| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | IDEORIA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Firma > e-Firma > Technologia > Ważne pytania, gdy wdrażasz system IT do zarządzania majątkiem

Ważne pytania, gdy wdrażasz system IT do zarządzania majątkiem

Po pierwsze: jaki system wybrać? Po drugie: jak go wdrożyć? Oba na pierwszy rzut oka proste, potrafią sprawić kłopot nawet doświadczonym menadżerom zarządzania. Z wielu powodów najczęściej używane są moduły środków trwałych w systemie ERP, a w sytuacjach mniejszej ilości składników tabele arkusza kalkulacyjnego np. MS Excel. Czy takie rozwiązania to dobry wybór?

Żeby odpowiedzieć na tak postawione pytanie, trzeba odpowiedzieć na jeszcze jedno:

Co jest celem w przedmiocie zarządzania majątkiem?

Lista odpowiedzi jaka przychodzi na myśl może być długa, m.in.: pełna i aktualna ewidencja majątku, sprawnie przeprowadzona inwentaryzacja czy dobrze obliczone odpisy amortyzacyjne. Niestety dość rzadko na tej liście pojawia się „potrzeba zwiększenia wartości”, jaką składnik generuje dla organizacji. Pojęcie wartości, początkowo dość abstrakcyjne, po głębszym zastanowieniu okazuje się być najlepszym punktem wyjścia do podjęcia decyzji o kształcie rozwiązania. Nie jest bowiem przypadkiem, że na wartość jaką generuje majątek norma ISO 55000, która opisuje dobre praktyki zarządzania w tym zakresie, kładzie największy nacisk.

Jak rozumiana jest „wartość”? Kiedy można powiedzieć, że wartość czerpana ze składnika majątku jest duża lub mała? W przypadku samochodu, który jest udostępniony w ramach usługi leasingowej wartość jest łatwa do wyliczenia. W przypadku wyposażenia biura, mimo że nieco trudniejsza, to jednak nadal możliwa.

W mojej ocenie - obok prostych miar finansowych, np. wypracowanego dochodu -  pośrednią miarą wartości jaką generuje składnik majątku, może być stopień jego wykorzystania, mierzony stosunkiem czasu użycia składnika majątku w odniesieniu do całkowitego czasu jego posiadania (SUS). Składnik używany generuje korzyści. Składnik nieużywany generuje tylko koszty.

Należy zwrócić uwagę, że stopień użycia składnika (SUS) to najprostsza wersja bardziej skomplikowanych miar efektywności jakie są definiowane w Lean Six Sigma – np. Overall Equipment Effectiveness (OEE). Gdy potrafimy mierzyć wskaźniki efektywnościowe, możemy podejmować trafne decyzje, które mają wpływ na wynik finansowy organizacji.

Przyjęcie SUS do oceny wartości, pozwala postawić oczywistą tezę, że składnik który jest sprawny i dostępny do użycia, generuje większą wartość niż ten, który jest popsuty lub trudnodostępny. Te trzy aspekty: bezpośrednio wygenerowany dochód, sprawność i dostępność składnika majątku, mają kluczowe znaczenie. Ich rozwinięciem są kolejne wymagania, których spełnienie przyczynia się do generowania wartości, miedzy innymi:

- Za każdy składnik musi ktoś odpowiadać. Ktoś kto będzie zarządzał jego użytkowaniem i serwisem,

- Osoba odpowiedzialna, by podjąć jakąkolwiek decyzję dot. składnika,  musi mieć dostęp do historii użycia składnika, jego serwisu i kosztów utrzymania,

- Żeby składnik był efektywnie użytkowany, wiedza o składniku i osobie odpowiedzialnej musi być łatwo dostępna dla wszystkich, potencjalnych jego użytkowników,

- Operacje przekazywania składnika, zgłoszenia do serwisu muszą być ewidencjonowane i dostępne. Najlepiej jeśli są zautomatyzowane i realizowane natychmiast w miejscu użycia składnika, bez zbędnego udziału osób trzecich,

- Skutki operacji finansowych na składniku (np. dekretowanie amortyzacji) muszą być automatycznie przekazywane do systemu finansowego (np. ERP).

Znając powyższe potrzeby można wrócić do pytań z początku artykułu: jaki system wybrać i jak go wdrożyć? Wcześniej napisałem, że najczęściej wsparcie informatyczne, w kontekście zarządzania majątkiem, realizowane jest z użyciem ERP lub arkusza kalkulacyjnego. Analizując wymagania, które omówiliśmy powyżej, można powiedzieć, że obydwa rozwiązania mają tu swoje naturalne ograniczenia i być może jest to powód by wybrać rozwiązanie trzecie - specjalizowane.

Arkusz kalkulacyjny w przypadku większej liczby składników kompletnie zawodzi. Pozbawiony możliwości automatyzacji ewidencjonowania transakcji, nie daje żadnych szans na budowanie rzetelnego obrazu stanu majątku.

Systemy ERP – szczególnie te bardziej renomowane - dają spore możliwości budowy ewidencji oraz odnotowywania transakcji realizowanych z użyciem składników majątku. Słabością tego rozwiązania jest jednak ograniczony dostęp do ERP dla szerokich rzesz pracowników. Wynika on z trzech powodów:

- Bezpieczeństwa – dane przetwarzane w systemach ERP, często mają wymaganie poufności,

- Ograniczonej funkcjonalności – systemy ERP nie zawsze mają możliwości obsługi operacji, charakterystycznych dla sfery zarządzania majątkiem, nawet tak oczywistych jak inwentaryzacja. Co więcej, często ograniczone są wyłącznie do środków trwałych, z pominięciem wyposażenia i materiałów eksploatacyjnych,     

- Mobilności – mimo rozwiniętych technologii, nadal niewielka część funkcjonalności systemu ERP jest dostępna na urządzeniach mobilnych (kolektorach), których użycie wymagane jest np. w procesach inwentaryzacji oznakowanych składników majątku, przesunięć i wypożyczeń.

Z powodu powyższych ograniczeń funkcjonalnych ERP, wiele operacji jest realizowanych ręcznie, z użyciem komputera PC – przy biurku. Nie jest zaskoczeniem, że czynności te często robione są z opóźnieniem lub nie są robione wcale, a to oznacza „gubienie” faktów, które są ważne z punktu widzenia utrzymania sprawności i dostępności składnika. W mojej ocenie ten właśnie aspekt jest prawdziwym źródłem dezorganizacji i nieporządku w tym obszarze.   

Polecamy: Przekształcenia spółek. Praktyczne aspekty prawne, podatkowe i rachunkowe

Czytaj także

Data publikacji:

Ekspert:

PIRXON

PIRXON SA (dawniej SmartMedia Sp. z o.o.) od 2004 roku optymalizuje procesy, dostarczając zaawansowane rozwiązania informatyczne polskim i zagranicznym firmom.

Zdjęcia

Ważne pytania, gdy wdrażasz system IT do zarządzania majątkiem /fot. Fotolia
Ważne pytania, gdy wdrażasz system IT do zarządzania majątkiem /fot. Fotolia

Serwis Inforlex Przeciwdziałanie praniu pieniędzy – procedury149.40 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Eksperci Lafarge

Światowy lider w produkcji materiałów budowlanych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »