REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-akta od 1 stycznia 2019 r.

E-akta od 1 stycznia 2019 r. /fot. shutterstock
E-akta od 1 stycznia 2019 r. /fot. shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 r. będzie można prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej. E-akta to część pakietu 100 zmian dla firm.

REKLAMA

Skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, zamiast papierowej oraz domyślne przekazywanie pensji na konto bankowe pracownika – przewiduje ustawa dotycząca elektronizacji i krótszego okresu przechowywania akt pracowniczych (tzw. e-akta pracownicze), która wejdzie w życie 1 stycznia 2019 r. To część pakietu 100ZmianDlaFirm.

REKLAMA

"To kolejna z około kilkuset proprzedsiębiorczych zmian przygotowanych przez rząd Mateusza Morawieckiego. Co ważne e–akta to korzyści nie tylko dla pracodawców, ale także dla pracowników. Pracodawcy zaoszczędzą i będą miel i mniej obowiązków, a pracownicy - większe bezpieczeństwo. Koszt przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat i brak możliwości elektronicznego jej prowadzenia, od lat był wskazywany przez przedsiębiorców jako jedna z głównych biurokratycznych barier prowadzenia działalności gospodarczej. Informacje o tych ważnych zmianach promujemy od wielu miesięcy, podczas organizowanych w całej Polsce spotkań poświęconych Konstytucji Biznesu. Do wejścia e-akt w życie pozostały niespełna trzy miesiące. Chcemy jeszcze szerzej dotrzeć do biznesu i pracowników z praktycznymi informacjami na temat nowych, korzystnych dla nich rozwiązań" – mówi minister Jadwiga Emilewicz.

Polecamy: Ceny transferowe - jak przygotować firmę do kontroli podatkowej

REKLAMA

"E-akta to odpowiedź na postulaty przedsiębiorców. Co ważne przyniosą im znaczące oszczędności, gdyż obecnie koszty po stronie pracodawców z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej  to ok. 130 mln zł rocznie. Nasza ustawa pozwoli znacząco obniżyć te wydatki. Warto też przypomnieć, że obecnie w Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii tylko 5 lat. Kolejny aspekt wprowadzanych zmian to unowocześnianie naszego państwa – umożliwienie przedsiębiorcom  przechowywania akt w postaci elektronicznej jest wyjściem naprzeciw trwającej już w biznesie cyfrowej transformacji" – wskazuje wiceminister Mariusz Haładyj.

Marcin Zieleniecki, wiceminister w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej podkreśla: "E-akta to kolejne udogodnienie dla przedsiębiorców, które wprowadza rząd, korzystając z dostępnych cyfrowych rozwiązań. Od początku tego roku, dzięki e-składce firmy mogą już opłacić składki na poszczególne fundusze prościej i szybciej, jednym przelewem na swój numer rachunku składkowego, zamiast czterech lub pięciu osobnych przelewów, jak to miało miejsce wcześniej. Oznacza to dla przedsiębiorców oszczędność czasu i pieniędzy. Tak będzie i teraz przy wprowadzaniu e-akt. Jestem także przekonany, że, tak jak miało to miejsce w przypadku e-składki, tak samo przy elektronizacji dokumentacji pracowniczej Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie na czas przygotowany do wdrażania w życie nowych przepisów".

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Korzyści zarówno dla pracodawców, jak i pracowników

Zmiany wchodzące w życie od 1 stycznia 2019 r. stanowią realizację postulatów przedsiębiorców, którzy od lat zwracają się o zmniejszenie obowiązków biurokratycznych, związanych z zatrudnieniem pracownika, szczególnie w kwestii prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz postaci jej przechowywania. Nowe regulacje to zabezpieczenie prawa do świadczeń z ZUS na podstawie danych przekazywanych przez pracodawców i zapisanych w systemie informatycznym Zakładu.

Od nowego roku pracodawcy, tak, jak przedsiębiorcy w innych europejskich krajach, będą mogli przekazać w postaci elektronicznej dane ważne dla ubezpieczonych do instytucji państwowej, czyli ZUS. To oszczędzi czas pracownikom, gdy będą składać wnioski o emeryturę czy rentę. Pracownicy nie będą też musieli gromadzić papierowych dokumentów, gdyż dane niezbędne do przyznania świadczeń będą zgromadzone w ZUS.

