Kategorie

Czy fakturowanie on-line jest opłacalne?

NetArt
Fakturowanie on-line oferuje przedsiębiorcom możliwość wygodnego zarządzania firmową księgowością
Bezpieczeństwo, wygoda, niskie koszty. Z fakturowaniem on-line łączą się zarówno zalety, ale również wady. Przeczytaj co radzi ekspert na temat e-fakturowania.

Fakturowanie on-line oferuje przedsiębiorcom możliwość wygodnego zarządzania firmową księgowością, jednocześnie gwarantując bezpieczeństwo istotnych dla firmy dokumentów. Ze względu na te atuty coraz częściej użytkownicy wybierają aplikacje on-line. Niemałe znaczenie ma także zmniejszenie wydatków związanych z prowadzeniem firmy, szczególnie istotne dla małych i średnich firm. Jak w szerszym świetle prezentują się atuty fakturowania poprzez Internet?

Wygoda

Reklama

Dostęp poprzez Internet sprawia, że przedsiębiorstwo wszędzie i zawsze, gdy jest w zasięgu Sieci, ma możliwość sporządzenia nowego dokumentu lub dotarcia do zewidencjonowanych faktur. Ułatwia to bieżące śledzenie prowadzonej działalności, np. przy sporządzaniu okresowych raportów.

Programy do fakturowania on-line umożliwiają również, tworzenie list kontrahentów i produktów lub usług. Ułatwiają wystawianie faktur (wystarczy skopiować dane z bazy do dokumentu), ale mogą też być wykorzystane w szerszy sposób. Przedsiębiorstwo może traktować np. listę kontrahentów jako bazę kontaktów, która umożliwia szybki dostęp do danych teleadresowych poszczególnych partnerów biznesowych.

Korzystając z oprogramowania dostępnego przez stronę WWW firma nie musi się również martwić o aktualność używanego narzędzia. Usługodawcy dokonują wszelkich zmian we własnym zakresie, czyli za każdym razem, gdy użytkownik loguje się do programu, korzysta z jego najnowszej wersji. 

Bezpieczeństwo

Reklama

Kolejny argument, przemawiający za decyzją na korzyść oprogramowania dostępnego on-line, to ochrona wartościowych danych. Łatwa dostępność aplikacji (za sprawą jej mobilnego charakteru), wcale nie oznacza, że ma do niej dostęp każdy. Informacje przechowywane przez przedsiębiorstwo, takie jak dane kontrahentów, wystawione dokumenty i zestawienia finansowe są zabezpieczone przed osobami nieuprawnionymi. Korzystanie z aplikacji możliwe jest dopiero po podaniu loginu i hasła. Dlatego też użytkownik nie powinien go udostępnić osobom trzecim oraz regularnie i często je zmieniać. Aby stosowanie procedur bezpieczeństwa nie stwarzało problemu, narzędzie powinno umożliwiać łatwą zmianę hasła.

Wyższy poziom bezpieczeństwo wynika również ze sposobu, w jaki przechowywane są dane. W przypadku programu udostępnianego w trybie on-line, wszystkie dokumenty gromadzone są na powierzchni dyskowej hostingu. Aby zapewnić ich należytą ochronę profesjonalni usługodawcy wykonują regularne kopie bezpieczeństwa, czyli archiwizują zawartość serwera. W takim przypadku, jeżeli zdarzyłoby się, że przedsiębiorstwo wprowadzi niepożądane zmiany, możliwe jest przywrócenie stanu sprzed ingerencji. Kopia, czyli tzw. backup, gwarantuje również większe bezpieczeństwo niż przechowywanie danych na firmowym komputerze, który może zostać skradziony lub ulec uszkodzeniu. W takim przypadku firma bezpowrotnie traci wszystkie dokumenty zapisane na nim. Gdyby przedsiębiorstwo chciało zapewnić podobny standard ochrony danych, należałoby każdorazowo przed zakończeniem pracy, zapisywać dane na niezależnym nośniku (pendrive, płyta cd, dysk zewnętrzny) przechowywanym z dala od sprzętu komputerowego.

