Akta osobowe pracowników - dokumentacja zgromadzona w związku z ubieganiem się osoby o zatrudnienie

W części A akt osobowych - powinny być przechowywane dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, tj.:
● wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
● świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym kandydat ubiega się o zatrudnienie,
● dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
● świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
● orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
● inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Zobacz: Prawo dla firm

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

Pracodawca, w celu kompletowania dokumentacji kadrowej, ma prawo wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie wypełnienia kwestionariusza osobowego. Jest to dokument, który zawiera podstawowe dane osobowe. Wzór takiego kwestionariusza stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 221 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.), pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
● imię (imiona) i nazwisko,
● imiona rodziców,
● datę urodzenia,
● miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
● wykształcenie,
● przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Stosownie do art. 22¹ § 3 k.p., udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych podanych w kwestionariuszu m.in. poprzez okazanie dowodu osobistego przez pracownika. Nie ma natomiast podstaw do tego, aby w aktach osobowych przechowywać kserokopię dowodu osobistego pracownika. Dowód osobisty zawiera bowiem dane wykraczające poza zakres informacji wymienionych w przepisach k.p., jakich od pracownika może żądać pracodawca, np. kolor oczu, wzrost, nazwisko rodowe.

Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Akta osobowe pracowników - dokumentacja zgromadzona w związku z ubieganiem się osoby o zatrudnienie

W artykule przedstawiono również wzór pisma pracownika w sprawie dostarczenia świadectwa pracy w trakcie zatrudnienia.