REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ustawa wdrażająca RODO – o czym powinien wiedzieć dział kadr? Rekrutacja i zatrudnienie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ustawa wdrażająca RODO – o czym powinien wiedzieć dział kadr? Rekrutacja i zatrudnienie /Fot. Fotolia
Ustawa wdrażająca RODO – o czym powinien wiedzieć dział kadr? Rekrutacja i zatrudnienie /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Nowe przepisy wdrażające RODO w aż 162 ustawach doprecyzowały, a niekiedy dodały nowe wymogi związane z ochroną danych osobowych. Dla działu kadr oznacza to konieczność weryfikacji zakresu przetwarzanych danych, podstaw prawnych i klauzul informacyjnych, kierowanych do kandydatów do pracy, pracowników i członków ich rodzin. Szczegóły omówiono poniżej.

Zmiany dotyczące kandydatów do pracy

W wyniku zmian w Kodeksie pracy pracodawca prowadzący rekrutację:

REKLAMA

  • zawsze żąda od kandydata podania imienia, nazwiska, daty urodzenia i danych kontaktowych (art. 221 § 1 pkt 1–3 Kodeksu pracy);

Wskazówka: Ustawodawca celowo użył pojęcia danych kontaktowych, aby to kandydat zdecydował, jakie dane kontaktowe udostępnia, tzn. czy będzie to adres pocztowy, adres e-mail, czy numer telefonu.

  • żąda informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 221 § 2 Kodeksu pracy);

Przykład: Gdy do pracy niezbędna jest znajomość języka obcego lub uprawnienia do kierowania pojazdami, kandydat musi odpowiedzieć, czy posiada takie kwalifikacje.

  • żąda podania innych danych osobowych niż wymienione powyżej tylko, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 221 § 4 Kodeksu pracy);

Przykład: Przedsiębiorca działający w branży ochrony osób i mienia ma obowiązek weryfikować karalność pracowników ochrony (art. 19 ust. 1 pkt 7 ustawy o ochronie osób i mienia).

  • musi pamiętać, że podanie innych danych osobowych zależy od zgody kandydata do pracy. Brak zgody nie może powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia. Zgoda nie może obejmować danych o wyrokach skazujących, czynach zabronionych i powiązanych środkach bezpieczeństwa – tu wymagany jest odrębny przepis prawa (art. 221a § 1 i 2 Kodeksu pracy). W przypadku danych szczególnej kategorii ich podanie może nastąpić wyłącznie z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie (art. 221b § 1 Kodeksu pracy).

Przykład: Wielu kandydatów do pracy zamieszcza w CV swoje aktualne zdjęcie. Brak fotografii nie może być jednak przyczyną odrzucenia aplikacji.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 221 § 5 Kodeksu pracy).

Polecamy: RODO w marketingu

Zmiany dotyczące pracowników

Od momentu, w którym kandydat do pracy staje się pracownikiem, pracodawca:

  • żąda podania adresu zamieszkania, numeru PESEL (a w razie jego braku – rodzaju i numeru dokumentu tożsamości) oraz innych danych osobowych pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (art. 221 § 3 pkt 1–3 Kodeksu pracy), a także podania numeru rachunku płatniczego – jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 221 § 3 pkt 5 Kodeksu pracy);

Przykład: Pracodawca przetwarza dane o stanie zdrowia do celów określonych w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (art. 2b ust. 1 tej ustawy).

  • żąda podania dalszych informacji o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, tzn. tych, które nie były niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 221 § 3 pkt 4 Kodeksu pracy);

Przykład: Kandydat do pracy biurowej nie podał przy rekrutacji informacji o okresach zatrudnienia jako pracownik fizyczny. Po przyjęciu do pracy pracodawca może żądać od pracownika podania pełnej historii zatrudnienia.

  • żąda podania innych danych osobowych niż wymienione powyżej tylko, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 221 § 4 Kodeksu pracy);

Przykład: Pracodawca przetwarza dane o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości (art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

  • musi pamiętać, że podanie innych danych osobowych zależy od zgody pracownika. Zgoda powinna być wyrażona odrębnie od innych oświadczeń, a jej brak nie może powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę. Zgoda nie może obejmować danych o wyrokach skazujących, czynach zabronionych i powiązanych środkach bezpieczeństwa – tu wymagany jest odrębny przepis prawa (art. 221a § 1 i 2 Kodeksu pracy). W przypadku danych szczególnej kategorii ich podanie może nastąpić wyłącznie z inicjatywy pracownika (art. 221b § 1 Kodeksu pracy);

Przykład: Podanie prywatnego numeru telefonu w celu ułatwienia kontaktu lub podanie numeru rejestracyjnego prywatnego samochodu w celu korzystania ze służbowego parkingu wymaga zgody pracownika.

  • musi pamiętać, że przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony (art. 221b § 2 Kodeksu pracy).

Przykład: Dopuszczalne jest pobranie odcisków palców w celu zapewnienia ścisłej kontroli dostępu do miejsc przechowywania kosztowności.

