REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ważne pytania, gdy wdrażasz system IT do zarządzania majątkiem

PIRXON
PIRXON SA (dawniej SmartMedia Sp. z o.o.) od 2004 roku optymalizuje procesy, dostarczając zaawansowane rozwiązania informatyczne polskim i zagranicznym firmom.
Ważne pytania, gdy wdrażasz system IT do zarządzania majątkiem /fot. Fotolia
Ważne pytania, gdy wdrażasz system IT do zarządzania majątkiem /fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Po pierwsze: jaki system wybrać? Po drugie: jak go wdrożyć? Oba na pierwszy rzut oka proste, potrafią sprawić kłopot nawet doświadczonym menadżerom zarządzania. Z wielu powodów najczęściej używane są moduły środków trwałych w systemie ERP, a w sytuacjach mniejszej ilości składników tabele arkusza kalkulacyjnego np. MS Excel. Czy takie rozwiązania to dobry wybór?

Żeby odpowiedzieć na tak postawione pytanie, trzeba odpowiedzieć na jeszcze jedno:

REKLAMA

Co jest celem w przedmiocie zarządzania majątkiem?

REKLAMA

Lista odpowiedzi jaka przychodzi na myśl może być długa, m.in.: pełna i aktualna ewidencja majątku, sprawnie przeprowadzona inwentaryzacja czy dobrze obliczone odpisy amortyzacyjne. Niestety dość rzadko na tej liście pojawia się „potrzeba zwiększenia wartości”, jaką składnik generuje dla organizacji. Pojęcie wartości, początkowo dość abstrakcyjne, po głębszym zastanowieniu okazuje się być najlepszym punktem wyjścia do podjęcia decyzji o kształcie rozwiązania. Nie jest bowiem przypadkiem, że na wartość jaką generuje majątek norma ISO 55000, która opisuje dobre praktyki zarządzania w tym zakresie, kładzie największy nacisk.

Jak rozumiana jest „wartość”? Kiedy można powiedzieć, że wartość czerpana ze składnika majątku jest duża lub mała? W przypadku samochodu, który jest udostępniony w ramach usługi leasingowej wartość jest łatwa do wyliczenia. W przypadku wyposażenia biura, mimo że nieco trudniejsza, to jednak nadal możliwa.

W mojej ocenie - obok prostych miar finansowych, np. wypracowanego dochodu -  pośrednią miarą wartości jaką generuje składnik majątku, może być stopień jego wykorzystania, mierzony stosunkiem czasu użycia składnika majątku w odniesieniu do całkowitego czasu jego posiadania (SUS). Składnik używany generuje korzyści. Składnik nieużywany generuje tylko koszty.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Należy zwrócić uwagę, że stopień użycia składnika (SUS) to najprostsza wersja bardziej skomplikowanych miar efektywności jakie są definiowane w Lean Six Sigma – np. Overall Equipment Effectiveness (OEE). Gdy potrafimy mierzyć wskaźniki efektywnościowe, możemy podejmować trafne decyzje, które mają wpływ na wynik finansowy organizacji.

Przyjęcie SUS do oceny wartości, pozwala postawić oczywistą tezę, że składnik który jest sprawny i dostępny do użycia, generuje większą wartość niż ten, który jest popsuty lub trudnodostępny. Te trzy aspekty: bezpośrednio wygenerowany dochód, sprawność i dostępność składnika majątku, mają kluczowe znaczenie. Ich rozwinięciem są kolejne wymagania, których spełnienie przyczynia się do generowania wartości, miedzy innymi:

- Za każdy składnik musi ktoś odpowiadać. Ktoś kto będzie zarządzał jego użytkowaniem i serwisem,

- Osoba odpowiedzialna, by podjąć jakąkolwiek decyzję dot. składnika,  musi mieć dostęp do historii użycia składnika, jego serwisu i kosztów utrzymania,

- Żeby składnik był efektywnie użytkowany, wiedza o składniku i osobie odpowiedzialnej musi być łatwo dostępna dla wszystkich, potencjalnych jego użytkowników,

- Operacje przekazywania składnika, zgłoszenia do serwisu muszą być ewidencjonowane i dostępne. Najlepiej jeśli są zautomatyzowane i realizowane natychmiast w miejscu użycia składnika, bez zbędnego udziału osób trzecich,

- Skutki operacji finansowych na składniku (np. dekretowanie amortyzacji) muszą być automatycznie przekazywane do systemu finansowego (np. ERP).

REKLAMA

Znając powyższe potrzeby można wrócić do pytań z początku artykułu: jaki system wybrać i jak go wdrożyć? Wcześniej napisałem, że najczęściej wsparcie informatyczne, w kontekście zarządzania majątkiem, realizowane jest z użyciem ERP lub arkusza kalkulacyjnego. Analizując wymagania, które omówiliśmy powyżej, można powiedzieć, że obydwa rozwiązania mają tu swoje naturalne ograniczenia i być może jest to powód by wybrać rozwiązanie trzecie - specjalizowane.

