Kategorie

Ważne pytania, gdy wdrażasz system IT do zarządzania majątkiem

PIRXON
PIRXON SA (dawniej SmartMedia Sp. z o.o.) od 2004 roku optymalizuje procesy, dostarczając zaawansowane rozwiązania informatyczne polskim i zagranicznym firmom.
Ważne pytania, gdy wdrażasz system IT do zarządzania majątkiem /fot. Fotolia
Po pierwsze: jaki system wybrać? Po drugie: jak go wdrożyć? Oba na pierwszy rzut oka proste, potrafią sprawić kłopot nawet doświadczonym menadżerom zarządzania. Z wielu powodów najczęściej używane są moduły środków trwałych w systemie ERP, a w sytuacjach mniejszej ilości składników tabele arkusza kalkulacyjnego np. MS Excel. Czy takie rozwiązania to dobry wybór?

Żeby odpowiedzieć na tak postawione pytanie, trzeba odpowiedzieć na jeszcze jedno:

Co jest celem w przedmiocie zarządzania majątkiem?

Reklama

Lista odpowiedzi jaka przychodzi na myśl może być długa, m.in.: pełna i aktualna ewidencja majątku, sprawnie przeprowadzona inwentaryzacja czy dobrze obliczone odpisy amortyzacyjne. Niestety dość rzadko na tej liście pojawia się „potrzeba zwiększenia wartości”, jaką składnik generuje dla organizacji. Pojęcie wartości, początkowo dość abstrakcyjne, po głębszym zastanowieniu okazuje się być najlepszym punktem wyjścia do podjęcia decyzji o kształcie rozwiązania. Nie jest bowiem przypadkiem, że na wartość jaką generuje majątek norma ISO 55000, która opisuje dobre praktyki zarządzania w tym zakresie, kładzie największy nacisk.

Jak rozumiana jest „wartość”? Kiedy można powiedzieć, że wartość czerpana ze składnika majątku jest duża lub mała? W przypadku samochodu, który jest udostępniony w ramach usługi leasingowej wartość jest łatwa do wyliczenia. W przypadku wyposażenia biura, mimo że nieco trudniejsza, to jednak nadal możliwa.

W mojej ocenie - obok prostych miar finansowych, np. wypracowanego dochodu -  pośrednią miarą wartości jaką generuje składnik majątku, może być stopień jego wykorzystania, mierzony stosunkiem czasu użycia składnika majątku w odniesieniu do całkowitego czasu jego posiadania (SUS). Składnik używany generuje korzyści. Składnik nieużywany generuje tylko koszty.

Należy zwrócić uwagę, że stopień użycia składnika (SUS) to najprostsza wersja bardziej skomplikowanych miar efektywności jakie są definiowane w Lean Six Sigma – np. Overall Equipment Effectiveness (OEE). Gdy potrafimy mierzyć wskaźniki efektywnościowe, możemy podejmować trafne decyzje, które mają wpływ na wynik finansowy organizacji.

Przyjęcie SUS do oceny wartości, pozwala postawić oczywistą tezę, że składnik który jest sprawny i dostępny do użycia, generuje większą wartość niż ten, który jest popsuty lub trudnodostępny. Te trzy aspekty: bezpośrednio wygenerowany dochód, sprawność i dostępność składnika majątku, mają kluczowe znaczenie. Ich rozwinięciem są kolejne wymagania, których spełnienie przyczynia się do generowania wartości, miedzy innymi:

- Za każdy składnik musi ktoś odpowiadać. Ktoś kto będzie zarządzał jego użytkowaniem i serwisem,

- Osoba odpowiedzialna, by podjąć jakąkolwiek decyzję dot. składnika,  musi mieć dostęp do historii użycia składnika, jego serwisu i kosztów utrzymania,

- Żeby składnik był efektywnie użytkowany, wiedza o składniku i osobie odpowiedzialnej musi być łatwo dostępna dla wszystkich, potencjalnych jego użytkowników,

- Operacje przekazywania składnika, zgłoszenia do serwisu muszą być ewidencjonowane i dostępne. Najlepiej jeśli są zautomatyzowane i realizowane natychmiast w miejscu użycia składnika, bez zbędnego udziału osób trzecich,

- Skutki operacji finansowych na składniku (np. dekretowanie amortyzacji) muszą być automatycznie przekazywane do systemu finansowego (np. ERP).

