REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ważne pytania, gdy wdrażasz system IT do zarządzania majątkiem

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
PIRXON
PIRXON SA (dawniej SmartMedia Sp. z o.o.) od 2004 roku optymalizuje procesy, dostarczając zaawansowane rozwiązania informatyczne polskim i zagranicznym firmom.
Ważne pytania, gdy wdrażasz system IT do zarządzania majątkiem /fot. Fotolia
Ważne pytania, gdy wdrażasz system IT do zarządzania majątkiem /fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Po pierwsze: jaki system wybrać? Po drugie: jak go wdrożyć? Oba na pierwszy rzut oka proste, potrafią sprawić kłopot nawet doświadczonym menadżerom zarządzania. Z wielu powodów najczęściej używane są moduły środków trwałych w systemie ERP, a w sytuacjach mniejszej ilości składników tabele arkusza kalkulacyjnego np. MS Excel. Czy takie rozwiązania to dobry wybór?

Żeby odpowiedzieć na tak postawione pytanie, trzeba odpowiedzieć na jeszcze jedno:

REKLAMA

Co jest celem w przedmiocie zarządzania majątkiem?

REKLAMA

Lista odpowiedzi jaka przychodzi na myśl może być długa, m.in.: pełna i aktualna ewidencja majątku, sprawnie przeprowadzona inwentaryzacja czy dobrze obliczone odpisy amortyzacyjne. Niestety dość rzadko na tej liście pojawia się „potrzeba zwiększenia wartości”, jaką składnik generuje dla organizacji. Pojęcie wartości, początkowo dość abstrakcyjne, po głębszym zastanowieniu okazuje się być najlepszym punktem wyjścia do podjęcia decyzji o kształcie rozwiązania. Nie jest bowiem przypadkiem, że na wartość jaką generuje majątek norma ISO 55000, która opisuje dobre praktyki zarządzania w tym zakresie, kładzie największy nacisk.

Jak rozumiana jest „wartość”? Kiedy można powiedzieć, że wartość czerpana ze składnika majątku jest duża lub mała? W przypadku samochodu, który jest udostępniony w ramach usługi leasingowej wartość jest łatwa do wyliczenia. W przypadku wyposażenia biura, mimo że nieco trudniejsza, to jednak nadal możliwa.

W mojej ocenie - obok prostych miar finansowych, np. wypracowanego dochodu -  pośrednią miarą wartości jaką generuje składnik majątku, może być stopień jego wykorzystania, mierzony stosunkiem czasu użycia składnika majątku w odniesieniu do całkowitego czasu jego posiadania (SUS). Składnik używany generuje korzyści. Składnik nieużywany generuje tylko koszty.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Należy zwrócić uwagę, że stopień użycia składnika (SUS) to najprostsza wersja bardziej skomplikowanych miar efektywności jakie są definiowane w Lean Six Sigma – np. Overall Equipment Effectiveness (OEE). Gdy potrafimy mierzyć wskaźniki efektywnościowe, możemy podejmować trafne decyzje, które mają wpływ na wynik finansowy organizacji.

Przyjęcie SUS do oceny wartości, pozwala postawić oczywistą tezę, że składnik który jest sprawny i dostępny do użycia, generuje większą wartość niż ten, który jest popsuty lub trudnodostępny. Te trzy aspekty: bezpośrednio wygenerowany dochód, sprawność i dostępność składnika majątku, mają kluczowe znaczenie. Ich rozwinięciem są kolejne wymagania, których spełnienie przyczynia się do generowania wartości, miedzy innymi:

- Za każdy składnik musi ktoś odpowiadać. Ktoś kto będzie zarządzał jego użytkowaniem i serwisem,

- Osoba odpowiedzialna, by podjąć jakąkolwiek decyzję dot. składnika,  musi mieć dostęp do historii użycia składnika, jego serwisu i kosztów utrzymania,

- Żeby składnik był efektywnie użytkowany, wiedza o składniku i osobie odpowiedzialnej musi być łatwo dostępna dla wszystkich, potencjalnych jego użytkowników,

- Operacje przekazywania składnika, zgłoszenia do serwisu muszą być ewidencjonowane i dostępne. Najlepiej jeśli są zautomatyzowane i realizowane natychmiast w miejscu użycia składnika, bez zbędnego udziału osób trzecich,

- Skutki operacji finansowych na składniku (np. dekretowanie amortyzacji) muszą być automatycznie przekazywane do systemu finansowego (np. ERP).

REKLAMA

Znając powyższe potrzeby można wrócić do pytań z początku artykułu: jaki system wybrać i jak go wdrożyć? Wcześniej napisałem, że najczęściej wsparcie informatyczne, w kontekście zarządzania majątkiem, realizowane jest z użyciem ERP lub arkusza kalkulacyjnego. Analizując wymagania, które omówiliśmy powyżej, można powiedzieć, że obydwa rozwiązania mają tu swoje naturalne ograniczenia i być może jest to powód by wybrać rozwiązanie trzecie - specjalizowane.