Arkusz kalkulacyjny w przypadku większej liczby składników kompletnie zawodzi. Pozbawiony możliwości automatyzacji ewidencjonowania transakcji, nie daje żadnych szans na budowanie rzetelnego obrazu stanu majątku.

Systemy ERP – szczególnie te bardziej renomowane - dają spore możliwości budowy ewidencji oraz odnotowywania transakcji realizowanych z użyciem składników majątku. Słabością tego rozwiązania jest jednak ograniczony dostęp do ERP dla szerokich rzesz pracowników. Wynika on z trzech powodów:

- Bezpieczeństwa – dane przetwarzane w systemach ERP, często mają wymaganie poufności,

- Ograniczonej funkcjonalności – systemy ERP nie zawsze mają możliwości obsługi operacji, charakterystycznych dla sfery zarządzania majątkiem, nawet tak oczywistych jak inwentaryzacja. Co więcej, często ograniczone są wyłącznie do środków trwałych, z pominięciem wyposażenia i materiałów eksploatacyjnych,     

- Mobilności – mimo rozwiniętych technologii, nadal niewielka część funkcjonalności systemu ERP jest dostępna na urządzeniach mobilnych (kolektorach), których użycie wymagane jest np. w procesach inwentaryzacji oznakowanych składników majątku, przesunięć i wypożyczeń.

Z powodu powyższych ograniczeń funkcjonalnych ERP, wiele operacji jest realizowanych ręcznie, z użyciem komputera PC – przy biurku. Nie jest zaskoczeniem, że czynności te często robione są z opóźnieniem lub nie są robione wcale, a to oznacza „gubienie” faktów, które są ważne z punktu widzenia utrzymania sprawności i dostępności składnika. W mojej ocenie ten właśnie aspekt jest prawdziwym źródłem dezorganizacji i nieporządku w tym obszarze.   

Polecamy: Przekształcenia spółek. Praktyczne aspekty prawne, podatkowe i rachunkowe


W swojej karierze wiele razy spotykałem się z pytaniem o to, które z narzędzi użyć. Specjalizowane, w pełni realizujące potrzeby klientów, ale wymagające wdrożenia dodatkowego systemu czy uniwersalne, dostępne w posiadanym pakiecie ERP i na pierwszy rzut oka gotowe do użycia od zaraz?

Na przestrzeni lat były różne podejścia do tego tematu. Czasami przewagę zyskiwało podejście z użyciem modułów systemu zintegrowanego (ŚT), czasami podejście odmienne, z wykorzystaniem aplikacji specjalizowanej (tzw. best of breed). Dziś gdy integracja systemów nie nastręcza tak wielu problemów jak kiedyś, można z całą odpowiedzialnością powiedzieć, że w odniesieniu do dziedziny tu omawianej, rozwiązaniem lepszym jest wdrożenie specjalizowanego oprogramowania do zarządzania majątkiem, które ewidencjonuje nie tylko składniki w ewidencji bilansowej, ale też pozabilansowej. Który nie tylko dba o aspekty finansowe (np. oblicza amortyzację), ale też operacyjne. I który - co być może najważniejsze - potrafi ewidencjonować operacje z użyciem składnika w lokalizacji, gdzie operacja się odbywa, tak jak w przypadku procesu spisowego w trakcie inwentaryzacji czy przekazania składnika majątku pomiędzy użytkownikami w terenie, z dala od biura z komputerem PC.

Przeciwnicy podejścia best of breed, podnoszą często argument posiadania wszystkich danych i realizacji wszystkich procesów w jednym systemie np. w ERP. Twierdzą nawet, że brakujące w ERP funkcjonalności można dorobić, budując tzw. kastomizacje. Takie podejście technicznie jest możliwe, chociaż z punktu widzenia ekonomii całego przedsięwzięcia rzadko uzasadnione. Za kastomizację klient płaci kilka razy. Pierwszy raz gdy ją zleca do realizacji, potem zawsze, gdy dokonuje aktualizacji systemu ERP w procesie tzw. upgrade’u. Dodatkowym aspektem, który należy rozważyć jest koszt udostępnienia systemu ERP dla szerokiej rzeszy użytkowników. Licencje systemu ERP w przeliczeniu na jednego użytkownika są przeważnie droższe, niż licencje systemu specjalizowanego, a przecież rozwiązania IT są tym lepsze im szerszy i bardziej zautomatyzowany dostęp do danych mają wszyscy potencjalni użytkownicy.

Zarządzanie majątkiem to nowoczesna dziedzina, która dzięki współczesnej technologii może być skutecznie zautomatyzowana. Podejmując decyzję o wdrożeniu systemu informatycznego wspierającego zarządzanie majątkiem, warto rozważyć wdrożenie systemu specjalizowanego i wszystkie aspekty ewidencyjne przenieść z ERP do tego systemu - w niektórych wypadkach włącznie z rozliczeniem amortyzacji. Sprawność i dostępność składnika majątku zwiększa efektywność pracy pracowników, a w obszarze sprzedaży i obsługi klienta również poziom obsługi kontrahentów i ich satysfakcji.

