Kategorie

Ważne pytania, gdy wdrażasz system IT do zarządzania majątkiem

PIRXON
PIRXON SA (dawniej SmartMedia Sp. z o.o.) od 2004 roku optymalizuje procesy, dostarczając zaawansowane rozwiązania informatyczne polskim i zagranicznym firmom.
Ważne pytania, gdy wdrażasz system IT do zarządzania majątkiem /fot. Fotolia
Ważne pytania, gdy wdrażasz system IT do zarządzania majątkiem /fot. Fotolia
Po pierwsze: jaki system wybrać? Po drugie: jak go wdrożyć? Oba na pierwszy rzut oka proste, potrafią sprawić kłopot nawet doświadczonym menadżerom zarządzania. Z wielu powodów najczęściej używane są moduły środków trwałych w systemie ERP, a w sytuacjach mniejszej ilości składników tabele arkusza kalkulacyjnego np. MS Excel. Czy takie rozwiązania to dobry wybór?

Żeby odpowiedzieć na tak postawione pytanie, trzeba odpowiedzieć na jeszcze jedno:

Co jest celem w przedmiocie zarządzania majątkiem?

Lista odpowiedzi jaka przychodzi na myśl może być długa, m.in.: pełna i aktualna ewidencja majątku, sprawnie przeprowadzona inwentaryzacja czy dobrze obliczone odpisy amortyzacyjne. Niestety dość rzadko na tej liście pojawia się „potrzeba zwiększenia wartości”, jaką składnik generuje dla organizacji. Pojęcie wartości, początkowo dość abstrakcyjne, po głębszym zastanowieniu okazuje się być najlepszym punktem wyjścia do podjęcia decyzji o kształcie rozwiązania. Nie jest bowiem przypadkiem, że na wartość jaką generuje majątek norma ISO 55000, która opisuje dobre praktyki zarządzania w tym zakresie, kładzie największy nacisk.

Jak rozumiana jest „wartość”? Kiedy można powiedzieć, że wartość czerpana ze składnika majątku jest duża lub mała? W przypadku samochodu, który jest udostępniony w ramach usługi leasingowej wartość jest łatwa do wyliczenia. W przypadku wyposażenia biura, mimo że nieco trudniejsza, to jednak nadal możliwa.

W mojej ocenie - obok prostych miar finansowych, np. wypracowanego dochodu -  pośrednią miarą wartości jaką generuje składnik majątku, może być stopień jego wykorzystania, mierzony stosunkiem czasu użycia składnika majątku w odniesieniu do całkowitego czasu jego posiadania (SUS). Składnik używany generuje korzyści. Składnik nieużywany generuje tylko koszty.

Należy zwrócić uwagę, że stopień użycia składnika (SUS) to najprostsza wersja bardziej skomplikowanych miar efektywności jakie są definiowane w Lean Six Sigma – np. Overall Equipment Effectiveness (OEE). Gdy potrafimy mierzyć wskaźniki efektywnościowe, możemy podejmować trafne decyzje, które mają wpływ na wynik finansowy organizacji.

Przyjęcie SUS do oceny wartości, pozwala postawić oczywistą tezę, że składnik który jest sprawny i dostępny do użycia, generuje większą wartość niż ten, który jest popsuty lub trudnodostępny. Te trzy aspekty: bezpośrednio wygenerowany dochód, sprawność i dostępność składnika majątku, mają kluczowe znaczenie. Ich rozwinięciem są kolejne wymagania, których spełnienie przyczynia się do generowania wartości, miedzy innymi:

- Za każdy składnik musi ktoś odpowiadać. Ktoś kto będzie zarządzał jego użytkowaniem i serwisem,

- Osoba odpowiedzialna, by podjąć jakąkolwiek decyzję dot. składnika,  musi mieć dostęp do historii użycia składnika, jego serwisu i kosztów utrzymania,

- Żeby składnik był efektywnie użytkowany, wiedza o składniku i osobie odpowiedzialnej musi być łatwo dostępna dla wszystkich, potencjalnych jego użytkowników,

- Operacje przekazywania składnika, zgłoszenia do serwisu muszą być ewidencjonowane i dostępne. Najlepiej jeśli są zautomatyzowane i realizowane natychmiast w miejscu użycia składnika, bez zbędnego udziału osób trzecich,

- Skutki operacji finansowych na składniku (np. dekretowanie amortyzacji) muszą być automatycznie przekazywane do systemu finansowego (np. ERP).