REKLAMA

Do przetwarzania danych osobowych szczególnej kategorii wymagane jest pisemne upoważnienie pracodawcy. Do tej pory wymóg nadawania upoważnień był wywodzony z art. 29 RODO, teraz zaś występuje wprost w art. 221b § 3 Kodeksu pracy, a także w art. 8 ust. 1b ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Ponadto w art. 229 Kodeksu pracy wprowadzono zmiany doprecyzowujące, kiedy osoby przyjmowane do pracy oraz pracownicy przenoszeni na inne stanowiska pracy podlegają wstępnym badaniom lekarskim, a kiedy pracodawca żąda aktualnego orzeczenia lekarskiego.

Należy pamiętać, że zmiany w Kodeksie pracy odnoszą się do podania danych osobowych, a więc do zbierania danych od pracownika, najczęściej w formie oświadczenia. Pozyskiwanie danych osobowych pracownika w związku z wykonywaną przez niego pracą w dużej części podlega ogólnym zasadom RODO. Dział kadr powinien jednak śledzić sytuację prawną, by wiedzieć na przykład, że warto zbadać poprawność zapisów układu zbiorowego pracy, regulaminu, a w razie ich braku – obwieszczenia, w zakresie stosowanego monitoringu wizyjnego (art. 222 Kodeksu pracy). Zmiany w Kodeksie pracy przewidują, że monitoring nie może teraz obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, a także co do zasady nie powinien być stosowany w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach i palarniach (możliwe są jednak wyjątki).

Zmiany dotyczące osób zgłaszanych przez pracowników

REKLAMA

W trakcie zatrudnienia pracodawca żąda danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (art. 221 § 3 pkt 3 Kodeksu pracy).

Przykład: Jeśli pracowniczka chce skorzystać z urlopu macierzyńskiego, to składając odpowiedni wniosek, musi podać m.in. imię, nazwisko i datę urodzenia dziecka (§ 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków).

Autor: Dr Paweł Mielniczek, Ekspert ds. ochrony danych, ODO 24

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

Family Business Future Summit - podsumowanie po konferencji

Pod koniec kwietnia niniejszego roku, odbyła się druga edycja wydarzenia Family Business Future Summit, które dedykowane jest przedsiębiorczości rodzinnej. Stolica Warmii i Mazur przez dwa dni gościła firmy rodzinne z całej Polski, aby esencjonalnie, inspirująco i innowacyjne opowiadać i rozmawiać o sukcesach oraz wyzwaniach stojących przed pionierami polskiej przedsiębiorczości.

Fundacja rodzinna po dwóch latach – jak zmienia się myślenie o sukcesji?

Jeszcze kilka lat temu o sukcesji w firmach mówiło się niewiele. Przedsiębiorcy odsuwali tę kwestię na później, często z uwagi na brak gotowości, aby się z nią zmierzyć. Mówienie o śmierci właściciela, przekazaniu firmy i zabezpieczeniu rodziny wciąż należało do tematów „na później”.

REKLAMA

Potencjał 33 GW z wiatraków na polskim morzu. To 57% zapotrzebowania kraju na energię. Co dalej z farmami wiatrowymi w 2026 i 2027 r.

Polski potencjał na wytwarzanie energii elektrycznej z wiatraków na morzu (offshore) wynosi 33 GW. To aż 57% rocznego zapotrzebowania kraju na energię. W 2026 i 2027 r. powstaną nowe farmy wiatrowe Baltic Power i Baltica 2. Jak zmieniają się przepisy? Co dalej?

Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

Samozatrudnieni i małe firmy w odwrocie? wzrasta liczba likwidowanych i zawieszanych działalności gospodarczych, co się dzieje

Według znawców tematu, czynniki decydujące ostatnio o likwidacji takich firm nie różnią się od tych sprzed roku. Znaczenie mają m.in. koszty prowadzenia biznesu, w tym składki zusowskie, a także oczekiwania finansowe pracowników.

Szybki wzrost e-commerce mocno zależny od rozwoju nowych technologii: co pozwoli na zwiększenie zainteresowania zakupami online ze strony klientów

E-commerce czyli zakupy internetowe przestają być jedynie wygodną alternatywą dla handlu tradycyjnego – stają się doświadczeniem, którego jakość wyznaczają nie tylko oferta i cena, lecz także szybkość, elastyczność i przewidywalność dostawy oraz prostota ewentualnego zwrotu.

REKLAMA

Przedsiębiorczość w Polsce ma się dobrze, mikroprzedsiębiorstwa minimalizując ryzyko działalności gospodarczej coraz częściej zaczynają od franczyzy

Najliczniejszą grupę firm zarejestrowanych w Polsce stanowią mikroprzedsiębiorstwa, a wśród nich ponad 87 tys. to podmioty działające w modelu franczyzowym. Jak zwracają uwagę ekonomiści ze Szkoły Głównej Handlowej, Polska jest liderem franczyzy w Europie Środkowo-Wschodniej.

Rewolucyjne zmiany w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), co oznacza, że już od 1 stycznia 2026 r. zmieni się sposób ich prowadzenia.

REKLAMA