Faktura elektroniczna - czy skan faktury jest fakturą elektroniczną?

Przesyłanie skanów faktur drogą mailową zamiast tradycyjnej wysyłki (pakowania w koperty, adresowania, oczekiwania w kolejce i opłacania przesyłki) pozwala na oszczędność czasu, a zarazem i pieniędzy. Czy jednak taka praktyka jest zgodna z przepisami?

Czy otrzymane skanem faktury pozwolą kontrahentom na odliczenie VAT?

 
Odpowiedź brzmi TAK.

Wystawianie faktur w tradycyjnej formie papierowej, a następnie ich skanowanie do formatu jaki uniemożliwia ich modyfikację (przykładowo format PDF) jest stanem pośrednim dla przedsiębiorcy pomiędzy całkowitą tradycyjną wymianą dokumnetacji a wykorzystywaniem, w pełnym ich znaczeniu, faktur elektronicznych. Przedsiębiorca decyzję o takim sposobie dostarczania faktur może podjąć w każdym momencie. Pamiętając jednak, że przesyłanie skanów faktur traktuje się jak faktury elektroniczne, a zatem wymagana  jest akceptacja kontrahenta. Zgodnie z bieżącymi przepisami dotyczącymi przesyłania faktur elektronicznych zastosowanie ma tu jednak zgoda domniemana (brak sprzeciwu oznacza zgodę).

Zobacz: Nowa ustawa antykryzysowa

 
W wydanej dnia 26 marca 2013 r. Intrepretacji Indywidualnej IPTPP4/443-863/12-4/BM organ skarbowy wyjaśnia:

 
“(...)Faktury wystawione w formie papierowej, przeniesione skanem do formatu PDF a następnie przesłane do klienta lub od klienta odebrane pocztą elektroniczną e mail zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Zakupy towarów i usług udokumentowane fakturami sporządzonymi w formie papierowej, a następnie skanowane do pliku PDF i wysyłane pocztą elektroniczną email, dokumentują zakupy towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.(...)”.

 
Oczywiście przesyłając faktury w postaci skanu droga elektroniczną należy zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, co jest jednak wymagane przy każdego rodzaju fakturach, czy to w wersji papierowej, czy elektronicznej. Faktury również powinny być wystawione zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Wówczas przesłane kontrahentowi w postaci skanu drogą e-mailową są pełnoprawnymi fakturami VAT, które ujmowane się w ewidencji sprzedaży VAT i na podstawie których kontrahenci mają prawo do odliczenia podatku od towarów i usług (o ile oczywiście takie zgodnie z przepisami im przysługuje).  

 
Zobacz: VAT 2013. Rewolucja w VAT od lipca 2013