Arkusz kalkulacyjny w przypadku większej liczby składników kompletnie zawodzi. Pozbawiony możliwości automatyzacji ewidencjonowania transakcji, nie daje żadnych szans na budowanie rzetelnego obrazu stanu majątku.

Systemy ERP – szczególnie te bardziej renomowane - dają spore możliwości budowy ewidencji oraz odnotowywania transakcji realizowanych z użyciem składników majątku. Słabością tego rozwiązania jest jednak ograniczony dostęp do ERP dla szerokich rzesz pracowników. Wynika on z trzech powodów:

- Bezpieczeństwa – dane przetwarzane w systemach ERP, często mają wymaganie poufności,

- Ograniczonej funkcjonalności – systemy ERP nie zawsze mają możliwości obsługi operacji, charakterystycznych dla sfery zarządzania majątkiem, nawet tak oczywistych jak inwentaryzacja. Co więcej, często ograniczone są wyłącznie do środków trwałych, z pominięciem wyposażenia i materiałów eksploatacyjnych,     

- Mobilności – mimo rozwiniętych technologii, nadal niewielka część funkcjonalności systemu ERP jest dostępna na urządzeniach mobilnych (kolektorach), których użycie wymagane jest np. w procesach inwentaryzacji oznakowanych składników majątku, przesunięć i wypożyczeń.

Z powodu powyższych ograniczeń funkcjonalnych ERP, wiele operacji jest realizowanych ręcznie, z użyciem komputera PC – przy biurku. Nie jest zaskoczeniem, że czynności te często robione są z opóźnieniem lub nie są robione wcale, a to oznacza „gubienie” faktów, które są ważne z punktu widzenia utrzymania sprawności i dostępności składnika. W mojej ocenie ten właśnie aspekt jest prawdziwym źródłem dezorganizacji i nieporządku w tym obszarze.   

Polecamy: Przekształcenia spółek. Praktyczne aspekty prawne, podatkowe i rachunkowe


W swojej karierze wiele razy spotykałem się z pytaniem o to, które z narzędzi użyć. Specjalizowane, w pełni realizujące potrzeby klientów, ale wymagające wdrożenia dodatkowego systemu czy uniwersalne, dostępne w posiadanym pakiecie ERP i na pierwszy rzut oka gotowe do użycia od zaraz?

Na przestrzeni lat były różne podejścia do tego tematu. Czasami przewagę zyskiwało podejście z użyciem modułów systemu zintegrowanego (ŚT), czasami podejście odmienne, z wykorzystaniem aplikacji specjalizowanej (tzw. best of breed). Dziś gdy integracja systemów nie nastręcza tak wielu problemów jak kiedyś, można z całą odpowiedzialnością powiedzieć, że w odniesieniu do dziedziny tu omawianej, rozwiązaniem lepszym jest wdrożenie specjalizowanego oprogramowania do zarządzania majątkiem, które ewidencjonuje nie tylko składniki w ewidencji bilansowej, ale też pozabilansowej. Który nie tylko dba o aspekty finansowe (np. oblicza amortyzację), ale też operacyjne. I który - co być może najważniejsze - potrafi ewidencjonować operacje z użyciem składnika w lokalizacji, gdzie operacja się odbywa, tak jak w przypadku procesu spisowego w trakcie inwentaryzacji czy przekazania składnika majątku pomiędzy użytkownikami w terenie, z dala od biura z komputerem PC.

Przeciwnicy podejścia best of breed, podnoszą często argument posiadania wszystkich danych i realizacji wszystkich procesów w jednym systemie np. w ERP. Twierdzą nawet, że brakujące w ERP funkcjonalności można dorobić, budując tzw. kastomizacje. Takie podejście technicznie jest możliwe, chociaż z punktu widzenia ekonomii całego przedsięwzięcia rzadko uzasadnione. Za kastomizację klient płaci kilka razy. Pierwszy raz gdy ją zleca do realizacji, potem zawsze, gdy dokonuje aktualizacji systemu ERP w procesie tzw. upgrade’u. Dodatkowym aspektem, który należy rozważyć jest koszt udostępnienia systemu ERP dla szerokiej rzeszy użytkowników. Licencje systemu ERP w przeliczeniu na jednego użytkownika są przeważnie droższe, niż licencje systemu specjalizowanego, a przecież rozwiązania IT są tym lepsze im szerszy i bardziej zautomatyzowany dostęp do danych mają wszyscy potencjalni użytkownicy.

Zarządzanie majątkiem to nowoczesna dziedzina, która dzięki współczesnej technologii może być skutecznie zautomatyzowana. Podejmując decyzję o wdrożeniu systemu informatycznego wspierającego zarządzanie majątkiem, warto rozważyć wdrożenie systemu specjalizowanego i wszystkie aspekty ewidencyjne przenieść z ERP do tego systemu - w niektórych wypadkach włącznie z rozliczeniem amortyzacji. Sprawność i dostępność składnika majątku zwiększa efektywność pracy pracowników, a w obszarze sprzedaży i obsługi klienta również poziom obsługi kontrahentów i ich satysfakcji.