Reklama

Znając powyższe potrzeby można wrócić do pytań z początku artykułu: jaki system wybrać i jak go wdrożyć? Wcześniej napisałem, że najczęściej wsparcie informatyczne, w kontekście zarządzania majątkiem, realizowane jest z użyciem ERP lub arkusza kalkulacyjnego. Analizując wymagania, które omówiliśmy powyżej, można powiedzieć, że obydwa rozwiązania mają tu swoje naturalne ograniczenia i być może jest to powód by wybrać rozwiązanie trzecie - specjalizowane.

Arkusz kalkulacyjny w przypadku większej liczby składników kompletnie zawodzi. Pozbawiony możliwości automatyzacji ewidencjonowania transakcji, nie daje żadnych szans na budowanie rzetelnego obrazu stanu majątku.

Systemy ERP – szczególnie te bardziej renomowane - dają spore możliwości budowy ewidencji oraz odnotowywania transakcji realizowanych z użyciem składników majątku. Słabością tego rozwiązania jest jednak ograniczony dostęp do ERP dla szerokich rzesz pracowników. Wynika on z trzech powodów:

- Bezpieczeństwa – dane przetwarzane w systemach ERP, często mają wymaganie poufności,

- Ograniczonej funkcjonalności – systemy ERP nie zawsze mają możliwości obsługi operacji, charakterystycznych dla sfery zarządzania majątkiem, nawet tak oczywistych jak inwentaryzacja. Co więcej, często ograniczone są wyłącznie do środków trwałych, z pominięciem wyposażenia i materiałów eksploatacyjnych,     

- Mobilności – mimo rozwiniętych technologii, nadal niewielka część funkcjonalności systemu ERP jest dostępna na urządzeniach mobilnych (kolektorach), których użycie wymagane jest np. w procesach inwentaryzacji oznakowanych składników majątku, przesunięć i wypożyczeń.

Z powodu powyższych ograniczeń funkcjonalnych ERP, wiele operacji jest realizowanych ręcznie, z użyciem komputera PC – przy biurku. Nie jest zaskoczeniem, że czynności te często robione są z opóźnieniem lub nie są robione wcale, a to oznacza „gubienie” faktów, które są ważne z punktu widzenia utrzymania sprawności i dostępności składnika. W mojej ocenie ten właśnie aspekt jest prawdziwym źródłem dezorganizacji i nieporządku w tym obszarze.   

Polecamy: Przekształcenia spółek. Praktyczne aspekty prawne, podatkowe i rachunkowe


W swojej karierze wiele razy spotykałem się z pytaniem o to, które z narzędzi użyć. Specjalizowane, w pełni realizujące potrzeby klientów, ale wymagające wdrożenia dodatkowego systemu czy uniwersalne, dostępne w posiadanym pakiecie ERP i na pierwszy rzut oka gotowe do użycia od zaraz?

Na przestrzeni lat były różne podejścia do tego tematu. Czasami przewagę zyskiwało podejście z użyciem modułów systemu zintegrowanego (ŚT), czasami podejście odmienne, z wykorzystaniem aplikacji specjalizowanej (tzw. best of breed). Dziś gdy integracja systemów nie nastręcza tak wielu problemów jak kiedyś, można z całą odpowiedzialnością powiedzieć, że w odniesieniu do dziedziny tu omawianej, rozwiązaniem lepszym jest wdrożenie specjalizowanego oprogramowania do zarządzania majątkiem, które ewidencjonuje nie tylko składniki w ewidencji bilansowej, ale też pozabilansowej. Który nie tylko dba o aspekty finansowe (np. oblicza amortyzację), ale też operacyjne. I który - co być może najważniejsze - potrafi ewidencjonować operacje z użyciem składnika w lokalizacji, gdzie operacja się odbywa, tak jak w przypadku procesu spisowego w trakcie inwentaryzacji czy przekazania składnika majątku pomiędzy użytkownikami w terenie, z dala od biura z komputerem PC.

