Kasy fiskalne - nowa ewidencja korekt

Jednakże urządzenia rejestrujące, przystosowane wyłącznie do dokumentowania klasycznej sprzedaży, nie uwzględniają typowo ludzkich przywar - jakimi są np. zmienność decyzji oraz omylność. Dlatego też wszelkie korekty, zwroty czy omyłki przedsiębiorca musi ewidencjonować poza kasą.

 Dotychczas sposoby rejestrowania zwrotów i korekt wynikały z przyjętej praktyki i wskazań organów skarbowych - podatnicy prowadzili w osobnych zeszytach tzw. ewidencje korekt. Jednakże tego typu dokumenty nie były w żaden sposób uregulowane przez przepisy - ani w zakresie konieczności ich stosowania, ani formy, w jakiej powinny być prowadzone.

Dowolność w tej kwestii dobiegła jednak końca - od 1 kwietnia 2013 r. przedsiębiorcy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji zwrotów, reklamacji czy pomyłek zgodnie z przepisami, zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących.

Zobacz: Ułatwienia dla przedsiębiorców - czwarta ustawa deregulacyjna

 Korygowanie zwrotów i reklamacji

Zgodnie z §3 ust. 4 rozporządzenia w przypadku zwrotu towarów oraz uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części zapłaty, przedsiębiorca powinien wprowadzić zwróconą kwotę do odrębnej ewidencji. W tym samym przepisie zostały dokładnie określone wymogi formalne takiego dokumentu, który powinien zawierać:

●     datę sprzedaży,

●     nazwę towaru lub usługi, pozwalającą na jednoznaczną identyfikację, i ewentualnie opis towaru lub usługi, stanowiący rozwinięcie tej nazwy,

●     termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,

●     wartość brutto zwracanego towaru lub reklamowanego towaru bądź usługi, oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności,

●     zwracaną kwotę brutto oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,

●     dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,

●     protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

 Jak widać, przedsiębiorca będzie musiał zwrócić szczególną uwagę na zgromadzenie niezbędnych dowodów, za pomocą których będzie mógł udokumentować zwrot lub reklamację. Fakt, iż każdy zwrot będzie musiał być udokumentowany zarówno dowodem sprzedaży (w praktyce paragonem lub fakturą) oraz protokołem zwrotu/reklamacji, może stanowić pewne utrudnienie. Dotychczas bowiem organy skarbowe dopuszczały możliwość skorygowania sprzedaży bez posiadania dokumentu nabycia - wtedy sprzedawca najczęściej sporządzał właśnie protokół zwrotu. Obecnie takie rozwiązanie będzie niedozwolone.

 Zobacz: Faktura elektroniczna - czy skan faktury jest fakturą elektroniczną?

 Ewidencja pomyłek

Zgodnie z nowymi przepisami także oczywiste błędy, popełniane podczas ewidencjonowania sprzedaży, będą musiały być ujęte w ewidencji. Co ważne, nie będzie to ten sam dokument, w którym przedsiębiorca uwzględnia zwroty i reklamacje - zgodnie z §3 ust. 5 do tego celu podatnik powinien posiadać odrębną ewidencję. W takim dowodzie należy ujmować:

●     błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż - wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego, oraz

●     krótki opis przyczyny i okoliczności popełnienia omyłki, wraz z dołączonym oryginałem paragonu fiskalnego, dokumentującego omawianą sprzedaż.

 W sytuacji oczywistej pomyłki na kasie powinna zostać zaewidencjonowana poprawna sprzedaż, natomiast na podstawie ewidencji podatnik będzie zobowiązany obniżyć podatek VAT, wyliczony w raporcie kasowym za dany okres.

 Problematyczny w przypadku ewidencji pomyłek może być fakt, iż podatnik jest zobowiązany do umieszczenia w niej oryginału paragonu fiskalnego. Jak natomiast wiadomo, oryginał taki otrzymuje przy nabyciu kupujący. Oznacza to, że jeśli pomyłka zostanie dostrzeżona w momencie, gdy klient oddalił się już z punktu sprzedaży, nie jest możliwe skorygowanie błędu. W nowych przepisach nie ma natomiast wskazania, co należałoby w takiej sytuacji zrobić. Prawdopodobnie właściwe rozwiązanie zostanie w końcu wypracowane w praktyce.

 Przedsiębiorcy lubiący dowolność mogą nie być zadowoleni z nowo obowiązujących przepisów. Natomiast tym sprzedawcom, którzy wolą jasno określone wytyczne, nowe rozporządzenie powinno przypaść do gustu. Jednakże już teraz można w nowych przepisach zauważyć pewne niedociągnięcia, w związku z czym obiektywnie ich efektywność będzie można ocenić dopiero, gdy przedsiębiorcy zaczną stosować je w praktyce. A na to trzeba będzie jeszcze poczekać - mimo, iż rozporządzenie zaczęło obowiązywać już od 1 kwietnia 2013 r., podatnicy mają czas na wprowadzenie jego zapisów do końca września 2013 r.

 Zobacz: Zwolnienie z VAT a kasa fiskalna