Koszty

Poza bezpieczeństwem i wygodą, na korzyść fakturowania on-line przemawia również niższy koszt związany z jego użytkowaniem. W przypadku wyboru tradycyjnego narzędzia koszty zależne są od liczby stanowisk i mogą sięgać od kilkuset złotych wzwyż. Standardowa licencja dostępna wraz z zakupem oprogramowania umożliwia korzystanie z niego na jednym do trzech stanowisk.

Za każdy kolejny komputer należy wnieść odpowiednią opłatę. Kolejny wydatek przedsiębiorstwo będzie musiało ponieść, gdy wydawca programu udostępni nową wersję. Firma ma wtedy do wyboru, albo zostać przy dotychczasowym (możliwe, że już przestarzałym) narzędziu lub zakupić nowy produkt, ponosząc kolejny wydatek.

Mobilny charakter aplikacji dostępnej on-line powoduje brak limitów stanowiskowych. Jest ona dostępna dla nieograniczonej liczby użytkowników, którzy zalogują się do programu. Wszystkim korzystającym z oprogramowania udostępniane są również aktualizacje, co nie pociąga za sobą ani konieczności ich samodzielnego instalowania, ani wnoszenia dodatkowych opłat.

Przetestuj program

Aby wybór narzędzia nie był zbyt pochopny warto sprawdzić jego możliwości. Usługodawcy hostingowi umożliwiają korzystanie z oprogramowania, które zwiększa możliwości oferowanych usług, a jednocześnie ułatwia prowadzenie przedsiębiorstwa.

Testując program należy sprawdzić, czy korzystanie z niego nie sprawia trudności. Czytelny i intuicyjny interfejs to podstawa wyboru. Proces wystawiania faktury nie może być skomplikowany, gdyż zwiększa to prawdopodobieństwo popełnienia błędu i niepotrzebnie wydłuża czas tworzenia dokumentu. Należy również zwrócić uwagę na udostępniane funkcjonalności np. możliwość tworzenia okresowych raportów i zarządzania listami kontaktów. Samo generowanie dokumentu to zdecydowanie za mało, jak na możliwości nowoczesnych programów.
Fakturowanie jest czynnością, bez której żadna firma nie może funkcjonować.

Polecamy: Jak założyć własna firmę?

Łatwa dostępność narzędzi, pozwalających ułatwić ten aspekt prowadzenia przedsiębiorstwa, ma duże znaczenie. Wybór zapewniający wygodę i bezpieczeństwo, a jednocześnie korzystny dla firmowego budżetu to najlepszy wybór, o czym z pewnością przyjdzie się wielokrotnie przekonać.

Autor: Natalia Niebielska

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    1 sty 2000
    22 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Działka rekreacyjna - na co zwracać uwagę przy zakupie

    Działka rekreacyjna. Na rynku nieruchomości zapanował boom na działki rekreacyjne. Warto wiedzieć na co zwracać uwagę przy zakupie, aby się nie naciąć. Wzmożone zainteresowanie sprawiło, że ceny w tym segmencie rynku poszybowały w górę. Duża konkurencja wśród nabywców i presja na szybką decyzję mogą spowodować, że źle ulokujemy swoje oszczędności. Aby ograniczyć ryzyko związane z zakupem działki rekreacyjnej warto się do niego wcześniej przygotować. Przede wszystkim należy wiedzieć na co zwrócić uwagę przy zakupie, aby inwestycja była trafiona.

    Ile elektryk przejedzie na rezerwie?

    Firma Edmunds sprawdziła, jaki dystans może pokonać samochód elektryczny, gdy komputer pokładowy pokazuje, że mają 0 km zasięgu.

    Rzucił korporację, założył start-up, wrócił do niej z płaczem

    Popularnością cieszą się wciąż kolejne historie przedstawiające osoby, które rzuciły pracę w korporacji, założyły własny start-up i osiągnęły sukces. Statystycznie jest to jednak dość niewielki odsetek – reszta kończy na skraju depresji i wraca z podwiniętym ogonem do pracodawcy, by zacząć spłacać długi.

