Kategorie

Od czego zacząć by efektywnie zarządzać majątkiem organizacji?

PIRXON
PIRXON SA (dawniej SmartMedia Sp. z o.o.) od 2004 roku optymalizuje procesy, dostarczając zaawansowane rozwiązania informatyczne polskim i zagranicznym firmom.
Od czego zacząć by efektywnie zarządzać majątkiem organizacji?
Fotolia
W jaki sposób zwiększyć efektywność aktywów pracujących na zysk organizacji? Od czego zacząć by wynik naszych działań był rzeczywiście wyjątkowy? Artykuł odpowiada na te pytania.

Zarządzanie majątkiem to dziedzina, która staje się coraz bardziej interesująca z punktu widzenia wartości generowanej dla biznesu i sektora publicznego. Dotychczas niedoceniana i odpychana w dół organizacji, najczęściej kojarzona jest z procesem inwentaryzacji i rozliczeniem amortyzacji.

Reklama

Osoby zaangażowane w zarządzanie majątkiem to głównie pracownicy działu księgowości, odpowiedzialni za rozliczenia bilansowe i podatkowe oraz  referatu administracji,  odpowiedzialni za zakupy i ewidencjonowanie aktywów. Serwis i utrzymanie urządzeń przeważnie jest w rękach użytkowników urządzeń, np. w dziale informatyki, bądź w przypadku firm przemysłowych w dziale utrzymania ruchu.

Taka konfiguracja struktur odpowiedzialnych za zarządzania majątkiem prowadzi do separacji działań i budowy silosów kompetencyjnych, często skutkujących suboptymalizacją. W efekcie kto  inny odpowiada za kwestie finansowe, kto inny za operacyjne i merytoryczne, a jeszcze kto inny za serwis i utrzymanie. Ponieważ te trzy obszary często są rozłączne, ich współpraca i wymiana informacji w tematach optymalizacji efektywności użycia składników majątku nie zawsze jest możliwa - szczególnie, że cele operacyjne tych działów są diametralnie różne. Księgowość optymalizuje koszty i kształtuje obraz bilansu, administracja szuka jak najtańszych źródeł zakupu, a użytkownicy jak najlepszych rozwiązań z punktu widzenia walorów eksploatacyjnych składników majątku. Należy zaznaczyć, że taki obraz był skutecznie wzmacniany przez systemy ERP, które zarządzanie majątkiem traktowały jako coś mniej istotnego od finansów, produkcji czy logistyki.

Wiele lat upłynęło do chwili, gdy majątek doczekał się spójnego podejścia, które obejmowałoby wszystkie aspekty zarządzania nim w kontekście celów strategicznych organizacji. Krokiem milowym było opublikowanie normy ISO 55000, która - w kontekście majątku - wskazuje na relacje wiążące cele strategiczne i operacyjne organizacji. Najważniejszym w mojej ocenie aspektem, na który norma ISO 55000 kładzie nacisk, jest stwierdzenie, że

„zarządzanie aktywami nie jest skoncentrowane na aktywach jako takich, ale na wartości jaką generują dla organizacji”.

Takie podejście eliminuje efekty suboptymalizacji i dobrze – z punktu widzenia strategii organizacji - nakreśla zasady zarządzania majątkiem w warstwie operacyjnej.

Na powyższym diagramie pokazany jest kontekst pomiędzy różnymi aspektami zarządzania nakreślony przez normę ISO 55000 i zaimplementowany w systemie informatycznym.

Rys. 1. Schematyczny obraz obszarów powiązanych w kontekście zarządzania majątkiem (na przykładzie systemu AssetsNinja firmy Smartmedia).  

Punktem wyjścia do budowy systemu zarządzania majątkiem są biznesowe cele strategiczne organizacji przełożone na wymagania odnoszące się do aktywów i powiązanych z nimi innymi obszarami organizacji. Pozwala to zidentyfikować zależności pomiędzy składnikami majątku, sposobem ich użycia i pozostałymi działaniami, takimi jak: finanse czy zarządzanie zasobami ludzkimi. Przykładami takich zależności jest, np. analiza płynności finansowej w kontekście zakupu nowych składników majątku czy alokowanie czasu pracowników na szkolenia związane z eksploatacją wybranego składnika majątku. Wartość, o której mowa w normie ISO 55000 generuje się właśnie na styku tych działań. Nie wystarczy bowiem korzystać z doskonałego narzędzia. Trzeba mieć również pracowników, którzy potrafią to narzędzie użyć i utrzymać w należytym stanie. Samo narzędzie musi być dostępne, sprawne i możliwie efektywnie używane. W aspekcie finansowym jego wartość księgowa musi być optymalnie zobrazowana w bilansie firmy, a rozliczenie amortyzacji spójne z cyklem życia składnika.