O autorze: Dariusz Kąkol – Menadżer i konsultant ds. rozwiązań informatycznych automatyzujących pracę biznesu. Pracował w projektach wdrożeniowych systemów ERP, GIS, EAM. Obecnie Pełnomocnik Zarządu firmy Pirxon (www.pirxon.com), specjalizującej się w robotyzacji procesów i automatyzacji zarządzania majątkiem firm i instytucji publicznych.

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czego najbardziej boją się przedsiębiorcy prowadzący małe biznesy? [BADANIE]

Czego najbardziej boją się małe firmy? Rosnących kosztów prowadzenia działalności i nierzetelnych kontrahentów. A czego najmniej? Najnowsze badanie UCE RESEARCH przynosi odpowiedzi. 

AI nie zabierze ci pracy, zrobi to człowiek, który potrafi z niej korzystać

Jak to jest z tą sztuczną inteligencją? Zabierze pracę czy nie? Analitycy z firmy doradczej IDC twierdzą, że jednym z głównych powodów sięgania po AI przez firmy jest potrzeba zasypania deficytu na rynku pracy.

Niewypłacalność przedsiębiorstw. Od początku roku codziennie upada średnio 18 firm

W pierwszym kwartale 2023 r. niewypłacalność ogłosiło 1635 firm. To o 31% więcej niż w tym okresie w ubiegłym roku i 35% wszystkich niewypłacalności ogłoszonych w 2023 r. Tak wynika z raportu przygotowanego przez ekonomistów z firmy Coface.  

Rosnące płace i spadająca inflacja nic nie zmieniają: klienci patrzą na ceny i kupują więcej gdy widzą okazję

Trudne ostatnie miesiące i zmiany w nawykach konsumentów pozostają trudne do odwrócenia. W okresie wysokiej inflacji Polacy nauczyli się kupować wyszukując promocje i okazje cenowe. Teraz gdy inflacja spadła, a na dodatek rosną wynagrodzenia i klienci mogą sobie pozwolić na więcej, nawyk szukania niskich cen pozostał.

REKLAMA

Ustawa o kryptoaktywach już w 2024 roku. KNF nadzorcą rynku kryptowalut. 4,5 tys. EUR za zezwolenie na obrót walutami wirtualnymi

Od końca 2024 roku Polska wprowadzi w życie przepisy dotyczące rynku kryptowalut, które dadzą Komisji Nadzoru Finansowego (KNF) szereg nowych praw w zakresie kontroli rynku cyfrowych aktywów. Za sprawą konieczności dostosowania polskiego prawa do przegłosowanych w 2023 europejskich przepisów, firmy kryptowalutowe będą musiały raportować teraz bezpośrednio do regulatora, a ten zyskał możliwość nakładanie na nie kar grzywny. Co więcej, KNF będzie mógł zamrozić Twoje kryptowaluty albo nawet nakazać ich sprzedaż.

KAS: Nowe funkcjonalności konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym

Spółki, fundacje i stowarzyszenia nie muszą już upoważniać pełnomocników do składania deklaracji drogą elektroniczną, aby rozliczać się elektronicznie. Krajowa Administracja Skarbowa wprowadziła nowe funkcjonalności konta organizacji w e-US.

Sztuczna inteligencja będzie dyktować ceny?

Sztuczna inteligencja wykorzystywana jest coraz chętniej, sięgają po nią także handlowcy. Jak detaliści mogą zwiększyć zyski dzięki sztucznej inteligencji? Coraz więcej z nich wykorzystuje AI do kalkulacji cen. 

Coraz więcej firm zatrudnia freelancerów. Przedsiębiorcy opowiadają dlaczego

Czy firmy wolą teraz zatrudniać freelancerów niż pracowników na etat? Jakie są zalety takiego modelu współpracy? 

REKLAMA

Lavard - kara UOKiK na ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Firmy wprowadzały w błąd konsumentów kupujących odzież

UOKiK wymierzył kary finansowe na przedsiębiorstwa odzieżowe: Polskie Sklepy Odzieżowe (Lavard) - ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Konsumenci byli wprowadzani w błąd przez nieprawdziwe informacje o składzie ubrań. Zafałszowanie składu ubrań potwierdziły kontrole Inspekcji Handlowej i badania w laboratorium UOKiK.

Składka zdrowotna to parapodatek! Odkręcanie Polskiego Ładu powinno nastąpić jak najszybciej

Składka zdrowotna to parapodatek! Zmiany w składce zdrowotnej muszą nastąpić jak najszybciej. Odkręcanie Polskiego Ładu dopiero od stycznia 2025 r. nie satysfakcjonuje przedsiębiorców. Czy składka zdrowotna wróci do stanu sprzed Polskiego Ładu?

REKLAMA