Obowiązek wystawiania rachunków za wykonane usługi

Przedsiębiorcy świadczący usługi zobowiązani są co do zasady wystawiać rachunki na żądanie usługobiorcy bądź kupującego. Obowiązek ten dotyczy nie tylko samych przedsiębiorców, czyli osoby prowadzące działalność gospodarczą, ale również wszystkie inne osoby prowadzące działalność zarobkową, wykonywaną na własny bądź cudzy rachunek, osoby wykonujące wolne zawody. Wobec tego podmiotem zobowiązanym do takiego działania są wszystkie osoby bądź podmioty wykonujące usługi lub dokonujące sprzedaży towarów. Obowiązek ten nie dotyczy jednak podmiotów prowadzących działalność rolniczą. Inaczej będzie w przypadku osób prowadzących działalność będących podatnikami VAT. W takiej sytuacji są oni zobowiązani do wystawiania faktur za wykonane usługi. Nie dotyczy to sytuacji, gdy usługobiorcami są osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, chyba że sami będą domagać się wystawienia faktury. W przypadku sprzedaży osoby fizyczne, czyli konsumenci otrzymują potwierdzenie sprzedaży w postaci paragonu z kasy rejestrującej.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Jakie informacje powinny znaleźć się na rachunku?

Na podstawie  § 14 rozporządzenia Ministra Finansów o naliczaniu odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakres informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U.2005.165.1373) rachunek, który potwierdza dokonanie sprzedaży lub wykonanie zleconej usługi powinien zawierać co najmniej:

1. imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;

2. datę wystawienia i numer kolejny rachunku;

3. określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;

4. ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie. 

Należy pamiętać, iż w przypadku zgubienia bądź zniszczenia rachunku powinno się wystawić kolejny rachunek z dopiskiem „duplikat”.

Podatnicy prowadzący działalność zobowiązani są do wystawienia wskazanych rachunków na żądanie kupującego lub usługobiorcy w terminie nie później niż w ciągu 7 dni od dnia wydania towaru bądź wykonania usługi lub w ciągu 7 dni od dnia otrzymania żądania. Po upływie 3 miesięcy wystawienie rachunku nie jest obowiązkiem podatnika a jedynie prawem. Jednakże kto nie wystawi rachunku wbrew ciążącym na nim obowiązku podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Obowiązek przechowywania rachunków

Zgodnie z art. 88 ordynacji podatkowej, podatnicy zobowiązani są do numerowania i przechowywania kopii rachunków wedle kolejności ich wystawienia aż do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Do tego czasu cała dokumentacja związana z rachunkami może być skontrolowana. Wskazany obowiązek dotyczy jedynie osób wystawiających rachunki, nie są natomiast zobowiązani kupujący i usługobiorcy.

Zobacz również: Jak wygląda otwarcie ksiąg rachunkowych od 2014 r.?