Kategorie

Od czego zacząć by efektywnie zarządzać majątkiem organizacji?

PIRXON
PIRXON SA (dawniej SmartMedia Sp. z o.o.) od 2004 roku optymalizuje procesy, dostarczając zaawansowane rozwiązania informatyczne polskim i zagranicznym firmom.
Od czego zacząć by efektywnie zarządzać majątkiem organizacji?
Od czego zacząć by efektywnie zarządzać majątkiem organizacji?
Fotolia
W jaki sposób zwiększyć efektywność aktywów pracujących na zysk organizacji? Od czego zacząć by wynik naszych działań był rzeczywiście wyjątkowy? Artykuł odpowiada na te pytania.

Zarządzanie majątkiem to dziedzina, która staje się coraz bardziej interesująca z punktu widzenia wartości generowanej dla biznesu i sektora publicznego. Dotychczas niedoceniana i odpychana w dół organizacji, najczęściej kojarzona jest z procesem inwentaryzacji i rozliczeniem amortyzacji.

Osoby zaangażowane w zarządzanie majątkiem to głównie pracownicy działu księgowości, odpowiedzialni za rozliczenia bilansowe i podatkowe oraz  referatu administracji,  odpowiedzialni za zakupy i ewidencjonowanie aktywów. Serwis i utrzymanie urządzeń przeważnie jest w rękach użytkowników urządzeń, np. w dziale informatyki, bądź w przypadku firm przemysłowych w dziale utrzymania ruchu.

Taka konfiguracja struktur odpowiedzialnych za zarządzania majątkiem prowadzi do separacji działań i budowy silosów kompetencyjnych, często skutkujących suboptymalizacją. W efekcie kto  inny odpowiada za kwestie finansowe, kto inny za operacyjne i merytoryczne, a jeszcze kto inny za serwis i utrzymanie. Ponieważ te trzy obszary często są rozłączne, ich współpraca i wymiana informacji w tematach optymalizacji efektywności użycia składników majątku nie zawsze jest możliwa - szczególnie, że cele operacyjne tych działów są diametralnie różne. Księgowość optymalizuje koszty i kształtuje obraz bilansu, administracja szuka jak najtańszych źródeł zakupu, a użytkownicy jak najlepszych rozwiązań z punktu widzenia walorów eksploatacyjnych składników majątku. Należy zaznaczyć, że taki obraz był skutecznie wzmacniany przez systemy ERP, które zarządzanie majątkiem traktowały jako coś mniej istotnego od finansów, produkcji czy logistyki.

Wiele lat upłynęło do chwili, gdy majątek doczekał się spójnego podejścia, które obejmowałoby wszystkie aspekty zarządzania nim w kontekście celów strategicznych organizacji. Krokiem milowym było opublikowanie normy ISO 55000, która - w kontekście majątku - wskazuje na relacje wiążące cele strategiczne i operacyjne organizacji. Najważniejszym w mojej ocenie aspektem, na który norma ISO 55000 kładzie nacisk, jest stwierdzenie, że

„zarządzanie aktywami nie jest skoncentrowane na aktywach jako takich, ale na wartości jaką generują dla organizacji”.

Takie podejście eliminuje efekty suboptymalizacji i dobrze – z punktu widzenia strategii organizacji - nakreśla zasady zarządzania majątkiem w warstwie operacyjnej.

Na powyższym diagramie pokazany jest kontekst pomiędzy różnymi aspektami zarządzania nakreślony przez normę ISO 55000 i zaimplementowany w systemie informatycznym.

Rys. 1. Schematyczny obraz obszarów powiązanych w kontekście zarządzania majątkiem (na przykładzie systemu AssetsNinja firmy Smartmedia).  

