REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Od czego zacząć by efektywnie zarządzać majątkiem organizacji?

PIRXON
PIRXON SA (dawniej SmartMedia Sp. z o.o.) od 2004 roku optymalizuje procesy, dostarczając zaawansowane rozwiązania informatyczne polskim i zagranicznym firmom.
Od czego zacząć by efektywnie zarządzać majątkiem organizacji?
Od czego zacząć by efektywnie zarządzać majątkiem organizacji?
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W jaki sposób zwiększyć efektywność aktywów pracujących na zysk organizacji? Od czego zacząć by wynik naszych działań był rzeczywiście wyjątkowy? Artykuł odpowiada na te pytania.

Zarządzanie majątkiem to dziedzina, która staje się coraz bardziej interesująca z punktu widzenia wartości generowanej dla biznesu i sektora publicznego. Dotychczas niedoceniana i odpychana w dół organizacji, najczęściej kojarzona jest z procesem inwentaryzacji i rozliczeniem amortyzacji.

REKLAMA

REKLAMA

Osoby zaangażowane w zarządzanie majątkiem to głównie pracownicy działu księgowości, odpowiedzialni za rozliczenia bilansowe i podatkowe oraz  referatu administracji,  odpowiedzialni za zakupy i ewidencjonowanie aktywów. Serwis i utrzymanie urządzeń przeważnie jest w rękach użytkowników urządzeń, np. w dziale informatyki, bądź w przypadku firm przemysłowych w dziale utrzymania ruchu.

Taka konfiguracja struktur odpowiedzialnych za zarządzania majątkiem prowadzi do separacji działań i budowy silosów kompetencyjnych, często skutkujących suboptymalizacją. W efekcie kto  inny odpowiada za kwestie finansowe, kto inny za operacyjne i merytoryczne, a jeszcze kto inny za serwis i utrzymanie. Ponieważ te trzy obszary często są rozłączne, ich współpraca i wymiana informacji w tematach optymalizacji efektywności użycia składników majątku nie zawsze jest możliwa - szczególnie, że cele operacyjne tych działów są diametralnie różne. Księgowość optymalizuje koszty i kształtuje obraz bilansu, administracja szuka jak najtańszych źródeł zakupu, a użytkownicy jak najlepszych rozwiązań z punktu widzenia walorów eksploatacyjnych składników majątku. Należy zaznaczyć, że taki obraz był skutecznie wzmacniany przez systemy ERP, które zarządzanie majątkiem traktowały jako coś mniej istotnego od finansów, produkcji czy logistyki.

Wiele lat upłynęło do chwili, gdy majątek doczekał się spójnego podejścia, które obejmowałoby wszystkie aspekty zarządzania nim w kontekście celów strategicznych organizacji. Krokiem milowym było opublikowanie normy ISO 55000, która - w kontekście majątku - wskazuje na relacje wiążące cele strategiczne i operacyjne organizacji. Najważniejszym w mojej ocenie aspektem, na który norma ISO 55000 kładzie nacisk, jest stwierdzenie, że

„zarządzanie aktywami nie jest skoncentrowane na aktywach jako takich, ale na wartości jaką generują dla organizacji”.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Takie podejście eliminuje efekty suboptymalizacji i dobrze – z punktu widzenia strategii organizacji - nakreśla zasady zarządzania majątkiem w warstwie operacyjnej.

Na powyższym diagramie pokazany jest kontekst pomiędzy różnymi aspektami zarządzania nakreślony przez normę ISO 55000 i zaimplementowany w systemie informatycznym.

Rys. 1. Schematyczny obraz obszarów powiązanych w kontekście zarządzania majątkiem (na przykładzie systemu AssetsNinja firmy Smartmedia).  

Punktem wyjścia do budowy systemu zarządzania majątkiem są biznesowe cele strategiczne organizacji przełożone na wymagania odnoszące się do aktywów i powiązanych z nimi innymi obszarami organizacji. Pozwala to zidentyfikować zależności pomiędzy składnikami majątku, sposobem ich użycia i pozostałymi działaniami, takimi jak: finanse czy zarządzanie zasobami ludzkimi. Przykładami takich zależności jest, np. analiza płynności finansowej w kontekście zakupu nowych składników majątku czy alokowanie czasu pracowników na szkolenia związane z eksploatacją wybranego składnika majątku. Wartość, o której mowa w normie ISO 55000 generuje się właśnie na styku tych działań. Nie wystarczy bowiem korzystać z doskonałego narzędzia. Trzeba mieć również pracowników, którzy potrafią to narzędzie użyć i utrzymać w należytym stanie. Samo narzędzie musi być dostępne, sprawne i możliwie efektywnie używane. W aspekcie finansowym jego wartość księgowa musi być optymalnie zobrazowana w bilansie firmy, a rozliczenie amortyzacji spójne z cyklem życia składnika.