Przeciwnicy podejścia best of breed, podnoszą często argument posiadania wszystkich danych i realizacji wszystkich procesów w jednym systemie np. w ERP. Twierdzą nawet, że brakujące w ERP funkcjonalności można dorobić, budując tzw. kastomizacje. Takie podejście technicznie jest możliwe, chociaż z punktu widzenia ekonomii całego przedsięwzięcia rzadko uzasadnione. Za kastomizację klient płaci kilka razy. Pierwszy raz gdy ją zleca do realizacji, potem zawsze, gdy dokonuje aktualizacji systemu ERP w procesie tzw. upgrade’u. Dodatkowym aspektem, który należy rozważyć jest koszt udostępnienia systemu ERP dla szerokiej rzeszy użytkowników. Licencje systemu ERP w przeliczeniu na jednego użytkownika są przeważnie droższe, niż licencje systemu specjalizowanego, a przecież rozwiązania IT są tym lepsze im szerszy i bardziej zautomatyzowany dostęp do danych mają wszyscy potencjalni użytkownicy.

Zarządzanie majątkiem to nowoczesna dziedzina, która dzięki współczesnej technologii może być skutecznie zautomatyzowana. Podejmując decyzję o wdrożeniu systemu informatycznego wspierającego zarządzanie majątkiem, warto rozważyć wdrożenie systemu specjalizowanego i wszystkie aspekty ewidencyjne przenieść z ERP do tego systemu - w niektórych wypadkach włącznie z rozliczeniem amortyzacji. Sprawność i dostępność składnika majątku zwiększa efektywność pracy pracowników, a w obszarze sprzedaży i obsługi klienta również poziom obsługi kontrahentów i ich satysfakcji.

O autorze: Dariusz Kąkol – Menadżer i konsultant ds. rozwiązań informatycznych automatyzujących pracę biznesu. Pracował w projektach wdrożeniowych systemów ERP, GIS, EAM. Obecnie Pełnomocnik Zarządu firmy Pirxon (www.pirxon.com), specjalizującej się w robotyzacji procesów i automatyzacji zarządzania majątkiem firm i instytucji publicznych.

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    12 cze 2021
    Zakres dat:

    Rzecznik MŚP wnioskuje o rekompensatę za ostatnie miesiące lockdownu

    Jest wniosek rzecznika MŚP o przedłużenie o miesiąc wypłaty rekompensat z tarczy branżowej dla branż, które nie mogły osiągać przychodów w maju, m.in. klubów nocnych i dyskotek.

    Program „Ciepła woda bez piecyka” - do 200 tys. zł dofinansowania

    Program „Ciepła woda bez piecyka”. Do 200 tys. zł dofinansowania mogą otrzymać zarządcy budynków wielorodzinnych, w tym wspólnot mieszkaniowych w Krakowie, którzy przystąpią do programu „Ciepła woda bez piecyka”. Zakłada on zastępowanie piecyków łazienkowych centralną instalacją ciepłej wody.

    Czy pracownik na home office naraża firmę na cyberataki?

    Blisko 80% organizacji doświadczyło cyberataków z powodu zwiększonej liczby pracowników pracujących z domu podczas pandemii. Niestety specjaliści ds. bezpieczeństwa bagatelizują prawdopodobieństwo wystąpienia istotnych incydentów.

    Od czego zależy bezpieczeństwo IT w firmie?