Polecamy: Controlling i Rachunkowość Zarządcza – prenumerata

Bardzo ciekawym aspektem zarządzania aktywami jest efektywne wykorzystanie majątku w organizacjach złożonych np. przez podmioty powiązane lub firmy zewnętrzne współpracujące z naszą instytucją na zasadach biznesowych. Nieużywany lub niesprawny składnik majątku generuje wyłącznie koszty. Składnik używany sporadycznie nie generuje oczekiwanych korzyści. Te wszystkie aspekty są istotne w procesach podejmowania decyzji o zakupie lub budowie aktywów. Zasadność inwestycji w nowe składniki wynika nie tylko z bieżących potrzeb, ale też z analizy aktywów dostępnych w całej organizacji i jej otoczeniu biznesowym. Wypożyczenie lub przesuniecie majątku pomiędzy jednostkami organizacyjnymi bywa czasami bardziej korzystne, niż zakup nowego składnika. Żeby jednak to zrobić trzeba wiedzieć, że są takie możliwości. W organizacjach zorganizowanych na zasadach silosów, z ograniczonym dostępem do informacji, bardzo trudno podnosić efektywność wykorzystania posiadanych aktywów. Często te same urządzenia używane rzadko, bez uzasadnionych powodów są zamawiane przez kolejne jednostki organizacyjne. Często są kupowane „na półkę”, a organizacja korzysta z nich sporadycznie. Taka sytuacja nie tylko generuje koszty zbędnych zakupów, ale też buduje kulturę rozrzutności i nieszanowania kapitału.


System zarządzanie majątkiem może budować niebagatelną wartość dodaną dla organizacji, ale z drugiej strony jest wymagający ze względu na metodykę pracy i zasób informacyjny. Nie da się efektywnie zarządzać aktywami bez planowania celów i bez dostępu do danych powiązanych z aktywami. Sposób i zasady działania najczęściej określone są w Strategicznym Planie Zarzadzania Majątkiem (SPZM) - całym majątkiem używanym do czerpania korzyści przez organizację, a nie tylko tych składników, które są w ewidencji środków trwałych w systemie ERP. Strategiczny Plan to know-how organizacji, które może być utrwalone w dowolnej formie. W mojej ocenie nie musi to być jeden opasły dokument, którego tworzeniem musi zająć się wyspecjalizowana spółka z Wielkiej Czwórki firm konsultingowych. Może to być zestaw instrukcji i zasad ustalonych w organizacji i „zaszyty” w systemach informacyjnych wspierających zarządzanie. Naturalnym wsparciem tych działań są systemy informatyczne klasy EAM (Enterprise Asset Management), które w dobie rozwiązań mobilnych pozwalają udostępniać i przetwarzać dane nie tylko w biurze, ale też w terenie – tam gdzie majątek jest używany. Na kampusie uczelni i na placu budowy firmy deweloperskiej.  
Na diagramie wskazałem dwa typy systemów informatycznych, które skutecznie wspierają cały obszar kontekstowo powiązany z zarządzaniem aktywami. System transakcyjny wspiera ewidencję i obsługę procesów na poziomie operacyjnym. Pełni funkcję bazy wiedzy, zarządza odpowiedzialnością za składniki majątku, przesunięciami oraz procesami jego utrzymania i rozwoju. Rozlicza amortyzację, koszty eksploatacji i przekłada je na koszty do rachunku wyników. System analityczny pozwala mierzyć efektywność wykorzystania aktywów i ich wpływ na aspekty bilansowe i podatkowe organizacji. Pokazuje braki i nadwyżki składników, wspiera optymalizację procesów zaopatrzenia.

Reklama

Zarządzanie aktywami materialnymi i niematerialnymi, środkami trwałymi i wyposażeniem, materiałami eksploatacyjnymi oraz częściami zapasowymi to ostatni element zaplecza organizacji, z którego można czerpać korzyści - nie mniejsze niż z optymalizacji finansów, zarządzania zasobami ludzkimi czy relacjami z klientem. Przyjęcie właściwej metodyki nakreślonej w normie ISO 55000 oraz wdrożenie narzędzi informatycznych automatyzujących ewidencję i procesy powiązane z majątkiem, są kluczem do wzrostu efektywności organizacji i uproszczenia zasad jej działania.

O autorze:  Dariusz Kąkol – Menadżer i konsultant ds. rozwiązań informatycznych automatyzujących pracę biznesu. Pracował w projektach wdrożeniowych systemów ERP, GIS, EAM. Obecnie Pełnomocnik Zarządu firmy Smartmedia (www.smartmedia.com.pl), specjalizującej się w robotyzacji procesów i automatyzacji zarządzania majątkiem firm i instytucji publicznych.