Punktem wyjścia do budowy systemu zarządzania majątkiem są biznesowe cele strategiczne organizacji przełożone na wymagania odnoszące się do aktywów i powiązanych z nimi innymi obszarami organizacji. Pozwala to zidentyfikować zależności pomiędzy składnikami majątku, sposobem ich użycia i pozostałymi działaniami, takimi jak: finanse czy zarządzanie zasobami ludzkimi. Przykładami takich zależności jest, np. analiza płynności finansowej w kontekście zakupu nowych składników majątku czy alokowanie czasu pracowników na szkolenia związane z eksploatacją wybranego składnika majątku. Wartość, o której mowa w normie ISO 55000 generuje się właśnie na styku tych działań. Nie wystarczy bowiem korzystać z doskonałego narzędzia. Trzeba mieć również pracowników, którzy potrafią to narzędzie użyć i utrzymać w należytym stanie. Samo narzędzie musi być dostępne, sprawne i możliwie efektywnie używane. W aspekcie finansowym jego wartość księgowa musi być optymalnie zobrazowana w bilansie firmy, a rozliczenie amortyzacji spójne z cyklem życia składnika.

Polecamy: Controlling i Rachunkowość Zarządcza – prenumerata

Bardzo ciekawym aspektem zarządzania aktywami jest efektywne wykorzystanie majątku w organizacjach złożonych np. przez podmioty powiązane lub firmy zewnętrzne współpracujące z naszą instytucją na zasadach biznesowych. Nieużywany lub niesprawny składnik majątku generuje wyłącznie koszty. Składnik używany sporadycznie nie generuje oczekiwanych korzyści. Te wszystkie aspekty są istotne w procesach podejmowania decyzji o zakupie lub budowie aktywów. Zasadność inwestycji w nowe składniki wynika nie tylko z bieżących potrzeb, ale też z analizy aktywów dostępnych w całej organizacji i jej otoczeniu biznesowym. Wypożyczenie lub przesuniecie majątku pomiędzy jednostkami organizacyjnymi bywa czasami bardziej korzystne, niż zakup nowego składnika. Żeby jednak to zrobić trzeba wiedzieć, że są takie możliwości. W organizacjach zorganizowanych na zasadach silosów, z ograniczonym dostępem do informacji, bardzo trudno podnosić efektywność wykorzystania posiadanych aktywów. Często te same urządzenia używane rzadko, bez uzasadnionych powodów są zamawiane przez kolejne jednostki organizacyjne. Często są kupowane „na półkę”, a organizacja korzysta z nich sporadycznie. Taka sytuacja nie tylko generuje koszty zbędnych zakupów, ale też buduje kulturę rozrzutności i nieszanowania kapitału.


System zarządzanie majątkiem może budować niebagatelną wartość dodaną dla organizacji, ale z drugiej strony jest wymagający ze względu na metodykę pracy i zasób informacyjny. Nie da się efektywnie zarządzać aktywami bez planowania celów i bez dostępu do danych powiązanych z aktywami. Sposób i zasady działania najczęściej określone są w Strategicznym Planie Zarzadzania Majątkiem (SPZM) - całym majątkiem używanym do czerpania korzyści przez organizację, a nie tylko tych składników, które są w ewidencji środków trwałych w systemie ERP. Strategiczny Plan to know-how organizacji, które może być utrwalone w dowolnej formie. W mojej ocenie nie musi to być jeden opasły dokument, którego tworzeniem musi zająć się wyspecjalizowana spółka z Wielkiej Czwórki firm konsultingowych. Może to być zestaw instrukcji i zasad ustalonych w organizacji i „zaszyty” w systemach informacyjnych wspierających zarządzanie. Naturalnym wsparciem tych działań są systemy informatyczne klasy EAM (Enterprise Asset Management), które w dobie rozwiązań mobilnych pozwalają udostępniać i przetwarzać dane nie tylko w biurze, ale też w terenie – tam gdzie majątek jest używany. Na kampusie uczelni i na placu budowy firmy deweloperskiej.  
Na diagramie wskazałem dwa typy systemów informatycznych, które skutecznie wspierają cały obszar kontekstowo powiązany z zarządzaniem aktywami. System transakcyjny wspiera ewidencję i obsługę procesów na poziomie operacyjnym. Pełni funkcję bazy wiedzy, zarządza odpowiedzialnością za składniki majątku, przesunięciami oraz procesami jego utrzymania i rozwoju. Rozlicza amortyzację, koszty eksploatacji i przekłada je na koszty do rachunku wyników. System analityczny pozwala mierzyć efektywność wykorzystania aktywów i ich wpływ na aspekty bilansowe i podatkowe organizacji. Pokazuje braki i nadwyżki składników, wspiera optymalizację procesów zaopatrzenia.