Znając powyższe potrzeby można wrócić do pytań z początku artykułu: jaki system wybrać i jak go wdrożyć? Wcześniej napisałem, że najczęściej wsparcie informatyczne, w kontekście zarządzania majątkiem, realizowane jest z użyciem ERP lub arkusza kalkulacyjnego. Analizując wymagania, które omówiliśmy powyżej, można powiedzieć, że obydwa rozwiązania mają tu swoje naturalne ograniczenia i być może jest to powód by wybrać rozwiązanie trzecie - specjalizowane.

Arkusz kalkulacyjny w przypadku większej liczby składników kompletnie zawodzi. Pozbawiony możliwości automatyzacji ewidencjonowania transakcji, nie daje żadnych szans na budowanie rzetelnego obrazu stanu majątku.

Systemy ERP – szczególnie te bardziej renomowane - dają spore możliwości budowy ewidencji oraz odnotowywania transakcji realizowanych z użyciem składników majątku. Słabością tego rozwiązania jest jednak ograniczony dostęp do ERP dla szerokich rzesz pracowników. Wynika on z trzech powodów:

- Bezpieczeństwa – dane przetwarzane w systemach ERP, często mają wymaganie poufności,

- Ograniczonej funkcjonalności – systemy ERP nie zawsze mają możliwości obsługi operacji, charakterystycznych dla sfery zarządzania majątkiem, nawet tak oczywistych jak inwentaryzacja. Co więcej, często ograniczone są wyłącznie do środków trwałych, z pominięciem wyposażenia i materiałów eksploatacyjnych,     

- Mobilności – mimo rozwiniętych technologii, nadal niewielka część funkcjonalności systemu ERP jest dostępna na urządzeniach mobilnych (kolektorach), których użycie wymagane jest np. w procesach inwentaryzacji oznakowanych składników majątku, przesunięć i wypożyczeń.

Z powodu powyższych ograniczeń funkcjonalnych ERP, wiele operacji jest realizowanych ręcznie, z użyciem komputera PC – przy biurku. Nie jest zaskoczeniem, że czynności te często robione są z opóźnieniem lub nie są robione wcale, a to oznacza „gubienie” faktów, które są ważne z punktu widzenia utrzymania sprawności i dostępności składnika. W mojej ocenie ten właśnie aspekt jest prawdziwym źródłem dezorganizacji i nieporządku w tym obszarze.   

Polecamy: Przekształcenia spółek. Praktyczne aspekty prawne, podatkowe i rachunkowe


W swojej karierze wiele razy spotykałem się z pytaniem o to, które z narzędzi użyć. Specjalizowane, w pełni realizujące potrzeby klientów, ale wymagające wdrożenia dodatkowego systemu czy uniwersalne, dostępne w posiadanym pakiecie ERP i na pierwszy rzut oka gotowe do użycia od zaraz?

Na przestrzeni lat były różne podejścia do tego tematu. Czasami przewagę zyskiwało podejście z użyciem modułów systemu zintegrowanego (ŚT), czasami podejście odmienne, z wykorzystaniem aplikacji specjalizowanej (tzw. best of breed). Dziś gdy integracja systemów nie nastręcza tak wielu problemów jak kiedyś, można z całą odpowiedzialnością powiedzieć, że w odniesieniu do dziedziny tu omawianej, rozwiązaniem lepszym jest wdrożenie specjalizowanego oprogramowania do zarządzania majątkiem, które ewidencjonuje nie tylko składniki w ewidencji bilansowej, ale też pozabilansowej. Który nie tylko dba o aspekty finansowe (np. oblicza amortyzację), ale też operacyjne. I który - co być może najważniejsze - potrafi ewidencjonować operacje z użyciem składnika w lokalizacji, gdzie operacja się odbywa, tak jak w przypadku procesu spisowego w trakcie inwentaryzacji czy przekazania składnika majątku pomiędzy użytkownikami w terenie, z dala od biura z komputerem PC.

Przeciwnicy podejścia best of breed, podnoszą często argument posiadania wszystkich danych i realizacji wszystkich procesów w jednym systemie np. w ERP. Twierdzą nawet, że brakujące w ERP funkcjonalności można dorobić, budując tzw. kastomizacje. Takie podejście technicznie jest możliwe, chociaż z punktu widzenia ekonomii całego przedsięwzięcia rzadko uzasadnione. Za kastomizację klient płaci kilka razy. Pierwszy raz gdy ją zleca do realizacji, potem zawsze, gdy dokonuje aktualizacji systemu ERP w procesie tzw. upgrade’u. Dodatkowym aspektem, który należy rozważyć jest koszt udostępnienia systemu ERP dla szerokiej rzeszy użytkowników. Licencje systemu ERP w przeliczeniu na jednego użytkownika są przeważnie droższe, niż licencje systemu specjalizowanego, a przecież rozwiązania IT są tym lepsze im szerszy i bardziej zautomatyzowany dostęp do danych mają wszyscy potencjalni użytkownicy.