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    12 cze 2021
    Zakres dat:

    Rzecznik MŚP wnioskuje o rekompensatę za ostatnie miesiące lockdownu

    Jest wniosek rzecznika MŚP o przedłużenie o miesiąc wypłaty rekompensat z tarczy branżowej dla branż, które nie mogły osiągać przychodów w maju, m.in. klubów nocnych i dyskotek.

    Program „Ciepła woda bez piecyka” - do 200 tys. zł dofinansowania

    Program „Ciepła woda bez piecyka”. Do 200 tys. zł dofinansowania mogą otrzymać zarządcy budynków wielorodzinnych, w tym wspólnot mieszkaniowych w Krakowie, którzy przystąpią do programu „Ciepła woda bez piecyka”. Zakłada on zastępowanie piecyków łazienkowych centralną instalacją ciepłej wody.

    Czy pracownik na home office naraża firmę na cyberataki?

    Blisko 80% organizacji doświadczyło cyberataków z powodu zwiększonej liczby pracowników pracujących z domu podczas pandemii. Niestety specjaliści ds. bezpieczeństwa bagatelizują prawdopodobieństwo wystąpienia istotnych incydentów.

    Od czego zależy bezpieczeństwo IT w firmie?

    Bezpieczeństwo IT to podstawa w firmie. Bez odpowiednich regulacji i polityk w tym zakresie, organizacje same narażają się na szereg zagrożeń związanych z bezpieczeństwem wrażliwych danych, ciągłością działania, utratą reputacji a co za tym idzie stratami finansowymi.

    Bieżąca prognoza ekonomiczna - bezrobocie, inflacja, PKB

    Spowolnienie gospodarcze w 2020 roku w Polsce okazało się łagodniejsze niż to na poziomie średniej unijnej. PKB Polski w 2020 roku spadło o zaledwie o 2,8%, podczas gdy PKB strefy euro skurczyło się o 6.6%. Jak wyglądają pozostałe wskaźniki ekonomiczne?

    Co piąta firma zamierza zatrudnić nowych pracowników

    Przedsiębiorcy myślą intensywnie o tym, jak najlepiej wykorzystać sytuację rosnącej konsumpcji. Blisko 18 proc. firm planuje inwestycje, głównie w sprzęt i maszyny. Równocześnie rośnie poziom zatrudnienia.

    Rejestr REGON. Przybyło nowych firm

    W maju w rejestrze REGON zarejestrowano 32,76 tys. firm, +5,0 proc. mdm - poinformował Główny Urząd Statystyczny. Ile firm zawiesiło swoją działalność?

    Czy deweloperzy będą budować na gruntach gminnych?

    Inwestycje mieszkaniowe. Czy będą powstawać osiedla na gruntach gminnych w ramach współpracy opartej o nowe przepisy dotyczące rozliczania lokali lub budynków w cenie nieruchomości zbywanych z gminnego zasobu nieruchomości, tzw. ustawy lokal za grunt? Jak deweloperzy oceniają możliwość realizacji projektów w nowym programie? Czy gminne grunty są dla nich interesujące?

    Luzowanie obostrzeń - większe limity w hotelach, otwarte dyskoteki

    Od 26 czerwca zwiększa się maksymalne obłożenie hoteli. Podniesiony zostanie też limit osób na targach, konferencjach i koncertach. Do limitów osób nie będą wliczały się osoby zaszczepione.

    Jacek Bisiński (Google): Agroturystyka wysoko w wyszukiwarkach [PODCAST]

    Jak podaje Google, w ostatnim miesiącu 7 na 10 wyszukiwań związanych z podróżami dotyczyło miejsc w Polsce, a 31% było związanych z zagranicą. Jakie kierunki najczęściej wpisujemy do wyszukiwarki? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Jak założyć PKK przez internet?

    Jak założyć PKK przez internet? Wystarczy że kandydat na kierowcę odwiedzi rządową stronę i po wypełnieniu zatwierdzi wniosek profilem zaufanym.

    Jak usunąć wpis taxi z dowodu? Czy się da?

    Jak usunąć wpis taxi z dowodu rejestracyjnego pojazdu? No i tu pojawia się pewien problem. Bo przepisy mówią nie o usunięciu, a raczej wykreśleniu.

    Gaz nie wbity w dowód: jak zalegalizować LPG w aucie?

    Gaz nie wbity w dowód? Jak zalegalizować obecność instalacji LPG w aucie? Błąd podczas montażu będzie kosztować kierowcę trochę... czasu!