Polecamy: Controlling i Rachunkowość Zarządcza – prenumerata

Bardzo ciekawym aspektem zarządzania aktywami jest efektywne wykorzystanie majątku w organizacjach złożonych np. przez podmioty powiązane lub firmy zewnętrzne współpracujące z naszą instytucją na zasadach biznesowych. Nieużywany lub niesprawny składnik majątku generuje wyłącznie koszty. Składnik używany sporadycznie nie generuje oczekiwanych korzyści. Te wszystkie aspekty są istotne w procesach podejmowania decyzji o zakupie lub budowie aktywów. Zasadność inwestycji w nowe składniki wynika nie tylko z bieżących potrzeb, ale też z analizy aktywów dostępnych w całej organizacji i jej otoczeniu biznesowym. Wypożyczenie lub przesuniecie majątku pomiędzy jednostkami organizacyjnymi bywa czasami bardziej korzystne, niż zakup nowego składnika. Żeby jednak to zrobić trzeba wiedzieć, że są takie możliwości. W organizacjach zorganizowanych na zasadach silosów, z ograniczonym dostępem do informacji, bardzo trudno podnosić efektywność wykorzystania posiadanych aktywów. Często te same urządzenia używane rzadko, bez uzasadnionych powodów są zamawiane przez kolejne jednostki organizacyjne. Często są kupowane „na półkę”, a organizacja korzysta z nich sporadycznie. Taka sytuacja nie tylko generuje koszty zbędnych zakupów, ale też buduje kulturę rozrzutności i nieszanowania kapitału.


System zarządzanie majątkiem może budować niebagatelną wartość dodaną dla organizacji, ale z drugiej strony jest wymagający ze względu na metodykę pracy i zasób informacyjny. Nie da się efektywnie zarządzać aktywami bez planowania celów i bez dostępu do danych powiązanych z aktywami. Sposób i zasady działania najczęściej określone są w Strategicznym Planie Zarzadzania Majątkiem (SPZM) - całym majątkiem używanym do czerpania korzyści przez organizację, a nie tylko tych składników, które są w ewidencji środków trwałych w systemie ERP. Strategiczny Plan to know-how organizacji, które może być utrwalone w dowolnej formie. W mojej ocenie nie musi to być jeden opasły dokument, którego tworzeniem musi zająć się wyspecjalizowana spółka z Wielkiej Czwórki firm konsultingowych. Może to być zestaw instrukcji i zasad ustalonych w organizacji i „zaszyty” w systemach informacyjnych wspierających zarządzanie. Naturalnym wsparciem tych działań są systemy informatyczne klasy EAM (Enterprise Asset Management), które w dobie rozwiązań mobilnych pozwalają udostępniać i przetwarzać dane nie tylko w biurze, ale też w terenie – tam gdzie majątek jest używany. Na kampusie uczelni i na placu budowy firmy deweloperskiej.  
Na diagramie wskazałem dwa typy systemów informatycznych, które skutecznie wspierają cały obszar kontekstowo powiązany z zarządzaniem aktywami. System transakcyjny wspiera ewidencję i obsługę procesów na poziomie operacyjnym. Pełni funkcję bazy wiedzy, zarządza odpowiedzialnością za składniki majątku, przesunięciami oraz procesami jego utrzymania i rozwoju. Rozlicza amortyzację, koszty eksploatacji i przekłada je na koszty do rachunku wyników. System analityczny pozwala mierzyć efektywność wykorzystania aktywów i ich wpływ na aspekty bilansowe i podatkowe organizacji. Pokazuje braki i nadwyżki składników, wspiera optymalizację procesów zaopatrzenia.

REKLAMA

Zarządzanie aktywami materialnymi i niematerialnymi, środkami trwałymi i wyposażeniem, materiałami eksploatacyjnymi oraz częściami zapasowymi to ostatni element zaplecza organizacji, z którego można czerpać korzyści - nie mniejsze niż z optymalizacji finansów, zarządzania zasobami ludzkimi czy relacjami z klientem. Przyjęcie właściwej metodyki nakreślonej w normie ISO 55000 oraz wdrożenie narzędzi informatycznych automatyzujących ewidencję i procesy powiązane z majątkiem, są kluczem do wzrostu efektywności organizacji i uproszczenia zasad jej działania.

O autorze:  Dariusz Kąkol – Menadżer i konsultant ds. rozwiązań informatycznych automatyzujących pracę biznesu. Pracował w projektach wdrożeniowych systemów ERP, GIS, EAM. Obecnie Pełnomocnik Zarządu firmy Smartmedia (www.smartmedia.com.pl), specjalizującej się w robotyzacji procesów i automatyzacji zarządzania majątkiem firm i instytucji publicznych.

