Umowa z zagranicznym kontrahentem - na co zwrócić uwagę?

Aktualna sytuacja społeczna, polityczna i gospodarcza związana z trwającą na całym świecie epidemią koronawirusa SARS-CoV-2 powinna być impulsem dla przedsiębiorców do zachowania większej czujności i staranności przy zawieraniu kontraktów.

Podpowiadamy na co zwrócić uwagę.

Polecamy: Nowe technologie w pracy księgowych

Sprawdzenie kontahenta

Przed samym przystąpieniem do rozmów z kontrahentem warto jest dokładnie sprawdzić i potwierdzić jego dane. Rozeznanie w tej kwestii pozwoli przedsiębiorcy właściwie ocenić wiarygodność, wypłacalność, doświadczenie oraz poziom profesjonalizmu przyszłego partnera w biznesie. Ten niewielki w aktualnych realiach wysiłek może uchronić przedsiębiorcę przed poważnymi kłopotami, jakie niesie za sobą zawarcie kontraktu z nieuczciwym bądź niewypłacalnym przedsiębiorcą.

W celu „prześwietlenia” przyszłego kontrahenta warto posłużyć się rejestrami przedsiębiorców, które działają w większości rozwiniętych państw, m.in. w niemalże wszystkich krajach Unii Europejskiej czy w Stanach Zjednoczonych. Rejestry te zawierają podstawowe dane identyfikujące firmę, takie jak:

• rok założenia działalności gospodarczej;
• dane wspólników spółek;
• wysokość kapitału zakładowego;
• skład organu upoważnionego do reprezentacji spółki;
• dane o sprawozdaniach finansowych;
• wiadomości o postępowaniach upadłościowych, restrukturyzacyjnych i windykacyjnych.

Umowa przedwstępna

Dobrym pomysłem jest zawarcie umowy przedwstępnej, w której strony zobowiążą się do zawarcia umowy przyrzeczonej, jak również uregulują najważniejsze kwestie przyszłego kontraktu. Co ważne, taka umowa nie pociąga za sobą większych konsekwencji – jedynie w szczególnych przypadkach strona, która liczyła na zawarcie umowy właściwej może żądać odszkodowania – a pozwala stronom zastanowić się nad wszystkimi aspektami kontraktu oraz daje czas wystarczający na podjęcie decyzji o podjęciu lub nie przyszłej współpracy. 

Popularną instytucją zawieraną w szczególnie istotnych i skomplikowanych umowach jest preambuła. Preambuła jest swego rodzaju „wstępem” do umowy. Zazwyczaj zawiera ona postanowienia ogólne, wyznaczające w jaki sposób strony mają zamiar dążyć do osiągnięcia swoich celów oraz wypełniania obowiązków. Preambuła służy przede wszystkim właściwemu zrozumieniu intencji, zamiarów oraz celów stron. Ma również istotne znaczenie interpretacyjne.

Treść preambuły jest taką samą częścią umowy jak wszystkie inne postanowienia. Skutkiem tego podlega ona wykładni, tak samo jak inne zapisy regulujące dany stosunek umowny. W praktyce zaś postanowienia umowne podlegają wykładni w związku z zapisami zawartymi właśnie w preambule. Z powyższych względów jej treść może mieć istotne znaczenie w przypadku zaistnienia konfliktu interesów stron w trakcie wykonywania umowy.

Umowa

Każda umowa gospodarcza – nie tylko ta, która jest zawierana z zagranicznym partnerem –powinna charakteryzować się przede wszystkim przejrzystością, prostotą zapisów oraz jasnością i dokładnością w określeniu praw i obowiązków stron. Jednocześnie, aby umowa mogła zostać uznana za ważną, musi określać przedmiot umowy, termin jej realizacji oraz rodzaj i wysokość wynagrodzenia. W przypadku umowy dotyczącej wykonania dzieła czy dostawy powinna ona zawierać dodatkowo określenie specyfikacji towaru oraz jego jakości.

Kontrakt skonstruowany według wspomnianych wytycznych z całą pewnością zostanie uznany za prawidłowy i wiążący strony. Z uwagi jednak na charakter stosunków między przedsiębiorcami zagranicznymi, tj. odmienny reżim prawny oraz jurysdykcję sądową, umowa powinna zawierać uzupełniające regulacje techniczne i pomocnicze, uszczegóławiające prawa i obowiązki każdej ze stron. Do takich zapisów należy przede wszystkim zaliczyć:

• słownik pojęć używanych w umowie;
• zasady ponoszenia kosztów związanych z transakcjami;
• zasady przenoszenia ryzyka utraty, zniszczenia lub uszkodzenia towaru;
• zasady postępowania w razie pogorszenia się pozycji gospodarczej stron;
• zasady dokonywania cesji praw z umowy;
• zasady zgłaszania reklamacji wykonania umowy oraz trybu działania stron w razie niewykonania zobowiązania.

Kwestie sądowe

Umowy zawierane na gruncie międzynarodowym wymagają określenia reżimu prawnego, któremu będą podlegali przedsiębiorcy w przypadku pojawienia się ewentualnych konfliktów między stronami. Wybór porządku prawnego – prawa krajowego lub prawa zagranicznego –jak również wybór właściwego miejscowo sądu, należy bezpośrednio określić w kontrakcie  dokonując w nim stosownych zapisów. Właściwa regulacja zawarta w umowie ułatwi stronom m.in. ustalanie terminów przedawnienia roszczeń, zasad procesu egzekwowania należności, a także czas trwania ewentualnego postępowania sądowego oraz jego kosztów.

W każdej sprawie wynikającej z prawa cywilnego i handlowego, przed wszczęciem postępowania jest wskazane skorzystanie z próby polubownego załatwienia sprawy, tj. mediacji. W tym celu warto wprowadzić do umowy klauzulę arbitrażową. Wykorzystanie instytucji sądu arbitrażowego pozwoli rozwiązać spór w sposób tańszy, szybszy, a co za tym idzie – skuteczniejszy.

Waluta

Przy zawieraniu umowy z zagranicznym kontrahentem istotny jest również wybór waluty transakcji oraz sposób jej przeliczania. Jest to o tyle ważne, że ustanowienie niestabilnej waluty może prowadzić do nierównomiernego rozdzielenia zysków i strat między stronami – w zależności od tego czy waluta zyska lub straci, jeden z kontrahentów się wzbogaci, a dla drugiego zawarta umowa może stać się nieopłacalna. Mimo iż po obu stronach nie występują przedsiębiorcy, to doskonałym przykładem może być sytuacja tzw. frankowiczów. Odpowiedzialną decyzją będzie więc zawieranie umów w walutach międzynarodowych, np. w euro lub w dolarze amerykańskim.

Jeżeli wszystkie kwestie waluty nie zostaną uregulowane, a strony ustalą, iż umowa podlegała będzie pod polską jurysdykcję, wówczas, gdy przedmiotem zobowiązania jest waluta obca, zapłata może nastąpić w polskich złotych, a jej wartość obliczana jest na podstawie średniego kursu NBP. Sposób przeliczania waluty w powyższy sposób w praktyce często budzi wątpliwości, co może stać się zarzewiem konfliktu między przedsiębiorcami. Aby uniknąć problemów, warto jest dodać do treści kontraktu klauzulę, która w sposób jasny i konkretny będzie określała sposoby przeliczania kursów.

Radosław Pilarski, adwokat specjalizujący się w prawie zamówień publicznych, gospodarczym i upadłościowym

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA