Czy fakturowanie on-line jest opłacalne?

Fakturowanie on-line oferuje przedsiębiorcom możliwość wygodnego zarządzania firmową księgowością, jednocześnie gwarantując bezpieczeństwo istotnych dla firmy dokumentów. Ze względu na te atuty coraz częściej użytkownicy wybierają aplikacje on-line. Niemałe znaczenie ma także zmniejszenie wydatków związanych z prowadzeniem firmy, szczególnie istotne dla małych i średnich firm. Jak w szerszym świetle prezentują się atuty fakturowania poprzez Internet?

Dostęp poprzez Internet sprawia, że przedsiębiorstwo wszędzie i zawsze, gdy jest w zasięgu Sieci, ma możliwość sporządzenia nowego dokumentu lub dotarcia do zewidencjonowanych faktur. Ułatwia to bieżące śledzenie prowadzonej działalności, np. przy sporządzaniu okresowych raportów.

Programy do fakturowania on-line umożliwiają również, tworzenie list kontrahentów i produktów lub usług. Ułatwiają wystawianie faktur (wystarczy skopiować dane z bazy do dokumentu), ale mogą też być wykorzystane w szerszy sposób. Przedsiębiorstwo może traktować np. listę kontrahentów jako bazę kontaktów, która umożliwia szybki dostęp do danych teleadresowych poszczególnych partnerów biznesowych.

Korzystając z oprogramowania dostępnego przez stronę WWW firma nie musi się również martwić o aktualność używanego narzędzia. Usługodawcy dokonują wszelkich zmian we własnym zakresie, czyli za każdym razem, gdy użytkownik loguje się do programu, korzysta z jego najnowszej wersji. 

Kolejny argument, przemawiający za decyzją na korzyść oprogramowania dostępnego on-line, to ochrona wartościowych danych. Łatwa dostępność aplikacji (za sprawą jej mobilnego charakteru), wcale nie oznacza, że ma do niej dostęp każdy. Informacje przechowywane przez przedsiębiorstwo, takie jak dane kontrahentów, wystawione dokumenty i zestawienia finansowe są zabezpieczone przed osobami nieuprawnionymi. Korzystanie z aplikacji możliwe jest dopiero po podaniu loginu i hasła. Dlatego też użytkownik nie powinien go udostępnić osobom trzecim oraz regularnie i często je zmieniać. Aby stosowanie procedur bezpieczeństwa nie stwarzało problemu, narzędzie powinno umożliwiać łatwą zmianę hasła.

Wyższy poziom bezpieczeństwo wynika również ze sposobu, w jaki przechowywane są dane. W przypadku programu udostępnianego w trybie on-line, wszystkie dokumenty gromadzone są na powierzchni dyskowej hostingu. Aby zapewnić ich należytą ochronę profesjonalni usługodawcy wykonują regularne kopie bezpieczeństwa, czyli archiwizują zawartość serwera. W takim przypadku, jeżeli zdarzyłoby się, że przedsiębiorstwo wprowadzi niepożądane zmiany, możliwe jest przywrócenie stanu sprzed ingerencji. Kopia, czyli tzw. backup, gwarantuje również większe bezpieczeństwo niż przechowywanie danych na firmowym komputerze, który może zostać skradziony lub ulec uszkodzeniu. W takim przypadku firma bezpowrotnie traci wszystkie dokumenty zapisane na nim. Gdyby przedsiębiorstwo chciało zapewnić podobny standard ochrony danych, należałoby każdorazowo przed zakończeniem pracy, zapisywać dane na niezależnym nośniku (pendrive, płyta cd, dysk zewnętrzny) przechowywanym z dala od sprzętu komputerowego.