Dlaczego poprawność danych abonenta domeny jest tak ważna

Kto to jest abonament domeny

Abonent domeny to podmiot (firma lub osoba fizyczna), na rzecz którego zarejestrowana jest domena i którego dane zostały podane w zgłoszeniu. Rejestracja dokonywana jest na okres abonamentowy, który np. w przypadku domeny polskiej wynosi rok. Abonent w trakcie trwania tego okresu może w pełni dysponować domeną. Aby jednak prawo podmiotu do domeny było jednoznaczne i niepodważalne to dane Abonenta podane w procesie rejestracji domeny powinny być pełne, prawdziwe i aktualne.

Co to jest Whois

Dane podane w procesie rejestracji domeny polskiej zamieszczone są w bazie WHOIS operatora domeny, czyli Naukowej Akademickiej Sieci Komputerowej (w skrócie NASK). Wpisując nazwę domeny w wyszukiwarkę na stronie www.whois.pl, każdy może uzyskać informację na temat delegacji domeny, a także poznać dane Abonenta, o ile są udostępnione. Dane przedsiębiorstw, które rejestrują domeny są zawsze jawne. Osoby fizyczne podczas rejestracji domeny mogą wyrazić zgodę na publikację danych, bądź zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, odmówić. W przypadku odmowy dane personalne są ukryte, a w informacjach na temat domeny widnieje adnotacja, że dane Abonenta są niedostępne.

Poprawność danych

Bardzo ważna w procesie rejestracji domeny jest poprawność danych Abonenta.

Niestety często przedsiębiorstwa nie przykładają do tego należytej wagi. W pośpiechu rejestrując domenę, podają nieprawidłowe, niepełne lub nie do końca prawdziwe dane. Podczas rejestracji warto więc zwrócić uwagę, czy nazwa Abonenta to pełna nazwa firmy. Nawet jeśli przedsiębiorstwo zamiennie z pełną nazwą używa skrótu, to podczas rejestracji domeny powinno wprowadzić nazwę taką samą jak na dokumentach rejestracyjnych firmy (na zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, w wyciągu z KRS).

Przeczytaj także: Jak stworzyć firmową stronę WWW

Podobnie jest z adresem przedsiębiorstwa, w danych Abonenta należy podać adres, na który firma jest zarejestrowana. Zdarza się natomiast, że zamiast niego firmy błędnie wpisują adres korespondencyjny lub adres aktualnej siedziby. Istotne w trakcie rejestracji domeny jest także podanie prawidłowego, zgodnego z zaświadczeniem o jego nadaniu, numeru REGON. Jeśli firma pomyli się w jego wprowadzaniu, sprostowanie może okazać się czasochłonne i trudne do przeprowadzenia.

Podczas rejestracji domeny warto zwrócić uwagę, by podawane dane kontaktowe (numer telefonu oraz adres e-mail) były aktualne. Często firmy podają ogólne dane np. numer telefonu do sekretariatu lub adres poczty elektronicznej biura obsługi klienta. Warto zastanowić się nad podaniem kontaktu do konkretnej osoby, która administruje domeną lub do właściciela firmy.

Dane firmy nie pracownika

Najczęstszym błędem popełnianym przez przedsiębiorstwa w procesie rejestracji domeny jest podawanie danych pracownika jako Abonenta usługi. Jest to bardzo poważne niedopatrzenie, które może rzutować na prawo firmy do dysponowania domeną.

Jeśli pracownik zwolni się lub firma zrezygnuje ze współpracy z nim, to jako Abonent może on dysponować firmową domeną – może to stanowić zagrożenie dla funkcjonowania strony WWW oraz poczty elektronicznej przedsiębiorstwa.

Oczywiście firma może w takiej sytuacji odzyskać domenę, ale jest to czasochłonne. Analogiczna sytuacja ma miejsce, gdy przedsiębiorstwo zleca przygotowanie strony WWW firmie zewnętrznej (np. agencji interaktywnej, webmasterowi), która w ramach realizacji projektu rejestruje domenę. W tym przypadku niezmiernie ważne jest, by zleceniodawca upewnił się, że to jego dane widnieją jako dane Abonenta domeny, a nie dane wykonawcy zlecenia.