O autorze: Dariusz Kąkol – Menadżer i konsultant ds. rozwiązań informatycznych automatyzujących pracę biznesu. Pracował w projektach wdrożeniowych systemów ERP, GIS, EAM. Obecnie Pełnomocnik Zarządu firmy Pirxon (www.pirxon.com), specjalizującej się w robotyzacji procesów i automatyzacji zarządzania majątkiem firm i instytucji publicznych.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sukcesja w firmach rodzinnych: kluczowe wyzwania i rosnąca rola fundacji rodzinnych

29 maja 2025 r. w warszawskim hotelu ARCHE odbyła się konferencja „SUKCESJA BIZNES NA POKOLENIA”, której idea narodziła się z współpracy Business Centre Club, Banku Pekao S.A. oraz kancelarii Domański Zakrzewski Palinka i Pru – Prudential Polska. Różnorodne doświadczenia i zakres wiedzy organizatorów umożliwiły kompleksowe i wielowymiarowe przedstawienie tematu sukcesji w firmach rodzinnych.

Raport Strong Women in IT: zgłoszenia do 31 lipca 2025 r.

Ruszył nabór do raportu Strong Women in IT 2025. Jest to raport mający na celu przybliżenie osiągnięć kobiet w branży technologicznej oraz w działach IT-Tech innych branż. Zgłoszenia do 31 lipca 2025 r.

Gdy ogień nie jest przypadkiem. Pożary w punktach handlowo-usługowych

Od stycznia do początku maja 2025 roku straż pożarna odnotowała 306 pożarów w obiektach handlowo-usługowych, z czego aż 18 to celowe podpalenia. Potwierdzony przypadek sabotażu, który doprowadził do pożaru hali Marywilska 44, pokazuje, że bezpieczeństwo pożarowe staje się kluczowym wyzwaniem dla tej branży.

Przedsiębiorcy zyskają nowe narzędzia do analizy rynku. Współpraca GUS i Rzecznika MŚP

Nowe intuicyjne narzędzia analityczne, takie jak Dashboard Regon oraz Dashboard Koniunktura Gospodarcza, pozwolą firmom na skuteczne monitorowanie rynku i podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych.

REKLAMA

Firma w Anglii w 2025 roku – czy to się nadal opłaca?

Rok 2025 to czas ogromnych wyzwań dla przedsiębiorców z Polski. Zmiany legislacyjne, niepewne otoczenie podatkowe, rosnąca liczba kontroli oraz nieprzewidywalność polityczna sprawiają, że coraz więcej firm poszukuje bezpiecznych alternatyw dla prowadzenia działalności. Jednym z najczęściej wybieranych kierunków pozostaje Wielka Brytania. Mimo Brexitu, inflacji i globalnych zmian gospodarczych, firma w Anglii to nadal bardzo atrakcyjna opcja dla polskich przedsiębiorców.

Windykacja należności krok po kroku [3 etapy]

Niezapłacone faktury to codzienność, z jaką muszą się mierzyć w swej działalności przedsiębiorcy. Postępowanie windykacyjne obejmuje szereg działań mających na celu ich odzyskanie. Kluczową rolę odgrywa w nim czas. Sprawne rozpoczęcie czynności windykacyjnych zwiększa szanse na skuteczne odzyskanie należności. Windykację możemy podzielić na trzy etapy: przedsądowy, sądowy i egzekucyjny.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej. 20 maja 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców

20 maja 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców. Chodzi o rozliczenie składki zdrowotnej. Kto musi złożyć dokumenty dotyczące rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne za 2024 r.? Co w przypadku nadpłaty składki zdrowotnej?

Klienci nie płacą za komórki i Internet, operatorzy telekomunikacyjni sami popadają w długi

Na koniec marca w rejestrze widniało niemal 300 tys. osób i firm z przeterminowanymi zobowiązaniami wynikającymi z umów telekomunikacyjnych - zapłata za komórki i Internet. Łączna wartość tych zaległości przekroczyła 1,4 mld zł. Największe obciążenia koncentrują się w stolicy – mieszkańcy Warszawy zalegają z płatnościami na blisko 130 mln zł, w czołówce jest też Kraków, Poznań i Łódź.

REKLAMA

Leasing: szykowana jest zmiana przepisów, która dodatkowo ułatwi korzystanie z tej formy finansowania

Branża leasingowa znajduje się obecnie w przededniu zmian legislacyjnych, które jeszcze bardziej ułatwią zawieranie umów. Dziś, by umowa leasingu była ważna, wymagana jest forma pisemna, a więc klient musi złożyć kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpisać dokument fizycznie. To jednak już niebawem może się zmienić.

Spółka cywilna – kto jest odpowiedzialny za zobowiązania, kogo pozwać?

Spółka cywilna jest stosunkowo często spotykaną w praktyce formą prowadzenia działalności gospodarczej. Warto wiedzieć, że taka spółka nie ma osobowości prawnej i tak naprawdę nie jest generalnie żadnym samodzielnym podmiotem prawa. Jedynie niektóre ustawy (np. ustawy podatkowe) nadają spółce cywilnej przymiot podmiotu praw i obowiązków. W jaki sposób można pozwać kontrahenta, który prowadzi działalność w formie spółki cywilnej?

REKLAMA