Zarządzanie majątkiem to nowoczesna dziedzina, która dzięki współczesnej technologii może być skutecznie zautomatyzowana. Podejmując decyzję o wdrożeniu systemu informatycznego wspierającego zarządzanie majątkiem, warto rozważyć wdrożenie systemu specjalizowanego i wszystkie aspekty ewidencyjne przenieść z ERP do tego systemu - w niektórych wypadkach włącznie z rozliczeniem amortyzacji. Sprawność i dostępność składnika majątku zwiększa efektywność pracy pracowników, a w obszarze sprzedaży i obsługi klienta również poziom obsługi kontrahentów i ich satysfakcji.

O autorze: Dariusz Kąkol – Menadżer i konsultant ds. rozwiązań informatycznych automatyzujących pracę biznesu. Pracował w projektach wdrożeniowych systemów ERP, GIS, EAM. Obecnie Pełnomocnik Zarządu firmy Pirxon (www.pirxon.com), specjalizującej się w robotyzacji procesów i automatyzacji zarządzania majątkiem firm i instytucji publicznych.

Dowiedz się więcej z naszej publikacji
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych z aktywnymi drukami online
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych z aktywnymi drukami online
Tylko teraz
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    27 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Oznakowanie CE

    Oznakowanie CE to wymóg, który wiele wyrobów musi posiadać, zanim trafi do sprzedaży. Oznakowanie CE wskazuje, że dany wyrób został zbadany przez producenta i uznany za spełniający wymogi UE dotyczące zdrowia, bezpieczeństwa i ochrony środowiska.

    Rynek najmu (wrzesień/październik 2021 r.) - ceny, oferty, trendy

    Na rynku najmu ożywienie. Ofert mieszkań i pokoi na wynajem ubyło, a stawki pną się w górę i to już od kilku miesięcy. Jest to efekt odbudowy gospodarki, powrotu studentów na uczelnie oraz rosnących kosztów utrzymania mieszkań.

    Sprzedaż odziedziczonej nieruchomości w Polsce przez osobę mieszkającą za granicą

    Sprzedaż odziedziczonej nieruchomości. Jakich formalności trzeba dopełnić, gdy osoba mieszkająca za granicą odziedziczyła nieruchomość położoną w Polsce i chce ją sprzedać? Jakie dokumenty będą potrzebne do sprzedaży tej nieruchomości? Wyjaśnia Agata Stradomska, menedżer agencji nieruchomości.

    Zasady etykietowania żywności

    Sprzedawcy żywności i napojów, muszą podawać niezbędne informacje o produktach w swojej ofercie, aby konsument końcowy mógł podjąć świadomą decyzję o ich zakupie.

    Obowiązki w zakresie postępowania z odpadami WEEE

    Produkcja, dystrybucja lub sprzedaż sprzętu elektrycznego i elektronicznego, takiego jak komputery, lodówki, telefony komórkowe, na mocy unijnych i krajowych przepisów oznacza obowiązek producenta, aby sprzęt ten był właściwe utylizowany i przetwarzany.

    Ubezpieczenia dla rolników z dopłatami z budżetu państwa

    Ubezpieczenia dla rolników z dopłatami. Poczta Polska rozpoczęła sprzedaż ubezpieczeń upraw rolnych objętych dopłatami z budżetu państwa. Ubezpieczenia rolne "Bezpieczne Uprawy' i "Bezpieczne Zwierzęta" oferowane przez Pocztowe Towarzystwo Ubezpieczeń Wzajemnych są sprzedawane w placówkach Poczty Polskiej. Producenci rolni mogą liczyć na dopłaty do 65 proc. składki ubezpieczeniowej z budżetu państwa.

    Kredyty hipoteczne z opcją "klucz za dług"

    Kredyty hipoteczne - "klucz za dług". Żaden bank nie wprowadził do swojej oferty kredytu hipotecznego z opcją "klucz za dług" – wynika z informacji Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego.