Zgodnie z prawem

Dane Abonenta podawane podczas rejestracji domeny są bardzo istotne z punktu widzenia prawa. Registrant zobowiązany jest do podania danych zgodnych z prawdą oraz aktualnych, jeśli tego nie zrobi, jego prawo do zarządzania domeną jest wątpliwe. Ma to szczególne znaczenie, gdy firma chce sprzedać domenę. Podczas transakcji kupna-sprzedaży usługi dokonywana jest cesja domeny. W trakcie przeprowadzania cesji, rejestrator domeny jest zobowiązany do sprawdzenia poprawności danych obu stron transakcji. Jeśli dane Abonenta podane w trakcie rejestracji nie zgadzają się z dokumentami firmy przesłanymi na potrzeby cesji to zmiana Abonenta domeny nie może dojść do skutku. Dlatego tak ważne jest sumienne wypełnienie formularza z danymi Abonenta w trakcie rejestracji domeny.

Bezpieczeństwo usługi

Kwestie dbałości o bezpieczeństwo zarejestrowanych już firmowych domen komentuje Bartosz Patkaniowski, Administrator Bezpieczeństwa Informacji w NetArt: „Przedsiębiorstwa często lekceważą kwestię bezpieczeństwa usług, które do nich należą. Odpowiednie zabezpieczenie paneli do zarządzania firmowymi domenami jest niezmiernie ważne. Usługodawcy standardowo zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa. Najczęściej przejęcie danych do usług następuje jednak z powodu zaniedbań ze strony użytkowników. Zaniedbania te mogą skutkować niepożądanymi zmianami, a nawet utratą usługi. Osoba, która ma dostęp do panelu zarządzania może na przykład zmienić dane osoby kontaktowej (wtedy wszystkie informacje na temat usługi mogą nie docierać do firmy) lub dokonać zmiany delegacji domeny na inny serwer (wtedy pod firmowym adresem może znaleźć się inna strona WWW). Osoba ta ma także możliwość zmiany hasła do panelu, bez wiedzy firmy. Użytkownik posiadający uprawnienia administratora serwera może skopiować lub skasować wszystkie dane, które się na nim znajdują, w tym firmowe dokumenty oraz bazy danych, a także stronę WWW przedsiębiorstwa.”

Przedstawiciel NetArt uczula firmy: „Wraz ze wzrostem liczby osób, które posiadają hasło dostępu, zmniejsza się poziom bezpieczeństwa usługi. Oczywiście bardzo często pracownicy muszą posiadać dostęp do administracji usługami. Jednak zalecana jest ostrożność w tego typu zabiegach. Warto ustalić procedury ograniczające dostęp, np. tylko dla pracowników, którym jest to konieczne do wykonywania obowiązków służbowych i pracują w przedsiębiorstwie określony czas. Dobrym sposobem kontroli jest wprowadzenie listy pracowników, którym udostępniany jest dany panel. Warto też zmieniać cyklicznie hasła (np. co miesiąc). W przypadku zakończenia współpracy z jednym z pracowników konieczna jest natychmiastowa zmiana haseł, do których miał on dostęp. Bardzo ważne są także szkolenia w zakresie podstawowych zasad bezpieczeństwa dla wszystkich pracowników, nawet tych najbardziej zaufanych, gdyż często problemy z bezpieczeństwem wynikają z niefrasobliwości, czy po prostu niewiedzy personelu.”

Polecamy Telefony dla firm

Wg Administratora Bezpieczeństwa Informacji w NetArt ostrożność ze strony firmy jest nieodzowna w przypadku usług, które mają wpływ na wizerunek oraz wyniki sprzedażowe przedsiębiorstwa.
Domena ma dla firmy wartość znacznie przewyższającą koszt jej rejestracji oraz koszt przedłużeń. Dlatego przedsiębiorstwa powinny dopilnować by proces rejestracji przebiegł prawidłowo, a dane podane w jego trakcie były pełne i prawdziwe. W ten sposób nikt nie będzie mógł poddać w wątpliwość prawa firmy do zarządzania usługą. Po dokonaniu rejestracji firma powinna także w pełni dbać o bezpieczeństwo usług. Dbałość ta przekłada się na dbałość o pozytywny wizerunek firmy oraz bezpieczeństwo firmowych dokumentów.