    Bezpieczeństwo IT to podstawa w firmie. Bez odpowiednich regulacji i polityk w tym zakresie, organizacje same narażają się na szereg zagrożeń związanych z bezpieczeństwem wrażliwych danych, ciągłością działania, utratą reputacji a co za tym idzie stratami finansowymi.

    Bieżąca prognoza ekonomiczna - bezrobocie, inflacja, PKB

    Spowolnienie gospodarcze w 2020 roku w Polsce okazało się łagodniejsze niż to na poziomie średniej unijnej. PKB Polski w 2020 roku spadło o zaledwie o 2,8%, podczas gdy PKB strefy euro skurczyło się o 6.6%. Jak wyglądają pozostałe wskaźniki ekonomiczne?

    Co piąta firma zamierza zatrudnić nowych pracowników

    Przedsiębiorcy myślą intensywnie o tym, jak najlepiej wykorzystać sytuację rosnącej konsumpcji. Blisko 18 proc. firm planuje inwestycje, głównie w sprzęt i maszyny. Równocześnie rośnie poziom zatrudnienia.

    Rejestr REGON. Przybyło nowych firm

    W maju w rejestrze REGON zarejestrowano 32,76 tys. firm, +5,0 proc. mdm - poinformował Główny Urząd Statystyczny. Ile firm zawiesiło swoją działalność?

    Czy deweloperzy będą budować na gruntach gminnych?

    Inwestycje mieszkaniowe. Czy będą powstawać osiedla na gruntach gminnych w ramach współpracy opartej o nowe przepisy dotyczące rozliczania lokali lub budynków w cenie nieruchomości zbywanych z gminnego zasobu nieruchomości, tzw. ustawy lokal za grunt? Jak deweloperzy oceniają możliwość realizacji projektów w nowym programie? Czy gminne grunty są dla nich interesujące?

    Luzowanie obostrzeń - większe limity w hotelach, otwarte dyskoteki

    Od 26 czerwca zwiększa się maksymalne obłożenie hoteli. Podniesiony zostanie też limit osób na targach, konferencjach i koncertach. Do limitów osób nie będą wliczały się osoby zaszczepione.

    Jacek Bisiński (Google): Agroturystyka wysoko w wyszukiwarkach [PODCAST]

    Jak podaje Google, w ostatnim miesiącu 7 na 10 wyszukiwań związanych z podróżami dotyczyło miejsc w Polsce, a 31% było związanych z zagranicą. Jakie kierunki najczęściej wpisujemy do wyszukiwarki? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Jak założyć PKK przez internet?

    Jak założyć PKK przez internet? Wystarczy że kandydat na kierowcę odwiedzi rządową stronę i po wypełnieniu zatwierdzi wniosek profilem zaufanym.

    Jak usunąć wpis taxi z dowodu? Czy się da?

    Jak usunąć wpis taxi z dowodu rejestracyjnego pojazdu? No i tu pojawia się pewien problem. Bo przepisy mówią nie o usunięciu, a raczej wykreśleniu.

    Gaz nie wbity w dowód: jak zalegalizować LPG w aucie?

    Gaz nie wbity w dowód? Jak zalegalizować obecność instalacji LPG w aucie? Błąd podczas montażu będzie kosztować kierowcę trochę... czasu!

    Łączenie w jednym oświadczeniu różnych zgód - wyrok NSA

    Czy łączenie zgody na przetwarzanie danych osobowych i zgody na telemarketing w jednym oświadczeniu klienta jest zgodne z prawem?

