Czy monitorowanie komputera pracownika jest zgodne z RODO?

Legalny monitoring aktywności użytkowników komputerów i serwerów według RODO

Jednym z celów, jakie przyświecały unijnym urzędnikom uchwalającym RODO było wzmocnienie ochrony danych osobowych, które są w posiadaniu różnego rodzaju podmiotów. Nowe przepisy mają niejako zmusić administratorów danych osobowych do podjęcia wszelkich możliwych działań, które uchronią je przed kradzieżą czy przypadkowym wyciekiem.

INFORAKADEMIA poleca: 10 przykazań RODO dla pracodawców

Zdaniem Pawła Chudzińskiego, specjalisty ds. bezpieczeństwa IT z firmy Ekran System, dobry program do monitorowania aktywności pracowników to taki, który posiada rozbudowane funkcje kontroli dostępu w postaci uwierzytelniania dwuskładnikowego. „Uwierzytelnianie dwuskładnikowe pozwala skutecznie ochronić dane wrażliwe przed nieuprawnionym dostępem zarówno pracowników, jak i osób z zewnątrz” – wyjaśnia ekspert.

Zaawansowane opcje uwierzytelniania umożliwiają również przypisanie zarejestrowanej sesji do konkretnego użytkownika. Najlepsze na rynku programy służące do ochrony systemów IT są w stanie zidentyfikować konkretną osobę nawet w przypadku używania w firmie kont współdzielonych.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Obowiązek wykazania zgodności z RODO

Zgodnie z unijnymi przepisami, administrator danych osobowych musi być w stanie wykazać, że jego działania są zgodne z RODO. Jak to zrobić w przypadku monitorowania komputera pracownika?

Jednym z rekomendowanych przez specjalistów z branży IT rozwiązań jest wykorzystywanie programów, które rejestrują aktywność użytkowników – na komputerach bądź serwerach – w postaci nagrań video. Nagrania takie pozwalają uzyskać kompletną historię aktywności danego pracownika.

Co ważne, uzyskaną w ten sposób historię można w dowolnym momencie odtworzyć. Jest to szczególnie istotne w przypadku, kiedy firma musi udowodnić zgodność prowadzonych działań z RODO. Nagranie stanowi wówczas ważny dowód w sprawie. „Nagranie takie pokazuje w sposób jednoznaczny, kto i jak przetwarzał wrażliwe dane” - zauważa Paweł Chudziński.

Unijni urzędnicy nałożyli również na firmy obowiązek prowadzenia ewidencji wszelkich działań związanych z gromadzeniem i przetwarzaniem danych. Z rejestru takiego powinno jasno wynikać, kto i w jaki sposób wykorzystuje gromadzone dane. W prowadzeniu tego typu ewidencji może pomóc wspomniana możliwość rejestrowania aktywności użytkowników w formie plików video.

Zobacz: Prawo dla firm

Informacja o kradzieży bądź wycieku danych osobowych

Nowe regulacje zobowiązują firmy do poinformowania odpowiednich organów o każdym przypadku kradzieży lub przypadkowego wycieku danych. Informacja taka powinna zostać przekazana również osobie, której dane dotyczą.

Unijne przepisy określają także, co taka informacja powinna zawierać. Firma musi zawrzeć w niej takie elementy, jak:

• dokładny opis incydentu,
• opis działań, jakie firma podjęła w celu wyeliminowania tego typu zdarzeń w przyszłości.

Zgodnie z RODO, firma ma 72 godziny na poinformowanie o kradzieży lub wycieku danych, liczone od momentu wykrycia zagrożenia.

W tym kontekście specjaliści od zabezpieczeń IT podpowiadają, żeby wybrać taki program monitorujący aktywność pracowników, który posiada funkcję wysyłania alertów w czasie rzeczywistym. „To bardzo przydatna funkcja. Dzięki błyskawicznej informacji o wykrytej nieprawidłowości administrator będzie miał możliwość podjęcia natychmiastowych działań”.

Zobacz: Mała firma

Surowe kary za działanie niezgodne z RODO

Nowe Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych przewiduje wyższe kary dla administratorów łamiących jego zapisy. Wysokość grzywny uzależniona jest od stopnia naruszenia przepisów. W najgorszym wypadku może ona wynieść nawet 20 milionów euro lub równowartość 4% rocznego światowego obrotu firmy.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że zastosowany zostanie ten wariant, który pozwoli wyliczyć wyższą kwotę.

Nowe prawo wydaje się być dość restrykcyjne. Zdaniem specjalistów jego wprowadzenie było jednak niezbędne. Dotychczasowe przepisy nie regulowały bowiem kwestii ochrony danych osobowych w sposób kompleksowy. Dzięki RODO temat ten został potraktowany całościowo, a przepisy obowiązujące w poszczególnych krajach członkowskich zostały ujednolicone.

Autor: Ekran System