzrost liczby osób zainteresowanych szkoleniami.

Kolumna trzecia to źródła informacji – weryfikacji. Określając wskaźniki osiągnięć, należy również sprecyzować skąd będą czerpane te informacje czyli podać ich źródło lub określić sposób sprawdzenia (weryfikacji). Zawiera ona dane o źródłach informacji, które pozwolą na pomiar/ocenę wskaźników osiągnięć projektu i weryfikację czy założone wartości (charakterystyki tych wskaźników) zostały osiągnięte. Mogą to być wewnętrzne dokumenty projektu lub dane zewnętrzne, np. wyniki specjalnych badań, raporty, oficjalne dane statystyczne, ankiety, dokumenty rządowe itp.

Polecamy serwis Dotacje

Kolumna czwarta – założenia i czynniki ryzyka – identyfikuje czynniki zewnętrzne, które mogą mieć wpływ na prawidłową realizację projektu oraz osiągnięcie założonych celów wyższego rzędu. Założenia muszą być spełnione, żeby projekt zakończył się sukcesem.
Matryca logiczna powinna wyjaśnić relacje przyczynowo-skutkowe, tworzące logiczną strukturę projektu. Działania plus założenia prowadzą do osiągnięcia wyników. Wyniki plus założenia pozwalają na realizację celu bezpośredniego. Osiągnięcie celu bezpośredniego plus założenia przybliża osiągnięcie celu ogólnego.

Fragment pochodzi z książki „Pozyskiwanie środków unijnych przez przedsiębiorstwa innowacyjne. Podejście procesowe” Elżbiety Weiss (Wydawnictwo C.H. Beck, 2011). Wykorzystanie za wiedzą Wydawcy.