    Uniwersalna ładowarka do urządzeń elektronicznych

    Uniwersalna ładowarka do urządzeń elektronicznych to mniej elektroodpadów i frustracji konsumentów. Po latach współpracy Komisji Europejskiej z branżą producentów urządzeń elektronicznych liczba ładowarek do telefonów komórkowych zmniejszyła się już z 30 do 3 w ostatniej dekadzie. Celem nowych przepisów jest ustanowienie wspólnego rozwiązania technicznego w zakresie ładowania wszystkich urządzeń.

    Wsparcie dla Kół Gospodyń Wiejskich. Kilka dni na złożenie wniosku.

    Koła gospodyń wiejskich mogą ubiegać się w Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa o przyznanie pomocy finansowej na realizację swoich zadań statutowych. Termin na złożenie wniosku mija 30 września.

    Jak zwiększyć wartość firmy

    Firma i marka istnieją dla klientów. To fakt. Inwestorzy stanowią także równie ważną grupę interesariuszy. I jednych, i drugich (a przede wszystkim ich kapitał) przyciągają marki silne, spójne w swej komunikacji i poważane na rynku. Jak zatem zwiększyć wartość firmy i marki, jeśli wciąż jesteśmy na etapie aspiracji do zostania liderem? Odpowiadamy.

    Idealny sprzedawca – 3 kroki do sukcesu

    Idealny sprzedawca jest pożądanym obiektem przez firmy sprzedażowe. Jego największą wartością są umiejętności oraz marka, którą buduje każdego dnia. W obecnych, trudnych czasach, kiedy sprzedaż głównie jest w sieci idealny sprzedawca musi stać się dobrym doradcą. Nie ważny jest produkt, który sprzedajesz. Ważne jest to, że to Ty jesteś sprzedawcą. Co buduje markę idealnego sprzedawcy? Jakie cechy powinien posiadać dobry handlowiec? Czy cena ma znaczenie w handlu?

    Nie budujemy rynku mieszkaniowego, dlatego mieszkania szybko drożeją

    Rynek mieszkaniowy. W sierpniu budowano prawie 252 tys. mieszkań, to najwyższy wynik w historii. Jednak nadal bardzo nam daleko do rozwiązania problemów mieszkaniowych bo nie korzystamy z rozwiązań, które sprawdziły się w wielu krajach.

    Bańka cenowa na rynku nieruchomości. Ceny mieszkań nie spadną dopóki stopy procentowe nie wzrosną

    Ceny mieszkań. Według szacunków, w ciągu ostatnich 2 lat ceny mieszkań wzrosły w wybranych miastach o ok. 1/3 lub więcej. W stolicy od stycznia do lipca tego roku metr kwadratowy podrożał nawet o 1 tys. złotych. Eksperci prognozują, że część metropolii osiągnie do końca br. wynik ponad 20% większy w relacji rocznej. Mimo znacznych wzrostów, nabywców zachęcają tanie kredyty. Ale jeśli te ostatnie podrożeją, to może nastąpić ograniczenie wzrostu cen na rynku nieruchomości, a nawet chwilowy ich spadek.

    Renta dożywotnia - od czego zależy jej wysokość

    Renta dożywotnia. O hipotece odwróconej możemy mówić w dwóch ujęciach: sprzedażowym i kredytowym. Model sprzedażowy to inaczej renta dożywotnia oferowana w Polsce przede wszystkim przez fundusze hipoteczne. W tym wypadku, w zamian za przekazanie prawa własności do nieruchomości, senior otrzymuje świadczenia pieniężne aż do swojej śmierci i może dożywotnio zamieszkiwać swoje lokum. Model kredytowy hipoteki odwróconej niestety nie istnieje w Polsce w praktyce. To usługa, którą mogłyby oferować banki na mocy ustawy o odwróconym kredycie hipotecznym, ale dotychczas żaden nie zdecydował się na takie rozwiązanie. Od czego zależy wysokość świadczeń w przypadku renty dożywotniej?

    Mój Prąd 3.0 - kończy się budżet, trzeba się spieszyć ze składaniem wniosku

    Mój Prąd 3.0. Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej informuje, że kończy się budżet tegorocznej, trzeciej już edycji programu „Mój Prąd”, który wynosi 534 mln zł. Ta kwota alokacji wystarczy na dofinansowanie maksymalnie 178 tys. mikroinstalacji fotowoltaicznych, a zostało już złożonych ponad 162 tys. wniosków. Osoby chcące skorzystać z dotacji powinny spieszyć się ze złożeniem dokumentów. Już pod koniec września br. nabór może zostać zamknięty z powodu braku środków.

