REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kiedy pracodawca powinien założyć akta osobowe?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Monika Pązik

REKLAMA

Do obowiązków pracodawcy należy prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika. Jednakże z przepisów prawa nie wynika jednoznacznie w jakim terminie powinien założyć pracownikowi akta osobowe.

Obowiązek założenia akt osobowych i prowadzenia dokumentacji przez pracodawcę jak również konsekwencje prawne niewywiązania się z tego obowiązku zostały uregulowane w przepisach kodeksu pracy. Wskazany obowiązek ma charakter administracyjny, a same akta osobowe prowadzone są w trzech częściach. W pierwszej części pracodawca zamieszcza informacje dotyczące ubiegania się pracownika o zatrudnienie, a w szczególności kwestionariusz osobowy, świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy i dokumenty dotyczące kwalifikacji pracownika. W drugiej części zamieszcza się dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, a w tym m.in. umowa o pracę czy potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy. Ostatnia część obejmuje dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w szczególności oświadczenie o wypowiedzeniu bądź rozwiązaniu stosunku pracy czy kopia świadectwa pracy. Dokumenty przekazane przez pracownika pracodawca powinien układać w porządku chronologicznym i przechowywać w kopiach bądź odpisach. W razie niezwrócenia pracownikowi świadectwa szkolnego lub innych dokumentów łączących się ze stosunkiem pracy pracownik może - jeżeli w związku z tym zaniedbaniem poniósł szkodę - domagać się odszkodowania od zakładu pracy (wyr. SN, I PR 130/76). Ponadto pracodawca ma prawo przechowywania innej dokumentacji dotyczącej pracownia, jednakże pracownik może żądać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazania pracodawcy dalszego gromadzenia ich w ramach tych akt (wyr. SN, I PK 295/02). Pracodawca ponadto powinien przechowywać dokumentację pracownika, na podstawie której naliczana jest emerytura bądź renta przez okres 50 lat.

REKLAMA


Zobacz również:
Jakich danych osobowych może żądać pracodawca od pracownika?


Z przepisów prawa nie wynika wprost, w jakim terminie pracodawca zobowiązany jest do założenia akt osobowych, jednak z praktyki wynika, iż powinna ona zostać założona niezwłocznie po podjęciu zatrudnienia przez pracownika. Chociażby ze względu na fakt, iż w drugiej części dokumentacji umieszcza się dokumenty odnoszące się do nawiązania stosunku pracy.


Odpowiedzialność pracodawcy z tytułu nieprowadzenie dokumentacji

REKLAMA


Pracodawca ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną pracownikowi wskutek odmowy poświadczenia zatrudnienia w warunkach szkodliwych lub w szczególnym charakterze, wynikającej z nienależytego wykonania obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika (wyr. SN, II PK 36/04). Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest bowiem prowadzenie wskazanej dokumentacji i akt osobowych w należyty sposób. Zaniechanie tego obowiązku stanowi podstawę do nałożenia na pracodawcę kary grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.


Ponadto, jak wynika z art. 281 pkt. 7 k.p. pracodawca powinien przechowywać dokumentację w warunkach niepowodujących ich zniszczenia bądź w miejscach uniemożliwiających ich zniszczenie. W szczególności chodzi o pomieszczenia przeznaczone do przechowywania akt. W przypadku niezastosowania się do tego obowiązku pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu polega karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Dalszy ciąg materiału pod wideo


Porozmawiaj o tym na naszym FORUM:
Moja Firma - Kadry i ZUS

 

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy finansiści, księgowi i inni profesjonaliści powinni bać się wieku średniego?

Wiek średni nie musi oznaczać zawodowego spowolnienia. Czy finansiści, księgowi i inni profesjonaliści powinni bać się wieku średniego? Raport ACCA 2025 pokazuje, że doświadczenie, rozwinięta inteligencja emocjonalna i neuroplastyczność mózgu pozwalają po 40. wzmocnić swoją pozycję na rynku pracy.

Zmiany w amortyzacji aut od 2026 r. – jak nie stracić 20 tys. zł na samochodzie firmowym?

Od 1 stycznia 2026 r. nadchodzi rewolucja dla przedsiębiorców. Zmiany w przepisach sprawią, że auta spalinowe staną się znacznie droższe w rozliczeniu podatkowym. Nowe, niższe limity amortyzacji i leasingu mogą uszczuplić kieszeń firmy o nawet 20 tys. zł w ciągu kilku lat. Co zrobić jeszcze w 2025 r., żeby uniknąć dodatkowych kosztów i utrzymać maksymalne odliczenia? Poniżej znajdziesz praktyczny poradnik.