Zarządzanie aktywami materialnymi i niematerialnymi, środkami trwałymi i wyposażeniem, materiałami eksploatacyjnymi oraz częściami zapasowymi to ostatni element zaplecza organizacji, z którego można czerpać korzyści - nie mniejsze niż z optymalizacji finansów, zarządzania zasobami ludzkimi czy relacjami z klientem. Przyjęcie właściwej metodyki nakreślonej w normie ISO 55000 oraz wdrożenie narzędzi informatycznych automatyzujących ewidencję i procesy powiązane z majątkiem, są kluczem do wzrostu efektywności organizacji i uproszczenia zasad jej działania.

O autorze:  Dariusz Kąkol – Menadżer i konsultant ds. rozwiązań informatycznych automatyzujących pracę biznesu. Pracował w projektach wdrożeniowych systemów ERP, GIS, EAM. Obecnie Pełnomocnik Zarządu firmy Smartmedia (www.smartmedia.com.pl), specjalizującej się w robotyzacji procesów i automatyzacji zarządzania majątkiem firm i instytucji publicznych.

Dowiedz się więcej z naszej publikacji
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych z aktywnymi drukami online
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych z aktywnymi drukami online
Tylko teraz
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    28 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Transport: Zmiana w organizacji ruchu na A2 i A4

    Od 1 października 2021 r. w związku z wygaszeniem systemu viaTOLL wprowadzona zostanie nowa organizacja ruchu w Miejscach Poboru Opłat na odcinkach autostrad A2 (Konin- Stryków) oraz A4 (Wrocław-Sośnica).

    Nissan Qashqai 2021: test japońskiej nowości z wynikiem...

    Nissan Qashqai 2021: test japońskiej nowości jasno pokazał skalę postępu tego modelu. Auto stało się bardziej dojrzałe. Ale czy dojrzałość jest dobra?

    Utylizacja padłych zwierząt gospodarskich - nabór wniosków

    30 września 2021 r. upływa termin składania wniosków dotyczących finansowania lub dofinansowania kosztów utylizacji padłych zwierząt.

    Jak skutecznie dostać pracę w sprzedaży?

    Wydawałoby się, że rekrutacja ma niewiele wspólnego ze sprzedażą. Nic bardziej mylnego. Wysłanie CV jest jak wysyłanie oferty handlowej do niezdecydowanego klienta. W taki sposób możemy całe lata wysyłać oferty i mieć znikome efekty. Dopóki nie poznamy naszego klienta, specyfiki jego działalności, nie będziemy w stanie sprzedać mu naszej oferty, czyli nas samych. Kiedy rozpoczyna się proces sprzedaży samego siebie? Dlaczego kreatywność ma znaczenie? Jak skutecznie dostać pracę w sprzedaży?

    Dotacje i pożyczki dla rolników na fotowoltaikę i inne mikroinstalacje OZE - od 1 października

    Agroenergia - dotacje i pożyczki dla rolników. 1 października 2021 r. ruszy nabór w pierwszej, wdrażanej przez Wojewódzkie Fundusze Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej ze środków udostępnionych przez NFOŚiGW, części programu „Agroenergia”. Będzie ona dotyczyć dofinansowania mikroinstalacji fotowoltaicznych i wiatrowych oraz pomp ciepła o mocy powyżej 10 kW, ale nie większej niż 50 kW, w tym także instalacji hybrydowych oraz magazynów energii elektrycznej jako instalacji towarzyszącej zwiększającej autokonsumpcję energii w miejscu jej wytworzenia. Nabór w niej potrwa do wyczerpania środków. Część 2. programu, realizowana bezpośrednio przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, dotyczy dofinansowania biogazowni rolniczych wraz z towarzyszącą instalacją wytwarzania biogazu rolniczego (o mocy do 500 kW) oraz małych elektrowni wodnych o mocy do 500 kW, a także towarzyszących im magazynów energii. Nabór w niej potrwa do 20 grudnia br. lub do wyczerpania środków.