Zobacz: Prawo dla firm

Wdrożenie  e-akt, działania informacyjne

Zakład Ubezpieczeń Społecznych kończy przygotowania do wdrożenia nowych przepisów dotyczących elektronizacji dokumentacji pracowniczej. Trwają ostatnie prace techniczne przy systemie informatycznym ZUS, który od 1 stycznia 2019 r. będzie gromadził szerszy zakres danych dotyczących osób ubezpieczonych, o które prześlą pracodawcy. Pracownicy Zakładu, na co dzień obsługujący przedsiębiorców, niebawem rozpoczną szkolenia,by już wkrótce wesprzeć pracodawców w realizacji nowych przepisów. Już niebawem we wszystkich placówkach ZUS pojawią się materiały informacyjne dla przedsiębiorców, które przybliżą, w sposób możliwie najprostszy, nowe zasady przekazywania danych ubezpieczonych do ZUS.  

"System informatyczny ZUS stanowi podstawę dla kolejnej ważnej, państwowej reformy usprawniającej elektroniczną obsługę obywateli. Zakład można śmiało uznać za prekursora e-administracji w Polsce. Dwie najważniejsze obecnie reformy w sferze e-usług czyli e-ZLA i e-akta, oparte są właśnie na Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS. Zachęcam wszystkich naszych klientów, aby założyli konto na Platformie Usług Elektronicznych ZUS i uzyskali dostęp do danych gromadzonych w naszym systemie informatycznym" – mówi prof. Gertruda Uścińska, prezes ZUS.

Kontrola dokumentacji pracowniczej i płacowej stanowi istotny element działalności inspektora pracy. Na podstawie akt osobowych pracownika inspektor ustala m.in. prawidłowość nawiązania stosunku pracy, planowania i rozliczania czasu pracy, naliczania i wypłacania wynagrodzeń, udzielania należnych świadczeń, przewidzianych w przepisach prawa pracy. 

"Z perspektywy PIP ważne jest zatem, by nowe rozwiązania w zakresie e-dokumentacji, które podążają z duchem czasu, umożliwiały w dalszym ciągu skuteczny nadzór nad przestrzeganiem przez pracodawców nałożonych na nich obowiązków. Mam nadzieję, że nowe formy przechowywania dokumentów pozwolą inspektorom na skuteczne wykonywanie powierzonych im zadań. Funkcjonowanie wprowadzonych  rozwiązań będziemy na bieżąco oceniać i wnioski w tym zakresie zostaną przekazane resortowi przedsiębiorczości i technologii" - zapowiada Wiesław Łyszczek, Główny Inspektor Pracy.

Jak jest teraz

W Polsce pracodawcy byli do tej pory zobowiązani do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat od zakończenia stosunku pracy i to tylko w postaci papierowej. To ewenement w skali Europy. Okres ten np. w Danii wynosi 5 lat, a w Finlandii czy Niemczech 10 lat. Czas trwania tego obowiązku wiąże się z uciążliwościami zarówno dla pracodawców, jak i dla samych pracowników. Po pierwsze, generuje koszty dla przedsiębiorców. Po drugie, bez udokumentowania zatrudnienia i swoich zarobków ubezpieczeni nie mają gwarancji, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie emerytury lub renty otrzymają to świadczenie w należnej wysokości.

Zobacz: Konstytucja Biznesu

Jak będzie

Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat, ponieważ ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości. Aby w pełni zabezpieczyć interesy pracowników, możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona w zależności od daty zatrudnienia danego pracownika.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy w określonych sytuacjach będą przesyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r.

Pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania, jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość – niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.

Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał 50 lat.

Pracownicy będą szczegółowo informowani przez pracodawców lub ZUS o okresie przechowywania swojej dokumentacji.

Możliwość przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej   

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (teraz trzeba przechowywać dokumenty na papierze). Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego. Pracodawcy już dziś tworzą dokumenty w postaci elektronicznej, ale dotąd pełniła ona rolę tylko pomocniczą. Umożliwienie cyfryzacji dokumentacji przyspieszy proces opracowywania akt, skróci czas ich przeszukiwania i zredukuje koszty. Według szacunków MPiT dzięki digitalizacji koszty firmy, która zatrudnia ok. 500 pracowników, mogą spaść nawet o około 200 tys. zł rocznie, biorąc pod uwagę redukcję kosztów pracy, papieru, druku, transportu, przechowywania czy specjalistycznego wyposażenia np. szaf pancernych.

Pensja domyślnie na konto

Ustawa – wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pracowników i pracodawców – wprowadza też jako zasadę wypłatę pensji na konto pracownika. Żeby dostać wypłatę w gotówce, pracownik będzie musiał złożyć stosowne oświadczenie. Dziś jest odwrotnie - domyślną formą jest wypłata wynagrodzenia w gotówce.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Coraz więcej firm zatrudnia freelancerów. Przedsiębiorcy opowiadają dlaczego

Czy firmy wolą teraz zatrudniać freelancerów niż pracowników na etat? Jakie są zalety takiego modelu współpracy? 

Lavard - kara UOKiK na ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Firmy wprowadzały w błąd konsumentów kupujących odzież

UOKiK wymierzył kary finansowe na przedsiębiorstwa odzieżowe: Polskie Sklepy Odzieżowe (Lavard) - ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Konsumenci byli wprowadzani w błąd przez nieprawdziwe informacje o składzie ubrań. Zafałszowanie składu ubrań potwierdziły kontrole Inspekcji Handlowej i badania w laboratorium UOKiK.

Składka zdrowotna to parapodatek! Odkręcanie Polskiego Ładu powinno nastąpić jak najszybciej

Składka zdrowotna to parapodatek! Zmiany w składce zdrowotnej muszą nastąpić jak najszybciej. Odkręcanie Polskiego Ładu dopiero od stycznia 2025 r. nie satysfakcjonuje przedsiębiorców. Czy składka zdrowotna wróci do stanu sprzed Polskiego Ładu?

Dotacje KPO wzmocnią ofertę konkursów ABM 2024 dla przedsiębiorców

Dotacje ABM (Agencji Badań Medycznych) finansowane były dotychczas przede wszystkim z krajowych środków publicznych. W 2024 roku ulegnie to zmianie za sprawą środków z KPO. Zgodnie z zapowiedziami, już w 3 i 4 kwartale możemy spodziewać się rozszerzenia oferty dotacyjnej dla przedsiębiorstw.

REKLAMA

"DGP": Ceneo wygrywa z Google. Sąd zakazał wyszukiwarce Google faworyzowania własnej porównywarki cenowej

Warszawski sąd zakazał wyszukiwarce Google faworyzowania własnej porównywarki cenowej. Nie wolno mu też przekierowywać ruchu do Google Shopping kosztem Ceneo ani utrudniać dostępu do polskiej porównywarki przez usuwanie prowadzących do niej wyników wyszukiwania – pisze we wtorek "Dziennik Gazeta Prawna".

Drogie podróże zarządu Orlenu. Nowe "porażające" informacje

"Tylko w 2022 roku zarząd Orlenu wydał ponad pół miliona euro na loty prywatnymi samolotami" - poinformował w poniedziałek minister aktywów państwowych Borys Budka. Dodał, że w listopadzie ub.r. wdano też 400 tys. zł na wyjazd na wyścig Formuły 1 w USA.

Cable pooling - nowy model inwestycji w OZE. Warunki przyłączenia, umowa

W wyniku ostatniej nowelizacji ustawy Prawo energetyczne, która weszła w życie 1 października 2023 roku, do polskiego porządku prawnego wprowadzono długo wyczekiwane przez polską branżę energetyczną przepisy regulujące instytucję zbiorczego przyłącza, tzw. cable poolingu. Co warto wiedzieć o tej instytucji i przepisach jej dotyczących?

Wakacje składkowe. Od kiedy, jakie kryteria trzeba spełnić?

12 kwietnia 2024 r. w Sejmie odbyło się I czytanie projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Projekt nowelizacji przewiduje zwolnienie z opłacania składek ZUS (tzw. wakacje składkowe) dla małych przedsiębiorców. 

REKLAMA

Sprzedaż miodu - nowe przepisy od 18 kwietnia 2024 r.

Nowe przepisy dotyczące sprzedaży miodu wchodzą w życie 18 kwietnia 2024 r. O czym muszą wiedzieć producenci miodu?

Branża HoReCa nie jest w najlepszej kondycji. Restauracja z Wrocławia ma 4,2 mln zł długów

Branża HoReCa od pandemii nie ma się najlepiej. Prawie 13,6 tys. obiektów noclegowych, restauracji i firm cateringowych w Polsce ma przeterminowane zaległości finansowe na ponad 352 mln zł. 

REKLAMA