    Kredyt denominowany w walucie obcej - wyrok TSUE dot. przedawnienia zwrotu pieniędzy

    Kredyt denominowany w walucie obcej. Wobec konsumenta, który zawarł umowę kredytu denominowanego w walucie obcej i nie ma wiedzy w zakresie nieuczciwego charakteru warunku zawartego w umowie kredytu, nie może obowiązywać jakikolwiek termin przedawnienia w odniesieniu do zwrotu kwot zapłaconych na podstawie tego warunku - orzekł 10 czerwca 2021 r. Trybunał Sprawiedliwości UE w sprawach dotyczących kredytów denominowanych we franku szwajcarskim (CHF), gdzie walutą spłaty było euro (EUR). Zdaniem TSUE, informacje przekazane konsumentowi przez kredytodawcę dotyczące istnienia ryzyka kursowego nie spełniają wymogu przejrzystości, jeżeli opierają się na założeniu, że parytet między walutą rozliczeniową a walutą spłaty pozostanie stabilny przez cały okres obowiązywania tej umowy.

    Subskrypcyjny model sprzedaży - zagrożenia dla firm

    76 % internautów nie rozumie powodów, dla których należałoby płacić za dostęp do artykułów w sieci. Jest to poważna bariera dla rozwoju modelu subskrypcyjnego w polskich mediach.

    Konsultacje ws. uprawnień do połowów między UE a Wielką Brytanią

    Zakończyły się dwustronne konsultacje między UE a Zjednoczonym Królestwem w sprawie uprawnień do połowów na 2021 i 2022 r. Co dalej ze współpracą w dziedzinie rybołówstwa?

    Jak zainwestować z sukcesem w lokal pod wynajem?

    Wynajem nieruchomości. Najważniejsze czynniki decydujące o biznesowym sukcesie inwestowania w nieruchomości na wynajem to lokalizacja, która jest dobrze skomunikowana, bliskość terenów zielonych i elastyczność funkcji.

    50% przedsiębiorców boi się o płynność [BADANIE]

    Co drugi przedsiębiorca z sektora MŚP stoi przed wyzwaniem, jakim jest utrzymanie płynności finansowej. Jednocześnie 3/4 firm ma odłożone środki pieniężne, po które może sięgnąć w razie potrzeby.

    Sprzedaż nieruchomości w drodze e-licytacji

    Sprzedaż nieruchomości w drodze e-licytacji. Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego, podpisana już przez prezydenta, umożliwi prowadzenie sprzedaży nieruchomości w drodze e-licytacji.

    Mandat za brak wbitego haka. Ile wynosi?

    Mandat za brak wbitego haka: czy policjant może ukarać kierowcę grzywną? Jakie jeszcze konsekwencje oznacza brak haka w dowodzie rejestracyjnym?

    Czy mądrzejsze kraje są bogatsze?

    Przez lata prowadzono szeroko zakrojone badania nad związkiem między bogactwem a IQ, które w znacznym stopniu potwierdziły tezę, że inteligencja osobista wpływa na status finansowy. Zgromadzone dane niekoniecznie jednak dają pełny obraz sytuacji.

    Inteligentny dom - czego oczekują Polacy?

    Inteligentny dom. Ponad 50% Polaków deklaruje, że bardziej niż jeszcze rok temu zwraca uwagę na oszczędności na rachunkach – wynika z badania przeprowadzonego przez SW Research dla Netatmo. Potrzeba oszczędności jest najczęstszą zachętą do zakupu urządzeń smart home. Polacy kupują też inteligentne rozwiązania aby ułatwić sobie życie, co ma szczególne znaczenie teraz, gdy więcej czasu spędzamy w domu. W ciągu ostatniego roku urządzenie smart home kupił już co dziesiąty z nas.

    Startupowcy muszą nauczyć się rozmów z funduszami venture capital

    Pierwszy dialog między reprezentantem funduszu venture capital a start-upem przypomina nieco rozmowę kwalifikacyjną. Jest to pewna utarta konwencja, w ramach której padają podobne pytania: o model biznesowy, konkurencję, plan rozwoju czy oczekiwania względem wartości spółki.

    Bartosz Bąbrych: Pogłoski o śmierci polskiej fotowoltaiki są mocno przesadzone

    Trend na niezależność energetyczną i wytwarzanie własnego prądu jest już nie do odwrócenia - uważa Bartosz Bąbrych.