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Firmy niechętnie upominają się o pieniądze u dłużników, a po upływie pół roku windykacja może być bezskuteczna

Dlaczego dłużnicy nie płacą na czas należności za faktury? Nie mam pieniędzy, zapomniałem o fakturze, klienci zalegają mi z zapłatą, więc i ja nie płacę – to najczęstsze usprawiedliwienia, jakie słyszą właściciele firm od swoich klientów, którzy nie regulują należności za dostarczone towary czy wykonane usługi.

10 pytań, jakie warto zadać freelancerowi przed rozpoczęciem współpracy

Outsourcing staje się coraz bardziej popularny w Polsce. Jednak dla wielu przedsiębiorców, którzy dotychczas nie korzystali z usług freelancerów, zlecanie im zadań może być wyzwaniem. Oto szczegółowy poradnik, który pomoże przygotować się do efektywnej współpracy z niezależnym specjalistom.

Korzystne rozwiązanie podatkowe dla podmiotów prowadzących działalność badawczo-rozwojową

Ulga badawczo-rozwojowa (B+R) to korzystne rozwiązanie podatkowe dla podmiotów prowadzących działalność badawczo-rozwojową, skierowane zarówno do podatników PIT (opodatkowanych skalą podatkową lub tzw. podatkiem liniowym) jak i do podatników CIT (którzy uzyskują przychody z działalności gospodarczej, inne niż zyski kapitałowe). Ulga ta stanowi istotne wsparcie dla firm inwestujących w innowacje, technologie i rozwój nowych produktów.

Budownictwo mocno wyhamowało, ale to wciąż najbardziej optymistyczna branża, bo liczy na wydatkowanie pieniędzy przez rząd

Optymizm w branży budowlanej utrzymuje się już od wielu miesięcy. Ponieważ jednak jego motorem napędowym są inwestycje ze środków Krajowego Planu Odbudowy oraz kredytu #naStart, entuzjazm słabnie. Wszystko przez ślamazarną pracę rządu.

REKLAMA

Szykują się milionowe kary. Kontrola stron internetowych: kogo dotyczy, kto kontroluje, jaka kara i za co

Nie tylko skarbówka kontroluje i nakłada kary za złamanie przepisów. I nie tylko Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Do akcji coraz częściej wkracza też Urząd Ochrony Danych Osobowych – UODO, a kontrole kończą się karami – nawet w milionach złotych.

Otwieranie dziś restauracji to samobójstwo? Pewniejsze jest pójść śladem Żabki do własnego sklepu z ofertą gotowych dań

Rewolucja dzieje się w całej branży fachowo określanej jako HoReCa. Ale największa w jej gastronomicznej części. Świadczą o tym dane gospodarcze dotyczące liczby otwieranych placówek, zawieszanych działalności, długów i kredytów oraz tempa ich spłaty. Restauracje tracą na popularności, zyskują sklepy oferujące gotowe dania - ciepłe lub do odgrzania w domu.

Jak odblokować innowacyjność małego biznesu?

Innowacyjność w małej firmie to wyzwanie. Małemu biznesowi jest trudniej na wielu płaszczyznach. Często jest to jedna osoba do podejmowania decyzji i brak jest kogoś kto spojrzałby obiektywnie na działania i krytycznie na trendy. Jak odblokować innowacyjność małej działalności podpowiada Zuzanna Mikołajczyk, innowatorka i strateg innowacji.

Kawa z INFORLEX. Wakacje składkowe - bezpłatne spotkanie online

Zapraszamy na bezpłatne spotkanie online z cyklu kawa z INFORLEX, które odbędzie się 3 września 2024 r. Tematem spotkania będą wakacje składkowe. 

REKLAMA

Firma spedycyjna. Jak założyć? Czy to się opłaca?

Branża TSL to jeden z najlepiej trzymających się sektorów gospodarki, nawet mimo kryzysu. Działalność spedycyjna daje wiele możliwości i ma ogromny potencjał. O czym trzeba wiedzieć zaczynając w tej branży na własny rachunek? 

Compliance a ochrona danych - co przedsiębiorcy muszą wiedzieć

W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie prawnym, przedsiębiorcy muszą być na bieżąco z otoczeniem prawnym firmy, w tym regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Compliance, czyli zgodność z przepisami prawa, staje się kluczowym elementem w działalności każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. W obliczu surowych kar finansowych i rosnącej świadomości konsumentów, ochrona danych osobowych przestała być jedynie formalnością, a stała się fundamentem odpowiedzialnego prowadzenia biznesu.

REKLAMA