    Modernizacja gospodarstw rolnych - można składać wnioski

    Wnioski o wsparcie modernizacji gospodarstw rolnych będzie można składać do 19 sierpnia - poinformowała Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Chodzi m.in. o rozwój produkcji prosiąt, mleka krowiego, bydła mięsnego i nawadniania w gospodarstwie.

    Zwolnienie ze składek ZUS - wnioski do 30 czerwca br.

    Do 30 czerwca tego roku można składać wnioski o zwolnienie ze składek w ramach Tarczy 9.0. - przypomina Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Kto może złożyć wniosek?

    Jak pandemia wpłynęła na lukę płatniczą w firmach? [BADANIE]

    Paradoksalnie pandemia ma także pozytywny wpływ na przedsiębiorców, którzy zwiększyli swoją świadomość na temat konsekwencji opóźnionych płatności. Widmo zbliżającej się recesji zmotywowało ich, by zająć się nieco bardziej aktywnie problemem zatorów płatniczych.

    Ile pieniędzy trafia do budżetu państwa z branży hazardowej?

    Rynek hazardowy tylko w 2020 roku odprowadził do budżetu z tytułu podatku od gier i dopłat na fundusze celowe ok. 3,5 mld złotych. Czy Państwo jednak w pełni wykorzystuje potencjał polskiej branży?

    Którzy pracodawcy wybiorą hybrydowy model pracy?

    Czynniki, które sprzyjają szybszemu przejściu na system hybrydowy w firmach, to między innymi długość stosowanych standardowo na polskim rynku umów najmu oraz pewien zakres elastyczności, który zaczął być powoli wdrażany w niektórych firmach jeszcze przed pandemią.

    Czym jest project management w firmie?

    Project management to pole działania i odpowiedzialności wielu osób w tym sponsora, kierownika projektu oraz uczestników projektu - mówi Włodzimierz Makowski.

    Jak chronić poufne informacje firmy, dla której pracujemy?

    W ostatnich miesiącach liczba ataków cyberprzestępczych drastycznie wzrosła. Prawie 80% firm twierdzi, że głównym powodem takiej sytuacji jest praca zdalna. Pracownicy są zmęczeni pandemią i mniej uważni, a do tego często łączą się z firmowymi systemami z domowych, słabo zabezpieczonych urządzeń, przez co otwierają hakerom furtkę do poufnych danych organizacji. Jak bronić się przed takimi atakami?

    Radosław Gawlik (EKO-UNIA): Politycy są uwięzieni w mentalnej twierdzy Turów [PODCAST]

    Sprawa Turowa to konsekwencja nieudolnego podejścia polskiego rządu do sprawiedliwej transformacji energetycznej - mówi Radosław Gawlik, prezes Stowarzyszenia Ekologicznego EKO-UNIA. Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Jak COVID-19 przyspieszył digitalizację MŚP

    Technologią, której znaczenie w mikro, małych i średnich firmach w perspektywie najbliższych 5 lat najbardziej wzrośnie, jest sztuczna inteligencja. Dziś korzysta z niej 15% MŚP, za 5 lat planuje ponad połowa.

    Czy niezależny przedsiębiorca może wygrać konkurencję z dyskontem?

    Niezależny sklep kontra dyskonty. Jakie działania może podejmować przedsiębiorca, aby utrzymać i wzmocnić swoją pozycję na rynku? Czy w walce z dyskontami zawsze jest skazany na porażkę?

    Wynajem mieszkania - preferencje najemców

    Wynajem mieszkania - preferencje najemców. Najważniejsze dla najemców są wysokość czynszu oraz standard lokalu. Tak wynika z analizy firmy doradczej Cushman & Wakefield dot. wyników ankiety przeprowadzonej przez firmę badawczą SW Research na reprezentatywnej próbie mieszkańców największych polskich miast.

    Czyste powietrze 3.0 w 2022 roku - czy będzie prefinansowanie dla najuboższych?

    Czyste powietrze 3.0. Osoby mniej zamożne powinny dostać możliwość prefinansowania termomodernizacji domów w "Czystym powietrzu" - uważa wiceszef NFOŚiGW Paweł Mirowski. Dodał, że nowy komponent programu, dedykowany właśnie do takich osób miałby ruszyć w 2022 roku.

    Polacy z rachunków terminowych przerzucają się na nieruchomości

    Inwestycje w nieruchomości. W kwietniu br. Polacy na rachunkach terminowych w bankach posiadali 182 mld zł, to o 107 mld zł mniej niż w marcu 2020 r. - informuje Metrohouse. Dodano, że duża część z tych środków została ulokowana na rynku nieruchomości.

    Tydzień Przedsiębiorcy 21-25 czerwca

    Tydzień Przedsiębiorcy 21-25 czerwca. W dniu 21 czerwca przypada Dzień Przedsiębiorcy. Z tej okazji Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii zaprasza w tym roku firmy i przedsiębiorców, w tym szczególności z sektora MŚP, na specjalnie zorganizowane wydarzenia. Potrwają one do 25 czerwca 2021 r. Podczas organizowanych w tym celu spotkań, telekonferencji, webinariów i podcastów MRPiT chce wesprzeć małe i średnie przedsiębiorstwa praktyczną wiedzą, doświadczeniem i kontaktami na rzecz rozwoju ich działalności biznesowej tak w kraju, jak i na rynkach Unii Europejskiej, a także pozaunijnych.

    Które firmy stać na sztuczną inteligencję?

    Sztuczna inteligencja odmieniana jest przez wszystkie przypadki. Chociaż średnie i małe firmy nie mają embarga na technologie wykorzystujące SI, praktyka pokazuje, że istnieje wewnętrzny opór. Dlaczego tak się dzieje?

    Firma w Czechach. Przedsiębiorcy pomału odpuszczają

    Nawet o kilkaset procent wzrosła w ostatnich tygodniach liczba pytań kierowanych do firm pomagających prowadzić firmę w Czechach. Ale jak podkreślają eksperci, nie każdy biznes można przenieść do Czech czy na Słowację. Wyjaśniamy dlaczego.

    Handel hurtowy i detaliczny szuka pracowników

    Przedsiębiorcy z sektora handlu detalicznego i hurtowego w najbliższych trzech miesiącach mają zamiar dość intensywnie rozbudowywać swoje zespoły. Kogo głównie poszukują pracodawcy?

    Tokenizacja - słowo klucz w nowoczesnym biznesie. Co można stokenizować?

    Tokenizacja to termin zdobywający ostatnimi czasy olbrzymią popularność, w szczególności w środowiskach biznesowych. Przedsiębiorcy zaczynają żywiej interesować się możliwościami, jakie oferuje ta oparta na technologii blockchain forma cyfryzacji. Pytanie tylko, cyfryzacji… czego? Jak działa blockchain? Czym jest tokenizacja? Co to jest token? Jakie są rodzaje tokenów? Co można stokenizować? Jak przeprowadzić cyfryzację biznesu poprzez tokenizację? Wyjaśniają eksperci z Kancelarii Prawnej RPMS Staniszewski & Wspólnicy

    Ceny mieszkań rosną wolniej niż zarobki

    Ceny mieszkań. W trakcie trwającej hossy mieszkaniowej pensje Polaków wzrosły o prawie 53% - sugerują dane GUS. To prawie tyle, o ile zdrożały w międzyczasie nieruchomości. W ostatnim kwartale znowu pensje wyprzedziły ceny. Oby nie na chwilę.

    Odejście od chowu klatkowego jest niemożliwe

    Resort rolnictwa przygląda się działaniom KE ws. chowu klatkowego. Tymczasem branża stoi na stanowisku, że rezygnacja z chowu klatkowego nie jest możliwa.

    Przedsiębiorcy częściej źle oceniają jakość pracy zdalnej

    Po upływie kilkunastu miesięcy model pracy zdalnej przynosi gorsze efekty zdaniem co trzeciego pracodawcy. Najmniej zadowoleni z home office są przedstawiciele handlu, przemysłu i mikrofirm.

    Działalność gospodarcza a status osoby bezrobotnej

    Czy osoba prowadząca działalność gospodarczą z wpisem do CEIDG może uzyskać status osoby bezrobotnej? Jak wygląda sytuacja spółek prawa handlowego i działalności nierejestrowej?