Użytkowanie samochodu w firmie

Formy użytkowania samochodu w firmie

Do jednej z najbardziej popularnych form użytkowania pojazdu w firmie należy przekazanie samochodu prywatnego do środków trwałych. Przedsiębiorca nie musi na starcie działalności inwestować w nowy pojazd, jeśli posiada prywatny. Warunkiem jest zaprzestanie wykorzystywania tego samochodu w celach osobistych. W przypadku samochodów używanych przez co najmniej 6 miesięcy, możliwe jest zastosowanie stawki amortyzacyjnej 40% (standardowa to 20%). Wartość odpisów amortyzacyjnych ujmowana jest co miesiąc w kosztach firmy, zmniejszając tym samym zobowiązania przedsiębiorcy wobec organu podatkowego. Oprócz wartości pojazdu, do kosztów przedsiębiorca zaliczy wydatki na paliwo oraz inne związane z eksploatacją, jak bieżące naprawy, zakup olejów i części.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Jeżeli jednak pojazd wykorzystywany jest zarówno w celach prywatnych jak i firmowych, najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Wtedy też należy prowadzić szczegółową rozpiskę pokonanych tras w związku z prowadzoną działalnością wraz z podaniem celu podróży. Tzw “kilometrówka” wyznacza limit wartości, do którego można ująć w kosztach poniesione wydatki. Zgodnie z obowiązującymi przepisami stawka za 1 kilometr przejechany samochodem osobowym wynosi, ze względu na pojemność skokową silnika:

●      do 900 cm3 - 0,5214 zł,

●      powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Do wydatków w ramach kilometrówki można zaliczyć zakup paliwa jak i inne eksploatacyjne. Co ważne, limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu, liczony jest narastająco w ciągu całego roku. Oznacza to, że jeśli w lipcu przedsiębiorca poniósł odpowiednio udokumentowane wydatki w wartości niższej od wyznaczonego limitu, to pozostała część limitu będzie możliwa do wykorzystania w miesiącu sierpniu.

Zobacz: Fakturowanie 2014 - nowe terminy wystawiania faktur

Ewidencja przebiegu pojazdu jest dobrym rozwiązaniem szczególnie dla firm, w których konieczność wyjazdów pojawia się sporadycznie. Wtedy też prowadzenie i wyliczanie kilometrówki nie jest nazbyt uciążliwe.

Przedsiębiorcy często decydują się na zakup samochodu osobowego do firmy. W przypadku finansowania z własnych środków, do kosztów firmy można zaliczyć wartość odpisów amortyzacyjnych. Jeżeli natomiast zakup dokonany jest dzięki środkom z kredytu, do kosztów wlicza się również opłacone odsetki. W przypadku nabycia pojazdu na fakturę pojawia się również kwestia podatku VAT. W obecnych przepisach wyznaczone są ograniczenia odliczeń VAT, w wysokości 60%, nie więcej niż 6.000 zł. Pozostała część zwiększa wartość początkową środka trwałego.

Zobacz: Samochód elektryczny bez kilometrówki

Na równi z zakupem finansowanym kredytem, popularną formą pozyskania samochodu jest leasing operacyjny. Przedsiębiorca poprzez podpisanie umowy oraz zapłatę czynszu inicjalnego, otrzymuje do dyspozycji pojazd. Co miesiąc firma leasingowa wystawia faktury na kolejne raty. Tutaj również należy pamiętać o ograniczeniu w odliczeniu podatku VAT (60%, nie więcej niż 6.000 zł). Do kosztów wliczana jest wartość raty leasingowej. Po okresie objętym umową przedsiębiorca ma prawo wykupu pojazdu po cenie, która wynosi kilka procent wartości początkowej.

W przypadku leasingu operacyjnego przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze, że samochód nie jest ich własnością aż do momentu wykupu. A co za tym idzie, w przypadku braku opłacania kolejnych rat, pojazd może zostać odebrany, a spłacone do tej pory raty - przepadną. Stąd przed przystąpieniem do umowy leasingu warto ocenić, czy może bardziej opłacalny będzie wynajem auta. Przy najmie krótkotrwałym samochodu osobowego, np. po kilka dni w miesiącu, poniesione wydatki mogą być zdecydowanie niższe. Należy jednak pamiętać o obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Przedsiębiorcy nie interesują za to wówczas koszty bieżących napraw czy też wymiany opon - jest to obowiązek firmy wynajmującej samochód. Samodzielnie natomiast odpowiada się za ilość paliwa w baku, a podatek VAT od tego zakupu potwierdzonego fakturą - nie jest możliwy do odliczenia.

Alternatywą do wynajmu samochodu, jest korzystanie z usług firm taksówkarskich. Przy dobrze skonstruowanej umowie, przedsiębiorca będzie mieć do dyspozycji pojazd zawsze wtedy, kiedy będzie potrzebny. Do kosztów będzie można wliczyć wartość faktury oraz dodatkowo odliczyć podatek VAT w całej kwocie. Dodatkowymi atutami, na jakie można liczyć, jest przewożenie drobnych przesyłek czy też odbiór kontrahentów z lotniska- bez ingerowania osób z firmy i ich czasu, jaki mogą poświęcić na pracę.

Zobacz: Nota korygująca może skorygować dane nabywcy

Nie zawsze konieczna własność

Zdecydowana większość przedsiębiorców w prowadzonej działalności korzysta z samochodów. Do wyboru pozostaje wiele form pozyskania pojazdu. Jak widać nie zawsze konieczne jest posiadanie samochodu na własność. W niektórych przypadkach może to być nieuzasadnione, gdyż ciężko ustalić związek pomiędzy poniesionym kosztem a osiąganymi przychodami. Przykładem może być programista wykonujący wyłącznie pracę zdalną. Nie budzącym wątpliwości rozwiązaniem byłoby za to rozliczanie ewentualnych wyjazdów samochodem prywatnym poprzez kilometrówkę.

Zobacz: Amortyzacja samochodu małżonka