Gość w biurze

Pierwsze wrażenie – zanim coś powiemy

Często niestety zdarza się tak, że wchodząc do czyjegoś biura nikt tak naprawdę nas nie wita. Pan lub Pani podnoszą wzrok znad dokumentów, mówią dzień dobry i każą usiąść. To błąd. Dobrze jest by gospodarz powitał odpowiednio gościa. Powinno się wstać podejść do drzwi przywitać i doprowadzić do miejsca gdzie ma się odbywać rozmowa. Wskazując ręką miejsce, gdzie gość ma usiąść. Pamiętajmy o otworzeniu i zamknięciu drzwi za gościem.

Zobacz: Kiedy jesteś tym „nowym”

Powitanie

W codziennych kontaktach kobieta nie musi wstawać przy powitaniu. Inaczej ma się sprawa na płaszczyźnie biznesowej. Czy to mężczyzna czy kobieta, oboje powinni stać przy powitaniu. Witając się na tym samym poziomie, uznają się za równych sobie. Nikt nie powinien górować. Jeżeli Twój gość jest niższy od Ciebie, zaproponuj jak najszybciej by usiadł.

Ważna rzecz, która osobiście mnie drażni, a staje się chyba codzienna. Nie trzymajmy rąk w kieszeni. To oznacza lekceważenie i nie poważne podejście do gościa. To zupełny brak szacunku.

Podanie dłoni

Tu się kłaniają podstawy komunikacji niewerbalnej. Uścisk nie powinien być ani za mocny ani za lekki. Za mocny może oznaczać wyższość nad gościem, ten drugi brak szczerości.

Zawsze powiedzmy „dzień dobry”. To podstawa dobrego wychowania.

Zachowajmy również odpowiednią odległość między naszym gościem. Dystans społeczny to 120 cm do 3 m; dystans osobisty 45- 120 cm. W jakiej odległości powinniśmy stać od gościa?

Lepiej zaczekajmy chwilkę, aż on sam da nam do zrozumienia jak blisko chce stanąć. Pozostańmy w pozycji wyczekującej. Nie przekraczajmy jednak granicy dystansu osobistego, wkraczając tym samym w dystans intymny.

Pierwsze słowa...cześć czy dzień dobry

„Cześć” możemy powiedzieć osobie dobrze nam znanej lub jeśli osoba witająca się z Tobą używa takiego powitania. Nie odpowiadajmy na „cześć” poprawnym „dzień dobry”, można zostać posądzonym o wywyższanie się.

Gdzie usiąść

Ważne jest oświetlenie. Powinno być odpowiednie dla obu stron. Istotne jest również i to, aby gość widział drzwi, da mu to poczucie bezpieczeństwa. Najpierw siada gość, później gospodarz spotkania.

Zobacz: Drzwi pokoi służbowych

Punktualność

Nie wolno się spóźniać. Szanujmy czyjś czas, a w rewanżu inni będą szanować później i nasz - zgodnie z zasadą wszystko działa w dwie strony. Jeżeli wiemy, że możemy się spóźnić należy o tym powiadomić gospodarza, w dobie komórek nie jest to takie trudne. Zawsze starajmy się podać powód spóźnienia. To uczyni nas wiarygodnym partnerem. Przecież złapanie przysłowiowej gumy może zdarzyć się każdemu. Po spóźnionym przybyciu na spotkanie zawsze powiedzmy przepraszam, poprośmy o zrozumienie i podajmy powód.

Nie radzę również przychodzić za wcześnie. To jest w równie złym tonie.

Pamiętajmy o ubiorze

To również składa się na nasze pierwsze wrażenie i świadczy o nas i naszej firmie. Zadbany wygląd to podstawa. Ostrzyżone włosy u mężczyzn, wypielęgnowany zarost. U kobiet – odpowiednie uczesanie, włosy najlepiej związane. Czysty kołnierzyk, tym bardziej że często mamy na sobie białą koszulę lub bluzkę. Kobiety powinny zadbać o schludny, nie wyzywający makijaż, spotkanie służbowe to nie dyskoteka. Ręce powinny być bez zarzutu – czyste paznokcie, a u kobiet darujmy sobie lakiery o wyzywających kolorach. Przy powitaniu panowie powinni mieć zapiętą marynarkę. Ubranie powinno być wyprasowane.

Język ciała – komunikacja niewerbalna

Pamiętajmy o tym, by nie wiercić się na krześle, nie rozglądać po sali. Może to oznaczać że nie szanujemy naszego rozmówcy. Nie siedźmy również ze spuszczoną głową, może to oznaczać, że nie obchodzi nas temat spotkania. Nie krzyżujmy ramion – to postawa obronna.

Zobacz serwis: Kontakty z klientami

Uśmiech – delikatny, nie szyderczy, ale szczery. Zachowajmy też wstrzemięźliwość jeżeli chodzi o ruchy palcami. W żadnym wypadku nie stukajmy nimi o biurko. Nie gestykulujmy też nadmiernie.

Zakończenie spotkania

Zawsze powiedzmy „do widzenia”. Ale to nie wystarczy… Trzeba zaznaczyć również, że „było nam miło poznać Pana/Panią”. W dobrym tonie jest też powiedzenie, że oczekuje się kolejnego spotkania lub też zaprasza ponownie. Odprowadźmy gościa do drzwi. Koniecznie sami je zamknijmy, nie czekajmy, aż on zrobi to za nas.