Obcokrajowcy wciąż chętnie zakładają w Polsce małe firmy. Głównie są to Ukraińcy i Białorusini [DANE Z CEIDG]

Obcokrajowcy wciąż chętnie zakładają w Polsce małe firmy. Głównie są to Ukraińcy i Białorusini [DANE Z CEIDG]. W pierwszej połowie br. 21,5 tys. wniosków dotyczących założenia jednoosobowej działalności gospodarczej wpłynęło do rejestru CEIDG od osób, które mają obywatelstwo innego państwa. To 14,4% wszystkich zgłoszeń w tym zakresie.

Hossa na giełdzie w 2025 r. Dlaczego Polacy nie korzystają z tego okresu? Najwięcej zarabiają zagraniczni inwestorzy

Na warszawskiej giełdzie trwa hossa. Dlaczego Polacy nie korzystają z tego okresu? Najwięcej zarabiają u nas zagraniczni inwestorzy. Co musi się w Polsce zmienić, aby ludzie zaczęli inwestować na giełdzie?

REKLAMA

Umowy PPA w 2025 r. – korzyści i ryzyka dla małych i średnich firm w Polsce

Płacisz coraz wyższe rachunki za prąd? Coraz więcej firm w Polsce decyduje się na umowy PPA, czyli długoterminowe kontrakty na energię z OZE, które mogą zagwarantować stałą cenę nawet na 20 lat. To szansa na przewidywalne koszty i lepszy wizerunek, ale też zobowiązanie wymagające spełnienia konkretnych warunków. Sprawdź, czy Twoja firma może na tym skorzystać.

Rezygnują z własnej działalności na rzecz umowy o pracę. Sytuacja jest trudna

Sytuacja jednoosobowych działalności gospodarczych jest trudna. Coraz więcej osób rezygnuje i wybiera umowę o pracę. W 2025 r. wpłynęło blisko 100 tysięcy wniosków o zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej. Jakie są bezpośrednie przyczyny takiego stanu rzeczy?

Umowa Mercosur może osłabić rynek UE. O co chodzi? Jeszcze 40 umów handlowych należy przejrzeć

Umowa z krajami Mercosur (Argentyną, Brazylią, Paragwajem i Urugwajem) dotyczy partnerstwa w obszarze handlu, dialogu politycznego i współpracy sektorowej. Otwiera rynek UE na produkty z tych państw, przede wszystkim mięso i zboża. Rolnicy obawiają się napływu tańszych, słabszej jakości produktów, które zdestabilizują rynek. UE ma jeszcze ponad 40 umów handlowych. Należy je przejrzeć.

1 października 2025 r. w Polsce wchodzi system kaucyjny. Jest pomysł przesunięcia terminu lub odstąpienia od kar

Dnia 1 października 2025 r. w Polsce wchodzi w życie system kaucyjny. Rzecznik MŚP przedstawia szereg obaw i wątpliwości dotyczących funkcjonowania nowych przepisów. Jest pomysł przesunięcia terminu wejścia w życie systemu kaucyjnego albo odstąpienia od nakładania kar na jego początkowym etapie.

REKLAMA

Paragony grozy a wakacje 2025 na półmetku: więcej rezerwacji, dłuższe pobyty i stabilne ceny

Wakacje 2025 na półmetku: więcej rezerwacji, dłuższe pobyty i stabilne ceny. Mimo pojawiających się w mediach “paragonów grozy”, sierpniowy wypoczynek wciąż można zaplanować w korzystnej cenie, zwłaszcza rezerwując nocleg bezpośrednio.

150 tys. zł dofinansowania! Dla kogo i od kiedy można składać wnioski?

Zakładasz własny biznes, ale brakuje Ci środków na start? Nie musisz od razu brać drogiego kredytu. W Polsce jest kilka źródeł finansowania, które mogą pomóc w uruchomieniu działalności – od dotacji i tanich pożyczek, po prywatnych inwestorów i crowdfunding. Wybór zależy m.in. od tego, czy jesteś bezrobotny, mieszkasz na wsi, czy może planujesz innowacyjny startup.

REKLAMA