    Inwestycje zapobiegające zniszczeniu potencjału produkcji rolnej - można już składać wnioski o dofinansowanie

    Dofinansowanie dla rolników. Od 28 września 2021 r. Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa przyjmuje wnioski o dofinansowanie w ramach PROW 2014-2020 na Inwestycje zapobiegające zniszczeniu potencjału produkcji rolnej. Nabór potrwa do 26 listopada 2021 r.

    Ciśnienie powietrza w oponach to podstawa bezpieczeństwa

    Ciśnienie powietrza w oponach – to drugie zaraz za stanem ogumienia pojęcie, które ma szczególnie duże znaczenie z uwagi na warunki trakcyjne.

    Najem instytucjonalny w Polsce - oferta, trendy

    Rynek najmu instytucjonalnego w Polsce (Private Rented Sector) rozwija się niezwykle dynamicznie. Jest to spowodowane m.in. aktualnymi potrzebami i stylem życia młodego pokolenia. Wśród osób rozpoczynających samodzielne życie, będących na początku drogi zawodowej, obserwuje się brak zainteresowania zakupem nieruchomości. Generacja Z odchodzi od potrzeby posiadania i stawia na trend mobilności oraz elastyczności przez co najem staje się powszechną i ekonomiczną alternatywą dla zakupu własnego mieszkania. O inwestycjach budowanych na wynajem opowiada Magdalena Tarnowska, Dyrektor Działu Projektowego Decoroom.

    Samochody koncepcyjne: najsłynniejsze projekty na świecie

    Samochody koncepcyjne często stanowią pokaz siły. Dlatego rzadko trafiają do produkcji. I takim pokazem siły były modele zabrane na tej liście.

    Emisja gazów cieplarnianych. Za prawie 9% emisji odpowiada rolnictwo.

    Emisja gazów cieplarnianych odpowiada za zmianę klimatu. Spośród gazów cieplarnianych emisja dwutlenku węgla (CO2) jest największa.

    Turnusy pocovidowe. Ozdrowieńcy szukają sposobów na poprawę zdrowia.

    Turnusy pocovidowe to szansa dla hoteli, które posiadają odpowiednie technologie i zaplecze medyczne i mogą z powodzeniem włączyć się w proces rekonwalescencji pocovidowej. Zwłaszcza że służba zdrowia w Polsce coraz wyraźniej zmierza w kierunku decentralizacji, a rozwój telemedycyny i zdalnej opieki w czasie pandemii już w pełni to umożliwia. Na Warmii i Mazurach – gdzie powstał w tym roku klaster „Zdrowe Życie”, ukierunkowany na rozwijanie turystyki medycznej – w ramach pilotażu ruszą niedługo pierwsze turnusy pocovidowe dla ozdrowieńców, którzy borykają się m.in. z problemami kardiologicznymi.

    Jak jeździć hybrydą? Oczywiście oszczędnie jeździć hybrydą

    Jak jeździć hybrydą? Dziś przygotowaliśmy pięć najważniejszych wskazówek dotyczących eco-drivingu w aucie o napędzie spalinowo-elektrycznym.

    NASCAR to amerykańskie F1? Trochę tak i trochę nie

    NASCAR - to hasło może niewiele mówić Europejczykom. Czy to tylko nudna jazda w kółko mocnym coupe? No właśnie nie.

    Nissan Townstar: lekki dostawczak i eko-napędy

    Nissan Townstar – według zapowiedzi firmy – ma zmienić zasady gry. To nowy, lekki dostawczak, który zaoferuje m.in. silniki benzynowe i elektryczne.

    Zaprzestanie spłaty kredytu frankowego

    Frankowicze, którzy spłacili już bankowi całą główną należność, mogą po konsultacji z prawnikiem rozważyć zaprzestanie dalszego płacenia rat - uważa Arkadiusz Szcześniak ze Stowarzyszenia Stop Bankowemu Bezprawiu.