    Gaz SF6 tysiące razy bardziej szkodliwy niż CO2 wciąż stosowany w przemyśle

    Gaz fluorowy (sześciofluorek siarki, SF6) znajduje się na szczycie listy najbardziej szkodliwych gazów o globalnym potencjale cieplarnianym, z wynikiem 23,5 tys. razy wyższym niż CO2. Siedem lat temu Unia Europejska zakazała jego stosowania w produkcji m.in. butów sportowych czy opon samochodowych. Wciąż jednak jest wykorzystywany na dużą skalę w przemyśle. W efekcie jego stężenie w atmosferze w ciągu ostatnich dwudziestu lat wzrosło ponad dwukrotnie (w tym samym czasie ilość CO2 wzrosła o 11%). Komisja Europejska dokonuje obecnie przeglądu rozporządzenia – decyzję o całkowitym zakazie stosowania SF6 odroczyła do września br. Eksperci Eaton ostrzegają, że UE nie osiągnie neutralności klimatycznej bez rozwiązania tego problemu.

    Prototypy samochodów PRL: rewolucyjne i nieodżałowane

    Prototypy samochodów PRL, czyli historia opowiadająca o tym, jak kreatywni byli inżynierowie w czasach Polsku Ludowej. Oto 5 ciekawych konstrukcji.

    Wypłata zaliczek płatności bezpośrednich i niektórych działań obszarowych PROW

    Wypłata zaliczek płatności bezpośrednich i niektórych działań obszarowych PROW. W tym roku, podobnie jak w poprzednich latach, rolnicy mogą liczyć na wcześniejsze otrzymanie środków w ramach zaliczek na poczet corocznych dopłat bezpośrednich oraz działań obszarowych PROW - informuje Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi.

    Cyfrowa odporność firmy - skąd wziąć szczepionkę?

    Cyfrowa odporność firmy - jak ją uzyskać? Skąd wziąć "szczepionkę"? Oto 7 najważniejszych warunków odporności cyfrowej firmy.

    Jak przygotować firmę na rewolucyjną transformację ZUS? [Webinarium 29 września]

    29 września 2021 r. odbędzie się bezpłatne webinarium „Jak przygotować firmę na rewolucyjną transformację ZUS?”, podczas którego eksperci Fiabilis Consulting Group kompleksowo przedstawią nowe regulacje dotyczące ubezpieczeń społecznych i rozliczeń z ZUS. W trakcie webinarium omówione zostaną m.in. obecne i nadchodzące regulacje w kwestiach takich jak: nowe istotne terminy rozliczeń dla płatników składek, zasiłek chorobowy, składka wypadkowa czy postępowania kontrolne prowadzone przez ZUS. Portal infor.pl jest patronem medialnym tego wydarzenia.

    Mitsubishi Eclipse Cross plug-in: test Outlandera coupe na prąd

    Mitsubishi Eclipse Cross plug-in pożycza świetnie znany napęd hybrydowy w Outlandera i łączy go z dużo ciekawszą stylizacją. Co z tego wyszło?

    Ładowarka USB-C standardem w całej UE

    Ładowarka USB-C standardem w UE. 23 września 2021 r. Komisja Europejska zaproponowała przepisy, które mają ustalić jeden standard portu ładowania i technologii szybkiego ładowania. USB-C ma być standardowym portem wszystkich smartfonów, tabletów, aparatów fotograficznych, słuchawek, przenośnych głośników i konsoli do gier wideo. Ponadto Komisja proponuje rozdzielenie sprzedaży ładowarek od sprzedaży urządzeń elektronicznych.

    Kto ma pierwszeństwo przy zmianie pasa na środkowy?

    Kto ma pierwszeństwo przy zmianie pasa na środkowy? To jedna z wątpliwości, którą mogą mieć kierowcy na drogach wielopasmowych. Rozwiejmy ją.

    Używane pickupy do 50 tys. Oto nasza lista

    Używane pickupy do 50 tys. zł? Na naszej liście pojawia się trzech mocnych graczy. I co ciekawe, jeden z nich nie pochodzi ze Stanów!

    Jak używać sprzęgła przy hamowaniu?

    Jak używać sprzęgła przy hamowaniu? To pytanie, które często zadają sobie nie tylko kursanci... Właśnie dlatego warto poznać odpowiedź na nie.