Podpis elektroniczny a wysyłanie informacji przez platformy zakupowe

Podpis elektroniczny a zamówienia publiczne

Komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019r. poz. 2019), dalej „pzp”.

Przepisy pzp nie nakładają na Zamawiającego obowiązku zachowania formy elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym podczas wysyłania informacji do Wykonawców poprzez platformy zakupowe.

Odrębną kwestią jest przesyłanie przez Zamawiającego informacji do Wykonawców poprzez platformy zakupowe w sposób wadliwy. A za taki np. może być uznany brak podpisu Zamawiającego pod dokumentem.

Udzielenie zamówienia

Komunikacja [1] w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie, w tym:

• składanie ofert,
• składanie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie,
• wymiana informacji oraz
• przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą,
• z uwzględnieniem wyjątków określonych w pzp, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Przez środki komunikacji elektronicznej [2] należy rozumieć środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344). Wskazana ustawa, definiuje środki komunikacji elektronicznej, jako rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną [3].

Ustawodawca formę elektroniczną, jako obligatoryjną zastrzegł pod rygorem nieważności w przypadku postępowań o wartości równej lub przekraczającej progi unijne w przypadku składania [4]:

• oferty,
• wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie,
• wniosku, o którym mowa w art. 371 ust. 3 pzp,
• oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 pzp.

Podobne zastrzeżenie ma miejsce w przypadku postępowań o wartości mniejszej niż progi unijne [5], z tym, że ustawodawca dopuszcza w tym przypadku złożenie:

• oferty,
• wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie,
• oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 pzp.
• w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Zamawiający w ogłoszeniu oraz specyfikacji warunków zamówienia [6] umieszcza informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej.

Sposób przekazywania wniosków

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 roku w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020r. poz. 2452) określa:

• sposób sporządzania oraz sposób przekazywania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wniosków, o których mowa w art. 371 ust. 3 pzp, ofert, prac konkursowych, oświadczeń, o których mowa w art. 125 ust. 1 pzp, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych, oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów, przekazywanych w postępowaniu lub konkursie,
• wymagania techniczne dla dokumentów elektronicznych zawierających wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wnioski, o których mowa w art. 371 ust. 3 pzp, oferty, prace konkursowe, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 pzp, podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, oraz inne informacje, oświadczenia lub dokumenty, przekazywane w postępowaniu lub konkursie,
• wymagania techniczne i organizacyjne użycia środków komunikacji elektronicznej służących do odbioru dokumentów elektronicznych, o których mowa w pkt 2.

Mając powyższe na uwadze należy podkreślić, że prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie jest równoznaczne z obowiązkiem posługiwania się podpisem elektronicznym przez wszystkie strony postępowania.

Żaden z przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019r. poz. 2019), ani aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie nie nakłada na Zamawiającego obowiązku zachowania formy elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym podczas wysyłania informacji do Wykonawców poprzez platformy zakupowe.

Informacje Zmawiającego przeznaczone dla Wykonawców takie jak np.:

• wyjaśnienia treści Specyfikacji Warunków Zamówienia,
• informacja o kwocie, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
• informacja z otwarcia ofert
• mogą być przesłane do Wykonawców poprzez platformę zakupową jako skan papierowej wersji dokumentu.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na to, iż nie należy utożsamiać zasady pisemności [7] w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego z formą pisemną.

Prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pisemnie oznacza zastosowanie w tym postępowaniu takich środków przekazu, które zapewniają wyrażanie informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Jest to konsekwencją przyjęcia w pzp [8] definicji pojęcia „pisemność”.

Pisemne oświadczenia i zawiadomienia

Pojęcie pisemności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie oznacza przekazywania dokumentów, oświadczeń i informacji wyłącznie w postaci papierowej, ale przede wszystkim w postaci elektronicznej ze względu na zasadę komunikacji elektronicznej przyjętej w pzp [9].

Pisemne oświadczenia i zawiadomienia, do których nawiązuje pzp, są przekazywane z zasady w postaci elektronicznej (o ile inny sposób komunikacji, jak np. w postępowaniach w dziedzinach obronności lub bezpieczeństwa, nie jest dopuszczony samą ustawą). Przy czym trzeba pamiętać, że do środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z definicją, nie należy faks.

Zasada pisemności nie dotyczy wyłącznie komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, ale również dokumentowania przebiegu postępowania przez zamawiającego, czyli sporządzania protokołu postępowania.

W przypadkach, w których pzp wymaga formy pisemnej, należy przez to rozumieć formę określoną art. 78 § 1 Kc zdanie pierwsze, zgodnie z którym do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Warto zauważyć, że na gruncie Kc oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej [10], natomiast do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym [11].

Brak podpisu elektronicznego

Odrębną kwestią jest przesyłanie przez Zamawiającego informacji do Wykonawców poprzez platformy zakupowe w sposób wadliwy. A za taki może być uznany brak podpisu Zamawiającego pod dokumentem. W ocenie autora niniejszej publikacji pisma kierowane do wykonawców poza określonymi w pzp wymogami powinny zawierać również takie informacje jak wskazanie Zamawiającego od którego pochodzą, jego siedzibę oraz podpis przez osobę uprawomocnioną do dokonania takiej czynności.

Bez wskazania podmiotu, od którego pochodzi informacja, jego siedziby i podpisu osoby uprawnionej, nie można dokonać indywidualizacji zamawiającego. Podpis warunkuje, że dokument pochodzi od osoby, reprezentującej Zamawiającego. Brak jego podpisu, przy równoczesnym braku podpisu osoby przez niego umocowanej, gdy nie zostanie usunięty, może powodować brak uniemożliwiający wywołanie określonego skutku prawnego.

Pisma kierowane do Wykonawców, jak również dokumenty udostępniane przez Zamawiającego na stronie internetowej prowadzonego postępowania powinny być podpisane w taki sposób, by ich odbiorca miał pewność, że korespondencja i odpowiednio stosowne dokumenty zostały zaakceptowane przez upoważnione osoby.

Dokumenty publikowane na stronie internetowej prowadzonego postępowania powinny spełniać wymagania wynikające z ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 roku o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 848).

Piotr Nowaczyk

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA

[1] art. 61 pzp

[2] art. 7 pkt 23 pzp

[3] art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344)

[4] art. 63 ust. 1 pzp

[5] art. 63 ust. 2 pzp

[6] art. 67, art. 134 ust. 1 pkt 10, art. 281 ust. 1 pkt 8 pzp

[7] art. 20 ust. 1 pzp

[8] art. 7 pkt 16 pzp

[9] art. 61 ust. 1 pzp

[10] art. 781 § 2 Kc

[11] art. 781 § 1 Kc