    Łączenie w jednym oświadczeniu różnych zgód - wyrok NSA

    Czy łączenie zgody na przetwarzanie danych osobowych i zgody na telemarketing w jednym oświadczeniu klienta jest zgodne z prawem?

    Kredyt denominowany w walucie obcej - wyrok TSUE dot. przedawnienia zwrotu pieniędzy

    Kredyt denominowany w walucie obcej. Wobec konsumenta, który zawarł umowę kredytu denominowanego w walucie obcej i nie ma wiedzy w zakresie nieuczciwego charakteru warunku zawartego w umowie kredytu, nie może obowiązywać jakikolwiek termin przedawnienia w odniesieniu do zwrotu kwot zapłaconych na podstawie tego warunku - orzekł 10 czerwca 2021 r. Trybunał Sprawiedliwości UE w sprawach dotyczących kredytów denominowanych we franku szwajcarskim (CHF), gdzie walutą spłaty było euro (EUR). Zdaniem TSUE, informacje przekazane konsumentowi przez kredytodawcę dotyczące istnienia ryzyka kursowego nie spełniają wymogu przejrzystości, jeżeli opierają się na założeniu, że parytet między walutą rozliczeniową a walutą spłaty pozostanie stabilny przez cały okres obowiązywania tej umowy.

    Subskrypcyjny model sprzedaży - zagrożenia dla firm

    76 % internautów nie rozumie powodów, dla których należałoby płacić za dostęp do artykułów w sieci. Jest to poważna bariera dla rozwoju modelu subskrypcyjnego w polskich mediach.

    Konsultacje ws. uprawnień do połowów między UE a Wielką Brytanią

    Zakończyły się dwustronne konsultacje między UE a Zjednoczonym Królestwem w sprawie uprawnień do połowów na 2021 i 2022 r. Co dalej ze współpracą w dziedzinie rybołówstwa?

    Jak zainwestować z sukcesem w lokal pod wynajem?

    Wynajem nieruchomości. Najważniejsze czynniki decydujące o biznesowym sukcesie inwestowania w nieruchomości na wynajem to lokalizacja, która jest dobrze skomunikowana, bliskość terenów zielonych i elastyczność funkcji.

    50% przedsiębiorców boi się o płynność [BADANIE]

    Co drugi przedsiębiorca z sektora MŚP stoi przed wyzwaniem, jakim jest utrzymanie płynności finansowej. Jednocześnie 3/4 firm ma odłożone środki pieniężne, po które może sięgnąć w razie potrzeby.

    Sprzedaż nieruchomości w drodze e-licytacji

    Sprzedaż nieruchomości w drodze e-licytacji. Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego, podpisana już przez prezydenta, umożliwi prowadzenie sprzedaży nieruchomości w drodze e-licytacji.

    Mandat za brak wbitego haka. Ile wynosi?

    Mandat za brak wbitego haka: czy policjant może ukarać kierowcę grzywną? Jakie jeszcze konsekwencje oznacza brak haka w dowodzie rejestracyjnym?

    Czy mądrzejsze kraje są bogatsze?

    Przez lata prowadzono szeroko zakrojone badania nad związkiem między bogactwem a IQ, które w znacznym stopniu potwierdziły tezę, że inteligencja osobista wpływa na status finansowy. Zgromadzone dane niekoniecznie jednak dają pełny obraz sytuacji.

    Inteligentny dom - czego oczekują Polacy?

    Inteligentny dom. Ponad 50% Polaków deklaruje, że bardziej niż jeszcze rok temu zwraca uwagę na oszczędności na rachunkach – wynika z badania przeprowadzonego przez SW Research dla Netatmo. Potrzeba oszczędności jest najczęstszą zachętą do zakupu urządzeń smart home. Polacy kupują też inteligentne rozwiązania aby ułatwić sobie życie, co ma szczególne znaczenie teraz, gdy więcej czasu spędzamy w domu. W ciągu ostatniego roku urządzenie smart home kupił już co dziesiąty z nas.

    Startupowcy muszą nauczyć się rozmów z funduszami venture capital

    Pierwszy dialog między reprezentantem funduszu venture capital a start-upem przypomina nieco rozmowę kwalifikacyjną. Jest to pewna utarta konwencja, w ramach której padają podobne pytania: o model biznesowy, konkurencję, plan rozwoju czy oczekiwania względem wartości spółki.

    Bartosz Bąbrych: Pogłoski o śmierci polskiej fotowoltaiki są mocno przesadzone

    Trend na niezależność energetyczną i wytwarzanie własnego prądu jest już nie do odwrócenia - uważa Bartosz Bąbrych.