    Oznakowanie CE

    Oznakowanie CE to wymóg, który wiele wyrobów musi posiadać, zanim trafi do sprzedaży. Oznakowanie CE wskazuje, że dany wyrób został zbadany przez producenta i uznany za spełniający wymogi UE dotyczące zdrowia, bezpieczeństwa i ochrony środowiska.

    Rynek najmu (wrzesień/październik 2021 r.) - ceny, oferty, trendy

    Na rynku najmu ożywienie. Ofert mieszkań i pokoi na wynajem ubyło, a stawki pną się w górę i to już od kilku miesięcy. Jest to efekt odbudowy gospodarki, powrotu studentów na uczelnie oraz rosnących kosztów utrzymania mieszkań.

    Sprzedaż odziedziczonej nieruchomości w Polsce przez osobę mieszkającą za granicą

    Sprzedaż odziedziczonej nieruchomości. Jakich formalności trzeba dopełnić, gdy osoba mieszkająca za granicą odziedziczyła nieruchomość położoną w Polsce i chce ją sprzedać? Jakie dokumenty będą potrzebne do sprzedaży tej nieruchomości? Wyjaśnia Agata Stradomska, menedżer agencji nieruchomości.

    Zasady etykietowania żywności

    Sprzedawcy żywności i napojów, muszą podawać niezbędne informacje o produktach w swojej ofercie, aby konsument końcowy mógł podjąć świadomą decyzję o ich zakupie.

    Obowiązki w zakresie postępowania z odpadami WEEE

    Produkcja, dystrybucja lub sprzedaż sprzętu elektrycznego i elektronicznego, takiego jak komputery, lodówki, telefony komórkowe, na mocy unijnych i krajowych przepisów oznacza obowiązek producenta, aby sprzęt ten był właściwe utylizowany i przetwarzany.

    Ubezpieczenia dla rolników z dopłatami z budżetu państwa

    Ubezpieczenia dla rolników z dopłatami. Poczta Polska rozpoczęła sprzedaż ubezpieczeń upraw rolnych objętych dopłatami z budżetu państwa. Ubezpieczenia rolne "Bezpieczne Uprawy' i "Bezpieczne Zwierzęta" oferowane przez Pocztowe Towarzystwo Ubezpieczeń Wzajemnych są sprzedawane w placówkach Poczty Polskiej. Producenci rolni mogą liczyć na dopłaty do 65 proc. składki ubezpieczeniowej z budżetu państwa.

    Kredyty hipoteczne z opcją "klucz za dług"

    Kredyty hipoteczne - "klucz za dług". Żaden bank nie wprowadził do swojej oferty kredytu hipotecznego z opcją "klucz za dług" – wynika z informacji Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego.

    Uniwersalna ładowarka do urządzeń elektronicznych

    Uniwersalna ładowarka do urządzeń elektronicznych to mniej elektroodpadów i frustracji konsumentów. Po latach współpracy Komisji Europejskiej z branżą producentów urządzeń elektronicznych liczba ładowarek do telefonów komórkowych zmniejszyła się już z 30 do 3 w ostatniej dekadzie. Celem nowych przepisów jest ustanowienie wspólnego rozwiązania technicznego w zakresie ładowania wszystkich urządzeń.

    Wsparcie dla Kół Gospodyń Wiejskich. Kilka dni na złożenie wniosku.

    Koła gospodyń wiejskich mogą ubiegać się w Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa o przyznanie pomocy finansowej na realizację swoich zadań statutowych. Termin na złożenie wniosku mija 30 września.

    Jak zwiększyć wartość firmy

    Firma i marka istnieją dla klientów. To fakt. Inwestorzy stanowią także równie ważną grupę interesariuszy. I jednych, i drugich (a przede wszystkim ich kapitał) przyciągają marki silne, spójne w swej komunikacji i poważane na rynku. Jak zatem zwiększyć wartość firmy i marki, jeśli wciąż jesteśmy na etapie aspiracji do zostania liderem? Odpowiadamy.